นี่คือวิธีที่เราแชร์ผลลัพธ์กับทีมของเราที่ TechSmith (และไม่เกี่ยวข้องกับอีเมลยาวๆ อีกต่อไป)

คุณอาจเหนื่อยกับการเขียนอีเมลยาวๆ เพื่อตอบกลับว่า “โครงการนี้เป็นอย่างไร?” หรือ “คุณช่วยแจ้งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับงานนี้ให้ฉันทราบได้ไหม”

ฉันจะแจ้งให้คุณทราบเป็นความลับ: ผู้คนต่างก็เบื่อที่จะอ่านเช่นกัน

ท้ายที่สุด เวลาเป็นสิ่งมีค่า และคุณรู้ว่าคุณจะต้องใช้เวลาในการพิมพ์คำอธิบายยาวๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าคุณใช้เวลาทั้งหมดนี้ในการรวบรวมความคิด สถิติ และผลลัพธ์ แล้วเขียนเป็นคำพูดเพียงเพื่อให้อีเมลของคุณถูกมองข้าม ขาดมันเนย หรือถูกลืมล่ะ

ปัญหาไม่ใช่ข้อมูลของคุณ

เป็นวิธีการจัดส่งของคุณ

เราทุกคนได้รับอีเมลมากเกินไป อันที่จริง การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้ประมาณการว่าคนงานโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณหนึ่งในสามของวันทำงานในการอ่านและตอบอีเมล

นอกจากนี้ อีเมลที่มีข้อความยาวและยาว โดยเฉพาะอีเมลที่มีข้อมูลที่ซับซ้อน มักจะแยกแยะและจดจำได้ยาก

ดังนั้นคุณจะขจัดความยุ่งเหยิงและให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณไม่เพียงไปในที่ที่ต้องการ แต่ยังเข้าใจด้วยหรือไม่

มนุษย์เข้าใจข้อมูลได้ดีขึ้นเมื่อนำเสนอด้วยภาพ ซึ่งทำให้การสื่อสารด้วยรูปภาพและวิดีโอมีความสำคัญอย่างยิ่ง การศึกษา TechSmith เมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าผู้คน 67% ดูดซับข้อมูลได้เร็วขึ้นเมื่อนำเสนอด้วยสายตา นอกจากนี้พวกเขาจำได้ดีขึ้นในภายหลัง นั่นคือเหตุผลที่บริษัทของคุณควรใช้วิดีโอ และเหตุผลที่คุณควรสร้างวิดีโอเพื่อรายงานโครงการ

ที่ TechSmith เราใช้ screencast — บันทึกหน้าจอของคุณในขณะที่คุณนำเสนอข้อมูล — เพราะเป็นวิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการแบ่งปันข้อมูลโครงการ

นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์แฟนซีหรือทักษะการตัดต่อวิดีโอระดับมืออาชีพมากมาย

มีหลายวิธีในการใช้ screencasting ในที่ทำงาน แต่สำหรับตอนนี้ เรามาเน้นที่การใช้ screencast เพื่อรายงานผลโครงการกัน

วิธีใช้ screencasts เพื่อรายงานผลโครงการ

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมเนื้อหาทั้งหมดที่คุณต้องการแชร์

คุณมีแผนที่ความหนาแน่นของไซต์ หมายเลข Google Analytics สเปรดชีต Excel สไลด์ PowerPoint หรือรายการอื่นๆ ที่คุณต้องการแสดงเพื่อช่วยอธิบายความคืบหน้าของคุณหรือไม่

ก่อนที่จะกดปุ่มบันทึก ให้เปิดทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อแสดงผลลัพธ์ของคุณ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะร่างโครงร่างสั้นๆ ของสิ่งที่คุณต้องพูดถึงในการส่งหน้าจอ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดประเด็นสำคัญ

หากคุณต้องการบันทึกทั้งหน้าจอ (แทนที่จะเป็นเพียงหน้าต่างหรือส่วนที่เลือก) อย่าลืมล้างสิ่งที่เกะกะออกจากเดสก์ท็อปของเรา และปิดเบราว์เซอร์ที่ไม่จำเป็น (หรือแท็บเบราว์เซอร์) แอปพลิเคชัน โฟลเดอร์ ฯลฯ เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งไม่จำเป็น (และอาจเป็นไปได้ น่าอาย) สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวสำหรับผู้ชมของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอของคุณ

จากนั้นเลือกและเปิดซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอของคุณ TechSmith Snagit นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการบันทึกเดสก์ท็อปอย่างรวดเร็ว เช่น screencasts เพื่อแชร์ผลลัพธ์ของโครงการ คุณสามารถเปลี่ยนภาพหน้าจอเป็นวิดีโอพร้อมคำบรรยายและคำอธิบายประกอบได้!

Snagit ยังให้คุณตัดส่วนที่ไม่ต้องการออกจากการบันทึกหน้าจอเพื่อให้แก้ไขได้ง่าย

หากคุณไม่มี Snagit คุณสามารถดาวน์โหลดรุ่นทดลองใช้ฟรีได้ที่นี่

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกวิดีโอเว็บแคมสำหรับบทแนะนำส่วนตัว

คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากคุณมีเวลาจำกัดจริงๆ หรือถ้าไม่สมเหตุสมผลสำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ เราขอแนะนำคำนำสั้นๆ ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้มของคุณ!

การเพิ่มบุคลิกให้กับวิดีโอของคุณไปได้ไกล และเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ที่วิดีโอมีผ่านอีเมล

เราชอบที่จะเห็นหน้าเพื่อนร่วมงานของเราที่ TechSmith โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเราทำงานจากระยะไกล!

การบันทึกเว็บแคมของคุณเป็นเรื่องง่ายด้วย Snagit คุณสามารถบันทึกวิดีโอและเสียงได้พร้อมกัน และคุณยังสามารถสลับไปมาระหว่างเว็บแคมและการบันทึกหน้าจอตลอดการแชร์วิดีโอของคุณ

ด้วย Snagit เวอร์ชันล่าสุด คุณสามารถบันทึกภาพซ้อนภาพได้! นี่คือคำแนะนำแบบวิดีโอที่ยอดเยี่ยม:

ขั้นตอนที่ 4: ให้คำแนะนำแบบเห็นภาพของผลลัพธ์โครงการของคุณ

ขณะที่คุณบันทึกหน้าจอ ให้พูดถึงการอัปเดตหรือผลลัพธ์ของโครงการ วางโครงร่างของคุณให้สะดวก และอธิบายเนื้อหาทั้งหมดที่คุณรวบรวมไว้ก่อนหน้านี้

ไม่ต้องกังวลหากคุณพูดผิดหรือทำผิดพลาด เพียงแค่บันทึก คุณสามารถตัดข้อผิดพลาดที่น่าสังเกตออกได้ในภายหลัง

อย่าไปลงน้ำ — ครอบคลุมเฉพาะไฮไลท์เพื่อช่วยให้ความยาวของวิดีโอสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากคุณวางแผนที่จะครอบคลุมหลายเรื่อง หรือหากวิดีโอของคุณยาวกว่าสองสามนาที ให้ลองแยกเป็นชุดของวิดีโอเพื่อให้สั้นลง

การวิจัยของเราเกี่ยวกับพฤติกรรมการรับชมวิดีโอแสดงให้เห็นว่า แม้ว่าผู้คนจะดูวิดีโอที่พวกเขาสนใจอีกต่อไป แต่จุดที่น่าสนใจก็ดูเหมือนจะอยู่ในช่วงสามถึงหกนาที

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกและแชร์วิดีโอของคุณ

สุดท้าย อย่าลืมบันทึกและแบ่งปัน screencast ของคุณ

ด้วย Snagit คุณสามารถบันทึกวิดีโอของคุณเป็น MP4 ซึ่งเป็นรูปแบบไฟล์วิดีโอทั่วไปที่คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่สามารถเล่นได้ หรือส่งวิดีโอของคุณโดยตรงไปยังไซต์ที่โฮสต์ เช่น YouTube, Vimeo หรือ Screencast.com

ตอนนี้ คุณจะมี screencast ของคุณพร้อมใช้และพร้อมที่จะแชร์ตามต้องการ

มีการประชุมที่คุณต้องการพูดคุยถึงผลลัพธ์หรือไม่? คุณสามารถจัดคิววิดีโอแชร์เอาต์ของคุณหรือส่งไปให้คนอื่นเล่นหากคุณไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้

หรือจะดีไปกว่านั้น ให้ข้ามการประชุมไปเลยและให้ผู้รับแต่ละคนดูวิดีโอของคุณในเวลาที่สะดวกที่สุด!

มันง่ายมากจริงๆ!

การบันทึกวิดีโอสั้นๆ ที่ครอบคลุมผลลัพธ์ของโครงการนั้นทำได้เร็วกว่าการร่างอีเมลขนาดยาว นอกจากนี้ ผู้คนมักจะดูและจดจำเนื้อหาในภายหลัง

คำถามที่พบบ่อย: