วิธีสร้างเอกสารกระบวนการในไม่กี่คลิก

คุณเคยถูกขอให้ฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานหรือเพียงแค่สอนสิ่งใหม่ ๆ ให้พวกเขาหรือไม่?

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีพนักงานใหม่หรือเพื่อนร่วมงานที่ไม่คุ้นเคยกับงานใดงานหนึ่ง คุณก็มักจะต้องแบ่งปันความรู้ของคุณในบางประเด็น

หากคุณเป็นเจ้าของกระบวนการ การสร้างและดูแลรักษาเอกสารประกอบกระบวนการจะมีประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการ

ไม่เพียงแต่การบันทึกกระบวนการจะช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้แน่ใจว่างานต่างๆ จะสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีโดยสรุปชุดคำสั่งที่สอดคล้องกัน นอกจากนี้ยังสามารถช่วยป้องกันคอขวดในการดำเนินงานประจำวันโดยกระจายความรู้ไปทั่วทั้งทีม แทนที่จะแบ่งงานทั้งหมดผ่านคนเพียงคนเดียว

ในโพสต์นี้ เราจะครอบคลุมพื้นฐานของเอกสารกระบวนการ ให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และแบ่งปันคำแนะนำทีละขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณจัดทำเอกสารกระบวนการได้ภายในไม่กี่คลิก!

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• เอกสารกระบวนการคืออะไร?
• เหตุใดเราจึงจัดทำเอกสารกระบวนการ
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
• วิธีการจัดทำเอกสารกระบวนการอย่างง่ายดายด้วยภาพหน้าจอ
• เสริมเอกสารกระบวนการของคุณด้วยวิดีโอ screencast

เอกสารกระบวนการคืออะไร?

เอกสารประกอบกระบวนการเป็นเนื้อหาที่เขียนขึ้นโดยมีภาพหน้าจอ ภาพประกอบ ไดอะแกรม หรือภาพอื่นๆ (วิดีโอทำงานได้เช่นกัน) ที่สื่อถึงแต่ละขั้นตอนตลอดกระบวนการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

คุณสามารถคิดว่ามันคล้ายกับคู่มือแนะนำวิธีการหรือชุดคำสั่ง

ประโยชน์ของเอกสารกระบวนการ

เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการไม่ได้ใช้สำหรับคำแนะนำหรือช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อ:

อบรมพนักงานใหม่

เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการช่วยฝึกอบรมพนักงานใหม่ การเสนอคำแนะนำที่ชัดเจนแก่เพื่อนร่วมทีมใหม่ช่วยให้พวกเขาช่วยเหลือตนเองผ่านกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน แทนที่จะต้องพึ่งพาผู้ฝึกสอนโดยสิ้นเชิง

นอกจากนี้ ตำแหน่งงานว่างในทีมมักหมายถึงสมาชิกคนอื่นอาจต้องรับภาระและอาจไม่มีเวลาฝึกคนใหม่ การมีกระบวนการที่เป็นเอกสารสามารถช่วยบรรเทาปัญหานั้นได้

มันเป็น win-win พนักงานใหม่ของคุณสามารถเริ่มทำงานได้อย่างมั่นใจ และคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาอันมีค่าไปจากหน้าที่อื่น

เตรียมพร้อมกับสิ่งที่ไม่คาดคิด

บ่อยครั้งเมื่อพนักงานใหม่เข้าร่วมทีม พวกเขากำลังเติมตำแหน่งที่ว่าง ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น การมีตำแหน่งว่างอาจหมายความว่าสมาชิกในทีมคนอื่นต้องรับงาน

หากกระบวนการทำงานจนเสร็จไม่ได้รับการบันทึก อาจทำให้เกิดความสับสน หมดเวลาทำงาน และประสิทธิภาพการทำงานลดลง ไม่ต้องพูดถึงขวัญกำลังใจของทีมที่ต่ำลง

ลองนึกภาพสถานการณ์ที่พนักงานจ่ายเงินเดือนของคุณออกไปเป็นสัปดาห์ เดือน หรือนานกว่านั้น พนักงานของคุณอาจไม่ชอบเช็คเงินเดือนที่ไม่ได้รับเพียงเพราะไม่มีใครรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน

การบันทึกกระบวนการก่อนที่จะมีความจำเป็นจริงๆ ช่วยลดความเครียดและแรงกดดันเมื่อพนักงานอาจหมดแรงแล้ว แน่นอน คุณยังสามารถสร้างเอกสารกระบวนการเมื่อมีความจำเป็นเร่งด่วนในการฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานได้เช่นกัน!

ให้ความโปร่งใสในกระบวนการ

นอกจากนี้ กระบวนการจัดทำเอกสารช่วยรักษาความโปร่งใสภายในองค์กร ช่วยให้พนักงานที่ไม่ได้ใกล้ชิดกับพื้นที่เฉพาะของธุรกิจเข้าใจงานภายนอกทีมและ/หรือแผนกของตน

ในทางกลับกัน สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ เช่น การกำจัดขั้นตอนหรืองานที่ซ้ำกัน นอกจากนี้ยังสามารถเน้นจุดปวด ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดรายการดำเนินการ การรับรู้ถึงการเกาะติดจุดในกระบวนการอาจเป็นสิ่งที่ต้องใช้เพื่อให้ได้ทรัพยากรที่จัดสรรเพื่อทำการปรับปรุงส่วนเพิ่ม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ

ก่อนดำดิ่งสู่การสร้าง เรามาพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารกระบวนการกันก่อน ด้านล่างนี้คือสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อคุณวางแผน สร้าง และดูแลรักษาเอกสารเกี่ยวกับกระบวนการ

ทำให้เห็นภาพ

การวิจัยแสดงให้เห็นว่า 67% ของคนเข้าใจข้อมูลได้ดีขึ้นเมื่อสื่อสารด้วยสายตา

การรวมภาพหน้าจอในเอกสารของคุณเป็นหนึ่งในวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุดในการแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าต้องทำอย่างไร เครื่องมือที่เราโปรดปรานเพื่อใช้สำหรับเอกสารประกอบกระบวนการคือ Snagit

Snagit ช่วยให้คุณสามารถจับภาพหน้าจอและเพิ่มคำบรรยายข้อความ ขั้นตอนที่เป็นตัวเลข และคำอธิบายประกอบที่ปรับแต่งได้อื่นๆ เพื่อดึงดูดความสนใจไปยังพื้นที่เฉพาะเพื่อถ่ายทอดข้อมูล

ง่าย ๆ เข้าไว้

คำนึงถึงภาระทางปัญญาของผู้ชม - ขจัดสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นออกจากเนื้อหาของคุณ เพื่อให้ผู้ชมสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญได้ มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ แต่โดยทั่วไป หลักการชี้นำของคุณควรลดการสื่อสารให้เหลือเพียงสิ่งจำเป็น

ด้วยภาพหน้าจอที่คุณถ่ายเพื่อใช้ในเอกสารประกอบของคุณ วิธีหนึ่งในการเน้นย้ำการดำเนินการเฉพาะคือการใช้เครื่องมือ Simply ใน Snagit เพื่อสร้างกราฟิกอินเทอร์เฟซผู้ใช้ (SUI) ที่ใช้งานง่าย วิธีนี้ทำให้คุณสามารถปกปิดส่วนที่ไม่จำเป็นเพื่อขจัดความฟุ้งซ่าน

มุ่งสู่ป่าดิบแล้ง

ในขณะที่คุณวางแผนและจดบันทึกกระบวนการ พยายามหลีกเลี่ยงตัวอย่างและข้อความที่จะล้าสมัยอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น พยายามอย่าใช้หมายเลขเวอร์ชันในซอฟต์แวร์ วันที่ หรือข้อมูลอ้างอิงที่อาจไม่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว การคำนึงถึงแนวทางของคุณจะช่วยให้คุณอัปเดตเนื้อหาได้นานขึ้น

กราฟิกส่วนต่อประสานผู้ใช้แบบง่ายนั้นยอดเยี่ยมสำหรับแอปพลิเคชันนี้เช่นกัน สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการอัปเดตเนื้อหาของคุณบ่อยครั้ง เช่น กรณีที่ปุ่มต่างๆ เคลื่อนที่ไปมาในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์

การบำรุงรักษาประจำ

แม้ว่าเราต้องการให้เนื้อหาของเราคงอยู่ตลอดไป แม้แต่เนื้อหาที่ดีที่สุดก็ยังต้องมีการอัปเดตในท้ายที่สุด

เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ให้ลองแก้ไขภาพหน้าจอที่มีอยู่แทนการทำซ้ำทั้งหมด ไลบรารีของ Snagit จะเก็บบันทึกภาพหน้าจอในอดีตที่สะดวก ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดและแก้ไขได้ตามความจำเป็น

ไม่มีไฟล์ต้นฉบับของคุณ? ไม่มีปัญหา! เพียงจับภาพหน้าจอของคุณ! Snagit มีตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแก้ไขภาพหน้าจอ เช่น Smart Move และแทนที่ข้อความ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาอันมีค่า

กำหนดเวลาเช็คอินปกติ แม้ว่าจะเพียงครั้งเดียวต่อปีก็ตาม เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณเป็นปัจจุบันและมีขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด แม้ว่าระบบและตัวแปรอื่นๆ จะเปลี่ยนแปลงไปก็ตาม อย่าลืมรับคำติชมจากบุคคลที่เกี่ยวข้องในองค์กรของคุณ คนอื่นๆ อาจมีข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าที่จะแบ่งปัน

วิธีการจัดทำเอกสารกระบวนการอย่างง่ายดายด้วยภาพหน้าจอ

มาดูกระบวนการจัดทำเอกสารภาพหน้าจอโดยใช้ Snagit

ขั้นตอนที่ 1: พิจารณากระบวนการของคุณ

พิจารณากระบวนการที่คุณจะจัดทำเป็นเอกสาร และจดแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ที่คุณจะรวมไว้ในเอกสารประกอบของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ข้ามสิ่งใดๆ และสามารถทำหน้าที่เป็นโครงร่างเมื่อคุณบันทึกงาน

หากคุณกำลังทำงานกับบุคคลอื่นเพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วมในการวางแผน

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเดสก์ท็อปของคุณ

ใช้แผนของคุณเป็นแนวทาง ดึงแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อจับภาพหน้าจอ เพื่อขจัดสิ่งรบกวนบนหน้าจอของคุณ คุณอาจต้องการจัดระเบียบเดสก์ท็อปของคุณด้วย และปิดแอปพลิเคชันใดๆ ที่ไม่จำเป็นต่อกระบวนการของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: จับภาพหน้าจอของคุณ

ถึงเวลาจับภาพหน้าจอของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการของคุณแล้ว

โปรดทราบว่าควรจับภาพส่วนที่ใหญ่กว่าของหน้าจอเทียบกับส่วนที่เล็กกว่า หากคุณยังไม่ได้ร่างข้อความประกอบ เนื่องจากคุณสามารถปรับขนาดหรือตัดแต่งภาพหน้าจอได้ในภายหลัง การจับภาพหน้าจอทั้งหมดของคุณจะแสดงในตัวแก้ไข Snagit โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 4: ปรับแต่งภาพหน้าจอของคุณ

เมื่อคุณได้จับภาพหน้าจอทั้งหมดที่ต้องการแล้ว คุณสามารถปรับแต่งภาพเหล่านั้นได้ ลองใช้ตัวเลือก ลดความซับซ้อน เพื่อขจัดสิ่งรบกวน หรือใช้คำบรรยายเพื่อเพิ่มรูปร่าง ขั้นตอนที่มีหมายเลขโดยใช้เครื่องมือขั้นตอน คำอธิบายประกอบแบบข้อความ - อะไรก็ตามที่สมเหตุสมผลที่จะเน้นย้ำแง่มุมที่สำคัญของกระบวนการของคุณ

คุณยังสามารถสร้างธีมที่กำหนดเองใน Snagit ด้วยสีและสไตล์อื่นๆ เพื่อให้ภาพหน้าจอของคุณมีลักษณะที่สอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสารของคุณ

ต้องการแสดงขั้นตอนในกระบวนการหรือไม่?

ใช้เครื่องมือขั้นตอนของ Snagit คุณสามารถเพิ่มสัญกรณ์ขั้นตอนที่มีตัวเลขหรือตัวอักษรได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว Snagit จะเพิ่มตัวเลขหรือตัวอักษรที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติเมื่อคุณไป ลองดูวิดีโอนี้เพื่อดูการทำงานจริง!

ขั้นตอนที่ 5: บรรจุและส่งมอบด้วยเทมเพลต

ตอนนี้ สิ่งเดียวที่ต้องทำคือจัดแพ็คเกจภาพหน้าจอของคุณให้พร้อมสำหรับส่งในรูปแบบใดก็ได้ที่คุณเลือก ด้วย Snagit คุณสามารถรวมภาพหน้าจอของคุณเป็นภาพเดียวโดยใช้เทมเพลต

ขั้นแรก ให้คลิกปุ่มสร้างและเลือกรูปภาพจากเทมเพลตหรือเลือกรูปภาพจากถาดการจับภาพล่าสุด จากนั้นคลิกขวาและเลือกรวมในเทมเพลต คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของผู้ช่วยงานของคุณได้ดีที่สุด

จากนั้นเพียงลากและวางรูปภาพของคุณและปรับแต่งภายในเทมเพลต ง่ายมาก!

Snagit ยังสามารถแชร์ไปยัง Word ได้โดยตรง นอกเหนือจากแอปซอฟต์แวร์ยอดนิยมอื่นๆ เช่น PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia และอื่นๆ

เมื่อทุกอย่างถูกต้อง คุณสามารถส่งไปยังผู้ชมของคุณหรืออัปโหลดที่อื่น เช่น หน้า SharePoint ของบริษัท เพื่อให้เอกสารกระบวนการของคุณพร้อมใช้งานตามความต้องการ

เสริมเอกสารกระบวนการของคุณด้วยวิดีโอ screencast

นอกเหนือจากเอกสารประกอบกระบวนการของคุณแล้ว ให้พิจารณารวมวิดีโอ screencast เพิ่มเติมด้วย

วิดีโอสามารถแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นถึงขั้นตอนการทำงาน และคุณสามารถเพิ่มคำบรรยายขณะดำเนินการเพื่อช่วยชี้แจงเพิ่มเติมได้ หากมีสิ่งใดไม่ชัดเจนสำหรับผู้รับจากเอกสารกระบวนการของคุณ พวกเขาสามารถเปิดวิดีโอเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

คุณสามารถใช้ Snagit เพื่อบันทึกหน้าจอทั้งหมดหรือบางส่วนได้ นอกเหนือจากการจับภาพหน้าจอของคุณ เมื่อคุณบันทึกเสร็จแล้ว Snagit จะให้คุณตัดส่วนใดๆ ของวิดีโอที่คุณต้องการนำออก

screencast ของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ จำไว้ว่าความสมบูรณ์แบบเป็นศัตรูของความดี เพียงทำตามขั้นตอนบนคอมพิวเตอร์ของคุณในขณะที่คุณบันทึกหน้าจอ คุณสามารถพูดคุยถึงสิ่งที่เกิดขึ้นได้เช่นกัน

วิดีโอนี้สามารถเสริมเอกสารกระบวนการของคุณและให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมเล็กน้อยกับทุกคนที่ต้องการ

ดูวิดีโอด้านล่างเพื่อดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้วิดีโอสำหรับเอกสารประกอบกระบวนการ:

คุณพร้อมที่จะสร้างเอกสารกระบวนการที่ยอดเยี่ยมแล้ว!

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้! คุณพร้อมที่จะแบ่งปันความรู้กับเพื่อนร่วมงานและดูแลให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจะประหยัดเวลาและความพยายามของทุกคนด้วยเอกสารกระบวนการที่ยอดเยี่ยมของคุณ!