การปรับปรุงกระบวนการ: กลยุทธ์และตัวอย่างสู่ความสำเร็จ

การได้ยิน กระบวนการ คำศัพท์ในบรรยากาศแบบมืออาชีพทำให้คุณคิดว่า “นี่เสียเวลาอันน่าเบื่อมาโดยเปล่าประโยชน์” หรือไม่? หาก กระบวนการ มีความหมายเชิงลบสำหรับคุณ มีโอกาสที่ดีที่ทีมหรือองค์กรของคุณหลุดลอยไปจากกระบวนการทางธุรกิจที่มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ และคุณกลับจมอยู่ในความซบเซาของกระบวนการเพื่อประโยชน์ของกระบวนการแทน อย่ารู้สึกแย่ มันง่ายที่จะไปถึงจุดนั้น แต่ด้วยการผลักดันอย่างทุ่มเท การใคร่ครวญถึงองค์กร และเครื่องมือเล็กๆ น้อยๆ คุณจะกลับมาทำงานที่มีความหมายได้ทันที

การใช้เวลาในการปรับปรุงกระบวนการเป็นสิ่งที่คุ้มค่ากับความพยายาม เนื่องจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลไม่เพียงแค่ปริมาณงานที่ทำเสร็จแล้ว แต่ยังรวมถึงคุณภาพชีวิตการทำงานของพนักงานด้วย

พนักงานที่รู้สึกว่าเวลาอันมีค่าของตนถูกใช้อย่างชาญฉลาดและมีส่วนร่วมในการปรับปรุงจะได้งานที่ดีขึ้นและมีแนวโน้มที่จะยังคงอยู่ต่อไป และด้วยการประยุกต์ใช้การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สมาชิกในทีมสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ รวมกันเป็นการสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะความรู้สึกประทับใจคือหัวใจสำคัญของสิ่งที่ผู้คนต้องการในที่ทำงาน

การปรับปรุงกระบวนการคืออะไร?

การปรับปรุงกระบวนการเป็นแนวทางที่เป็นระบบในการระบุประเด็นที่ต้องปรับปรุง นั่นอาจเป็นการระบุความไร้ประสิทธิภาพ ความสูญเปล่า หรือข้อผิดพลาดในขั้นตอนการทำงาน จากนั้นจึงทำการเปลี่ยนแปลงทีละน้อยเพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องใช้กับแนวคิดที่ว่าสภาพแวดล้อมที่เราทำงานด้วยจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง และเราจะต้องเปลี่ยนแปลงต่อไปตามไปด้วย

วิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมในวันนี้จะไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม เพราะตัวปัญหาจะเปลี่ยนไป ทีมจำเป็นต้องปรับปรุงปัญหาที่พวกเขาเผชิญและผลลัพธ์ที่ต้องการต่อไป ด้วยการเปิดรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและทำซ้ำๆ แม้แต่การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ทีมและองค์กรก็สามารถรักษาตัวเองให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงได้

Snagit เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงกระบวนการ เนื่องจากทำให้ง่ายต่อการบันทึกกระบวนการ ขั้นตอนการทำงาน และปัญหาคอขวดที่มีอยู่ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง การมีภาพประกอบของปัญหาช่วยให้ทีมมีบางสิ่งบางอย่างในการตอบสนองเมื่อคิดหาแนวทางแก้ไข ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Snagit เพื่อใส่คำอธิบายประกอบภาพหน้าจอของทุกขั้นตอนของกระบวนการ จากนั้นใช้เครื่องมือคำบรรยายภาพของ Snagit เพื่อเน้นปัญหาเพื่อการอภิปรายต่อไป

กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องคืออะไร?

กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องส่งเสริมให้พนักงานทุกระดับขององค์กรเสนอแนะและดำเนินการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการดำเนินการและสนับสนุนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะสร้างทีมที่มีอำนาจในการแก้ปัญหาที่พวกเขาเห็น

ไม่มีวิธีใดที่ถูกต้องในการดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แต่มีวิธีการหลายประการที่สามารถช่วยให้คุณดำเนินการได้ วิธีการเหล่านี้บางส่วนคาบเกี่ยวกัน และบางวิธีก็เกิดจากวิธีอื่นๆ แต่ทั้งหมดนั้นขึ้นอยู่กับการปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไป

• ไคเซ็น: โตโยต้าทำให้แนวคิดของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ( ไคเซ็น ) เป็นที่นิยมในการผลิตรถยนต์ บริษัทลดของเสียและเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ มากมาย
• Agile: วิธีการแบบ Agile มีรากฐานมาจากอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ แนวทางปฏิบัติแบบ Agile ให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นอันดับแรกและเป็นส่วนเพิ่มเติม แทนที่จะจัดทำรายการกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด Agile Manifesto กลับให้ความสำคัญกับชุดหนึ่งมากกว่าอีกชุดหนึ่ง บุคคลในระบบที่คล่องตัวมีพื้นที่ให้ทำสิ่งที่สมเหตุสมผล
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): PDCA เป็นกระบวนการแบบวนรอบสี่ส่วนที่เน้นความสำคัญของข้อมูลในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทีมจะต้องวัดผลการทำงานของตนเพื่อที่จะทราบว่าตนเองมีการปรับปรุงอย่างไร ชิ้นส่วนของวงจร "ตรวจสอบ" มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ
• คัมบัง: คัมบังมุ่งเน้นไปที่การไหลของงานบ่อยครั้งผ่านการแสดงภาพที่เรียกว่ากระดานคัมบัง ด้วยคัมบัง ทีมจะพยายามย้ายงานชิ้นเดียวตั้งแต่ต้นจนจบโดยเร็วที่สุด ทีมงานมีขีดจำกัด WIP (งานระหว่างดำเนินการ) ซึ่งกำหนดให้ต้องแก้ไขปัญหาก่อนที่จะรับงานใหม่ได้ นอกจากนี้ยังส่งเสริมให้งานถูกแบ่งออกเป็นชิ้นส่วนที่เล็กที่สุดที่สามารถดำเนินการได้อย่างสมเหตุสมผลและมีคุณค่า
• ลีน: วิธีการแบบลีนเน้นย้ำถึงคุณค่าในการใส่งานจำนวนน้อยที่สุดที่เป็นไปได้ลงในผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะแสดงต่อหน้าผู้ใช้ ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์แบบ Lean การทำซ้ำผลิตภัณฑ์ครั้งต่อไปจะกระทำตามการเรียนรู้จากการทดสอบผู้ใช้รอบล่าสุดเสมอ

วิธีดำเนินการตามกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

1. รับเมตาค่อนข้าง
   กระบวนการนำกระบวนการไปใช้นั้นเป็นกระบวนการของตัวเอง คำนึงถึงหลักการของการปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปอย่างต่อเนื่อง อย่าพยายามเปลี่ยนแปลงกระบวนการอย่างกะทันหัน ด้วยตัวเอง หรือครั้งใหญ่
2. เริ่มเล็กๆ
   ระบุทีมเล็กๆ หนึ่งทีมเพื่อทำงานร่วมกันในการปรับปรุงกระบวนการของคุณ แม้ว่าคุณจะคิดว่าทั้งองค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนี้ แต่การทำงานตามกระบวนการและปรับแต่งร่วมกับคนกลุ่มเล็กๆ จะทำให้คุณเตรียมพร้อมที่จะขยายไปสู่คนอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้น
3. รับซื้อเข้า
   คนอื่นๆ ในกลุ่มของคุณจะต้องเข้าใจ ว่าเหตุใด คุณจึงแนะนำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ เน้นเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ได้รับการปรับปรุงที่คุณหวังว่าจะได้เห็น รับฟังความคิดเห็นและปรับเปลี่ยนแนวคิดในการดำเนินการเบื้องต้นของคุณเพื่อรวมแนวคิดอื่นๆ ไว้ในกระบวนการด้วย
4. ลองมัน
   นำวิธีการใดก็ตามที่คุณเลือกและแผนงานที่คุณทำไปใช้จริง!
5. อย่าลืมย้อนยุค
   หลังจากที่คุณได้ลองปรับปรุงกระบวนการแล้ว ให้รวบรวมกลุ่มเล็กๆ ของคุณมารวมกันเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผล สิ่งใดที่ไม่ได้ผล และการปรับแต่งใดๆ ที่คุณต้องการทำสำหรับการทำซ้ำครั้งถัดไป
6. เฉลิมฉลองความสำเร็จ
   ใช้เวลาสักครู่เพื่อจดจำสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ไปแล้ว เฉลิมฉลองการปรับปรุงและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นที่คุณเคยเห็น แบ่งปันสิ่งที่คุณค้นพบกับทีมอื่นๆ ที่คุณร่วมงานด้วย และรวมข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับการปรับปรุง
7. ทำซ้ำ
   ซ้ำ ซ้ำ ซ้ำ. มีความตั้งใจที่จะเรียนรู้จากการวนซ้ำทุกครั้งและแบ่งปันผลลัพธ์ของคุณ การสร้างบริบทร่วมกับผู้อื่นเป็นก้าวแรกในการทำให้สถานที่ทำงานของคุณพัฒนาวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เมื่อองค์กรเห็นว่ากระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงของคุณทำงานให้กับกลุ่มเล็กๆ คนอื่นๆ ก็อยากจะลองใช้กับทีมของพวกเขาเช่นกัน และคุณสามารถเริ่มพิจารณาว่าการปรับปรุงกระบวนการจะเป็นอย่างไรในระดับแผนกหรือองค์กร

ตัวอย่างการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ปรับปรุงการสื่อสารในทีม

Michelle และ Amy ในทีมการมีส่วนร่วมในชุมชนและทรัพยากรบุคคลของ TechSmith มักใช้ Snagit เพื่อแทนที่การประชุมและทำงานแบบอะซิงโครนัส การโต้เถียงกับปฏิทินของเพื่อนร่วมงานที่มีงานยุ่งอาจเป็นความท้าทายอย่างแท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีม Michelle และ Amy ใช้ Snagit กับ Screencast หรือ Slack เพื่อให้งานเสร็จเร็วเกินกว่าที่พวกเขาจะสามารถรวมตัวกันในห้องเดียวกัน (เสมือน) ได้

เสริมสร้างกระบวนการสนับสนุนลูกค้า

“เวลาที่ไม่ได้ใช้ให้บริการลูกค้านั้นมีราคาแพง” Mike ในทีมฝ่ายปฏิบัติการการขายของ TechSmith กล่าว เขามองเห็นความท้าทายในการรักษาเพื่อนร่วมทีมและคู่ค้าให้ทันสมัยและมีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์และกระบวนการใหม่ๆ ด้วยการสร้างวิดีโอสาธิตและวิดีโอแนะนำการใช้งานขนาดพอดีคำ เขาสามารถรีไซเคิลคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปและจัดการฝึกอบรมในลักษณะเดียวกันได้ เขาใช้กลยุทธ์ที่คล้ายกันกับลูกค้าแต่ละราย หากลูกค้ามีคำถามเกี่ยวกับคุณสมบัติ การส่งลิงก์ไปยังบทช่วยสอนออนไลน์ให้พวกเขาเป็นเรื่องง่าย แต่ด้วยการสร้างวิดีโอที่แสดงส่วนของบทช่วยสอนที่จะช่วยลูกค้าได้และรวมวิดีโอเว็บแคมของ Mike ไว้ด้วย เขาก็จะตอบคำถามดังกล่าวได้ สามารถสร้างปฏิสัมพันธ์ที่เป็นส่วนตัวและเป็นมนุษย์มากขึ้น

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ

Steve ใน Project Management Office ของ TechSmith ช่วยสนับสนุนเวิร์กโฟลว์คัมบังร่วมกับทีมซอฟต์แวร์ที่พัฒนา Snagit เขาสร้างวิดีโอก่อนรับชมเพื่อกำหนดความคาดหวังและบริบทเกี่ยวกับรายการวาระการประชุม นอกจากนี้เขายังใช้ภาพหน้าจอของบอร์ดคัมบังของทีมเพื่อแสดงสถานะของทีมในช่วงเวลาใดก็ตาม ซึ่งมีประโยชน์ในการชี้ให้เห็นอุปสรรคและปัญหาคอขวด รูปภาพเหล่านี้ยังให้ข้อมูลสรุปภาพที่ดีสำหรับการประชุมปรับแต่งงานที่ค้างอยู่สำหรับสมาชิกในทีมที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

ประโยชน์ของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เพิ่มประสิทธิภาพ

นี่คือประโยชน์โดยตรงที่สุดของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้เมื่อเวลาผ่านไปจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดของเสีย และผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับองค์กรของคุณ

เพิ่มความผูกพันของพนักงาน

Gallup ผู้นำทางความคิดที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในวัฒนธรรมในที่ทำงาน อธิบายการมีส่วนร่วมของพนักงานในลักษณะนี้:
“ผู้คนต้องการจุดประสงค์และความหมายจากงานของพวกเขา พวกเขาต้องการที่จะเป็นที่รู้จักในสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี”

กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องทำให้พนักงานมีโอกาสอย่างเป็นระบบในการให้ข้อมูลสภาพแวดล้อมที่พวกเขาทำงานอยู่ ซึ่งช่วยเพิ่มทั้งความรู้สึกของการเสริมอำนาจและความเป็นอิสระ เมื่อรวมกับการมุ่งเน้นที่การปรับปรุงตัวเอง ส่งผลให้องค์ประกอบทั้งสามประการของ Daniel Pink ที่เป็นแรงจูงใจที่แท้จริง ได้แก่ ความเป็นอิสระ ความเชี่ยวชาญ และวัตถุประสงค์ กล่าวโดยสรุปคือ กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะทำให้พนักงานมีสิทธิ์มีเสียง

ความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น

ยิ่งเรามีประสิทธิภาพมากเท่าใด เราก็จะยิ่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าได้มากขึ้นตามกรอบเวลาที่กำหนด และยิ่งเราสามารถทำซ้ำได้เร็วเท่าไร เราก็จะสามารถระบุปัญหาที่เป็นปัญหาของลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น และดำเนินการแก้ไขเพื่อจัดส่งการปรับปรุงให้กับลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้นเท่านั้น ด้วยการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ และรับคำติชมจากลูกค้าระหว่างกัน เรามีแนวโน้มที่จะได้ผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าพึงพอใจและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้ดีกว่าถ้าเราเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่พร้อมกัน

เหตุใดจึงใช้ Snagit เพื่อการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

เอกสารประกอบภาพของเวิร์กโฟลว์

Snagit ทำให้การบันทึกงานบนหน้าจอของคุณเป็นเรื่องง่ายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณสามารถจับภาพหน้าจอของคุณเป็นรูปภาพ (หรือจับภาพแบบเลื่อนสำหรับเนื้อหาขนาดยาว) จากนั้นใช้เครื่องมือคำอธิบายประกอบเพื่อบันทึกขั้นตอนหรือบรรยายภาพ หรือคุณสามารถจับภาพหน้าจอของคุณในวิดีโอในขณะที่คุณกำลังอธิบายขั้นตอนของคุณด้วยเสียงบรรยาย และใช้เครื่องมือวาดหน้าจอของ Snagit เพื่อเรียกความสนใจไปยังส่วนใดส่วนหนึ่งของหน้าจอ

การทำงานร่วมกันและแบ่งปันที่ง่ายดาย

ความสามารถในการแบ่งปันของ Snagit ช่วยให้ทีมสามารถจับภาพและแจกจ่ายการอัปเดตด้วยภาพได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะสอดคล้องกันในระหว่างการเดินทางในการปรับปรุงกระบวนการ โดยเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณใช้ในที่ทำงานอยู่แล้ว เช่น OneDrive, Google Drive, Slack, Teams และอื่นๆ อีกมากมาย หรือคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ "แชร์ลิงก์" ของ Snagit เพื่ออัปโหลดเนื้อหาของคุณอย่างรวดเร็วและรับลิงก์ไปยังเนื้อหานั้นบน Screencast การใช้ Screencast ช่วยให้ผู้อื่นสามารถดูและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสื่อของคุณได้ ซึ่งเป็นช่องทางที่สะดวกสำหรับการสื่อสาร

การใช้งานที่คล่องตัว

ฟังก์ชันเทมเพลตของ Snagit สามารถช่วยสร้างสิ่งประดิษฐ์ที่สามารถทำซ้ำได้และใช้งานง่าย รู้ไหมว่าคุณจะต้องเปรียบเทียบข้อมูลสองชุดเดียวกันทุกสัปดาห์ ใช้เทมเพลต Snagit เพื่อสร้างมาตรฐานการนำเสนอและจัดเตรียมบันทึก ณ เวลาใดเวลาหนึ่งเพื่อมองย้อนกลับไป

พร้อมที่จะปรับปรุงกระบวนการของคุณด้วย Snagit แล้วหรือยัง?

ดาวน์โหลด Snagit รุ่นทดลองใช้ฟรีเพื่อบันทึกเป็นภาพและแบ่งปันการปรับปรุงกระบวนการของคุณ ให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมกับแนวคิดในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของคุณโดยเดินผ่านสิ่งกีดขวางบนถนนที่คุณรับรู้และผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ในการแบ่งปันหน้าจอ Snagit ด้วยวิดีโอเว็บแคม!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกระบวนการและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง