วิธีการประชุมแบบตัวต่อตัวที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมแบบตัวต่อตัวมีความสำคัญต่อการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแกร่ง การให้ข้อเสนอแนะ และหารือเกี่ยวกับการพัฒนาอาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการเชื่อมโยงกับผู้จัดการโดยตรงหรือรายงานของคุณ หากคุณไม่รู้สึกว่าต้องจากกันแบบตัวต่อตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้จัดการโดยตรงของคุณซึ่งมีคุณค่ามากมาย ถึงเวลาแก้ไขแนวทางของคุณแล้ว

การนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้จะสนับสนุนแนวทางที่มีโครงสร้างมากขึ้น ซึ่งจะเหลือพื้นที่สำหรับการสนทนาที่ลื่นไหล ขณะเดียวกันก็รับประกันว่าคุณจะได้รับพื้นฐานที่เป็นประโยชน์ทั้งหมดที่ครอบคลุมซึ่งคุณจำเป็นต้องใช้เพื่อดำเนินการต่อให้ประสบความสำเร็จในบทบาทของคุณก่อนการเชื่อมต่อครั้งถัดไป

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาและประสบการณ์แบบตัวต่อตัวของคุณ ให้พิจารณาโครงสร้างของการตัวต่อตัว กำหนดวาระการประชุม และพิจารณาเกี่ยวกับเวลาที่จัดสรรไว้และการตั้งค่าสำหรับตัวต่อตัวของคุณ

นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องละทิ้งลักษณะส่วนตัวของการพบปะแบบตัวต่อตัวโดยสิ้นเชิง นี่อาจเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมสำหรับคุณในการทำความรู้จักกับผู้จัดการ พนักงาน หรือเพื่อนร่วมงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น เพื่อที่คุณจะได้สามารถส่งเสริมความเท่าเทียมกัน ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีต่อสุขภาพและสนับสนุนการเติบโตในหน้าที่การงานของกันและกัน

เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนการทำงานแบบตัวต่อตัวจากงานบ้านเป็นโอกาสในการเชื่อมต่อ ทำงานร่วมกัน และอาจถึงขั้นมีความสนุกสนานเล็กๆ น้อยๆ อีกด้วย

สร้างและรักษาวาระการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่

เทมเพลตวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมเหล่านี้มีประสิทธิผลและมุ่งเน้น เทมเพลตวาระการประชุมแบบตัวต่อตัวที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดมีคุณสมบัติบางอย่างร่วมกัน ได้แก่ มีโครงสร้าง ยืดหยุ่น ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด และช่วยทั้งสองฝ่ายเตรียมความพร้อม

ต่อไปนี้คือเทมเพลตวาระการประชุมแบบตัวต่อตัวที่ดีที่สุดบางส่วนและเหตุใดจึงโดดเด่น:

1. 3 P's: ความก้าวหน้า ลำดับความสำคัญ ปัญหา

เหตุใดจึงได้ผล

• มีโครงสร้างแต่ยืดหยุ่น: เทมเพลตนี้มุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญที่สำคัญในทุกบทบาท ทำให้สามารถปรับให้เข้ากับอุตสาหกรรมต่างๆ ได้
• สมดุล: ส่งเสริมการอภิปรายเกี่ยวกับความสำเร็จและความท้าทาย โดยให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของประสิทธิภาพและงานที่จะเกิดขึ้น
• ดำเนินการได้: แต่ละส่วนสามารถนำไปสู่ขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน ทำให้เกิดความมั่นใจในความรับผิดชอบ

ตัวอย่างเทมเพลต

• ความคืบหน้า: คุณทำอะไรสำเร็จบ้างตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุดของเรา?
• ลำดับความสำคัญ: เป้าหมายหลักของคุณสำหรับสัปดาห์/เดือนที่กำลังจะมาถึงคืออะไร
• ปัญหา: มีความท้าทายใด ๆ ที่คุณกำลังเผชิญอยู่หรือไม่?

2. วาระการตอบรับเป็นศูนย์กลาง

เหตุใดจึงได้ผล

• มุ่งเน้นที่การเติบโต: เทมเพลตนี้จัดลำดับความสำคัญของความคิดเห็น ส่งเสริมการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
• บทสนทนาแบบเปิด: ส่งเสริมให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการแบ่งปันข้อเสนอแนะ สร้างช่องทางการสื่อสารสองทาง
• การเพิ่มขีดความสามารถของพนักงาน: ช่วยให้พนักงานสามารถหยิบยกหัวข้อที่พวกเขาต้องการคำติชมเพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วม

ตัวอย่างเทมเพลต

• ชัยชนะและอะไรผ่านไปด้วยดี: เราควรเฉลิมฉลองความสำเร็จครั้งล่าสุดอะไรบ้าง
• ความท้าทาย: คุณเจออุปสรรคอะไรบ้าง และฉันจะสนับสนุนคุณได้อย่างไร?
• ข้อเสนอแนะ: คุณมีข้อเสนอแนะอะไรบ้างสำหรับฉัน? นี่คือข้อเสนอแนะบางส่วนที่ฉันเตรียมไว้สำหรับคุณ
• การเติบโต: คุณต้องการพัฒนาทักษะหรือด้านใดเพิ่มเติม

3. วาระการเช็คอินและความเป็นอยู่ที่ดี

เหตุใดจึงได้ผล

• แนวทางแบบองค์รวม: ไม่เพียงแต่กล่าวถึงความก้าวหน้าในการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นอยู่ที่ดี สุขภาพจิต และความพึงพอใจในงานของพนักงานด้วย
• การมีส่วนร่วมและการรักษาไว้: การแสดงความเอาใจใส่ต่อความเป็นอยู่ของพนักงานจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและลดอัตราการลาออก
• สร้างความไว้วางใจ: การตรวจสอบความเป็นอยู่ที่ดีเป็นประจำจะสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและการสนับสนุน

ตัวอย่างเทมเพลต

• ความเป็นอยู่ที่ดี: คุณรู้สึกอย่างไรโดยรวมทั้งในที่ทำงานและนอกที่ทำงาน?
• ปริมาณงาน: ปริมาณงานปัจจุบันของคุณสามารถจัดการได้เพียงใด
• การสนับสนุน: มีอะไรที่คุณต้องการจากฉันหรือทีมงานเพื่อช่วยปรับสมดุลภาระงานหรือระดับความเครียดของคุณหรือไม่?
• การพัฒนาส่วนบุคคล/ด้านอาชีพ: มีเป้าหมายการพัฒนาส่วนบุคคลที่คุณต้องการมุ่งเน้นหรือไม่?

4. เปิดวาระการอภิปราย

เหตุใดจึงได้ผล

• ความยืดหยุ่น: ให้อิสระมากขึ้นแก่พนักงานในการหยิบยกสิ่งที่อยู่ในใจ ส่งเสริมการอภิปรายปลายเปิด
• ปรับเปลี่ยนได้: สามารถปรับแต่งตามลำดับความสำคัญของช่วงเวลา ทำให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
• ขับเคลื่อนด้วยการมีส่วนร่วม: ส่งเสริมให้พนักงานเป็นเจ้าของการสนทนา

ตัวอย่างเทมเพลต

• หัวข้อจากพนักงาน: วันนี้คุณอยากจะพูดคุยเรื่องอะไร?
• หัวข้อจากผู้จัดการ: รายการที่พวกเขาเห็นว่ามีคุณค่าที่จะครอบคลุม
• ขั้นตอนถัดไป: เราควรดำเนินการอย่างไรก่อนการพูดคุยตัวต่อตัวครั้งต่อไป?

เหตุใดเทมเพลตเหล่านี้จึงโดดเด่น

• โครงสร้างที่ชัดเจน: แต่ละเทมเพลตได้รับการออกแบบมาเพื่อให้การประชุมมีสมาธิและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจว่าหัวข้อสำคัญต่างๆ จะครอบคลุมโดยไม่ผิดพลาด
• ความสมดุลระหว่างงานและการพัฒนาส่วนบุคคล: เทมเพลตที่ดีที่สุดครอบคลุมเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานทันทีและการเติบโตทางอาชีพในระยะยาว
• การปรับแต่ง: วาระเหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการที่แตกต่างกันได้ ไม่ว่าจะเน้นไปที่ผลตอบรับ ความเป็นอยู่ที่ดี หรือประสิทธิภาพ
• การมีส่วนร่วม: พนักงานจะรู้สึกมีส่วนร่วมและรู้สึกมีคุณค่ามากขึ้นเมื่อมีการแสวงหาและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลของพวกเขา ซึ่งจะช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับพนักงานให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

เมื่อคุณนั่งคุยกันแบบตัวต่อตัว ให้เริ่มต้นด้วยการจัดอันดับรายการในวาระการประชุมของคุณจากสำคัญมากไปน้อย ด้วยวิธีนี้ หากเวลาเหลือน้อย คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อที่สำคัญที่สุดได้ ขณะที่คุณอภิปรายแต่ละรายการ ให้ขีดฆ่าออกจากรายการและบันทึกการตัดสินใจหรือรายการดำเนินการ ซึ่งช่วยให้ทุกคนมีข้อมูลตรงกันและช่วยให้มั่นใจว่าคุณสามารถย้อนกลับไปดูบันทึกการประชุมได้ในภายหลัง

ใช้เวลาของคุณอย่างชาญฉลาด: พลิกการประชุม

เวลาซิงโครนัสไม่ว่าจะต่อหน้าหรือระยะไกลผ่านแฮงเอาท์วิดีโอเป็นสิ่งที่มีค่า นี่ไม่ควรเป็นสถานที่ที่สงวนไว้สำหรับการอัปเดตสถานะที่ไม่ต้องใช้เวลาซิงโครนัสแบบตัวต่อตัว

นี่คือที่ที่คุณควรรู้สึกสบายใจที่สุดในการถามคำถามปลายเปิด การอภิปราย การระดมความคิด และการอภิปรายถึงแนวทางที่ดีที่สุดในการก้าวไปข้างหน้าในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย เป็นพื้นที่ที่จะเข้าใจมุมมองของผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างแท้จริง เพื่อที่คุณจะได้ออกไปข้างนอกและทำงานให้ดีที่สุดได้

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเข้าใจประเด็นนี้โดยเร็วที่สุด หากคุณมีการอัปเดตสถานะหรือข้อมูลเบื้องหลังที่จะวางรากฐานสำหรับการสนทนาที่มีชีวิตชีวากับสมาชิกในทีมของคุณ คุณควรพลิกการประชุมโดยส่งการประชุมส่วนตัว อัพเดตวิดีโอล่วงหน้า

การส่งวิดีโอหรือการนำเสนอล่วงหน้าจะทำให้คนที่คุณกำลังประชุมด้วยสามารถรับฟังอย่างกระตือรือร้น และแยกแยะข้อมูลที่ให้ไว้ก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อ เตรียมความพร้อมให้พวกเขาพูดคุย ไม่ใช่แค่สรุปในช่วงเวลาอันมีค่าของคุณร่วมกัน

นอกจากนี้ยังเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกันอีกด้วย บางคนชอบที่จะคิดด้วยตนเอง ในขณะที่บางคนต้องการเวลาในการประมวลผลและรวบรวมประเด็นพูดคุย การเปลี่ยนการประชุมทำให้ทุกคนมีโอกาสโดดเด่น ลองชมวิดีโอสั้นๆ ความยาว 2 นาทีเพื่อดูวิธีพลิกการประชุม

ข้อความวิดีโอ > การประชุม

บันทึกหน้าจอและกล้องของคุณด้วย Snagit เพื่อการอัปเดตและข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็ว

เรียนรู้เพิ่มเติม

จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวให้สั้น (30 นาที) เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

แม้ว่าการประชุมบางรายการได้รับการออกแบบให้มีความลึกมากขึ้นในบางช่วงเวลาของปี เช่น การจัดการผลการปฏิบัติงานหรือการสนทนาเพื่อทบทวนผลการปฏิบัติงาน การประชุมที่เกิดซ้ำอาจสั้นลงในขณะที่ยังคงเป็นสถานที่สำหรับรับคำติชมอย่างต่อเนื่อง

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาพนักงานและการสื่อสารในทุกองค์กร อย่างไรก็ตาม การทำให้การประชุมเหล่านี้สั้นลง (ควรใช้เวลาประมาณ 30 นาที) จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมระยะยาว นี่คือสาเหตุที่การใช้เวลา 30 นาทีแบบตัวต่อตัวมักจะได้ผลมากกว่าการใช้เวลาเต็มชั่วโมง

1. เพิ่มสมาธิและประสิทธิภาพ

เมื่อการประชุมจำกัดเวลาไว้ที่ 30 นาที ทั้งผู้จัดการและพนักงานจะได้รับการส่งเสริมให้มีความตั้งใจเกี่ยวกับเวลาของตนมากขึ้น การประชุมที่สั้นกว่ากำหนดให้ผู้เข้าร่วมจัดลำดับความสำคัญของประเด็นสำคัญ แทนที่จะแยกประเด็นออกเป็นหัวข้อที่มีความสำคัญน้อยกว่า

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล

• วาระการประชุมที่มุ่งเน้น: การมีตารางงานที่แน่นหนาทำให้คุณยึดติดกับหัวข้อหลัก เช่น การอัปเดตความคืบหน้า ความท้าทาย และขั้นตอนถัดไป มันกีดกันแทนเจนต์ที่ไม่จำเป็นและเน้นผลลัพธ์ของการสนทนา
• การเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญ: ทั้งสองฝ่ายมีแนวโน้มที่จะเตรียมตัวได้ดีขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าจะใช้เวลาที่จำกัดได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
• การตัดสินใจแบบมีกรอบเวลา: ความจำเป็นในการตัดสินใจหรือแก้ไขปัญหาภายในระยะเวลาที่จำกัดจะช่วยเพิ่มความชัดเจนและการดำเนินการที่รวดเร็ว ซึ่งช่วยให้โครงการก้าวไปข้างหน้าได้

2.ป้องกันความเมื่อยล้าจากการประชุม

การประชุมที่ยาวนานขึ้นมักจะได้รับผลตอบแทนที่ลดลง เนื่องจากผู้เข้าร่วมจะรู้สึกเหนื่อยล้าทางจิตใจ หลังจากผ่านไปประมาณ 30 นาที ระดับความสนใจมักจะลดลง ส่งผลให้การมีส่วนร่วมและประสิทธิผลลดลง การประชุมที่สั้นลงช่วยรักษาพลังงานและสมาธิตลอดการสนทนา

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล

• ระดับพลังงานที่สูงขึ้น: การประชุม 30 นาทีช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสดชื่นและมีส่วนร่วม ทำให้การสนทนามีไดนามิกมากขึ้น
• หลีกเลี่ยงการ "ล่องลอย" ไปยังการสนทนาที่มีประสิทธิผลน้อยลง: เมื่อมีเวลาน้อยลง โอกาสที่การอภิปรายจะล่องลอยไปสู่หัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องหรือลำดับความสำคัญต่ำกว่าก็น้อยลง ซึ่งมักเกิดขึ้นในการประชุมที่ใช้เวลานานหลายชั่วโมง

3. รองรับการเช็คอินบ่อยขึ้น

หากการประชุมแบบตัวต่อตัวมีระยะเวลาจำกัด การกำหนดเวลาการประชุมให้บ่อยขึ้นจะง่ายกว่า ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ ซึ่งช่วยให้สามารถสื่อสารได้อย่างต่อเนื่องและแก้ไขหลักสูตรได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะรอให้ปัญหาใหญ่มากองพะเนินเทินทึกเมื่อเวลาผ่านไป

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล

• ข้อเสนอแนะอย่างทันท่วงที: การประชุมที่สั้นลงและบ่อยขึ้นจะเปิดโอกาสให้ได้รับคำติชมแบบเรียลไทม์ จัดการปัญหาก่อนที่จะบานปลาย
• การจัดตำแหน่งอย่างต่อเนื่อง: จุดสัมผัสบ่อยครั้งทำให้ทั้งผู้จัดการและพนักงานสอดคล้องกับเป้าหมาย ความคืบหน้า และลำดับความสำคัญ โดยไม่จำเป็นต้องขยายการประชุมไม่บ่อยนัก

4. ช่วยเพิ่มผลผลิตทั่วทั้งทีม

การให้เวลาแบบตัวต่อตัวเป็นเวลา 30 นาที ผู้จัดการจะมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน พนักงานชื่นชมว่ามีการเคารพเวลา ทำให้พวกเขากลับมาทำงานได้โดยไม่สูญเสียแรงผลักดัน

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล

• การจัดการเวลาที่ดีขึ้น: การประชุมระยะสั้นจะเข้ากับตารางงานที่ยุ่งได้ง่ายขึ้น ทำให้ทั้งสองฝ่ายสร้างสมดุลระหว่างการประชุมกับความรับผิดชอบในแต่ละวันได้ง่ายขึ้น
• การประชุมกับผู้คนมากขึ้น: สำหรับผู้จัดการที่มีทีมขนาดใหญ่ การประชุมที่สั้นลงทำให้พวกเขาพบปะกับสมาชิกในทีมแต่ละคนได้บ่อยขึ้น โดยไม่ต้องเสียสละเวลาสำหรับงานอื่น

5. ส่งเสริมการสื่อสารที่กระชับ

การประชุมแบบตัวต่อตัวที่สั้นลงช่วยส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับยิ่งขึ้น ทั้งสองฝ่ายมีแนวโน้มที่จะเข้าถึงประเด็นและหลีกเลี่ยงการอธิบายมากเกินไปหรือทำตามรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล

• รายการดำเนินการที่ชัดเจนยิ่งขึ้น: ผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะออกจากการประชุมโดยแจ้งประเด็นที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้ เนื่องจากการสนทนามุ่งเน้นไปที่เรื่องสำคัญ
• ความรับผิดชอบที่ดีขึ้น: การประชุมที่กระชับหมายถึงการติดตามผลและขั้นตอนถัดไปมีแนวโน้มที่จะได้รับการจดจำและดำเนินการมากขึ้น สร้างวัฒนธรรมความรับผิดชอบที่แข็งแกร่งขึ้น

6. ปรับความยืดหยุ่นให้เข้ากับตารางงานที่ยุ่งวุ่นวาย

ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ทั้งผู้จัดการและพนักงานต่างต้องเผชิญหน้าที่รับผิดชอบมากมาย การพูดคุยตัวต่อตัวเป็นเวลา 30 นาทีจะง่ายกว่าสำหรับการพักผ่อนในวันที่วุ่นวาย และมีโอกาสน้อยที่จะถูกยกเลิกหรือกำหนดเวลาใหม่เนื่องจากความขัดแย้งด้านเวลา

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล

• ลดความเหนื่อยล้าในการประชุมทั่วทั้งทีม: เมื่อการประชุมสั้นลง ช่วยให้แน่ใจว่าทั้งผู้จัดการและพนักงานมีเวลาเพียงพอสำหรับการประชุมอื่นๆ การทำงานเชิงลึก และงานส่วนตัว
• ความยืดหยุ่นมากขึ้นในการกำหนดเวลา: การประชุมระยะสั้นจะกำหนดเวลาได้ง่ายขึ้น ทำให้มีแนวโน้มว่าการประชุมจะเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ ปรับปรุงการสื่อสารและการเชื่อมต่อโดยรวม

บทสรุป

การประชุมตัวต่อตัวที่สั้นกว่า 30 นาทีไม่ได้เป็นเพียงกลยุทธ์ในการประหยัดเวลา แต่ยังช่วยเพิ่มสมาธิ ป้องกันความเหนื่อยล้า และสร้างสภาพแวดล้อมสำหรับการเช็คอินที่บ่อยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการส่งเสริมการสื่อสารที่กระชับและลดแนวโน้มการเสียเวลา ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการประชุมมีประสิทธิผลและดำเนินการได้ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้งพนักงานและผู้จัดการ

สำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมแบบตัวต่อตัว ระยะเวลาที่สั้นลงมักจะดีกว่า ช่วยให้การสนทนาคมชัด มีสมาธิ และมีประสิทธิภาพ

จัดการประชุมแบบพบปะกันเป็นครั้งคราว

ในโลกที่ห่างไกลจากระยะไกลในปัจจุบัน แพลตฟอร์มการสนทนาทางวิดีโอและการส่งข้อความกลายเป็นรูปแบบการสื่อสารเริ่มต้น แม้ว่าการประชุมเสมือนเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพ แต่ก็มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้การประชุม แบบตัวต่อตัว ยังคงมีความสำคัญอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลหรือแบบผสมผสาน

1. สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

การประชุมแบบต่อหน้ามอบโอกาสพิเศษในการสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งและจริงใจยิ่งขึ้น ปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์จะสมบูรณ์ยิ่งขึ้นเมื่อเกิดขึ้นแบบเห็นหน้ากัน ทำให้เกิดการสื่อสารที่เป็นธรรมชาติและสร้างสายสัมพันธ์มากขึ้น

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• การแสดงที่ไม่ใช่คำพูด: การสนทนาต่อหน้าช่วยให้เข้าใจภาษากาย การแสดงออกทางสีหน้า และน้ำเสียงได้ละเอียดยิ่งขึ้น ซึ่งมักจะหายไปในแฮงเอาท์วิดีโอ
• การเชื่อมโยงทางอารมณ์: การพบปะด้วยตนเองส่งเสริมความรู้สึกไว้วางใจและความเห็นอกเห็นใจที่ยากต่อการทำซ้ำแบบเสมือนจริง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลที่อาจรู้สึกว่าถูกตัดขาดจากผู้จัดการหรือทีมของตน

2. ส่งเสริมให้มีการเจรจาอย่างเปิดเผย

การตั้งค่าต่อหน้าจะสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานมักจะรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการแสดงออกถึงข้อกังวล ให้ข้อเสนอแนะ หรือพูดคุยเรื่องส่วนตัว ความใกล้ชิดทางกายภาพและพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันส่งเสริมให้เกิดการสนทนาที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์มากขึ้น

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• ความเป็นทางการน้อยลง: แฮงเอาท์วิดีโออาจดูเข้มงวดโดยมีวาระการประชุมที่มีโครงสร้าง ในขณะที่การประชุมแบบต่อหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างดื่มกาแฟหรือในบรรยากาศที่ผ่อนคลาย สามารถอำนวยความสะดวกในการสนทนาที่เป็นธรรมชาติและเป็นกันเองมากขึ้น
• การสร้างความไว้วางใจ: การปฏิสัมพันธ์ต่อหน้าจะช่วยลดระยะห่างระหว่างพนักงานและผู้จัดการ ทำให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยมากขึ้นในการแบ่งปันความคิดและความรู้สึกของตน

3. ปรับปรุงการมุ่งเน้นและการมีส่วนร่วม

การประชุมทางไกลอาจรบกวนสมาธิ ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งเตือนทางอีเมล ปัญหาทางเทคนิค หรือการรบกวนในครัวเรือน การพบปะแบบตัวต่อตัวช่วยขจัดอุปสรรคเสมือนเหล่านี้ ทำให้ทั้งสองฝ่ายสามารถนำเสนอได้อย่างเต็มที่ในขณะนั้น

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• ความสนใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น: การอยู่ในห้องเดียวกันช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่มีสมาธิมากขึ้น นำไปสู่การสนทนาที่มีคุณภาพสูงขึ้น หากไม่มีหน้าจอมาขวางทาง คุณก็สามารถสบตาและรับฟังกันและกันได้อย่างแท้จริง
• การแก้ปัญหาที่ดีขึ้น: เมื่อทั้งสองฝ่ายมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ การแก้ปัญหาจะร่วมมือกันและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่การแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

4. ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร

การประชุมแบบต่อหน้าจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางวัฒนธรรมระหว่างพนักงานและบริษัท พนักงานที่ทำงานจากระยะไกล โดยเฉพาะผู้ที่ไม่ค่อยได้เข้าออฟฟิศ อาจรู้สึกแยกตัวจากวัฒนธรรมองค์กรในวงกว้าง การพบปะแบบเห็นหน้ากันจะช่วยฟื้นคืนความผูกพันนั้นขึ้นมาใหม่

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• การจัดแนววัฒนธรรม: การประชุมแบบต่อหน้าสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกเชื่อมโยงกับค่านิยม ภารกิจ และพลวัตของทีมมากขึ้น ซึ่งทำได้ยากผ่านการโต้ตอบเสมือนจริง
• ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของ: พนักงานที่อยู่ห่างไกลมักจะพลาดการโต้ตอบในสำนักงานแบบไม่เป็นทางการ การประชุมแบบต่อหน้าสามารถช่วยสร้างมิตรภาพและความเป็นเจ้าของขึ้นมาใหม่ได้

5. การจัดการกับการสนทนาที่ละเอียดอ่อน

หัวข้อที่ละเอียดอ่อน เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพ ความท้าทายส่วนตัว หรือข้อเสนอแนะที่ตอบยาก จะได้รับการจัดการแบบเห็นหน้ากันดีที่สุด การประชุมแบบต่อหน้าช่วยให้ผู้จัดการสามารถถ่ายทอดความเห็นอกเห็นใจและความเข้าใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระหว่างการอภิปรายที่ท้าทาย

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• ความเห็นอกเห็นใจและความแตกต่างเล็กน้อย: การแจ้งข่าวยากๆ หรือข้อเสนอแนะต่อหน้าจะทำให้เกิดความอ่อนไหวทางอารมณ์มากขึ้น เนื่องจากทั้งสองฝ่ายสามารถอ่านและตอบสนองต่อภาษากายและอารมณ์ของกันและกันได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• การสนับสนุนและความมั่นใจ: เมื่อพนักงานได้รับคำติชมหรือหารือเกี่ยวกับปัญหาส่วนตัว การมีผู้จัดการอยู่ด้วยตนเองสามารถให้ความรู้สึกสบายใจและการสนับสนุนในแบบที่การประชุมเสมือนอาจไม่มี

6. สร้างพื้นที่สำหรับการระดมความคิดและความคิดสร้างสรรค์

การพบปะแบบตัวต่อตัวเป็นพื้นที่พิเศษสำหรับการระดมความคิดและการแก้ปัญหา ซึ่งทำให้รู้สึกลื่นไหลเมื่อเผชิญหน้ากันมากกว่าทางออนไลน์ บางครั้งพลังของการอยู่ในห้องเดียวกันจุดประกายความคิดสร้างสรรค์ที่การประชุมเสมือนจริงไม่สามารถทำซ้ำได้

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• สภาพแวดล้อมในการทำงานร่วมกัน: การสนทนาแบบตัวต่อตัวมักจะนำไปสู่การแลกเปลี่ยนที่เป็นธรรมชาติและสร้างสรรค์มากขึ้น ซึ่งอาจทำได้ยากในการประชุมเสมือนจริงที่มีโครงสร้าง
• ไวท์บอร์ดและการคิดแบบเรียลไทม์: การอยู่ร่วมกันทางกายภาพช่วยให้ทำกิจกรรมต่างๆ เช่น ไวท์บอร์ดหรือการร่างแนวคิดแบบเรียลไทม์ ซึ่งสามารถเร่งการแก้ปัญหาเชิงสร้างสรรค์ได้เร็วยิ่งขึ้น

7. สร้างความสัมพันธ์ของมนุษย์อีกครั้งในโลกที่ห่างไกล

ในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล พนักงานอาจออกไปทำงานไกลโดยไม่ต้องพบปะกับเพื่อนร่วมงานด้วยตนเอง การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นครั้งคราวเป็นโอกาสสำคัญในการเชื่อมโยงกันในระดับมนุษย์อีกครั้ง

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

• การลดความโดดเดี่ยว: การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยวได้ การประชุมแบบต่อหน้าจะเตือนพนักงานว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีม และผู้จัดการของพวกเขาสามารถเข้าถึงได้และเข้าถึงได้
• การส่งเสริมขวัญกำลังใจ: การพบปะด้วยตนเองสามารถเติมพลังให้กับพนักงาน เสริมสร้างความรู้สึกถึงจุดมุ่งหมาย และความเชื่อมโยงกับงานของพวกเขา

บทสรุป

แม้ว่าการทำงานจากระยะไกลจะมีข้อดี แต่คุณค่าของการทำงานแบบตัวต่อตัวก็ไม่สามารถมองข้ามได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น การสนับสนุนการสนทนาที่เปิดกว้าง หรือการจัดการการสนทนาที่ละเอียดอ่อน มีบางแง่มุมของการเชื่อมโยงของมนุษย์ที่สามารถรับรู้ได้อย่างเต็มที่เมื่อเผชิญหน้ากันเท่านั้น

การพบปะแบบตัวต่อตัวจะสร้างประสบการณ์ที่ลึกซึ้งและมีความหมายมากขึ้น ซึ่งจะเสริมสร้างความไว้วางใจ ปรับปรุงการสื่อสาร และนำไปสู่การมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของพนักงานที่ดีขึ้นในท้ายที่สุด การรวมสิ่งเหล่านี้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลเป็นหลักเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์และเสริมสร้างความไว้วางใจที่มากขึ้น

ผู้คนทำงานได้ดีที่สุดกับคนที่พวกเขารู้จัก ชอบ ไว้วางใจ และเคารพ ใช้เวลาในการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ ไม่ว่าจะมาด้วยตนเองหรือทางไกล – ใช้เวลาไม่กี่นาทีพูดคุยแบบตัวต่อตัวเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน ต่อไปนี้คือบทสนทนาบางส่วนสำหรับสถานที่ทำงานจาก BetterUp เพื่อช่วยทลายกำแพง:

• ส่วนไหนที่คุณชอบที่สุดในงานของคุณ?
• งานแรกของคุณคืออะไร?
• คุณมีงานเร่งรีบหรือโครงการด้านใดบ้าง?
• เมื่อคุณทำงานจากระยะไกล คุณทำงานในร้านกาแฟหรือที่บ้าน เพราะเหตุใด
• สิ่งหนึ่งที่คุณหลงใหลในอาชีพการงานของคุณคืออะไร?
• หากคุณสามารถอธิบายสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานในอุดมคติของคุณได้ มันจะเป็นอย่างไร
• สิ่งหนึ่งที่เป็นแรงบันดาลใจให้คุณในที่ทำงานคืออะไร?
• คุณได้เรียนรู้อะไรอันมีค่าระหว่างอาชีพการงานของคุณ?
• มีโครงการที่กำลังจะมาถึงที่คุณตื่นเต้นหรือไม่?
• คุณเคยคิดที่จะลองทำอาชีพอื่นก่อนหน้านี้หรือไม่?
• อะไรทำให้คุณอยากทำงานให้กับ [บริษัท]?
• คุณไปโรงเรียนเพื่อเป็น [บทบาทงาน] หรือไม่?
• คุณมีเคล็ดลับในการบริหารเวลาหรือไม่?

การปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้จะทำให้การประชุมแบบตัวต่อตัวมีประสิทธิภาพและสนุกสนานยิ่งขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง จำไว้ว่าเป้าหมายคือการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

ตอนนี้คุณเป็นดาราดังที่ต้องพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัว ต้องการปรับปรุงการประชุมให้มากขึ้นใช่ไหม ดาวน์โหลดคำแนะนำฟรีของเราด้านล่าง

หยุดเสียเวลากับการประชุมที่ไร้จุดหมาย

ดูว่าการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ในวิธีการแชร์ข้อมูลสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาในที่ทำงานได้อย่างไร

รับคำแนะนำ