วิธีสร้าง Mail Merge ด้วย Gmail และ Google ชีต

เผยแพร่แล้ว: 2022-02-26

Mail Merge สำหรับ Gmail ให้คุณส่งข้อความอีเมลส่วนบุคคลไปยังผู้ติดต่อหลายรายในคราวเดียว แต่ละข้อความมีเนื้อหาเกือบเหมือนกัน แต่ข้อความบางส่วนสามารถกำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทักทายผู้รับแต่ละคนด้วยชื่อ คุณสามารถใส่ที่อยู่ไปรษณีย์ในเนื้อหาข้อความ ปรับแต่งหัวเรื่อง แนบไฟล์ต่าง ๆ ในขณะที่ส่วนอื่น ๆ ของเนื้อหาอีเมลยังคงเหมือนเดิม

Mail Merge ใน Gmail มีไว้สำหรับทุกคน หากคุณกำลังจัดปาร์ตี้ที่บ้าน คุณสามารถส่งคำเชิญทางอีเมลส่วนตัวให้กับเพื่อน ๆ ทุกคนด้วยความช่วยเหลือของจดหมายเวียน เจ้าของธุรกิจสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับข้อเสนอและข้อเสนอที่จะเกิดขึ้น ทีมขายและการตลาดใช้ Mail Merge สำหรับแคมเปญแบบหยด ครูสามารถส่งงานและรายงานแต่ละรายการให้นักเรียนผ่านจดหมายเวียนได้

จดหมายเวียนใน Gmail

คุณสามารถทำจดหมายเวียนด้วย Gmail ได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

  1. ติดตั้งโปรแกรมเสริม Mail Merge สำหรับ Gmail โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับจดหมายเวียน
  2. นี้จะสร้าง Google Spreadsheet ใหม่ ไปที่เมนู Add-on ในแผ่นงาน เลือก Mail Merge with Attachments แล้วเลือกเมนู Create Merge Template
  3. เปิด Google Contacts และสร้าง Group ใหม่พร้อมรายชื่อติดต่อทั้งหมดที่คุณต้องการส่งอีเมลส่วนบุคคล หรือคุณสามารถป้อนชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับได้โดยตรงใน Mail Merge Google ชีต
  4. ภายใต้เมนู Mail Merge ให้เลือก Import Google Contacts และเลือกกลุ่ม Google Contacts ที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 3 ตอนนี้จะนำเข้าที่อยู่ติดต่อ Gmail ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในสเปรดชีตโดยอัตโนมัติ
  5. ไปที่ Gmail และสร้างข้อความอีเมลฉบับร่างใหม่ที่จะกลายเป็นเทมเพลตสำหรับจดหมายเวียน อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถเขียนเทมเพลตอีเมลใน Rich Text โดยใช้เครื่องมือ HTML Mail จากนั้นคัดลอกและวางโค้ด HTML ที่สร้างขึ้นลงในช่องเนื้อหาข้อความของ Google ชีต
  6. หากคุณต้องการเพิ่มไฟล์แนบในข้อความอีเมลของคุณ เช่น ไฟล์ PDF หรือเอกสาร Word ให้อัปโหลดไฟล์ไปที่ Google ไดรฟ์ จากนั้นเลือก แทรกไฟล์แนบ เพื่อแทรกลิงก์ของไฟล์นั้นลงในแผ่นงานจดหมายเวียน Mail Merge จะแทรกไฟล์จริงลงในอีเมลโดยอัตโนมัติ
  7. ไปที่เมนู Mail Merge อีกครั้งและเลือก "Configure Mail Merge" - คอลัมน์สถานะจะเปลี่ยนเป็น "MAIL SENT" สำหรับข้อความอีเมลทั้งหมดที่ส่งสำเร็จ

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะทดสอบแคมเปญอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งเสียงระเบิดไปยังหลาย ๆ คน ในหน้าจอ Configure Mail Merge ให้คลิกปุ่ม "ส่งอีเมลทดสอบ" จากนั้นระบบจะส่งอีเมลตัวอย่างไปยังนักพัฒนาซอฟต์แวร์โดยใช้ {{Variable Fields}} แทนที่ด้วยค่าจำลอง ถ้าฟิลด์ทั้งหมดถูกแทนที่ในอีเมลทดสอบ จดหมายเวียนของคุณก็พร้อมใช้งาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Gmail Mail Merge

ต่อไปนี้คือคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Mail Merge สำหรับ Gmail และ Google Apps:

1. ฉันสามารถส่งข้อความอีเมลได้กี่ฉบับต่อวัน จดหมายเวียนรุ่นฟรีช่วยให้คุณส่งอีเมลได้ 25 ฉบับต่อวัน แต่ขีดจำกัดการส่งสำหรับการรวมแบบพรีเมียมจะแตกต่างกัน ผู้ใช้ Gmail สามารถส่งอีเมลถึงผู้รับ 400 คนต่อวัน ในขณะที่ขีดจำกัดรายวันสำหรับบัญชี G Suite (Google Workspace) คือผู้รับ 1,500 คนต่อวัน

2. ฉันเป็นผู้ใช้ Google Apps แต่ขีดจำกัดรายวันของฉันสำหรับรุ่นพรีเมียมเพียง 400 ต่อวันใช่หรือไม่ Google จะเพิ่มขีดจำกัดของคุณเป็น 1500 หากบัญชีธุรกิจ G Suite ของคุณมีอายุมากกว่าสองสามเดือน หรือถ้าโดเมน Google Apps ของคุณมีผู้ใช้มากกว่า 5 รายหลังจากรอบการเรียกเก็บเงินครั้งแรก

3. ฉันจะอัปเกรดเป็นพรีเมียมได้อย่างไร ค่าใช้จ่ายของใบอนุญาตคืออะไร? โปรดคลิกที่นี่เพื่อซื้อสิทธิ์ใช้งานแบบพรีเมียมสำหรับ Mail Merge สิทธิ์การใช้งานแบบผู้ใช้คนเดียวคือ \$3.25 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ เรียกเก็บเงินเป็นรายปี

4. ฉันส่งอีเมลไปเพียง 10 ฉบับ แต่โควตาอีเมลรายวันของฉันลดลง 20 ฉบับ ทำไม? เป็นไปได้มากว่าคุณได้เพิ่มที่อยู่อีเมลในช่อง CC หรือ BCC จำไว้ว่าขีด จำกัด อีเมลรายวันนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนผู้รับ ดังนั้นหากคุณส่งอีเมลที่มีสำเนาถึงใครบางคน โควตาของคุณจะลดลง 2

5. นโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณคืออะไร? เหตุใด Mail Merge จึงจำเป็นต้องเข้าถึง Gmail, Google Contacts ฯลฯ ของฉัน Mail Merge จำเป็นต้องเข้าถึง Gmail เนื่องจากจะส่งอีเมลจากบัญชี Gmail ของคุณ จำเป็นต้องเข้าถึง Google ไดรฟ์เพื่อดึงไฟล์แนบ ในขณะที่ต้องใช้การเข้าถึง Google Contacts เพื่อนำเข้าไฟล์แนบใน Google ชีต อ่านข้อกำหนดสิทธิ์โดยละเอียด

6. ฉันจะติดตามการเปิดอีเมลด้วย Mail Merge ได้อย่างไร การติดตามอีเมลเป็นคุณสมบัติพิเศษ ระหว่างการกำหนดค่า Mail Merge ให้เลือก "ใช่" สำหรับตัวเลือก "ติดตามอีเมลที่เปิด" และอีเมลขาออกจะมี GIF ติดตามผล 1x1 หากต้องการดูรายงานการอ่านอีเมล ให้ไปที่เมนูจดหมายเวียนและเลือกแสดงรายงานการเปิดอีเมล คุณสามารถดูวันที่และเวลาที่อีเมลถูกเปิด ที่อยู่ IP และตัวแทนผู้ใช้ของไคลเอ็นต์ ในกรณีส่วนใหญ่ สิ่งนี้จะเท่ากับที่อยู่ IP ของ Google เนื่องจากตอนนี้ Google แคชรูปภาพบนเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง

7. ฉันจะรวมที่อยู่ CC หรือ BCC ที่แตกต่างกันสำหรับผู้รับแต่ละรายได้อย่างไร เพิ่มคอลัมน์พิเศษสองคอลัมน์ในเทมเพลตจดหมายเวียนและตั้งชื่อคอลัมน์เป็น CC และ BCC ตามลำดับ ตอนนี้ให้ใส่ที่อยู่อีเมลในคอลัมน์เหล่านี้ต่อแถว แล้วข้อความที่ผสานจะถูกสำเนาและสำเนาลับไปยังที่อยู่ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถใส่อีเมลหลายฉบับคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

8. ฉันส่งการผสาน แต่ตัวแปร {{First Name}} แทนที่ไม่ถูกต้องในอีเมลขาออก ทำไม? มีแนวโน้มว่าคุณได้ใช้รูปแบบการจัดรูปแบบหลายรูปแบบกับตัวแปรภายในฉบับร่างของ Gmail วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือคุณเปิดร่าง Gmail ของคุณ ลบตัวแปรแล้วพิมพ์อีกครั้ง (ดูความช่วยเหลือ) การดำเนินการนี้จะล้างการจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน ตอนนี้เปลี่ยนไปใช้เทมเพลต Mail Merge และกำหนดค่าโดยใช้เทมเพลตฉบับร่างของ Gmail ที่แก้ไขล่าสุด

9. เหตุใดตัวเลือกในการสร้าง Gmail ฉบับร่างจึงถูกปิดใช้งานในจดหมายเวียนของฉัน ตัวเลือกแบบร่างจะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณดำเนินการ Mail Merge ในรูปแบบข้อความธรรมดาหรือ HTML ไม่สามารถใช้ได้หากคุณใช้ร่างจดหมาย Gmail สำเร็จรูปเป็นเทมเพลตผสาน

10. ฉันจะแทรกรูปภาพที่ไม่ซ้ำกันในข้อความอีเมลขาออกทั้งหมดของฉันได้อย่างไร คุณสามารถสร้างคอลัมน์ใหม่ในแผ่นงานจดหมายเวียนที่เรียกว่ารูปภาพ ตอนนี้อัปโหลดรูปภาพไปยังไซต์โฮสต์รูปภาพ รับ URL รูปภาพ และเพิ่มลงในชีตดังแสดงด้านล่าง:

 <img src="image_url"/>

ในฉบับร่างของ Gmail ให้เพิ่ม {{Images}} ที่ใดก็ได้ และจะถูกแทนที่ด้วยรูปภาพจริง

11. ฉันจะแทรกไฮเปอร์ลิงก์ที่ไม่ซ้ำกันในข้อความอีเมลของฉันได้อย่างไร สร้างคอลัมน์ใหม่ในเทมเพลต Mail Merge ชื่อลิงก์ (คุณสามารถตั้งชื่ออะไรก็ได้) เพิ่มลิงก์ใน Google ชีตตามที่แสดงด้านล่าง:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

ในฉบับร่างของ Gmail ให้เพิ่ม {{Links}} และจะถูกแทนที่ด้วยไฮเปอร์ลิงก์จริง คุณยังสามารถใช้ mailto เพื่อเชื่อมโยงไปยังที่อยู่อีเมล

12. ฉันกำลังกำหนดเวลาอีเมล แต่อีเมลนั้นส่งไปทันที ทำไม? อีเมลตามกำหนดเวลาจะถูกส่ง +/- 30 นาทีของเวลาที่กำหนด ดังนั้นหากคุณกำหนดให้อีเมลออกไปเวลา 14:15 น. ก็สามารถไปได้ตลอดเวลาระหว่าง 14.00-12.30 น. อีเมลมีกำหนดการในเขตเวลาของ Google สเปรดชีต

13. ฉันต้องเปิดคอมพิวเตอร์ไว้เพื่อให้อีเมลตามกำหนดเวลาส่งไปตามเวลาที่กำหนดหรือไม่? ไม่ Google Add-on ทำงานในพื้นหลังบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google และคุณสามารถปิด Google ชีตได้หลังจากกำหนดค่า

14. ฉันหมดโควต้าอีเมลรายวันแล้วใช่หรือไม่ ฉันจะส่งอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อ Google รีเซ็ตโควต้าได้อย่างไร คุณสามารถเพิ่มวันที่จัดกำหนดการซึ่งก็คือ 3-4 จากนี้และเรียกใช้จดหมายเวียน ข้อความจะถูกกำหนดเวลาและจะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อโควต้าของคุณถูกรีเซ็ต

15. ฉันใช้ Mail Merge แต่ไม่ได้ส่งอีเมล ทำไม? คุณใช้โควต้าอีเมลจนหมด หรือเนื่องจากคอลัมน์สถานะจดหมายเวียนในสเปรดชีตถูกตั้งค่าเป็น "MAIL SENT" การตรวจสอบนี้มีไว้เพื่อป้องกันไม่ให้คุณส่งอีเมลหลายฉบับไปยังที่อยู่เดียวกันโดยไม่ได้ตั้งใจ หากคุณเรียกใช้การรวมหลายครั้ง

16. ฉันต้องส่งอีเมลถึง 10,000 รายชื่ออีเมล Mail Merge สามารถจัดการสิ่งนี้ได้หรือไม่? ขอแนะนำให้คุณใช้บริการส่งอีเมลโดยเฉพาะ เช่น MailChimp สำหรับการส่งอีเมลจำนวนมาก คุณสามารถใช้ตัวแยกที่อยู่ Gmail เพื่อดึงอีเมลทั้งหมดจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ

17. ฉันใช้ Salesforce เป็น CRM มีวิธีบันทึกอีเมลทั้งหมดลงใน Salesforce.com หรือไม่ Salesforce ให้ที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันแก่คุณ เมื่อคุณกำหนดค่าจดหมายเวียน ให้ใส่ที่อยู่อีเมลนั้นในฟิลด์ BCC ของหน้าจอกำหนดค่าและเรียกใช้จดหมายเวียน อีเมลทั้งหมดจะถูกทำเครื่องหมายไว้ที่ Salesforce ในขณะนี้เพื่อการติดตาม

18. ฉันสามารถยกเลิกการเรียกใช้ Mail Merge ได้หรือไม่? ฉันจะจำอีเมลของฉันได้อย่างไร Mail Merge ใช้ Gmail ดังนั้นจึงไม่มีตัวเลือกในการเรียกคืนอีเมลที่ส่ง ซึ่งแตกต่างจาก Microsoft Outlook อย่างไรก็ตาม คุณสามารถยกเลิกกระบวนการ Mail Merge ได้โดยกดปุ่ม STOP หากคุณต้องการลบอีเมลที่กำหนดเวลาไว้ออกจากคิว ให้ไปที่เมนูจดหมายเวียน แล้วเลือกยกเลิกกำหนดเวลาอีเมล อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถเอาแถวที่เกี่ยวข้องออกจากแผ่นงานจดหมายเวียน

การสนับสนุนจดหมายเวียน

19. ฉันจะรายงานปัญหาเกี่ยวกับ Mail Merge ได้อย่างไร เปิด Google ชีต Mail Merge ไปที่ Add-on > Mail Merge พร้อมไฟล์แนบ > คำแนะนำและการสนับสนุน > ส่งบันทึกการดีบัก จะส่งสำเนาของแผ่นงานและการกำหนดค่าจดหมายเวียนไปยังนักพัฒนา Google Script

Google Scripts นั้นทรงพลัง Google Scripts ยอดนิยมอื่นๆ บางส่วนของเราที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ได้แก่ Email Scheduler, Email Extractor, บันทึก Gmail ไปยัง Google Drive และระบบตอบรับอัตโนมัติของ Gmail