การสื่อสารแบบซิงโครนัสกับแบบอะซิงโครนัส: วิธีใช้ทั้งสองอย่างเพื่อควบคุมการทำงานระยะไกล

เมื่อเกิดการระบาดใหญ่ของ COVID-19 พวกเราหลายคนต้องเผชิญกับการทำงานและการเรียนรู้จากที่บ้านอย่างกะทันหัน แม้ว่าการทำงานทางไกลและการศึกษาจะไม่ใช่แนวคิดใหม่ แต่พวกเราส่วนใหญ่ไม่เคยพบกับความท้าทาย (และ—ใช่ — รางวัล) ของสถานที่ทำงานหรือห้องเรียนดิจิทัลเต็มรูปแบบ

สำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่รายใหม่ เกิดคำถามมากมาย วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณคืออะไร? ในฐานะผู้สอน คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่านักเรียนของคุณไม่เพียงแต่ได้รับข้อมูลที่ต้องการ แต่ยังได้เรียนรู้จริง ๆ ด้วย ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อใดควรโทรออกหรือจัดการประชุมออนไลน์ เทียบกับการส่งอีเมลหรือสร้างวิดีโอ

คำตอบมักมาจากตัวเลือกระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและแบบอะซิงโครนัส ทั้งสองวิธีมีประโยชน์และถูกต้องในการสื่อสารและแบ่งปันความรู้ แต่แต่ละข้อก็มีจุดแข็งและจุดอ่อนเช่นกัน

อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าจะใช้อันใดและเมื่อใด แต่ด้วยความรู้และเครื่องมือที่ถูกต้อง คุณสามารถเป็นเจ้าของการทำงานและการเรียนรู้จากระยะไกลได้อย่างแน่นอน

การสื่อสารแบบซิงโครนัสคืออะไร?

Synchronous หมายถึง การสื่อสารเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ โดยที่ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมพร้อมกัน คุณเคยคุยกับใครทางโทรศัพท์หรือมีการประชุมหรือสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือไม่? ยินดีด้วย! คุณมีส่วนร่วมในการสื่อสารแบบซิงโครนัส

สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ การอยู่ห่างไกลหมายถึงการสูญเสียการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันที่เราทุกคนคุ้นเคย ทันใดนั้น เมื่อคุณต้องการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน มันไม่ง่ายเหมือนการแวะมาเพื่อแชท

ตอนนี้ คุณกำลังนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานโดยมีเว็บแคมและไมโครโฟนคุยกับรูปภาพบนหน้าจอ หากคุณไม่เคยได้ยินหรือเคยใช้ Zoom หรือบริการการประชุมทางวิดีโอที่คล้ายคลึงกันมาก่อน แสดงว่าคุณคงมีอยู่แล้วในตอนนี้

แต่การประชุมเสมือนไม่ใช่การสื่อสารแบบซิงโครนัสระยะไกลประเภทเดียว การแชทด้วยข้อความ SMS หรือการแชทออนไลน์ เช่น Microsoft Teams หรือ Slack มักจะเป็นแบบซิงโครนัสเช่นกัน

อะไรทำให้การสื่อสารแบบซิงโครนัสมีประโยชน์

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการคำตอบสำหรับคำถามทันที จุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือความฉับไว นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับเวลาที่คุณต้องการระดมสมองหรือเมื่อคุณต้องการรับความคิดเห็นหรือแนวคิดแบบเรียลไทม์ คล้ายกับการประชุมและการสนทนาที่คุณคุ้นเคยในชีวิตประจำวันในสำนักงานมากที่สุด

หลายคนเชื่อว่าการสื่อสารแบบซิงโครนัสดีกว่าในการสร้างความสามัคคีหรือมีส่วนร่วมกับคนที่คุณกำลังสื่อสารด้วยหรือสอน แม้ว่านั่นอาจเป็นจริงในบางกรณี แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นความจริงสากล

แต่เพิ่มเติมในภายหลัง!

การสื่อสารแบบซิงโครนัสขาดหายไปอย่างไร

เนื่องจากความฉับไว ทุกคนจึงต้องอยู่ในที่เดียวกัน (เสมือน) ในเวลาเดียวกัน นี่เป็นข้อเสียอย่างใหญ่หลวงสำหรับผู้ที่อยู่ในเขตเวลาต่างๆ หรืออาจมีปัญหากับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ความพร้อมใช้งานของเทคโนโลยี หรือความท้าทายอื่นๆ จุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการสื่อสารแบบซิงโครนัสก็เป็นจุดอ่อนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเช่นกัน

ที่ TechSmith ฉันเคยประสานงานกับหน่วยงานที่ปรึกษาภายนอกหลายแห่ง ที่ปรึกษาบางคนอยู่ในสหรัฐอเมริกา แต่บางคนอยู่ในฝรั่งเศส เยอรมนี สหราชอาณาจักร และออสเตรเลีย การพยายามประสานเวลาที่เราทุกคนพร้อมสำหรับการประชุมแบบซิงโครนัสพิสูจน์แล้วว่าเป็นไปไม่ได้

ตัวอย่างเช่น สำหรับการประชุมเพื่อทำงานให้กับที่ปรึกษาชาวยุโรปของฉัน ฉันมักจะต้องจัดประชุมก่อนเวลา 10.00 น. ET เพื่อไม่ให้พวกเขาต้องอยู่ออฟฟิศจนดึก แต่นั่นหมายความว่าชาวออสเตรเลียจะต้องรับสายประมาณเที่ยงคืน

นั่นเป็นเพียงสิ่งที่ไม่สมเหตุสมผลที่จะถาม แต่เราจะจัดการประชุมกับผู้คนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และฉันจะบันทึกการประชุมเพื่อแบ่งปันกับคนที่ไม่สามารถอยู่ที่นั่นได้

มันใช้ได้ผล แต่ก็หมายความว่าชาวออสเตรเลียไม่ค่อยมีโอกาสได้มีส่วนร่วมในแบบที่ที่ปรึกษาคนอื่นๆ ทำ

แต่นั่นก็เป็นตัวอย่างที่สุดยอดเช่นกัน การสื่อสารแบบซิงโครนัสอาจเป็นปัญหาได้เช่นเดียวกันสำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ห่างไกลกันเป็นพันๆ ไมล์

เราทุกคนเคยอยู่ในการประชุมที่สงสัยว่าทำไมเราถึงอยู่ที่นั่นและสาปแช่งการหยุดชะงักของประสิทธิภาพการทำงานของเราอย่างเงียบๆ เช่นเดียวกับการแชทอย่างรวดเร็วที่โต๊ะของใครบางคน ความรู้สึกเร่งด่วนของคุณเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งอาจไม่ถูกเปิดเผยโดยบุคคลที่คุณกำลังขัดจังหวะเสมอไป

การสื่อสารแบบซิงโครนัสต้องการให้ทุกคนอยู่ด้วย ไม่ว่าจะเป็นเวลาที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขาหรือไม่ก็ตาม

สุดท้าย ด้วยการสื่อสารแบบซิงโครนัส แทบไม่มีช่องว่างสำหรับข้อผิดพลาด ในการประชุมแบบสตรีมมิ่ง หากเทคโนโลยีล้มเหลว ทุกคนต้องรอให้ปัญหาได้รับการแก้ไข มิฉะนั้นอาจต้องจัดตารางการประชุมใหม่

ทวีตล่าสุดจากเพื่อนของเรา Brian Fanzo มีผลรวมค่อนข้างดี:

นอกจากนี้ ในการสนทนาแบบเรียลไทม์ บางครั้งมีเวลาน้อยในการพิจารณาคำตอบสำหรับคำถามหรือวิธีแก้ไขปัญหาอื่น คุณอาจไม่มีเวลารวบรวมข้อมูลหรือทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างเพียงพอ

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

หากคุณอ่านมาถึงตอนนี้ คุณอาจเดาได้แล้วว่า ถ้าการสื่อสารแบบซิงโครนัสเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะต้องเป็นการสื่อสารที่ไม่ตรงกัน ไม่ต้องการให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมพร้อมกันจึงจะมีผล

มันง่ายมากจริงๆ แต่มีหลายวิธีที่จะทำ!

อีเมลเป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปในการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสในการตั้งค่าธุรกิจ แต่มี. การสื่อสารหลายรูปแบบ

ตัวอย่างอื่นๆ ได้แก่:

• เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Trello
• Wiki หรือไซต์ Sharepoint ขององค์กรของคุณ
• วิดีโอข้อมูลหรือคำแนะนำ
• คู่มืออ้างอิงด่วน
• ภาพหน้าจอพร้อมมาร์กอัป
• ให้ข้อเสนอแนะ

แต่วิธีการซิงโครนัสบางวิธีอาจเป็นแบบอะซิงโครนัสหรือแบบผสมก็ได้ แม้ว่าข้อความส่วนตัวและข้อความตัวอักษรจะสามารถทำได้แบบเรียลไทม์ แต่คุณอาจไม่สามารถตอบคำถามของเพื่อนร่วมงานได้ในทันที

เช่นเดียวกับข้อความที่เหลืออยู่ในเครื่องมือเช่น Slack หรือ Teams ผู้คนสามารถเลือกที่จะตอบได้ทันทีหรือเมื่อว่าง

ตัวอย่างก่อนหน้าของฉันในการบันทึกการประชุมแบบสตรีมมิงและการแชร์กับผู้เข้าร่วมที่ไม่อยู่คือตัวอย่างของไฮบริดซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

อะไรทำให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีประโยชน์

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทำงานได้ดีที่สุดเมื่อไม่ต้องการความฉับไว ช่วยให้ทุกฝ่ายบริโภคและตอบสนองต่อเนื้อหาเมื่อสะดวก เหมาะสม หรือเป็นไปได้สำหรับพวกเขา พวกเขาไม่ต้องหยุดงานเพื่อทำตามตารางเวลาของคนอื่น

นอกจากนี้ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสยังช่วยให้มีเวลามากขึ้นในการรวบรวมข้อมูล แหล่งข้อมูล ความคิด และความคิดเห็น ก่อนที่จะตอบคำถาม จัดการกับข้อกังวล หรือเสนอแนวคิด

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสยังเป็นการให้อภัยความผิดพลาดและปัญหาด้านเทคโนโลยีอีกด้วย หากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องระหว่างการเขียนอีเมล คุณสามารถกลับไปใช้งานได้เมื่อคอมพิวเตอร์รีสตาร์ท หากคุณสร้างวิดีโอเพื่อแชร์ คุณสามารถแก้ไขและแก้ไขข้อผิดพลาดทางวาจาและความลังเลใจได้

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสามารถปรับขนาดได้ในลักษณะที่การสื่อสารแบบซิงโครนัสมักไม่มี

ตัวอย่างเช่น พื้นที่การประชุมเสมือนส่วนใหญ่มีการจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างน้อย สำหรับหลายๆ องค์กร ข้อจำกัดเหล่านี้มักไม่ใช่ปัญหา แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่หรือในกรณีที่จำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลกับกลุ่มคนจำนวนมากขึ้น ข้อจำกัดเหล่านี้อาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการสื่อสารของคุณ

อย่างไรก็ตาม หากคุณเปลี่ยนการประชุมที่ให้ข้อมูลหรือเพื่อการศึกษานั้นเป็นวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า แทบไม่มีการจำกัดจำนวนคนที่สามารถดูได้

สุดท้าย การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทำให้มีช่องว่างมากขึ้นสำหรับข้อผิดพลาดและแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการสื่อสารที่ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น คุณมีเวลามากขึ้นในการสร้างข้อความ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อความ และตรวจทานข้อผิดพลาดก่อนแชร์

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่ได้พยายามจำลองประสบการณ์ของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน แต่กลับใช้ประโยชน์จากข้อได้เปรียบที่เป็นเอกลักษณ์ของสภาพแวดล้อมออนไลน์แทน

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสขาดหายไปที่ไหน

ลองนึกภาพสิ่งนี้: คุณอยู่ในกำหนดเวลาที่แน่นหนา และคุณต้องการคำถามสองสามข้อสุดท้ายก่อนที่จะดำเนินการเสร็จสิ้น คุณรีบส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานแล้วรอ

และรอ

และรอ

ในกรณีส่วนใหญ่ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะไม่ได้ผลในยามวิกฤตหรือเมื่อคุณต้องการคำตอบในตอนนี้

มีความกังวลเช่นกันว่าในหลายกรณี การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสอาจมีความเกี่ยวข้องหรือมีความเป็นส่วนตัวน้อยกว่าการสื่อสารแบบซิงโครนัส

นั่นอาจเป็นจริงได้อย่างแน่นอน อีเมลแทบจะไม่เคยเป็นส่วนตัวเท่ากับการโทรศัพท์หรือการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน

แต่หากทำอย่างถูกต้อง การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสหลายรูปแบบสามารถมีส่วนร่วมและเป็นส่วนตัวได้อย่างไม่น่าเชื่อ ในโพสต์ล่าสุดของเรา วิธีเปลี่ยนไปสู่การสอนออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ: The Ultimate Guide เรานำเสนอวิธีต่างๆ มากมายเพื่อให้แน่ใจว่าการเรียนรู้แบบอะซิงโครนัสจะดึงดูดผู้ชมของคุณ โดยเฉพาะเมื่อพูดถึงการสร้างวิดีโอ

ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ :

• รวมวิดีโอเว็บแคมของใบหน้าของคุณเมื่อบันทึกชุดสไลด์เพื่อนำเสนอ
• ทำให้วิดีโอของคุณสั้นที่สุด
• อย่าหักโหมจนเกินไปด้วยมูลค่าการผลิตที่สูง
• พูดด้วยความกระตือรือร้น

ตรวจสอบโพสต์นั้นสำหรับข้อมูลที่ดีเพิ่มเติม

ซิงโครนัสหรืออะซิงโครนัสดีกว่าสำหรับการสื่อสารทางไกล?

ไม่มีอะไรดีกว่ากันโดยเนื้อแท้ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ (และผู้ชมของคุณ)

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อพวกเราส่วนใหญ่ออกนอกพื้นที่เมื่อไม่กี่เดือนที่ผ่านมา เราอาจพยายามหาวิธีจำลองสภาพแวดล้อมในสำนักงาน (หรือห้องเรียน) ด้วยแฮงเอาท์วิดีโอ สตรีมการประชุม การส่งข้อความโดยตรง และวิธีการอื่นๆ และแม้ว่าจะได้ผลในระยะสั้น แต่ก็ไม่น่าจะยั่งยืนอย่างไม่มีกำหนด

สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ การผสมผสานวิธีการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

ฉันควรเลือกการสื่อสารแบบซิงโครนัสหรือแบบอะซิงโครนัสหรือไม่

หากคุณไม่แน่ใจว่าการสื่อสารแบบซิงโครนัสหรืออะซิงโครนัสเหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• เรื่องนี้เร่งด่วนพอที่จะขัดจังหวะงานของผู้อื่นหรือไม่?
• ฉันต้องการคำตอบทันทีหรือไม่?
• เพื่อนร่วมงานของฉันต้องการข้อมูลนี้ในวินาทีนี้หรือไม่?

โปรดจำไว้ว่า เหตุฉุกเฉินจากคุณไม่ได้แปลว่าเหตุฉุกเฉินสำหรับคนอื่นเสมอไป

พิจารณาสิ่งนี้: สภาพแวดล้อมออนไลน์ทำให้เรามีโอกาสมากมายในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่จำเป็นต้องทำพร้อมกัน และในหลายกรณี การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะทำงานได้ดีกว่าจริง ๆ

จำตัวอย่างของเราก่อนการประชุมที่อาจเป็นอีเมลได้หรือไม่ หากคุณกำลังจัดการประชุมที่ให้ข้อมูลเพียงอย่างเดียว ให้ลองเปลี่ยนการประชุมนั้นเป็นวิดีโอแทน ผู้ชมของคุณสามารถใช้เนื้อหาได้โดยไม่ต้องขัดจังหวะงานของพวกเขา และด้วยเครื่องมืออย่างเช่น TechSmith Video Review พวกเขายังสามารถถามคำถามและดูคำตอบขณะดูได้อีกด้วย

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานจากระยะไกลก็ตาม

• ส่งอีเมล์.
• เปลี่ยนการประชุมที่ให้ข้อมูลเป็นวิดีโอ
• สร้าง screencast สั้นๆ เพื่อทบทวนการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เสนอ แทนที่จะประชุมด้วยตนเอง
• จับภาพหน้าจอและแนะนำผู้ชมของคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อทำงานให้เสร็จ
• สร้างวิดีโอการฝึกอบรมแทนการฝึกแบบตัวต่อตัว

สำหรับข้อมูลและเคล็ดลับเพิ่มเติม โปรดดูโพสต์ที่ยอดเยี่ยมนี้เกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนการสื่อสารทางไกลด้วยภาพ

มีเครื่องมือใดบ้างสำหรับการสื่อสารแบบซิงโครนัส

มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยคุณในการสื่อสารแบบซิงโครนัสระยะไกล รวมถึงซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและเครื่องมือสื่อสารแบบเรียลไทม์ เช่น แชท

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่ได้รับความนิยมมากที่สุด:

• ซูม
• Google Meet
• Microsoft Teams
• โทรศัพท์ (รวมถึงคุณสมบัติเช่น Facetime)
• หย่อน
• ข้อความ SMS

มีเครื่องมือใดบ้างสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

แม้ว่าเครื่องมือบางอย่างต่อไปนี้จะมีประโยชน์มากที่สุดสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คุณจะสังเกตเห็นว่ามีครอสโอเวอร์อยู่บ้าง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งข้อความถึงใครซักคน เขาจะตอบกลับได้ทันที แต่พวกเขาก็ตอบกลับได้เมื่อสะดวกหรือเหมาะสมกว่า

ต่อไปนี้คือเครื่องมือยอดนิยมบางส่วนสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

• อีเมล
• เครื่องบันทึกหน้าจอ/โปรแกรมตัดต่อวิดีโอ เช่น TechSmith Camtasia
• ซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอเช่น TechSmith Snagit
• แพลตฟอร์มวิดีโอ เช่น TechSmith Knowmia Pro
• Microsoft Teams
• หย่อน
• ข้อความ SMS

ซิงโครนัสกับอะซิงโครนัส? เหมือนซิงโครนัสและอะซิงโครนัส!

ไม่มีวิธีใดที่สมบูรณ์แบบในการสื่อสารเมื่อทำงานหรือเรียนรู้จากทางไกล มีประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและการสื่อสารแบบซิงโครนัสตลอดจนข้อเสีย

การสื่อสารบางอย่างเป็นเรื่องเร่งด่วนและจำเป็นต้องได้รับการดูแลในทันที อย่างไรก็ตาม ส่วนอื่นๆ นั้นไม่เร่งด่วนและสามารถจัดการได้ในลักษณะที่รบกวนน้อยกว่าและอาจมีประโยชน์มากกว่า

ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและความเข้าใจที่ดีขึ้นว่าแต่ละวิธีมีความโดดเด่นอย่างไร คุณสามารถใช้ทั้งสองวิธีเพื่อช่วยให้คุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน นักเรียน และผู้ชมคนอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ห่างออกไป 5,000 ไมล์หรืออยู่ตรงโถงทางเดิน