คู่มือฉบับย่อเพื่อการแบ่งปันความรู้: วิธีการเริ่มต้น

ธุรกิจที่ทำให้การแบ่งปันความรู้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรมีความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างชัดเจน

Gallup บริษัทวิเคราะห์และให้คำปรึกษากล่าวว่า “การจัดการความรู้ควรถูกมองว่าเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจที่สำคัญ และให้เวลาและความสนใจเหมือนกับความคิดริเริ่มด้านไอทีหรือทรัพยากรบุคคลอื่นๆ”

ประโยชน์ของการแบ่งปันความรู้นั้นแพร่หลาย ตั้งแต่ความคล่องตัวและนวัตกรรมที่เพิ่มขึ้นไปจนถึงการมีส่วนร่วมของพนักงานที่มากขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการประกันความต่อเนื่องทางธุรกิจท่ามกลางการหมุนเวียนพนักงานตามปกติ

แต่คำศัพท์และแม้แต่การปฏิบัติเองก็อาจคลุมเครือเล็กน้อย ทำให้ยากต่อการจัดลำดับความสำคัญและนำไปปฏิบัติ

ดังนั้น มาวาดภาพให้ชัดเจนว่าการแบ่งปันความรู้คืออะไร ประโยชน์เฉพาะ และระบุโอกาสสำหรับองค์กรของคุณเพื่อเริ่มต้นทำทันที

การแบ่งปันความรู้คืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ การแบ่งปันความรู้คือการแลกเปลี่ยนทักษะ ข้อมูล และความเชี่ยวชาญระหว่างเครือข่ายหรือกลุ่มคน

ในบริบทนี้ ความรู้มีสองประเภท: ความรู้ที่ชัดเจนและความรู้โดยปริยาย

ความรู้ที่ชัดเจนคือชนิดที่สามารถบันทึก ประมวล อธิบาย และเข้าถึงได้ง่าย มักมีสิ่งต่างๆ อยู่ในเอกสาร คู่มือ บทช่วยสอน หรือวิดีโอแสดงวิธีการ

ความรู้โดยปริยาย ซึ่งเป็นส่วนเสริมของรูปแบบที่ชัดเจน คือ ปัญญา ประสบการณ์ หยั่งรู้ และสัญชาตญาณ ที่สร้างบริบทรอบความรู้ที่ชัดเจน ผู้ที่มีความรู้โดยปริยายรู้ดีว่าเหตุใดการปฏิบัติโดยเฉพาะจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจหรือการตัดสินใจชุดหนึ่ง

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแบ่งปันความรู้

ไม่ว่าคุณจะพยายามแบ่งปันความรู้ที่ชัดเจนหรือโดยปริยาย ก็สามารถรู้สึกเหมือนเป็นงานที่ยากได้

องค์กรทำให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเสียเวลาหรือเงินมากเกินไปได้อย่างไร

คำตอบคือการสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้

องค์กรควรส่งเสริมให้พนักงานแบ่งปันความรู้และจัดหาเครื่องมือที่ช่วยให้ทำเช่นนั้นได้ง่าย
ข้อดีคือคุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งระบบจัดการความรู้ทั้งหมดเพื่อเริ่มต้น เครื่องมือจับภาพหน้าจอง่ายๆ หรือเครื่องมือบันทึกหน้าจอ เช่น TechSmith Snagit และ Camtasia ก็เพียงพอแล้ว

เครื่องมือต่างๆ เช่น Snagit และ Camtasia ช่วยให้พนักงานสร้างสื่อช่วยงาน สกรีนคาสต์ บทช่วยสอน และเนื้อหาที่ให้ข้อมูลอื่นๆ จัดเก็บและแบ่งปันทรัพยากรเหล่านี้ในฐานความรู้ อินทราเน็ตของบริษัท หรือแม้แต่พื้นที่การทำงานร่วมกันอย่างง่าย เช่น Google เอกสาร เพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วและง่ายดาย

กุญแจสำคัญคือการจัดเตรียมเครื่องมือและกำลังใจ

สามเหตุผลที่จะเริ่มแบ่งปันความรู้ตอนนี้

เมื่อความรู้ไหลเวียนได้ง่ายทั่วทั้งองค์กร หลายแง่มุมของธุรกิจก็เจริญรุ่งเรือง

สามวิธีที่การแบ่งปันความรู้ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นประโยชน์ต่อองค์กร

1. เพิ่ม ROI ของเครื่องมือซอฟต์แวร์และการลงทุนทางธุรกิจอื่นๆ

ในสถานะการใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีในปี 2020 นั้น Flexera ผู้ให้บริการการจัดการด้านไอที พบว่าธุรกิจโดยเฉลี่ยใช้รายได้เกือบสิบเปอร์เซ็นต์ของรายได้ไปกับทรัพยากรไอที บริษัทการเงิน บริการคลาวด์ และซอฟต์แวร์ใช้จ่ายสูงกว่าค่าเฉลี่ยกับบริษัทซอฟต์แวร์โดยเฉลี่ย โดยใช้จ่ายเกือบ 25 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ทั้งหมดไปกับทรัพยากรไอที

การเพิ่ม ROI สูงสุดของการลงทุนเหล่านี้มีความจำเป็น

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้น?

ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานจำนวนมากที่สุดเท่าที่จะมากได้เข้าใจวัตถุประสงค์ของเครื่องมือและวิธีการใช้งาน

มอบหมายบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญหรือสนใจด้วยซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีใหม่เพื่อสร้าง screencast บางส่วนที่แสดงองค์ประกอบหลัก การแบ่งปันวิดีโอและการจัดหาทรัพยากรอื่นๆ เป็นวิธีง่ายๆ ในการสร้างฐานความรู้ง่ายๆ

ผลลัพธ์ในอุดมคติคือความเชี่ยวชาญจะไหลเวียนอย่างอิสระทั่วทั้งองค์กรของคุณ เพิ่ม ROI ของการใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีของคุณให้สูงสุด

2. บรรเทาความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการลาออกของพนักงานและ "สมองไหล"

หนึ่งในภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดต่อประสิทธิภาพของบริษัทคือการหมุนเวียนของความรู้และความสามารถ

อีกครั้งที่ Gallup ให้ข้อมูลเชิงลึก โดยสังเกตว่าขณะนี้เราอยู่หรือเร็ว ๆ นี้จะเห็นการอพยพของพนักงานจำนวนมากเนื่องจากคนรุ่นเบบี้บูมเมอร์เข้าสู่วัยเกษียณและออกจากงาน

แต่ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนผ่านในระดับรุ่นที่องค์กรต้องดำเนินการ

แรงงานในปัจจุบันเป็นแรงงานชั่วคราว โดยมีอายุงานเฉลี่ยประมาณ 4.2 ปี และพนักงานจำนวนมากเปิดรับโอกาสใหม่ๆ อยู่เสมอ

บริษัทต่างๆ สามารถสร้าง “ระดับความรู้” ได้โดยการให้พนักงานผู้มีประสบการณ์บันทึกความรู้โดยรวมของพวกเขาใน screencast, How-tos, ความช่วยเหลือในการทำงาน และเอกสารอื่นๆ ทำให้ทรัพยากรเหล่านี้พร้อมใช้งานสำหรับพนักงานคนอื่น ๆ และคุณสามารถเติมช่องว่างทักษะได้อย่างง่ายดายหากเกิดขึ้น

การใช้ระบบแบ่งปันความรู้แบบหลวมๆ สามารถป้องกันการสูญเสียข้อมูลสำคัญและประสบการณ์เมื่อพนักงานที่มีประสิทธิภาพสูงหรือที่ดำรงตำแหน่งยาวลาออก

3. สนับสนุนการพัฒนาพนักงาน ความพึงพอใจ และรักษาไว้

รายงานการเรียนรู้สถานที่ทำงานของ LinkedIn Learning ปี 2021 พบว่าบริษัทที่ให้โอกาสในการเติบโตและความคล่องตัวมีแนวโน้มที่จะรักษาพนักงานไว้เป็นระยะเวลานาน

อันที่จริง “ตามข้อมูลของ LinkedIn พนักงานในบริษัทที่มีความคล่องตัวภายในสูงจะอยู่ได้นานกว่าผู้ที่ไม่มีการเคลื่อนไหวภายในเกือบสองเท่า”

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้คนต้องการทำงานในที่ที่พวกเขามีโอกาสเติบโต รับความท้าทายใหม่ๆ และก้าวหน้าในอาชีพการงาน การได้รับทักษะใหม่ๆ จากการเรียนรู้ในที่ทำงานและในที่ทำงานเป็นหนึ่งในวิธีหลักที่ผู้คนทำสิ่งนี้

โปรแกรมการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการมีบทบาทสำคัญที่นี่ แต่การแบ่งปันความรู้แบบไม่เป็นทางการในแต่ละวันอาจมีผลกระทบอย่างมากเช่นกัน

การส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันที่ส่งเสริมและอำนวยความสะดวกในการแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มการพัฒนาและการรักษาพนักงานอย่างมาก

โอกาสในการแบ่งปันความรู้สามประการที่ทุกองค์กร

มีโอกาสสำหรับการแบ่งปันความรู้ที่ไม่เหมือนใครสำหรับบางองค์กรและอุตสาหกรรม แต่หลายๆ แห่งมีความสอดคล้องกันในทุกที่ที่คุณไป ต่อไปนี้คือโอกาสสามประการที่มีให้ทุกองค์กร

1. เนื้อหาการปฐมนิเทศและการฝึกอบรม

เริ่มการแบ่งปันความรู้ตั้งแต่เริ่มต้นโดยผูกเข้ากับเนื้อหาการปฐมนิเทศและการฝึกอบรมพนักงานใหม่

จัดกลุ่มพนักงานที่มีประสบการณ์เพื่อระบุโอกาสในการแบ่งปันความรู้เบื้องต้น จากนั้นให้สมาชิกของกลุ่มนี้สร้างแหล่งข้อมูลที่สามารถสอนพนักงานใหม่เกี่ยวกับบรรทัดฐาน ระบบ กระบวนการ และแนวทางปฏิบัติของบริษัท

ใช้แหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้พนักงานใหม่มีหลักสูตรการเรียนรู้ที่คัดสรรมาอย่างดีในช่วงวันแรกของการทำงาน พวกเขาจะประทับใจกับการสนับสนุน และองค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากเวลาเร่งรีบเพื่อผลิตภาพ

2. การเปิดตัวซอฟต์แวร์และระบบ

องค์กรมักจะเพิ่ม อัปเดต หรือเปลี่ยนเทคโนโลยีและระบบอยู่เสมอ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สามารถสร้างช่วงเวลาที่ไร้ประสิทธิภาพได้

เมื่อคุณเปิดตัวเทคโนโลยีใหม่หรือทำการอัปเดตครั้งใหญ่ ให้เตรียมปั๊มด้วยเนื้อหาสนับสนุน สร้าง screencasts, How-tos และเอกสารอื่นๆ เพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกสบายใจ หัวข้อต่างๆ เช่น การตั้งค่าบัญชีและวิธีใช้คุณลักษณะใหม่ๆ เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่จะมีอะไรอีกมากมายขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ

บ่อยครั้ง การสร้างสื่อสนับสนุนสำหรับการเปิดตัวเทคโนโลยีอาจเป็นความพยายามของทีม และคุณไม่จำเป็นต้องเลือกบุคคลที่เป็นผู้เชี่ยวชาญอยู่แล้วเพื่อสร้างทรัพยากร

รวบรวมกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและมอบหมายงานด้วยการเรียนรู้หรือทำความเข้าใจองค์ประกอบเฉพาะของระบบใหม่ จากนั้นพวกเขาสามารถจัดทำเอกสารประกอบสำหรับพื้นที่ที่ได้รับมอบหมายได้

แนวทางการแบ่งปันความรู้แบบกระจายและเชิงรุก เช่นเดียวกับที่อธิบายไว้ในที่นี้ เหมาะอย่างยิ่ง

3. การสนับสนุนด้านไอทีและทางเทคนิค (ภายในและกับลูกค้า)

ทีมสนับสนุนด้านเทคนิคและไอทีมีจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง

ภายในองค์กรสนับสนุนเทคโนโลยีที่หลากหลายที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้

ภายนอกพวกเขาทำให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณยังคงมีความสุขและพึงพอใจโดยการแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด

การหาวิธีจัดการและแบ่งเบาภาระงานหนักนี้เป็นสิ่งสำคัญ โดยธรรมชาติแล้ว การแบ่งปันความรู้เป็นวิธีที่เหมาะที่จะทำ

ทีมไอทีและทีมสนับสนุนส่วนใหญ่มักมีคำถามบางอย่างบ่อยกว่าคำถามอื่นๆ สำหรับคำถามเหล่านี้ วิดีโออย่างง่ายหรือเอกสารแสดงวิธีการสามารถให้คำตอบง่ายๆ ได้

จัดหาเครื่องมือรวบรวมความรู้ง่ายๆ ให้กับทีมไอทีและทีมสนับสนุนของคุณ จากนั้นให้เวลาและกำลังใจในการสร้างและแบ่งปันแหล่งข้อมูลที่ตอบคำถามเกี่ยวกับการสนับสนุนทั่วไปเหล่านั้น

เมื่อมีทรัพยากรแล้ว จะสามารถนำมาใช้เพื่อตอบสนองต่อคำขอที่เกี่ยวข้องได้ โดยมีทางลัดที่ช่วยประหยัดเวลาอย่างสม่ำเสมอ

เหตุผลใหญ่สองประการในการพึ่งพาการแบ่งปันความรู้

ฉันมีเหตุผลสุดท้ายสองประการที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญกับการแบ่งปันความรู้

ประการแรก ในสังคมปัจจุบัน การแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องธรรมดา หลักสูตรออนไลน์ ช่อง YouTube และบัญชีโซเชียลมีเดียนับไม่ถ้วนที่ทุ่มเทให้กับการสอนทักษะและความรู้ใหม่ๆ พนักงานของคุณหลายคนมีส่วนร่วมในระบบนิเวศนี้เป็นประจำ แม้ว่าจะอยู่ในหัวข้อที่พวกเขาสนใจ

ประการที่สอง ประโยชน์ของการแบ่งปันความรู้รวมกันอย่างรวดเร็ว

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งบริษัท เมื่อพนักงานใหม่ทำงานได้เร็วขึ้น ทหารผ่านศึกจะใช้เวลาฝึกอบรมและตอบคำถามน้อยลง

นอกจากนี้ พนักงานเต็มใจที่จะทำงานกับสิ่งใหม่ ๆ ที่ท้าทายมากขึ้นเมื่อรู้ว่าสามารถเข้าถึงความรู้และข้อมูลได้ ส่งผลให้บริษัทที่แบ่งปันความรู้มีนวัตกรรมมากขึ้น

พลังของการแบ่งปันความรู้นั้นแพร่หลาย แพร่หลาย และง่ายต่อการเริ่มทำ คุณกำลังรออะไรอยู่?