นำทีมและประหยัดเวลาด้วยวิดีโอด้วย Sherri Powers

เมื่อพูดถึงการสื่อสารในทีม บางครั้งความเร็วก็เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด องค์กรที่มีงานยุ่งสามารถประหยัดเวลาทำงานรวมกันได้หลายชั่วโมงโดยจัดการประชุมง่ายๆ 30 นาที โซลูชันอีเมลและข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น Slack เป็นตัวเลือกสำหรับการสื่อสารภายในแบบวันต่อวัน แต่ถึงกระนั้นก็ยังมีข้อเสียอยู่

ในตอนนี้ของ Visual Lounge นั้น Sherri Powers รองประธานฝ่ายการตลาดของ TechSmith จะพูดถึงวิธีที่การสื่อสารผ่านวิดีโอสามารถประหยัดเวลาได้

วิดีโอสั้นและการบันทึกหน้าจออย่างง่ายมักจะได้รับข้อความเร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าอีเมลหรือการประชุมแบบตัวต่อตัว Sherri แจกแจงคณิตศาสตร์ในตอนนี้เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าคุณประหยัดเวลาได้มากเพียงใดหากใช้วิดีโอ

คุณสามารถชมวิดีโอในหัวข้อนี้ที่ด้านบนของโพสต์นี้ เพื่อฟังตอนพอดแคสต์ กดเล่นด้านล่าง หรืออ่านต่อเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม...

ความสำคัญของการสื่อสารที่ดี

การสื่อสารในทีมที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นในองค์กรเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการสื่อสารขนาดใหญ่ที่มีหลายแผนก อย่างไรก็ตาม ธุรกิจสามารถใช้เวลากับมันได้มากกว่าที่จำเป็น

ในฐานะรองประธานฝ่ายการตลาดของ TechSmith เชอร์รีรู้ดีกว่าคนส่วนใหญ่ว่าการทำงานร่วมกับหลายแผนก ความเป็นผู้นำ และทีมทั่วไปมีความท้าทายเพียงใดในการส่งข้อความ หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดคือเวลาและระยะเวลาในการประชุมง่ายๆ

ไม่เพียงเท่านั้น แต่คุณต้องแน่ใจว่าข้อความของคุณแสดงออกมาอย่างชัดเจน โดยไม่มีที่ว่างสำหรับการตีความผิด การได้รับความสมดุลนั้นสามารถรู้สึกเหมือนเป็นรูปแบบศิลปะ

“คุณต้องมีกลยุทธ์จริงๆ ในการทำให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเชื่อมโยงไปถึง และคุณกำลังให้ข้อมูลเชิงลึกที่ถูกต้อง คุณต้องให้ผู้คนมีส่วนร่วมกับข้อความนั้นเพื่อที่คุณจะได้แน่ใจว่าข้อความนั้นถูกดูดซึมได้ดีในท้ายที่สุด”

การใช้ข้อมูลเพื่อสำรองจุดของคุณ

เมื่อพูดถึงการตลาดโดยเฉพาะ คุณต้องสามารถสำรองข้อมูลสิ่งที่คุณพูดด้วยตัวเลขที่เยือกเย็น

หากคุณต้องการพูดคุยกับแผนกอื่นเกี่ยวกับการเติบโตของบริษัทหรือศักยภาพทางการตลาด คำพูดที่คลุมเครือก็ใช้ไม่ได้ผล คุณต้องสามารถสำรองจุดเหล่านั้นได้

Sherri กล่าวว่ากุญแจสำคัญคือการใช้ภาพเพื่อแสดงให้เห็นข้อเท็จจริงและตัวเลข เธอแนะนำให้ใช้ข้อมูลและการแสดงภาพบนหน้าจอเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการขับเคลื่อนจุดของคุณกลับบ้าน

“ฉันคิดว่าในปี 2564 หากคุณไม่ได้ใช้ข้อมูลเพื่อช่วยถ่ายทอดข้อความของคุณและแสดงภาพสิ่งนั้นบนหน้าจอ แสดงว่าคุณอยู่เบื้องหลังเพื่อนร่วมงานของคุณในแบบที่คุณสื่อสารเพื่อให้ได้ข้อความของคุณผ่าน เส้นชัย."

อะไรทำให้ภาพดูยอดเยี่ยม

คุณรู้ได้อย่างไรว่าภาพของคุณมีประสิทธิภาพ? Sherri พูดว่า "ทำงานเสร็จแล้วเหรอ" เมื่อพูดถึงการสื่อสารภายใน ผู้ชมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกับคุณแล้ว ดังนั้น ภาพจริงไม่จำเป็นต้องหรูหราหรือสวยงาม พวกเขาเพียงแค่ต้องมีความชัดเจน

“ฉันสามารถ 'รวดเร็วและสกปรก' มากขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่ฉันรวบรวมเนื้อหาเพื่อสื่อสารกับพวกเขา… ฉันคิดว่ากราฟิกหรือการสื่อสารที่สมบูรณ์แบบ หรือวิดีโอสั้นๆ เป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณสื่อสารสิ่งที่คุณพยายามทำในท้ายที่สุด สื่อสาร."

แม้ว่า Sherri จะชื่นชมภาพที่ดีและคมชัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเนื้อหาที่ต้องพบปะกับลูกค้า ผลลัพธ์สุดท้ายก็คือต้องมีความชัดเจน

“ภาษาโปแลนด์ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวกำหนดหลักของสมการ”

ทำไมวิดีโอจึงเร็วกว่าอีเมล

พวกเราส่วนใหญ่ไม่คิดซ้ำสองเกี่ยวกับการร่างอีเมลฉบับย่อ แต่หากคุณกำลังสื่อสารบางสิ่งที่ซับซ้อน อีเมลนี้เคยเป็นอีเมล ฉบับย่อ หรือไม่

เมื่อส่งอีเมล ต้องใช้เวลาในการเขียน พิสูจน์อักษร แก้ไขข้อผิดพลาด ตรวจสอบทุกอย่างชัดเจน และจากนั้นคุณต้องรอการตอบกลับ หากคุณต้องการทราบคำขอหรือคำสั่งที่ซับซ้อน ความหมายอาจหายไประหว่างทาง ซึ่งอาจหมายถึงการสลับไปมาเล็กน้อย มีการขัดเกลามากเกินไปในการเขียนอีเมล

Sherri พบว่าการสร้างวิดีโอบันทึกหน้าจอความยาวสามถึงสี่นาทีนั้นเร็วกว่าการพิมพ์ทุกอย่างในอีเมล

“ฉันคิดว่าการได้ใครสักคนมาที่ข้อมูลอย่างรวดเร็วนั้นดีกว่าการที่พวกเขาไม่สามารถรับข้อมูลได้ทันท่วงที”

ในกรณีที่คุณต้องแสดงบางสิ่งให้ผู้อื่นเห็นทางกายภาพ เช่น คุณลักษณะใหม่บนเว็บไซต์ ภาพจะมีประสิทธิภาพมากกว่ามาก

“ฉันแชร์การบันทึกหน้าจอที่เน้นความคิดเห็นกับทีมเป็นจำนวนมาก บางทีเราอาจกำลังแก้ไขบางส่วนของเว็บไซต์ของเรา และไม่มีเวลาที่จะเบียดเสียดในการประชุมครึ่งชั่วโมงเพื่อรับข้อเสนอแนะนั้น ฉันสามารถโยนร่างนั้นขึ้นบนหน้าจอและพูดคุยผ่านหน้านั้นราวกับว่าฉันกำลังนั่งข้างใครซักคน”

รู้ว่าเมื่อไรควรทำวิดีโอ

Sherri เชื่อว่าส่วนหนึ่งของความท้าทายที่นี่คือการรู้ว่าเมื่อใดควรสร้างวิดีโอและสไตล์ของวิดีโอจะเป็นอย่างไร

หากมีวิดีโอที่จำเป็นต้องเจาะลึกในหัวข้อหรือจะมีการอ้างถึงในอีกหลายปีข้างหน้า เธอจะใช้เวลากับมันมากขึ้น

เธออาจขัดเกลา สคริปต์ หรือจับคู่กับงานนำเสนอ PowerPoint วิดีโอบางรายการที่สร้างขึ้นเพื่อประหยัดเวลาไม่จำเป็นต้องเร่งรีบ พวกเขาจะช่วยประหยัดเวลาในระยะยาวและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ

สร้างทักษะการสร้างสรรค์วิดีโอของคุณ

แม้แต่ผู้ที่ใช้วิดีโอในธุรกิจประจำวันก็ยังต้องเรียนรู้อีกมากที่ต้องทำไปพร้อมกัน Sherri ใช้วิดีโอเป็นจำนวนมาก แต่อธิบายว่านี่เป็น "เส้นทางการเติบโตสู่การสร้างสรรค์วิดีโอ" ของเธอ

“ฉันคิดว่าวิดีโอสองสามรายการแรกๆ ที่ฉันทำเป็นการบันทึกหน้าจอที่ธรรมดามาก ซึ่งฉันแค่คุยกับกล้อง ฉันพัฒนาสิ่งนั้นเป็นการเพิ่มสไลด์ข้างหลังฉัน จากนั้นค่อยเปลี่ยนระหว่างสไลด์เหล่านั้นเล็กน้อย ทุกครั้งที่ฉันเปิด Camtasia ฉันพยายามค้นหาอย่างอื่นที่จะทำให้วิดีโอนั้นมีส่วนร่วมมากขึ้นเล็กน้อย”

วิดีโอสามารถประหยัดเวลาได้มากแค่ไหน?

Sherri แบ่งปันคณิตศาสตร์เบื้องหลังการใช้ผ้าเช็ดปากของเธอเพื่อช่วยให้คุณทราบว่าการประชุมต้องใช้เวลามากเพียงใดสำหรับทีม

การประชุม 30 นาทีกับพนักงาน 25 คน มีค่าใช้จ่ายรวมทีมประมาณ 12 ชั่วโมงครึ่ง แต่แทนที่ด้วยวิดีโอความยาว 10 นาทีที่คุณดูด้วยความเร็ว 1.5 คุณจะสามารถประหยัดเวลาได้มาก

“ถ้าฉันแชร์วิดีโอความยาว 10 นาทีที่พวกเขาสามารถรับชมด้วยความเร็ว 1.5 ได้ จะมีค่าใช้จ่ายโดยรวมสำหรับ 25 คน หรือประมาณสามชั่วโมง เมื่อคุณทำคณิตศาสตร์ นั่นช่วยประหยัดเวลาได้เก้าชั่วโมงครึ่ง ดังนั้น ในช่วงเวลาทำงานเต็มวัน ฉันสามารถบันทึกได้โดยการเลือกสร้างวิดีโอเพื่อสื่อสารข้อความนั้น แทนที่จะดึงทุกคนเข้ามาในห้องเป็นเวลาครึ่งชั่วโมง”

เริ่มต้นในวิดีโอ

จะเป็นอย่างไรหากคุณไม่เคยสร้างวิดีโอให้กับทีมของคุณมาก่อน Sherri เน้นย้ำว่าทุกคนที่เคยทำการนำเสนอแล้ว ไม่ว่าจะใน Google สไลด์หรือ PowerPoint มีเครื่องมือสำหรับสร้างวิดีโออยู่แล้ว แม้ว่าในตอนแรกอาจดูน่ากลัวเล็กน้อย แต่ Sherri จะนำคุณผ่านวิธีง่ายๆ ในการเริ่มต้น

“ถ้าคุณสามารถใส่ชุดสไลด์เข้าด้วยกัน วางไว้ในโหมดการนำเสนอ ใช้เครื่องมือบันทึกหน้าจออย่าง Camtasia และพูดคุยกัน นี่คือสิ่งที่คุณทำซ้ำแล้วซ้ำเล่าตลอดอาชีพการงานของคุณต่อหน้าผู้ชม ”

สิ่งหนึ่งที่ผู้คนกังวลเกี่ยวกับวิดีโอคือการทำผิดพลาด แต่ธรรมชาติของวิดีโอหมายความว่าคุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้ ไม่เหมือนการประชุมหรือการนำเสนอ

“ถ้าฉันสะดุดกับคำบางคำหรือคิดไม่ออก ฉันสามารถตัดส่วนนั้นออกได้ ทั้งหมดที่ฉันทำคือหยุดชั่วคราว เริ่มต้นใหม่ที่จุดเริ่มต้นของสไลด์นั้น จากนั้นฉันสามารถย้อนกลับและตัดส่วนนั้นออก ไม่มีใครรู้ความแตกต่าง”

ผลลัพธ์? คุณจะได้การนำเสนอที่ราบรื่นและลื่นไหลมากขึ้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาของทุกคน เนื่องจากคุณสามารถตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออกได้

เริ่มต้นด้วยวิดีโอไม่จำเป็นต้องข่มขู่ ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ คำแนะนำของ Sherri คือเริ่มจากเล็กๆ น้อยๆ และลองทำด้วยตัวเองก่อน หากคุณยังใหม่ต่อการสำรวจโลกแห่งการสร้างสรรค์วิดีโอในที่ทำงาน เรามีแหล่งข้อมูลดีๆ ฟรีที่ TechSmith Academy

สำหรับคำแนะนำและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติม โปรดไปที่ TechSmith Academy บน YouTube หรือฟัง Podcast