วิธีทำให้การนำเสนอน่าสนใจ (และไม่น่าเบื่อ!)

ไม่ว่าจะนำเสนอต่อเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานหรือกล่าวปาฐกถาในการประชุมใหญ่ Microsoft PowerPoint และการนำเสนอสไลด์อื่นๆ ได้กลายเป็นวิธีที่จำเป็นอย่างยิ่งในการแบ่งปันข้อมูล

ใช้งานง่าย มีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมรูปภาพ วิดีโอ และข้อความเข้าด้วยกัน และแทบไม่ต้องมีการฝึกอบรมใดๆ

เหตุใดการนำเสนอจำนวนมากจึงน่าเบื่อ

องค์ประกอบทั้งหมดมีไว้เพื่อสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ สะดุดตา และน่าดึงดูดใจ แต่บ่อยครั้งที่เราถูกบังคับให้นั่งดูสไลด์หลังจากสไลด์ข้อความที่แออัดเกินไป อ่านยาก และรูปภาพที่คลุมเครือ (หรือไม่มีอยู่จริง)

มันต้องไม่ใช่แบบนั้น

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในการพูดในที่สาธารณะหรือกังวลเกี่ยวกับการนำเสนอในระดับ Ted Talk

คุณสามารถทำให้งานนำเสนอของคุณตาพร่าได้ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ เพียงไม่กี่ข้อ

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• ข้อผิดพลาดสำคัญที่ทำให้การนำเสนอส่วนใหญ่น่าเบื่อ
• วิธีการใช้วิดีโอ (ใช่ วิดีโอ!) เพื่อปรับปรุงการนำเสนอของคุณ
• เหตุใด GIF แบบเคลื่อนไหวจึงสามารถให้ชีวิตกับสไลด์ของคุณได้
• การใช้ภาพหน้าจอแบบกำหนดเองนั้นดีกว่าภาพสต็อกอย่างไร
• วิธีที่ดีกว่าในการแบ่งปันสไลด์ของคุณ

เหตุใดการนำเสนอ PowerPoint จำนวนมากจึงน่าเบื่อ

มีหลายสาเหตุที่ทำให้การนำเสนอน่าเบื่อ แต่นี่เป็นประเด็นสำคัญสองประเด็น:

1. ข้อความมากเกินไป

หลายคนเชื่อว่าพวกเขาจำเป็นต้องใส่ทุกอย่างที่ต้องการแชร์ลงในสไลด์เมื่อสร้างงานนำเสนอ PowerPoint (หรืองานนำเสนอด้วยซอฟต์แวร์ชุดสไลด์ เช่น Google สไลด์ หรือ Apple Keynote) ดังนั้นพวกเขาจึงเติมรายการหัวข้อย่อยขนาดใหญ่หรือย่อหน้ายาว ๆ ที่คุณต้องเหล่เพื่ออ่าน แม้ว่าคุณจะอยู่ในแถวหน้าก็ตาม

ฉันเข้าใจแล้ว มีอะไรมากมายที่จะแบ่งปัน และเราต้องการที่จะทำให้มันออกมาเป็นสไลด์ที่น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ นอกจากนี้ ถ้ามีคนต้องการดาวน์โหลดสไลด์ของฉันล่ะ พวกเขาจะต้องสามารถเห็นทุกอย่างที่ฉันพูดถึงเพื่อที่จะเข้าใจใช่ไหม

ผิด.

การพยายามรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณลงในสไลด์ถือเป็นความผิดพลาดที่สำคัญซึ่งนำไปสู่สไลด์ที่รกและแออัด และเกือบจะรับประกันได้ว่างานนำเสนอของคุณจะน่าเบื่อและเข้าใจยาก

นี่คือความจริง: ข้อความของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยที่ไม่เกะกะบนสไลด์ของคุณ

2. ภาพไม่เพียงพอ

ผลการศึกษาล่าสุดพบว่าชุด PowerPoint ที่สร้างขึ้นไม่ดีสามารถนำไปสู่ ​​"ความฟุ้งซ่าน ความเบื่อหน่าย และอุปสรรคในการเรียนรู้" ในขณะที่ชุดที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ชมและการเก็บรักษาข้อมูล

นอกจากนี้ อย่าลืมว่า PowerPoint เป็นสื่อภาพ ผู้คนไม่ได้มาที่งานนำเสนอของคุณเพื่ออ่านข้อความจากสไลด์ พวกเขามาฟังคุณนำเสนอข้อมูลสำคัญ และวิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอข้อมูลก็คือการใช้ภาพ

อันที่จริง การวิจัยของเราเกี่ยวกับคุณค่าของภาพแสดงให้เห็นว่าผู้คนซึมซับข้อมูลได้เร็วกว่าและจดจำได้ดีขึ้น และนานขึ้นเมื่อมีการนำเสนอด้วยภาพกับข้อความ

และการนำเสนอด้วยภาพไม่เพียงช่วยผู้ฟังของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยคุณด้วย!

ผลการศึกษาล่าสุดอีกชิ้นหนึ่งพบว่า 91% ของผู้คนรู้สึกว่าชุดสไลด์ที่ออกแบบมาอย่างดีจะทำให้พวกเขารู้สึกมั่นใจมากขึ้นเมื่อนำเสนอ

ดังนั้น ไม่เพียงแต่ผู้ฟังจะสนุกกับการนำเสนอของคุณและได้รับประโยชน์จากการนำเสนอมากขึ้น คุณยังรู้สึกเหมือนเป็นผู้นำเสนอที่ดีขึ้นอีกด้วย!

มันเป็น win-win!

วิธีทำให้การนำเสนอที่น่าเบื่อน่าสนใจ

เช่นเดียวกับเนื้อหาดีๆ การนำเสนอที่ดีเริ่มต้นด้วยการวางแผนที่ดี คุณไม่สามารถแค่ผสมผสานบางอย่างเข้าด้วยกันและคาดหวังว่ามันจะได้ผล ต่อไปนี้คือวิธีสำคัญบางประการที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการนำเสนอของคุณจะมีประสิทธิภาพ ให้ข้อมูล และน่าสนใจ

1. จัดโครงสร้างการนำเสนอของคุณ

การนำเสนอที่ดีที่สุดควรบอกเล่าเรื่องราว และคุณไม่สามารถบอกเล่าเรื่องราวที่มีประสิทธิภาพได้ หากคุณไม่ทราบแน่ชัดว่าเรื่องราวเริ่มต้น สร้าง และสิ้นสุดอย่างไร

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกเรื่องที่จะเป็นมหากาพย์ บางครั้งคุณเพียงแค่ต้องแชร์ข้อมูลการขายหรือการเงิน แต่คุณควรเข้าใจประเด็นทั้งหมด คุณกำลังแบ่งปันอะไร ทำไมมันถึงสำคัญ? ผู้ชมของคุณสามารถทำอะไรกับข้อมูลนั้นเมื่อพวกเขาได้รับแล้ว?

ในการจัดโครงสร้างการนำเสนอของคุณอย่างเหมาะสม ก่อนอื่นคุณต้องรู้จุดประสงค์ของการนำเสนอ มีจุดมุ่งหมายในการนำเสนอทั่วไปสี่ประการ แม้ว่าการนำเสนอจำนวนมากอาจเป็นสองรูปแบบรวมกันก็ได้

พวกเขาคือ:

1. เพื่อแจ้งให้ทราบ.
2. เพื่อโน้มน้าวใจ
3. เพื่อสร้างแรงบันดาลใจ
4. เพื่อความบันเทิง

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้งานนำเสนอของคุณสร้างความบันเทิงและสร้างแรงบันดาลใจ หรือคุณอาจต้องการที่จะชักชวนและแจ้ง เลือกประเภทการนำเสนอของคุณ (หรือประเภท) และยึดติดกับโครงสร้างที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้

ไม่ว่าจุดประสงค์ของการนำเสนอจะเป็นอย่างไร ควรมีจุดเริ่มต้นที่แนะนำหัวข้อของคุณ ตรงกลางที่ขยายความเข้าใจของผู้ฟังเกี่ยวกับสิ่งที่คุณนำเสนอ และจุดสิ้นสุดที่รวบรวมทุกสิ่งที่คุณนำเสนอและเสนอคำกระตุ้นการตัดสินใจ

เพื่อช่วยจัดโครงสร้างการนำเสนอของคุณ เราขอแนะนำให้คุณใช้โครงร่าง คุณจะสามารถจัดวางสิ่งที่คุณต้องการพูดตามลำดับที่คุณต้องการพูดได้ นอกจากนี้ คุณจะช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดสิ่งใดหรือสัมผัสกับสิ่งแปลกปลอม

2. แบ่งข้อมูลที่ซับซ้อนเป็นหลายๆ สไลด์

มาเผชิญหน้ากัน คนส่วนใหญ่ใส่ข้อมูลบนสไลด์ PowerPoint มากเกินไป มีชื่อเรื่องมากมาย และทุกอย่างที่ผู้นำเสนอจะพูดเป็นคำต่อคำ ในสถานการณ์นั้น แทบจะเหมือนกับว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีพรีเซ็นเตอร์เลย

สไลด์ของคุณควรเน้นหรือเพิ่มบริบทให้กับสิ่งที่คุณพูด หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จะแบ่งปัน อย่ากลัวที่จะเผยแพร่ในหลายสไลด์ สไลด์ของคุณควรมีพื้นที่สีขาวที่ช่วยให้ผู้ชมของคุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญได้

บางครั้งอาจเป็นคำสองสามคำหรือภาพหนึ่งหรือสองภาพ

อย่าใส่ข้อความลงในสไลด์ของคุณ ที่เกือบจะรับประกันการนำเสนอที่น่าเบื่อ

3. ทำให้การนำเสนอของคุณมีชีวิตชีวาด้วยวิดีโอ

วิดีโอในงานนำเสนอ PowerPoint? ใช่!

หนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันเห็นคือ "ทำอย่างไรให้งานนำเสนอ PowerPoint น่าสนใจ" และวิดีโอเป็นวิธีง่ายๆ ในการทำให้การนำเสนอแบบแห้งกลายเป็นจริง

วิดีโอช่วยดึงดูดความสนใจของผู้ชมและช่วยให้คุณกำหนดจังหวะการนำเสนอได้

ในเชิงกลยุทธ์ วิดีโอสามารถช่วยคุณเน้นย้ำประเด็นต่างๆ หรือให้การพักที่จำเป็นจากความซ้ำซากจำเจของการฟังผู้นำเสนอคนหนึ่งเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น

คุณสามารถใช้วิดีโอประเภทต่างๆ ได้:

• ภาพก่อนและหลังเพื่อแสดงความคืบหน้าของโครงการ
• Screencasts แสดงผลข้อมูล
• บทช่วยสอนที่รวดเร็วและไม่เป็นทางการเกี่ยวกับวิธีการทำงาน

การเพิ่มวิดีโอเป็นเรื่องง่ายและมีหลายวิธีในการรวมวิดีโอ คุณสามารถอัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณหรือฝังลิงก์ไปยังเว็บไซต์ออนไลน์ ระวังการใช้วิดีโอออนไลน์ เป็นความคิดที่ดีที่จะสำรองข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณให้พร้อมในกรณีที่ไวไฟของสถานที่นั้นขาดๆ หายๆ

Screencasts: พลังพิเศษของวิดีโอนำเสนอของคุณ

วิธีหนึ่งที่ดีที่สุดในการใช้วิดีโอในการนำเสนอคือ screencast screencast คือการบันทึกหน้าจอของคุณในขณะที่คุณดำเนินการ สาธิตส่วนต่อประสานผู้ใช้หรือฟังก์ชันที่คล้ายคลึงกัน

เหมือนกับภาพหน้าจอที่คุณสามารถจับภาพสิ่งที่เกิดขึ้นบนหน้าจอของคุณ (รวมถึงเสียง) แต่เป็นการบันทึกวิดีโอ ไม่ใช่แค่ภาพนิ่ง

ต้องการรายงานผลโครงการ? screencast เป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบ คุณสามารถแสดงข้อมูลและเพิ่มคำอธิบายผ่านไมโครโฟนของคุณ

เริ่มต้นด้วยการใช้คุณสมบัติการบันทึกหน้าจอของคุณ ตั้งค่าเป็นการบันทึกวิดีโอ จากนั้นแก้ไขฟุตเทจตามต้องการ (เช่น การตัดเวลา) และแทรกลงใน PowerPoint

ในการอัปโหลดวิดีโอจากคอมพิวเตอร์ของคุณ:

1. หยุดบนสไลด์ที่คุณต้องการคลิป
2. คลิกแท็บ แทรก ที่ด้านบนของหน้าจอ
3. ลงไปที่วิดีโอแล้วคลิกภาพยนตร์จากไฟล์...

4. ควบคุมพลังของ GIF แบบเคลื่อนไหว

GIF แบบเคลื่อนไหวไม่ได้มีไว้สำหรับโซเชียลมีเดียเท่านั้นอีกต่อไป

ปัจจุบันมีการใช้งานจริงมากมายสำหรับ GIF แบบเคลื่อนไหว หากคุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการสาธิตกระบวนการทีละขั้นตอนสำหรับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า GIF แบบวนซ้ำเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นคลิปสั้นๆ ที่ไม่ต้องการเสียง

นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับการสาธิตกระบวนการ แสดงเหตุและผล หรือเปรียบเทียบก่อนและหลัง ไม่จำเป็นต้องกดเล่นด้วย GIF ต่างจากวิดีโอ ดังนั้นการใช้ GIF จะไม่ทำให้การนำเสนอของคุณช้าลง

การใช้งานที่ดีสำหรับ GIF แบบเคลื่อนไหวใน PowerPoint ก็คือเรื่องอารมณ์ขัน พยายามใส่ GIF แบบเคลื่อนไหวเพื่อบรรเทาความขบขันเล็กน้อยหลังจากสไลด์ที่มีข้อความจำนวนมาก ทุกคนชอบสุนัขตลกๆ ปฏิกิริยาตอบสนอง และคลิปภาพยนตร์

คำเตือน: ระวังขนาด GIF ของคุณ หากจะยาวกว่า 30 วินาที อาจเป็นการดีกว่าถ้าใช้วิดีโอ

การเพิ่ม GIF แบบเคลื่อนไหวลงใน PowerPoint ของคุณทำได้ง่ายๆ ดังนี้

• บันทึก GIF ที่คุณต้องการใช้กับเดสก์ท็อปและไปยังสไลด์ที่คุณต้องการ
• เลือกรูปภาพในแท็บแทรกของ PowerPoint แล้วเลือกไฟล์ของคุณ
• คลิก แทรก หรือ เปิด แล้วเรียกใช้สไลด์โชว์เพื่อดูตัวอย่าง GIF ของคุณ

ด้วย Snagit คุณสามารถสร้าง GIF จากวิดีโอใดๆ และแชร์ไปยัง PowerPoint ได้โดยตรง

5. ใช้ภาพหน้าจอเพื่อเน้นจุดของคุณ

ภาพหน้าจอเป็นเครื่องมืออันมีค่าที่สามารถใช้เพื่ออธิบายประเด็นของคุณในขณะที่คุณพูดถึงมัน ซึ่งช่วยให้ผู้ชมติดตามไปพร้อมกับคุณและเชื่อมโยงสิ่งที่พวกเขาได้ยินกับสิ่งที่พวกเขาเห็น

ภาพหน้าจอคือภาพหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ สิ่งนี้จะจับภาพสิ่งที่คุณมีบนหน้าจอและบันทึกเป็นไฟล์รูปภาพ จากนั้นคุณสามารถแก้ไขและแทรกภาพหน้าจอของคุณลงในงานนำเสนอของคุณได้

การถ่ายภาพหน้าจอคุณภาพสูงนั้นง่ายขึ้นและปรับปรุงด้วย Snagit คุณสามารถแก้ไขภาพหน้าจอได้อย่างง่ายดาย เช่น เพิ่มลูกศรและนำเคอร์เซอร์ออกจากภาพสุดท้าย

เริ่มต้นด้วยการเปิด Snagit จากนั้นลากกล่องไปยังพารามิเตอร์ของคุณและล็อกไว้

คุณอาจต้องการใส่ภาพหน้าจอหากคุณกำลังอ้างอิงถึงข้อมูล เช่น ผลการสำรวจหรือการวิเคราะห์ คุณสามารถปรับปรุงภาพหน้าจอเหล่านั้นเพิ่มเติมได้โดยการเพิ่มลูกศรและข้อความเสริมที่กำหนดเอง การเพิ่มองค์ประกอบที่เน้นข้อมูลเชิงลึกที่น่าสนใจจะเพิ่มน้ำหนักให้กับจุดสำคัญ

6. ใช้ภาพหน้าจอที่กำหนดเองแทนภาพสต็อก

ตามกฎทั่วไป ยิ่งคุณสามารถสร้างองค์ประกอบภาพได้มากเท่าไร การนำเสนอของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น แม้ว่าภาพสต็อกอาจดูน่าสนใจเนื่องจากสะดวก แต่ก็จำกัดผลกระทบของการนำเสนอของคุณ

ผลการศึกษาเมื่อเร็วๆ นี้พบว่าภาพสามารถส่งผลต่ออารมณ์ของบุคคลโดยที่บุคคลนั้นไม่ได้รับรู้ด้วยซ้ำ ซึ่งหมายความว่าการแทรกภาพที่สดใสยิ่งขึ้นในการนำเสนอจะส่งผลต่อผู้ดูมากขึ้น

จัดการเรื่องต่างๆ ด้วยมือของคุณเองด้วย Snagit ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งการจับภาพหน้าจอและภาพเพื่อปรับปรุงการนำเสนอของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เครื่องมือเบลอเพื่อเน้นความสนใจของผู้ชมไปยังสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาเห็น ขจัดความฟุ้งซ่านออกจากสมการด้วยการเบลอข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ คุณยังสามารถลบพื้นหลังของรูปภาพที่อาจขัดแย้งกับงานนำเสนอของคุณได้

จะทำอย่างไรถ้าฉันต้องการแชร์สไลด์กับผู้ที่จะไม่เข้าร่วมการนำเสนอ

บางครั้งคุณจำเป็นต้องแชร์สไลด์ของคุณกับบุคคลที่ไม่สามารถเข้าร่วมการนำเสนอของคุณได้ หรือบางทีคุณอาจต้องการแบ่งปันกับผู้ที่เข้าร่วมเพื่อให้พวกเขาสามารถทบทวนได้ในภายหลัง

ถ้าคุณไม่ใส่ข้อความและบริบททุกประเภทในสไลด์ของคุณ พวกเขาจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

มีสองวิธีในการจัดการกับสิ่งนี้

1. ใช้คุณสมบัติบันทึกย่อ

PowerPoint ช่วยให้คุณสามารถใส่บันทึกย่อในแต่ละสไลด์ที่ผู้อื่นสามารถอ่านได้ขณะดูสไลด์ของคุณ บันทึกย่อยังสามารถพิมพ์ด้วยสำรับของคุณหากพวกเขาตัดสินใจที่จะพิมพ์ออกมาดูในภายหลัง คุณสามารถใส่บริบทใดก็ได้ที่จำเป็น เพื่อให้พวกเขาได้รับทุกสิ่งที่ต้องการจากการนำเสนอของคุณ

2. ทำวิดีโอ

นี่คือตัวเลือกที่ฉันชอบ แทนที่จะทำตามสไลด์ ทำไมไม่ใช้เวลาเพิ่มอีกนิดและบันทึกงานนำเสนอของคุณล่ะ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าผู้ชมของคุณจะเข้าใจทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าร่วมหรือไม่ก็ตาม!

นอกจากนี้ยังง่ายกว่าที่คุณคิด

Snagit ทำให้การบันทึกหน้าจอและไมโครโฟนของคุณเป็นเรื่องง่ายในขณะที่คุณทำการนำเสนอ คุณยังสามารถเพิ่มเว็บแคมเพื่อเพิ่มบุคลิกได้อีกด้วย

ผู้ชมของคุณจะประทับใจกับความพยายามพิเศษ และ — เป็นโบนัส — คุณจะพร้อมที่จะส่งออกในครั้งต่อไปที่คุณนำเสนอเช่นกัน!

วิธีทำสไลด์ที่น่าสนใจ? ทิ้งการนำเสนอที่น่าเบื่อของคุณด้วยรูปภาพและวิดีโอ!

เราทุกคนต่างต้องนั่งดูงานนำเสนอ PowerPoint ที่น่าเบื่อ หัวข้ออาจจะดี แต่สไลด์ข้อความที่ไม่มีที่สิ้นสุดก็เพียงพอที่จะทำให้การนำเสนอที่น่าตื่นเต้นที่สุดดูเหมือนเป็นการงีบหลับที่แท้จริง

แต่คุณสามารถทำได้ดีกว่า ด้วยการโอบรับรูปภาพและวิดีโอ คุณสามารถสร้างงานนำเสนอที่น่าจดจำซึ่งดึงดูดผู้ชมของคุณและปล่อยให้พวกเขาต้องการมากขึ้น