วิธีแก้ไขปัญหาการฝึกทั่วไป 10 ข้อด้วยวิดีโอ

ผู้ฝึกสอนส่วนใหญ่ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการมีเป้าหมายเดียวกันคือเพื่อให้การเรียนรู้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง

ปัญหาของสิ่งนั้นก็คือปัญหา มีอุปสรรคมากมายเกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามให้คนอื่นซึมซับข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในเรื่อง

ในโพสต์นี้ เราจะตรวจสอบจุดปวด 10 จุดของวิดีโอการฝึกอบรม ซึ่งประเด็นแรกคือเวลาและเงินที่ใช้ไปกับการเรียนรู้แบบเห็นหน้ากันสำหรับงานที่ซ้ำซากจำเจ

ปัญหา #1: การฝึกตัวต่อตัวใช้เวลานานและมีราคาแพง

การฝึกอบรมพนักงานอย่างถี่ถ้วนมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการอำนวยความสะดวกในการผลิตและความปลอดภัย แต่อาจใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง บริษัทในสหรัฐอเมริกาใช้เงินไปประมาณ 70.65 พันล้านดอลลาร์ในการฝึกอบรมในปี 2559 และโดยเฉลี่ยแล้วสูญเสียชั่วโมงการทำงาน 53.8 ชั่วโมงต่อพนักงานหนึ่งคนในขณะที่ต้องปรับตัวให้เข้ากับสภาพเดิม ตามรายงาน “Training Industry Report” ประจำปี 2559 ของนิตยสาร Training

ในกรณีส่วนใหญ่ การปรับลดการฝึกอบรมไม่สามารถทำได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการดูแลสุขภาพ การเงิน รัฐบาล และอุตสาหกรรมอื่นๆ ที่ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด แต่การฝึกอบรมคุณภาพสูงโดยใช้เวลาน้อยลงนั้นเป็นไปได้จริง และจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดต้นทุนและความไม่สะดวกที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมงานแบบเห็นหน้ากัน

ขั้นตอนที่หนึ่งคือการแทนที่การปฐมนิเทศแบบเห็นหน้ากันและการฝึกอบรมด้วยเนื้อหาการเรียนรู้ผ่านวิดีโอ การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวจะใช้ตารางเวลาอย่างน้อยสองคนในเวลาใดก็ตาม – ผู้เข้ารับการฝึกอบรมและพนักงานที่ดูแลการฝึกอบรมนั้น

ในขณะที่ฟังก์ชันที่เหมาะสมยิ่งต้องมีการสาธิตทางกายภาพอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ งานที่เป็นสากลมากขึ้น เช่น การกรอกบัตรลงเวลาหรืองานความรู้พื้นฐานที่ซ้ำซาก สามารถสื่อสารได้อย่างเชี่ยวชาญด้วยชุดการสาธิตและการบรรยายบนหน้าจอที่ผลิตออกมาอย่างดี

การย้ายการฝึกแบบตัวต่อตัวที่เหมาะสมไปเป็นการฝึกแบบวิดีโอสามารถลดเวลาและค่าใช้จ่ายได้ บันทึกครั้งเดียว แชร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ปัญหา #2: ตารางอาจเป็นฝันร้ายในการประสานงาน

เวลาที่ใช้ในการฝึกซ้อมแบบตัวต่อตัวมักจะนำหน้าด้วยการต่อสู้ที่ยากลำบากเพื่อประสานตารางเวลา นอกจากนี้ ผู้ประสานงานการฝึกอบรมมักถูกกดดันให้เสร็จสิ้นการฝึกอบรมภายในกรอบเวลาที่จำกัด

นี่เป็นการต่อสู้ที่ต้องพิจารณาตารางงานของผู้คนจำนวนมาก:

• ตัวแทน HR ที่รับผิดชอบในการบริหารและ/หรือประสานงานการฝึกอบรม
• สมาชิกทีมไอทีจำเป็นต้องช่วยในการตั้งค่าการสาธิต
• ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านนำเข้าจากแผนกหรือสถานที่อื่น
• ผู้เรียนใหม่ ที่จองสองครั้งง่ายเกินไปในขณะที่พวกเขาเพิ่มขึ้น
• ผู้จัดการระดับสูงขอเข้าร่วมในบางช่วง

ความงามของการฝึกอบรมทางวิดีโอคือสามารถบันทึกได้อย่างง่ายดายในเวลาที่สะดวกสำหรับผู้ที่ดูแลเซสชั่น และจัดตารางลงในตารางของผู้ฝึกหัดโดยไม่ต้องประสานงานกันมากเกินไประหว่างหลายฝ่าย เซสชันยังสามารถบันทึกและแชร์ผ่านแพลตฟอร์มบนเว็บเพื่อใช้ในภายหลังเมื่อทีมเติบโตขึ้น

ด้วยวิธีนี้ไม่มีอะไรและไม่มีใครตกผ่านรอยแตก

ปัญหา #3: การฝึกอบรมทั่วโลกเป็นเรื่องยาก

การฝึกอบรมมักเป็นความพยายามระดับชาติหรือระดับนานาชาติที่ต้องใช้ทรัพยากรและการประสานงานที่กว้างขวาง ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปและกลับจากที่ตั้งสำนักงานต่างๆ และในบางกรณี การเช่าพื้นที่เพื่อจัดฝึกอบรมก็เพิ่มขึ้นจริงๆ ในขณะเดียวกัน การจัดตารางเวลารอบโซนเวลาต่างๆ อาจกลายเป็นแบบฝึกหัดการแบ่งผมได้อย่างรวดเร็ว

อุปสรรคทางภาษาสามารถนำเสนอปัญหาในระหว่างการสัมมนาการฝึกอบรม ซึ่งกำหนดให้นักแปลต้องแน่ใจว่าทุกคนได้รับคุณค่าจากประสบการณ์

ทั้งหมดนี้ทำให้เกิดคำถาม: ค่าใช้จ่ายและความซับซ้อนของการฝึกอบรมทั่วโลกนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่?

ในบางกรณีใช่ แต่บ่อยครั้งที่วิดีโอสามารถใช้แทนกันได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อรับบุคลากรใหม่ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอหรือตัดต่อวิดีโอเพื่อบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บและการสาธิตการฝึกอบรม จากนั้นวิดีโอเหล่านี้สามารถแก้ไขได้เพื่อใส่คำอธิบายภาพหรือคำบรรยาย การแปล หรือแม้แต่คำถามแบบทดสอบเพื่อวัดว่าผู้ดูเรียนรู้เนื้อหาได้ดีเพียงใด ที่สำคัญกว่านั้น สินทรัพย์การฝึกอบรมเหล่านี้ยังทำงานเป็นทรัพยากรที่ปรับขนาดได้และทำซ้ำได้

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อใช้วิดีโอ องค์กรสามารถสร้างเอกสารอ้างอิงที่กระชับและน่าสนใจ ซึ่งพนักงานสามารถดูแบบอะซิงโครนัสและทั่วโลก พร้อมคำบรรยายในภาษาของพวกเขาได้ตามต้องการ

ปัญหา #4: ฉันมีเพียงหนึ่งช็อตที่จะบันทึกทุกสิ่งที่ฉันต้องการจากผู้เชี่ยวชาญเรื่องของฉัน

การประชุมทางวิดีโอระหว่างคนสองคนขึ้นไปเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งปันข้อมูลและแนวคิด นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารข้อมูลที่ซับซ้อนและข้อมูลทางเทคนิคที่อาจเฉพาะเจาะจงสำหรับผู้เชี่ยวชาญบางคน เช่น ในสาขาการแพทย์

นี้เป็นเพราะ:

• Fast Company รายงานว่าสมองประมวลผลภาพได้เร็วกว่าคำพูดถึง 60,000 เท่า
• มนุษย์รักษาเนื้อหาด้วยภาพได้ดีกว่าเนื้อหาที่เป็นเสียงเพียงอย่างเดียว

แต่ใครก็ตามที่เข้าร่วมการประชุมจะรู้ถึงความรู้สึกของการพยายามให้ความสนใจพร้อมๆ กับการจดบันทึกอย่างละเอียด เมื่อคนที่อยู่อีกด้านของหน้าจอเป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องที่มีงานยุ่งซึ่งไม่พร้อมให้บริการ คุณต้องแน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลที่ถูกต้องในครั้งแรก หรือคุณ?

เครื่องมือบันทึกหน้าจอและตัดต่อวิดีโอช่วยให้ผู้ใช้บันทึกการสัมภาษณ์เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วม 100 เปอร์เซ็นต์ระหว่างการสัมภาษณ์และการสนทนา

อีกทางหนึ่ง เด็กฝึกสามารถส่งรายการคำถามไปยัง Subject Matter Expert (หรือ SME) ที่มีงานยุ่ง ซึ่งสามารถตอบคำถามเหล่านั้นในรูปแบบวิดีโอได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การใช้วิดีโอสำหรับการสัมภาษณ์ SME ช่วยให้สามารถสร้างทรัพยากรมัลติมีเดียแบบถาวรที่สามารถเล่นได้ตามความต้องการด้วยความเร็วที่เปลี่ยนแปลงได้ และแม้แต่ใส่คำอธิบายประกอบด้วยเครื่องหมายและบันทึกหากจำเป็น คุณสามารถถอดเสียงวิดีโอเพื่อแปลงเสียงเป็นข้อความได้หากจำเป็น

จับภาพ, บริโภค, ใส่คำอธิบายประกอบ, ทำซ้ำ

ปัญหา #5: การระบายของสมองเป็นจริง

ในหนังสือของเขา อย่าง Informal Learning: Rediscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance เจย์ ครอสได้เปรียบเทียบการฝึกอย่างเป็นทางการกับการขี่รถบัส โดยที่คนขับจะพาคุณไปยังที่ที่คุณต้องการ และการฝึกขี่จักรยานอย่างไม่เป็นทางการ โดยที่คุณทำเอง ตามเส้นทาง Brainshark

เช่นเดียวกับที่คุณอาจต้องการรถประจำทางในวันหนึ่งและอีกวันหนึ่ง การเรียนรู้ผ่านวิดีโอที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการต่างก็มีที่ในธุรกิจสมัยใหม่

การฝึกอบรมอย่างเป็นทางการมีผลในการสร้างฐานความรู้สำหรับพนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกระบวนการที่ไม่ยืดหยุ่น เช่น โปรโตคอลทางการแพทย์และการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด กระบวนการเช่นนี้ต้องแม่นยำ จึงถ่ายทอดในลักษณะที่เป็นขั้นตอนมากกว่าที่จะเรียนรู้จากบทเรียนเฉพาะกิจ โดยทั่วไปแล้วการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการจะได้รับตามลำดับโดยเจตนา โดยผู้ฝึกสอนที่เฉพาะเจาะจงและในบางครั้งที่ผ่านการรับรอง ภายในกรอบเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ซีรีส์วิดีโอขั้นตอนความปลอดภัยทางวิศวกรรม

การฝึกอบรมอย่างไม่เป็นทางการเกิดขึ้นจากการเรียนรู้ตามการใช้งานจริงมากขึ้น ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีระบบการจัดการข้อมูลที่สร้างขึ้นเอง แต่พนักงานที่สร้างบริษัทกำลังจะลาออกหรือเกษียณอายุ ความเชี่ยวชาญและความรู้ทั้งหมดของพวกเขาจะฝากไว้กับพวกเขาด้วยทำให้เกิดความว่างเปล่าในความรู้ที่จะเติมเต็มได้ยาก การฝึกอบรมอย่างไม่เป็นทางการสามารถแก้ปัญหานี้ได้ผ่านพนักงานที่สร้างวิดีโอการฝึกอบรมเกี่ยวกับความเชี่ยวชาญของตนเอง เมื่อกระบวนการทางธุรกิจพัฒนาขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานอาจสร้างเนื้อหาวิดีโอที่แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เรียนรู้ด้วยตนเอง

สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือ คุณสามารถสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการด้วยวิดีโอและ screencasts ได้อย่างง่ายดายและในราคาประหยัดทั่วทั้งองค์กรของคุณ

ปัญหา #6: ฉันทำงานกับคนฉลาด ฉันจะเรียนรู้จากพวกเขาได้อย่างไร

มีคุณค่ามากมายในชุดวิดีโอการเริ่มต้นใช้งานที่ผลิตมาอย่างดี ซึ่งช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับบทบาทของตนได้อย่างรวดเร็วและราคาไม่แพง แต่ยังมีค่าในการพัฒนาชุมชนการฝึกอบรมที่พนักงานสามารถมีส่วนร่วมและเรียนรู้จากเฉพาะกิจได้

กระบวนการนี้เรียกว่าการเรียนรู้ทางสังคม ไม่ได้เกิดขึ้นอย่างเป็นทางการหรือตามคำขอของผู้บริหาร แต่เป็นผลลัพธ์ตามธรรมชาติของการทำให้เครื่องมือสื่อสารด้วยภาพเป็นประชาธิปไตย ในกรณีนี้ หากผู้ที่ได้รับการขอให้อธิบายตารางสาระสำคัญโดยมีเวลาเพียงพอสามารถเข้าถึงเครื่องมือสร้างวิดีโอที่ใช้งานง่าย พวกเขาอาจดำเนินการต่อและบันทึกวิดีโอ "How To" สั้นๆ

ส่วนที่สองคือการมีศูนย์กลางที่สามารถอัปโหลดและแชร์วิดีโอเหล่านี้กับผู้ชมที่เกี่ยวข้องได้

ด้วยเครื่องมือจับภาพหน้าจอที่ใช้งานง่ายและแพลตฟอร์มการแบ่งปันการทำงานร่วมกัน ความรู้และการฝึกอบรมในสถานที่ทำงานจึงสามารถรวบรวมผู้คนได้

ปัญหา #7: กระดานสไลด์เริ่มน่าเบื่อ…เร็ว

ชุดสไลด์ช่วยเติมเต็มฟังก์ชันที่มีประโยชน์: เพื่อจัดระเบียบและนำเสนอเซสชันการฝึกอบรมที่มีเนื้อหาเข้มข้นด้วยการสรุปหัวข้อย่อยสั้นๆ และสื่อภาพ

ปัญหาคือชุดสไลด์จำนวนมากล้มเหลวที่องค์ประกอบ "สื่อภาพ" โดยไม่ใช้รูปภาพหรือสื่อเลย เป้าหมายของชุดสไลด์ที่ดีควรเป็นการบอกเล่าเรื่องราว ไม่ใช่เพื่ออ่านข้อเท็จจริงและข้อมูลจากคำต่อคำบนหน้าจอ ส่วนหนึ่งของการเล่าเรื่องนั้นเป็นการแสดงให้ผู้ชมเห็นบางสิ่งที่สื่อสารข้อความด้วยสายตา

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงการสร้างสไลด์ที่ดูธรรมดาหรือล้นหลามคือการรวมภาพหน้าจอ, GIF และคลิปวิดีโอ ผู้นำเสนอสามารถใส่คำอธิบายประกอบภาพหน้าจอเพื่อแสดงจุดของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่มีรายการหัวข้อย่อยที่ยาวเกินไปอีกต่อไป

วิดีโอและ GIF แบบเคลื่อนไหวยังทำให้การนำเสนอมีชีวิตชีวาอีกด้วย

ใครว่าสไลด์เดอร์ต้องน่าเบื่อ?

ปัญหา #8: จำการฝึกอบรมเมื่อสามเดือนที่แล้วได้หรือไม่ ฉันก็ไม่เหมือนกัน…

ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวแบบดั้งเดิมและคู่มือการฝึกอบรมที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือการลืมเนื้อหาได้ง่าย และหาได้ยากเมื่อคุณต้องการในภายหลัง แทนที่จะย้อนดูบันทึกในอดีตจากเซสชันการฝึกอบรม จะเป็นอย่างไรหากบันทึกการฝึกครั้งแรกแล้วแบ่งเป็นวิดีโอสั้นๆ หลายๆ รายการ

วิดีโอจะทำหน้าที่เป็นเนื้อหาที่สั้นและเข้าใจง่าย ซึ่งสามารถดูดซึมได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังแฝงอยู่ด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่งคือสามารถดูได้ซ้ำแล้วซ้ำอีกตามความจำเป็นและด้วยการทำงานเพียงเล็กน้อยของพนักงาน เพียงบันทึกการฝึกอบรมดั้งเดิม แล้วแบ่งออกเป็นไมโครวิดีโอเพื่อให้ทุกคนได้รับชมเมื่อจำเป็น

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใส่สารบัญสำหรับวิดีโอฝึกอบรม ซึ่งช่วยให้ผู้ชมข้ามไปยังหัวข้อที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในวิดีโอได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขาในขณะนั้น

นำเสนอครั้งเดียว ดูครั้งเดียว และอ้างอิงได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ปัญหา #9: ฝึกฝนมาก ใช้เวลาน้อย

บริษัทต่างๆ ใช้เวลาในการจ้างงานนานเป็นสองเท่าเมื่อเทียบกับเมื่อไม่กี่ปีก่อน The Wall Street Journal ระบุ ผู้จัดการจึงกระตือรือร้นที่จะรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่อย่างรวดเร็ว ซึ่งหมายความว่าธุรกิจต่างๆ อยู่ภายใต้แรงกดดันในการสอนพนักงานให้เร็วขึ้นในระยะเวลาอันสั้น

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการก็ไม่ต้องการปล่อยให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าไม่พร้อมที่จะจัดการกับงานที่ถูกโยนทิ้งไป ซึ่งมักจะเป็นกรณีนี้มากเกินไป ตามรายงานของ HR Morning ประมาณหนึ่งในสามของการจ้างงานเลิกจ้างภายในหกเดือนแรกของการจ้างงาน และเหตุผลที่สี่ที่กล่าวถึงบ่อยที่สุดในการลาออกคือ "การฝึกอบรมไม่เพียงพอ"

วิธีหนึ่งที่บริษัทต่างๆ พยายามเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้คือการใช้วิดีโอเพื่อถ่ายทอดข้อมูลในรูปแบบที่น่าดึงดูดและน่าจดจำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากข้อมูลของ Forrester พนักงานมีแนวโน้มที่จะดูวิดีโอการฝึกอบรมมากกว่าการอ่านเอกสารการฝึกอบรม 75%

ในฐานะโบนัสเพิ่มเติมสำหรับนายจ้าง โปรแกรมตัดต่อวิดีโอจำนวนมากให้คุณเพิ่มคำถามแบบทดสอบเพื่อตรวจสอบว่าผู้ดูของคุณเรียนรู้เนื้อหาอย่างถูกต้องหรือไม่ ดังนั้นผู้ฝึกอบรมจึงสามารถติดตามความคืบหน้าของผู้ใช้ได้

ด้วยเครื่องมือสร้างวิดีโอที่เป็นมิตรมากขึ้นในตลาด การสร้างวิดีโอที่มีส่วนร่วมซึ่งรวมถึงกราฟิกเคลื่อนไหว เอฟเฟกต์ และคำอธิบายภาพ ทำได้ง่ายกว่าที่เคย ไม่ใช่แค่ผู้ฝึกสอนที่พูดคุยผ่านเนื้อหา ให้สิ่งที่พวกเขาต้องการแก่ผู้คน โดยใช้เนื้อหาการฝึกอบรมผ่านวิดีโอที่นำเสนอข้อความที่กระชับและน่าจดจำ และพวกเขามักจะให้สิ่งที่คุณต้องการแก่คุณ: เส้นโค้งการเรียนรู้ที่สั้นลงและอายุงานที่ยาวนานขึ้น

ปัญหา #10: การฝึกสเกลนั้นซับซ้อน

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด เมื่อธุรกิจเติบโตและเปลี่ยนแปลง การฝึกอบรมก็ต้องเปลี่ยนเพื่อให้มีความสดใหม่

ประโยชน์ที่โดดเด่นของการใช้วิดีโอและสื่ออีเลิร์นนิงอื่น ๆ คือคุณสามารถสร้างและแบ่งปันเนื้อหาการฝึกอบรมเพิ่มเติมในเวลาที่น้อยลง แทนที่จะพัฒนาชุดสไลด์ การประสานงานกำหนดการ และการนำเสนอหลายเซสชันให้กับผู้ใช้ ผู้ประสานงานการฝึกอบรมสามารถมุ่งเน้นไปที่การผลิตทรัพยากรการฝึกอบรมมัลติมีเดียที่สามารถจัดส่งให้กับผู้เข้ารับการฝึกอบรมโดยไม่ต้องมีการนำเสนอทางกายภาพหรือความท้าทายในการจัดกำหนดการ

ประโยชน์ที่สำคัญอีกประการของเนื้อหาการฝึกอบรมแบบวิดีโอคือคุณสามารถแก้ไขได้เสมอหากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตเนื้อหา จากนั้นแจกจ่ายเนื้อหาที่อัปเดตใหม่แทนการเรียกทุกคนกลับมารวมกันเพื่อฝึกอบรมแบบเห็นหน้ากัน

นอกจากนี้ วิดีโอยังช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันความรู้ การนำเสนอ และการสาธิต และทำให้มั่นใจได้ว่ามีชุมชนสำหรับการเรียนรู้ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ไฟ กล้อง เทรนนิ่ง