วิธีทำคู่มืออ้างอิงด่วนที่ยอดเยี่ยม

คู่มืออ้างอิงฉบับย่อคืออะไร

คู่มืออ้างอิงฉบับย่อคือเอกสารใดๆ ที่มีชุดคำแนะนำแบบย่อเกี่ยวกับวิธีใช้ผลิตภัณฑ์หนึ่งหรือสองหน้า อาจมีรายละเอียดสูงหรือเรียบง่ายก็ได้ ขึ้นอยู่กับความจำเป็น

เกือบทุกผลิตภัณฑ์ต้องมีเอกสารบางอย่างเพื่อช่วยให้ลูกค้าเข้าใจวิธีใช้งาน บางครั้งคู่มือผู้ใช้หรือคู่มือผลิตภัณฑ์อาจมีความยาวหลายร้อยหน้าโดยขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์

กล่าวอีกนัยหนึ่งอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวโดยเฉพาะสำหรับผู้ใช้ใหม่

แน่นอน คุณต้องมีเอกสารที่ครอบคลุมทุกอย่างที่ผลิตภัณฑ์ของคุณทำได้ แต่บางครั้งลูกค้าของคุณเพียงแค่ต้องการทราบบางสิ่งโดยไม่ต้องลุยผ่านเนื้อหามากมายเพื่อค้นหา

คู่มืออ้างอิงฉบับย่อเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการให้ข้อมูลที่เข้าถึงได้อย่างรวดเร็วแก่ผู้ใช้ของคุณในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและมีส่วนร่วม

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• ทำไมมันถึงสำคัญ?
• องค์ประกอบสำคัญในการสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่ยอดเยี่ยม
• วิธีทำคู่มืออ้างอิงฉบับย่อในหกขั้นตอนง่ายๆ
• คู่มืออ้างอิงฉบับย่อประเภททั่วไป
• สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในคู่มืออ้างอิงฉบับย่อ

ทำไมมันถึงสำคัญ?

สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการมีฟังก์ชันขั้นสูงที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่ง แต่สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น เมื่อสองสามปีก่อน ฉันอัพเกรดเตาพื้นฐานของฉันให้เป็นรุ่นที่ดีกว่าและล้ำหน้ากว่า ในขณะที่เตาอบบนเตาแบบเก่านั้นโดยทั่วไปจะเปิดหรือปิดโดยมีการตั้งอุณหภูมิ แต่เตาใหม่ของฉันกลับมาพร้อมกับคุณสมบัติใหม่ๆ มากมาย

มีการตั้งค่า Bake ปกติ เช่นเดียวกับ Convection Bake, Roast, Bread Proof และอื่นๆ นอกจากนี้ อันใหม่ยังมีปุ่มและการอ่านข้อมูลดิจิทัล ในขณะที่อันเก่าเป็นเพียงปุ่มหมุนเพื่อเปิดใช้งานและตั้งอุณหภูมิ

วันนี้ฉันอบขนมปังไปหนึ่งหรือสองก้อนแล้ว แต่บอกตามตรง ส่วนใหญ่เมื่อฉันใช้เตาอบ ฉันจะอุ่นพิซซ่าโรลหรือปิ้งขนมปังกระเทียม ดังนั้นฉันจึงใช้การตั้งค่าการอบแบบปกติเป็นส่วนใหญ่

โชคดีที่ผู้ผลิตได้จัดทำคู่มือการเริ่มต้นฉบับย่อ (หนึ่งในประเภทคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่ใช้บ่อยที่สุด) เพื่อช่วยฉันทำขนมแบบพื้นฐาน ในไม่กี่ขั้นตอนสั้นๆ ฉันรู้ดีว่าต้องทำอะไรเพื่อใช้เตาอบสำหรับฟังก์ชันพื้นฐานที่สุด

จากนั้น เมื่อฉันต้องการทำงานกับคุณลักษณะขั้นสูง ฉันสามารถเจาะลึกในคู่มือผลิตภัณฑ์ฉบับเต็มได้

คู่มืออ้างอิงด่วนช่วยให้ผู้ใช้ของคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงานเฉพาะหรือชุดของงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย พวกเขาไม่ได้แทนที่คู่มือผู้ใช้ฉบับเต็ม แต่ให้วิธีการเสริมที่ยอดเยี่ยมในการส่งข้อมูล

โชคดีที่ Snagit ทำให้การสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อเป็นเรื่องง่าย

นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อคุณภาพสูงในเวลาไม่นาน

คู่มือการเริ่มต้นฉบับย่อเป็นคู่มืออ้างอิงฉบับย่อหรือไม่

คำตอบด่วน: ใช่!

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น คู่มือการเริ่มต้นฉบับย่อเป็นหนึ่งในประเภทคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่พบได้บ่อยที่สุด ดังนั้น แม้ว่าคู่มืออ้างอิงฉบับย่อทั้งหมดจะไม่ใช่คู่มือการเริ่มต้นฉบับย่อ แต่คู่มือการเริ่มต้นฉบับย่อทั้งหมดก็เป็นคู่มืออ้างอิงฉบับย่อ

มีเหตุผล?

วิธีทำคู่มืออ้างอิงฉบับย่อในหกขั้นตอนง่ายๆ

และหากคุณไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม นี่คือสิ่งที่อาจเป็นเรื่องยาก อาจใช้เวลานานในการลองใส่ทุกอย่างลงในเอกสาร Microsoft Word เป็นต้น

และหากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงนักออกแบบมืออาชีพ การทำให้คู่มืออ้างอิงฉบับย่อของคุณดูดีอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลเล็กน้อย

แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น

ฉันจะแจ้งให้คุณทราบเป็นความลับเล็กน้อย: เมื่อพูดถึงการออกแบบเนื้อหาที่ยอดเยี่ยม เทมเพลตของ Snagit 2020 คือพลังวิเศษของฉัน

พวกเขามีการออกแบบที่ดูเป็นมืออาชีพซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างคำแนะนำวิธีการอย่างรวดเร็วด้วยการลากและวางที่ง่ายดาย

Snagit 2020 มาพร้อมกับเทมเพลต แต่คุณยังสามารถดาวน์โหลด TechSmith Assets สำหรับ Snagit ได้อีกเป็นโหล

เทมเพลต Snagit ช่วยให้คุณสร้างอาร์เรย์ของวิธีการต่างๆ ประมวลผลเอกสาร บทช่วยสอน และอื่นๆ อีกมากมาย

แต่สำหรับตัวอย่างนี้ สมมติว่าฉันต้องการสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อสำหรับเครื่องมือทั่วไปห้าอย่างใน Snagit

ขั้นตอนที่ 1. ถ่ายภาพหน้าจอของคุณ

ขั้นแรก จับภาพหน้าจอทั้งหมดที่คุณต้องการและสร้างคำอธิบายประกอบ (ลูกศร ข้อความ ฯลฯ) ที่คุณต้องการรวมไว้ในกราฟิก

ขั้นตอนที่ 2 สร้างเทมเพลตของคุณ

จากนั้นในตัวแก้ไข Snagit ให้เลือกสร้าง > สร้างรูปภาพจากเทมเพลต

ขั้นตอนที่ 3 เลือกเทมเพลต

เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ มีเทมเพลตคู่มืออ้างอิงด่วนให้เลือกมากมาย

สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันเลือก Basic 5 Steps Landscape เทมเพลตนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางทีละขั้นตอน แต่ก็เหมาะสำหรับสิ่งนี้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 4. เพิ่มรูปภาพ

จากถาดที่ด้านล่างของตัวแก้ไข Snagit (ถาดรูปภาพล่าสุด) ให้ลากภาพหน้าจอของคุณไปยังตัวยึดตำแหน่งในเทมเพลต

ขั้นตอนที่ 5. ปรับขนาดภาพ

ปรับขนาดหรือปรับภาพหน้าจอของคุณตามต้องการ

ขั้นตอนที่ 6. เพิ่มเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร

เพิ่มคำอธิบายของคุณในส่วนที่เกี่ยวข้องในช่องว่างทางด้านขวาของเทมเพลต และเพิ่มชื่อในกล่องชื่อ

และคุณทำเสร็จแล้ว!

ฉันใช้เวลานานกว่าในการเขียนขั้นตอนต่างๆ เพื่อสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อนี้

หลังจากนั้น คุณสามารถแชร์บันทึก แชร์ลิงก์ หรือพิมพ์ออกมาวางไว้บนโต๊ะทำงานของคุณ

คู่มืออ้างอิงด่วนประเภททั่วไป

คู่มืออ้างอิงฉบับย่อมีหลายประเภท ดังนั้นคุณจึงต้องการทราบว่าผู้ชมของคุณต้องการอะไรก่อนที่จะสร้าง

ผู้ชมของคุณต้องการวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการเริ่มต้นใช้งานคุณลักษณะพื้นฐานที่สุดของผลิตภัณฑ์ของคุณหรือไม่? จากนั้นคุณต้องการสร้างคู่มือเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว

หรือบางทีพวกเขาต้องการข้อมูลอ้างอิงแบบครบวงจรเพื่อทำความเข้าใจ UX ของซอฟต์แวร์ของคุณ แล้วอภิธานศัพท์ของคำศัพท์ทั่วไปล่ะ? หรือภาพรวมคุณสมบัติหลักของผลิตภัณฑ์ของคุณ?

หรือลองนึกภาพว่าผู้ใช้ของคุณกำลังย้ายจากซอฟต์แวร์ชิ้นเดียวมาสู่ซอฟต์แวร์ของคุณ ข้อมูลใดที่พวกเขาอาจต้องการเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น ลองนึกถึงสิ่งต่างๆ เช่น ความแตกต่างในแผนผังเมนู ไอคอน ชื่อคุณลักษณะ ฯลฯ

ทุกสิ่งเหล่านั้น (และอีกมาก) สามารถทำได้โดยใช้คู่มืออ้างอิงฉบับย่อ

แต่เห็นได้ชัดว่าทั้งหมดนี้เป็นแอปพลิเคชันที่แตกต่างกันมาก เรียนรู้ความต้องการและความคาดหวังของผู้ชมของคุณ แล้วสร้างเนื้อหาที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

1. คู่มือเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว
   ช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งานผลิตภัณฑ์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว
2. คู่มืองานหลักหรือพื้นฐาน
   คล้ายกับคู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อ แต่มีภาพรวมเกี่ยวกับวิธีใช้คุณลักษณะพื้นฐานหรือคุณสมบัติหลักของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ
3. คำแนะนำเกี่ยวกับคุณสมบัติขั้นสูงเพิ่มเติม
   เมื่อผู้ใช้ของคุณพร้อมที่จะก้าวไปสู่ระดับใหม่แล้ว ให้ใช้คู่มืออ้างอิงฉบับย่อเพื่อแนะนำให้รู้จักกับฟังก์ชันหรือคุณลักษณะอื่นๆ
4. คู่มือการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์
   ซอฟต์แวร์ของคุณเพิ่งอัปเดตหรือไม่ ใช้คู่มืออ้างอิงฉบับย่อเพื่อแนะนำผู้ใช้ของคุณผ่านการเปลี่ยนแปลง
5. วิธีทำทีละขั้นตอน
   มีกระบวนการที่คุณต้องการอธิบายหรือไม่? แสดง!
6. คู่มือผู้ใช้สำหรับผลิตภัณฑ์ที่มีคุณสมบัติหรือฟังก์ชันที่จำกัด
   หากผลิตภัณฑ์ของคุณไม่ต้องการคู่มือจำนวนมาก คู่มืออ้างอิงฉบับย่ออาจเป็นเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการ

องค์ประกอบสำคัญในการสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อหรือคู่มือเริ่มต้นฉบับย่อที่ดี

รู้จักผู้ฟังของคุณและความต้องการของพวกเขา

ยิ่งฉันเขียนบล็อกเหล่านี้มากเท่าไหร่ ฉันก็ยิ่งตระหนักถึงธีมที่สอดคล้องกันมากขึ้นเท่านั้น การสร้างเนื้อหาที่ผู้ชมของคุณต้องการ (และไม่จำเป็นว่าคุณต้องการบอกอะไรพวกเขา) ถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่สอดคล้องกันมากที่สุด

ดังที่ระบุไว้ในบทความนี้เกี่ยวกับวิธีการสร้างเนื้อหาการศึกษาลูกค้าที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีหลายวิธีในการค้นหาว่ามันคืออะไร รวมถึงฟอรัมออนไลน์ แบบสำรวจลูกค้า หรือแม้แต่จากเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของคุณเอง

ไม่ว่าคุณจะได้รับมาอย่างไร การนำเสนอเนื้อหาที่ลูกค้าต้องการและจำเป็นจะช่วยรับประกันความสำเร็จของเอกสารอ้างอิงด่วนของคุณ

ความเรียบง่ายคือกุญแจสำคัญ

จุดประสงค์ทั้งหมดของคู่มืออ้างอิงฉบับย่อคือการทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว ดังนั้นต้องแน่ใจว่าเข้าใจได้ง่าย

ใช้ภาพ

หลีกเลี่ยงบล็อกข้อความขนาดใหญ่ให้มากที่สุด ให้ใช้องค์ประกอบภาพ เช่น ภาพหน้าจอที่มีมาร์กอัป ไอคอน หรือรูปภาพผลิตภัณฑ์ และใช้ข้อความที่เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าประเด็นของคุณชัดเจน

รวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น

เก็บไว้หนึ่งหรือสองหน้า อย่าพยายามครอบคลุมทุกอย่างจากคู่มือผู้ใช้ฉบับเต็มของคุณ ลองคิดดู — คู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่ต้องการสารบัญอาจไม่ได้เร็วขนาดนั้น

เลือกข้อมูลที่สำคัญที่สุดเพื่อทำงานใดงานหนึ่งให้สำเร็จ หรือให้ข้อมูลที่คุณต้องการแสดง ต้มแนวคิดที่ซับซ้อนให้อยู่ในรูปแบบพื้นฐานที่สุด

รู้ว่าควรปล่อยอะไรเข้าและควรปล่อยสิ่งใด โปรดจำไว้ว่า คุณสามารถสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อเพื่อครอบคลุมหัวข้อสำคัญอื่นๆ ได้ตลอดเวลา

ใช้เลย์เอาต์ที่เรียบง่ายและน่าติดตาม

หากคู่มืออ้างอิงฉบับย่อของคุณไม่ดึงดูดสายตาและง่ายต่อการติดตาม ผู้ใช้ของคุณจะไม่พบว่ามีประโยชน์

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างผลงานศิลปะทั้งหมดเพื่อสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่ดี บางครั้งภาพหน้าจอธรรมดาที่มีลูกศร ข้อความ ฯลฯ ประกอบอยู่ก็เพียงพอที่จะให้ข้อมูลที่ต้องการแก่ผู้อื่นได้

เนื้อหาภาพ

ฉันรู้สึกว่าฉันไม่สามารถเน้นสิ่งนี้ได้เพียงพอ: คู่มืออ้างอิงฉบับย่อของคุณจะไม่มีประสิทธิภาพ มีส่วนร่วม และมีประโยชน์เท่าที่ควรหากไม่มีรูปภาพ ไอคอน ภาพหน้าจอ หรือองค์ประกอบภาพอื่นๆ ที่ดี

รูปภาพดึงดูดสายตาและช่วยสร้างจุดยึดให้กับเนื้อหาของคุณ ช่วยให้ผู้ใช้ระบุข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

อันที่จริง การวิจัย Value of Visuals ของเราพบว่าผู้คนเรียนรู้ได้ดีขึ้นด้วยรูปภาพและข้อความ เทียบกับข้อความเพียงอย่างเดียว

คุณสามารถเรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับคุณค่าของการสื่อสารด้วยภาพด้วยอินโฟกราฟิกที่ยอดเยี่ยมนี้

และคุณเคยได้ยินคำว่ารูปภาพแทนคำพันคำไหม? ปรากฎว่าวิธีที่ดีที่สุดในการแสดงบางสิ่งคือการแสดงมันจริงๆ

รูปภาพที่ดีสามารถสื่อข้อมูลได้มากมายและช่วยลดความหนาแน่นของข้อความในเนื้อหาของคุณและทำให้เป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น

เพื่อนของเราที่ Venngage มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสำคัญของเนื้อหาภาพ

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในเอกสารอ้างอิงฉบับย่อ

ไม่ใช่คู่มืออ้างอิงฉบับย่อทั้งหมดจะง่ายเหมือนคู่มือที่ฉันสร้างขึ้น บางคนต้องการข้อความเพิ่มเติม บางคนต้องการรูปภาพเพิ่มเติม บางส่วนจะต้องมีเลย์เอาต์ที่ซับซ้อนกว่านี้ มันอาจจะนานกว่านั้นขึ้นอยู่กับเรื่อง

มีหลากหลายประเภทและใช้สำหรับคู่มืออ้างอิงอย่างรวดเร็ว และคงเป็นไปไม่ได้ที่จะครอบคลุมทั้งหมดที่นี่ แต่มีสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำทั่วไปบางอย่างที่เป็นสากล:

ทำ

1. ให้สั้นที่สุด หนึ่งถึงสองหน้าจะดีที่สุด
2. ใช้ภาพ เช่น ภาพหน้าจอ ไอคอน รูปภาพผลิตภัณฑ์หรือ UX ที่มีคำอธิบายประกอบ เป็นต้น
3. ใช้เลย์เอาต์ที่สมเหตุสมผลและง่ายต่อการติดตาม โดยมีหัวเรื่องและหัวข้อย่อยที่ชัดเจนตามต้องการ
4. รู้จักผู้ชมของคุณและสิ่งที่พวกเขาต้องการ
5. ให้มันยืนหยัดด้วยตัวเอง ผู้ใช้ไม่ควรต้องดูคู่มือของคุณเพื่อทำความเข้าใจคู่มืออ้างอิงฉบับย่อของคุณ

อย่า

1. ยัดเยียดข้อมูลมากเกินไป คุณไม่ได้พยายามใส่คู่มือผู้ใช้ทั้งหมดลงในคู่มือเล่มนี้
2. ทำให้ขนาดตัวอักษรของคุณเล็กจนไม่มีใครสามารถอ่านได้โดยไม่ต้องใช้กล้องจุลทรรศน์อิเล็กตรอน
3. ทำซ้ำข้อมูลโดยไม่จำเป็น

เริ่มต้นสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่ยอดเยี่ยมด้วย Snagit 2020

คู่มืออ้างอิงด่วนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมอบคำแนะนำที่รวดเร็วและสะดวกแก่ผู้ใช้และลูกค้าของคุณสำหรับคุณสมบัติทั่วไปส่วนใหญ่ของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

ตั้งแต่ภาพหน้าจอและการแก้ไขภาพไปจนถึงเทมเพลตและแอสเซทรูปภาพ Snagit 2020 ทำให้การสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อที่มีประโยชน์ มีส่วนร่วม และดึงดูดสายตาเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ

หมายเหตุ: บทความนี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนเมษายน 2020 แต่ได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลใหม่