7 วิธี Screencasting ทำให้การทำงานง่ายขึ้น

มีความปวดร้าวเล็กน้อยแต่รุนแรงที่ฉันเคยพบเจอ

เมื่อโลกไปทำงานจากที่บ้านก็แย่ลงไปอีก ฉันเดาว่าพนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่ก็รู้สึกเช่นกัน

"ไม่นะ นี่มันน่าเบื่อชะมัด" เกิดขึ้นทุกครั้งที่ฉันทำงานอย่างหนัก และต้องได้รับความช่วยเหลือหรือคำติชมจากเพื่อนร่วมงาน

ปัญหาคือในขณะที่ฉันทุ่มเทกับงานและบริบททั้งหมด แต่คนอื่นกลับไม่เป็นเช่นนั้น

อย่างน้อยก็ไม่สมบูรณ์

ดังนั้นฉันจึงรู้สึกวิตกกังวลหรือเครียดทันทีเมื่อพิจารณาถึงเวลาและความพยายามในการอธิบายทุกอย่างในอีเมล บน Slack หรือแม้แต่ทางโทรศัพท์

เพียงเพื่อให้ได้คำตอบง่ายๆ และทำงานต่อไป

นั่นคือจนกระทั่งฉันค้นพบยาทา บาล์มบำบัดที่ช่วยให้คุณแบ่งปันบริบทได้อย่างรวดเร็ว หลีกเลี่ยงความจำเป็นในการจัดกำหนดการประชุมหรือแฮงเอาท์วิดีโอ และขจัดการพิมพ์ส่วนเกินและการอธิบายด้วยข้อความ

โซลูชันที่ยอดเยี่ยมคือการฉายหน้าจอ ซึ่งเป็นกระบวนการง่ายๆ ในการบันทึกวิดีโอสั้นๆ และแชร์กับเพื่อนร่วมงาน เป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการสื่อสารแนวคิด บริบท ความรู้ และข้อมูลประเภทอื่นๆ แทบทุกประเภท

เมื่อฉันพบกับความเครียดนั้น ฉันเพียงแค่บันทึกวิดีโอสั้นๆ ด้วย Snagit ซึ่งเกือบจะง่ายกว่าการเขียนสิ่งต่างๆ ออกมาเกือบทุกครั้ง

ภาพในการบันทึกหน้าจอรวมกับคำบรรยายมีบริบททั้งหมด และฉันสามารถหาคำตอบได้ในเวลาน้อยกว่าการใช้ข้อความเพียงอย่างเดียว

แต่การฉายภาพหน้าจอทำได้มากกว่าการบรรเทาช่วงเวลาแห่งความหงุดหงิดเล็กน้อย เป็นแนวทางปฏิบัติในอุดมคติสำหรับการแก้ไขหรือปรับปรุงองค์ประกอบอื่นๆ ของงาน

ต่อไปนี้คือเจ็ดวิธีที่คุณสามารถใช้ screencasting เพื่อทำงานได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. วางแผนและดำเนินงาน

ฉันทำงานบนเว็บไซต์ TechSmith เช่นเดียวกับเว็บไซต์อื่นๆ มันมีหน้ามากมายที่สร้างจากชิ้นส่วนของเนื้อหา รูปภาพ วิดีโอ และองค์ประกอบอื่นๆ มักต้องการการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตเพื่อสะท้อนถึงความก้าวหน้าของธุรกิจและผลิตภัณฑ์ของเรา

ความท้าทายคือเมื่อองค์ประกอบเฉพาะต้องการการอัปเดต คำถามจำนวนหนึ่งก็ปรากฏขึ้น

“เนื้อหานี้อยู่ที่ไหนบนเว็บไซต์?” “ต้องเปลี่ยนยังไง” “มีหลายที่หรือเปล่า”

การตอบคำถามเหล่านี้ผ่านอีเมลก็เหมือนกับการพยายามอธิบายองค์ประกอบเฉพาะของรูปภาพกับใครบางคนที่ยืนอยู่อีกด้านของผ้าม่าน คุณต้องเจาะจงอย่างยิ่งกับสิ่งที่คุณพูด

แต่เราสร้างวิดีโอที่อธิบายสิ่งที่ต้องทำ จากนั้นจึงแชร์วิดีโอนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับแผน วิดีโอนี้ทำให้ชัดเจนว่างานของเราคืออะไร ที่ไหน และเพราะเหตุใด

เช่นเดียวกับเรา คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Trello คุณสามารถวางลิงก์ไปยังวิดีโอบนงานที่แสดงถึงงานได้

ตอนนี้ เมื่อมีคนเริ่มงาน พวกเขาจะมีข้อมูลที่จำเป็นในการลงมือปฏิบัติจริง และไม่มีใครต้องเขียนมันออกมาทั้งหมด

2. บันทึกการโทรและการประชุม

การประชุมทางวิดีโอกลายเป็นวิถีชีวิตไปแล้ว

ไม่ว่าคุณจะใช้ Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom หรือแพลตฟอร์มอื่นเพื่อจัดการประชุมทางวิดีโอ สิ่งเหล่านี้เป็นวิธีเดียวสำหรับเพื่อนร่วมงาน (และนอกที่ทำงาน เพื่อนและครอบครัว) ในการรวบรวม ทำงานร่วมกัน และ มีการอภิปราย

แม้ว่าสถานการณ์จะไม่สมบูรณ์แบบ แต่ก็มีโอกาสที่ดีเกิดขึ้น เมื่อทุกการประชุมใช้เทคโนโลยี การประชุมทุกครั้งก็จะบันทึกและเก็บถาวรได้ง่าย สะดวก บริการแฮงเอาท์วิดีโอส่วนใหญ่มีคุณสมบัติการบันทึกในตัว หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอ เช่น Camtasia

การประชุมที่บันทึกไว้ทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงถึงสิ่งที่พูดคุยกัน ยังดีกว่าถ้าใครพลาดการประชุมสามารถติดตามดูการบันทึกได้

การประชุมที่บันทึกไว้ก็ยอดเยี่ยมเช่นกัน เพราะคุณสามารถใช้โปรแกรมตัดต่อวิดีโออย่าง Camtasia เพื่อลบการสนทนาที่ไม่ได้ใช้งานในตอนต้นหรือตอนท้ายได้ การจัดบริการอย่าง TechSmith Knowmia ทำให้ผู้ชมสามารถถามคำถามได้ การสนทนาจึงไม่จำเป็นต้องจบด้วยการประชุม และผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมก็สามารถให้ความคิดเห็นได้

3. การวิจัยลูกค้าและผลิตภัณฑ์

เคล็ดลับนี้สร้างขึ้นจากข้อสุดท้าย ยกเว้นตอนนี้ฉันกำลังแนะนำให้คุณบันทึกการโทรกับลูกค้าโดยได้รับอนุญาตอย่างถูกต้อง โดยปกติสิ่งเหล่านี้คือการเรียกกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์หรือการตลาด

ข้อมูลที่แบ่งปันในการโทรเหล่านี้มีค่ามาก การได้ยินคำพูดและน้ำเสียงที่แน่ชัดที่ผู้คนใช้เมื่อพูดคุยถึงประสบการณ์ของพวกเขากับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งสำหรับทุกคนในบริษัทในการทำความเข้าใจลูกค้าที่พวกเขาให้บริการ

ที่ TechSmith เรามักจะแก้ไขการบันทึกเหล่านี้เพื่อแบ่งปันข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์และให้ความรู้แก่ลูกค้าของเราเป็นพิเศษ

เช่นเดียวกับที่ฉันแนะนำข้างต้น คุณสามารถบันทึกการโทรเหล่านี้ แก้ไขการโทรออกเป็นส่วนที่มีประโยชน์ แล้วแบ่งปันกับผู้อื่นได้

4. วิดีโอการฝึกอบรมวิธีด่วน

ชีวิตของคนงานในสำนักงานในปัจจุบันคือถุงมือของเทคโนโลยีที่แตกต่างกัน

เรากระโดดจากแดชบอร์ดข้อมูลนี้ไปยังอันนั้น หรือผลิตภัณฑ์ SaaS หนึ่งไปยังอีกผลิตภัณฑ์หนึ่ง

ขณะที่เราสำรวจภูมิทัศน์ทางเทคโนโลยี เราต้องเผชิญกับกระบวนการที่เราไม่รู้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หรืออาจมีบางคนต้องการให้คุณแสดงให้พวกเขาเห็นว่าต้องทำอย่างไร

คุณอธิบายให้พวกเขาฟังและไปต่อ แล้วมีคนอื่นถามคำถามเดียวกัน และคุณอธิบายให้พวกเขาฟัง แล้วก็มีคนอื่น…จนกว่าคุณจะใช้เวลาทั้งวันแสดงให้คนอื่นเห็นถึงวิธีการทำสิ่งต่างๆ และไม่มีโอกาสที่จะโฟกัสหรือทำงานของตัวเองให้เสร็จ

Screencasting เป็นทางออกจากวงจรการทำลายล้างนี้

บันทึกวิดีโอสั้นๆ หนึ่งหรือสองรายการสำหรับกระบวนการทั่วไปที่ผู้คนถามถึง อาจเป็นวิธีการดึงรายงานเฉพาะ หรือวิธีการตั้งค่าแดชบอร์ด

เมื่อคุณมีวิดีโอแล้ว ให้โฮสต์ไว้บนบางอย่างเช่น Screencast.com และส่งลิงก์ทุกครั้งที่มีคนถาม ยังดีกว่า คุณอาจสร้างฐานความรู้ง่ายๆ ที่ตอบคำถามทั่วไปจำนวนหนึ่ง

ประหยัดเวลาได้มาก ในขณะที่คนอื่นๆ จะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญ พวกเขาจะแบ่งปันทรัพยากรของคุณ และทุกคนก็เลเวลอัพ

5. การสาธิตผลิตภัณฑ์สำหรับการขายและประสบการณ์ของลูกค้า

วิดีโอมีประโยชน์ตลอดวงจรการขาย ช่วยให้คุณมีความเป็นตัวของตัวเองและรักษาความสัมพันธ์ในแบบที่อีเมลเพียงอย่างเดียวทำไม่ได้ แต่ไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลาการโทรแบบเห็นหน้าหรือวิดีโอสด

ในช่วงเริ่มต้นของการมีส่วนร่วมกับลูกค้า เป็นการดีที่จะให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้ดูผลิตภัณฑ์ของคุณในการดำเนินการ และแสดงให้เห็นถึงความสามารถที่ทรงพลังที่สุดบางส่วน

ในขณะที่การสนทนาดำเนินไป วิดีโอจะมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น แม้กระทั่งสั่งทำพิเศษ พนักงานขายและผู้เชี่ยวชาญด้าน CX จำนวนมากสร้างวิดีโอสาธิตผลิตภัณฑ์สำหรับแต่ละบัญชี ซึ่งเชื่อมโยงคุณลักษณะเฉพาะเข้ากับวิธีที่ลูกค้าสามารถใช้งานได้

6. รักษาองค์ความรู้ขององค์กร

เมื่อคนออกจากบริษัทเพื่อโอกาสใหม่ ๆ หรือเกษียณอายุ อาจทำให้ความรู้เป็นโมฆะได้

พนักงานระยะยาวมักจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในงาน ขั้นตอน และองค์ประกอบบางอย่างของธุรกิจ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหาวิธีรักษาความรู้และรักษาความต่อเนื่องขององค์กรและความต่อเนื่องทางธุรกิจ

Screencasting เป็นวิธีที่เหมาะที่จะทำสิ่งนี้

พยายามทำให้เป็นแนวทางปฏิบัติในหมู่พนักงานที่เชี่ยวชาญในการบันทึกวิดีโอขั้นตอนและกระบวนการที่ผู้อื่นจำเป็นต้องเข้าใจ การให้ผู้เชี่ยวชาญบันทึกขั้นตอนการทำงาน คุณจะมั่นใจได้ว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหายไป

7. รับพนักงานใหม่

หากคุณกำลังบันทึกความรู้และกระบวนการที่สำคัญ คุณน่าจะกำลังสร้างไลบรารีของทรัพยากรที่เหมาะสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ โดยพื้นฐานแล้ว การนำความรู้ที่ต้องใช้เวลาหลายปีกว่าจะได้มาและทำให้พนักงานเข้าถึงได้ตั้งแต่เริ่มดำรงตำแหน่ง

รวบรวมวิดีโอที่สร้างโดยผู้เชี่ยวชาญ (เช่นในเคล็ดลับ #5) ลงในแหล่งข้อมูล "เริ่มต้นใช้งาน" สำหรับผู้จ้างงานใหม่และผู้ฝึกงาน หรือรวบรวมกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญที่สุดที่พนักงานใหม่ควรรู้เมื่อเริ่มต้นในองค์กรของคุณ จากนั้นสร้างชุดวิดีโอที่ประกอบเป็น "หลักสูตร"

หากคุณกำลังมองหาแรงบันดาลใจ ดูวิธีที่ Virgin Media ใช้วิดีโอเพื่อเก็บความรู้ไว้ที่บริษัทของพวกเขา

จับตาดูโอกาสในการฉายภาพเพิ่มเติม

ทุกอุตสาหกรรม ธุรกิจ องค์กร และบทบาทมีกระบวนการและองค์ประกอบที่เป็นเอกลักษณ์ และวิดีโอน่าจะช่วยบรรเทาจุดติดขัดทั่วไปหรือทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นในทางใดทางหนึ่งสำหรับพวกเขาทั้งหมด

ดังนั้น จับตาดูให้ดี เพราะคุณอาจจะพบวิธีปรับสิ่งที่ฉันได้แนะนำและมีแนวโน้มว่าจะได้แนวคิดใหม่ๆ มากมาย

ทรัพยากรการฉายภาพเพิ่มเติม

• คู่มือขั้นสูงสุด: Screencasting คืออะไรและทำไมจึงต้องใช้
• วิธีสร้าง Screencast ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ
• วิธีบันทึกวิดีโอการสตรีมสดที่สมบูรณ์แบบ
• วิธีสร้างวิดีโอสาธิตผลิตภัณฑ์ (เทมเพลตฟรี)
• วิธีแปลงการสื่อสารระยะไกลของคุณด้วยรูปภาพและวิดีโอ