วิธีสร้างตัวช่วยงานที่เพิ่มประสิทธิภาพของทีมของคุณ

คุณต้องการช่วยให้พนักงานทำงานดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? สื่อช่วยในการทำงานเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานที่ให้ข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมแก่พนักงาน เมื่อเขียนได้ดี จะช่วยประหยัดเวลา เพิ่มความแม่นยำ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีสร้างและปรับปรุงตัวช่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าคุณจะไม่เคยสร้างมาก่อนก็ตาม

เงินช่วยเหลืองานคืออะไรกันแน่?

ความช่วยเหลือในการทำงานเป็นคำแนะนำง่ายๆ ที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างในที่ทำงาน ซึ่งอาจรวมถึงสูตรโกง โปรแกรมบันทึกความจำ เพจเจอร์เดียว เครื่องมือสนับสนุนประสิทธิภาพ รายการทิศทาง และอื่นๆ อีกมากมาย โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งที่ออกแบบมาเพื่อลดข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ในที่ทำงานถือเป็นเครื่องช่วยในการทำงาน

สื่อช่วยในการทำงานมีหลายชื่อและถูกใช้ในอุตสาหกรรมทุกประเภทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์มากพอที่หากบริษัทต่างๆ ไม่ได้จัดหาให้โดยอัตโนมัติ พนักงานมักจะสร้างเงินช่วยเหลืองานด้วยตนเอง

เคยเห็นการ์ดคำสั่งขนาด 3 x 5 ที่เขียนด้วยลายมือติดไว้ที่ผนังข้างเครื่องพิมพ์หรือไม่? แล้วโน้ตแปะที่แต่งแต้มขอบหน้าจอคอมพิวเตอร์ล่ะ? เหล่านี้เป็นเงินช่วยเหลืองานนอกระบบทั้งสองประเภทที่พนักงานทำเอง

ไม่ว่าพวกเขาจะได้เงินเป็นรายชั่วโมงหรือตามโครงการ หรือได้รับเงินเดือน ผู้คนต้องการทราบวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ไม่มีใครอยากเสียเวลาตามคำแนะนำ

โดยปกติ เอกสารช่วยงานคือเอกสารที่พิมพ์ไม่เกินหนึ่งหน้า คุณจะพบได้ใกล้กับพื้นที่ทำงานทุกประเภท ตั้งแต่สายการประกอบไปจนถึงสถาบันการเงิน พวกเขาสามารถแขวนบนผนังหรือกุฏิ อาจเป็นบัตรเคลือบใกล้แผนกต้อนรับหรือโปสเตอร์ใกล้ในห้องเก็บของ ในบางครั้ง ความช่วยเหลือในงานจะเป็นดิจิทัล เช่น รูปภาพหรือไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์ แอปสมาร์ทโฟน หรือวิดีโอสั้น

“แต่เรามีไฟล์ช่วยเหลือออนไลน์อยู่แล้ว ทำไมฉันถึงต้องการความช่วยเหลือแยกจากกัน” คุณอาจถาม พนักงานไม่ต้องการเลื่อนดูข้อความหลายหน้าเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคำสั่งดูเหมือนจะ 'ฝัง' ภายในโปรแกรมที่พวกเขาใช้อยู่แล้ว

บ่อยครั้ง การมีคำแนะนำที่ชัดเจนแยกจากตัวโปรแกรมจริงจะดีกว่า เนื่องจากงานในที่ทำงานกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น แม้แต่สื่อช่วยงานพิมพ์ก็ยังคงเป็นวิธีที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพในการแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้อง

วิธียอดนิยมที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

มีสามวิธีหลักที่การช่วยเหลืองานช่วยให้พนักงานทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จเร็วขึ้น (และดีขึ้น) เมื่อพวกเขาต้องการ:

• จำวิธีทำอะไรสักอย่าง
• แก้ปัญหา
• เรียนรู้ว่าจะทำอย่างไรเมื่อบางสิ่งเปลี่ยนไป

การฝึกดำเนินไปได้ไกลเท่านั้น และจะอยู่ในความทรงจำของบุคคลเพียงชั่วครู่เท่านั้น เมื่อเซสชั่นการฝึกสอนแบบตัวต่อตัวเมื่อไม่กี่สัปดาห์ก่อนเริ่มล้าสมัยและคุณได้ยินว่า "ฉันจะทำภารกิจนั้นอีกครั้งได้อย่างไร" นั่นคือเวลาที่งานช่วยส่องแสง พร้อมใช้งานเมื่อต้องการพร้อมข้อมูลที่พนักงานต้องการทุกเมื่อที่ต้องการ

ทั้งนายจ้างและลูกจ้างต่างมีวันที่ดีกว่าเมื่อมีคำตอบให้ทันที แทนที่จะต้องไล่ตามใครสักคนเพื่อขอความช่วยเหลือ พนักงานมีเครื่องช่วยงานที่จะแสดงขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ไม่จำเป็นต้องเลื่อนดูเอกสารหลายชั้นเพื่อค้นหาคำแนะนำที่แน่นอน เพราะตัวช่วยงานจะอยู่ข้างเวิร์กสเตชันเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างถูกต้องในครั้งแรก

สื่อช่วยในการทำงานไม่เพียงช่วยให้พนักงานจดจำสิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้จากการฝึกอบรมได้เป็นอย่างดี (เช่น กระบวนการที่ต้องทำเป็นครั้งคราวเท่านั้น และไม่จำเป็นต้องจดจำ) สิ่งเหล่านี้ยังมีประโยชน์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง เช่น สำหรับการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น หรือเพื่ออธิบายขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันเล็กน้อยของซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่

ประสิทธิภาพเหล่านี้เพิ่มขึ้น จากข้อมูลของ Peregrine Performance Group บริษัทที่พวกเขาทำงานด้วยได้เปลี่ยนหลักสูตรฝึกอบรมหนึ่งสัปดาห์เป็นการฝึกอบรมหนึ่งวันพร้อมเงินช่วยเหลืองาน ไม่เพียงต้องการการฝึกอบรมน้อยลง ความชำนาญเพิ่มขึ้น 50% เมื่อคุณใช้เวลาในการเขียนความช่วยเหลือด้านงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถคาดหวังผลประโยชน์เหล่านี้ได้:

• ประหยัดเวลาด้วยการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น
• หลีกเลี่ยงการทำผิดพลาด เพราะมีแนวทางที่ชัดเจน
• ความเครียดของพนักงานน้อยลง
• ลดการร้องขอความช่วยเหลือกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น
• ควบคุมกระบวนการ/มาตรฐานได้ดีขึ้นด้วยการแบ่งปันความรู้เดียวกันกับทุกคนในคราวเดียว
• ฝึกน้อยและฝึกซ้ำ
• ประสบการณ์พนักงานและลูกค้าที่ดีขึ้น

นอกจากนี้ยังรวดเร็ว — ผู้ช่วยงานสามารถนำไปใช้งานได้เร็วกว่าการฝึกอบรมแบบเดิม 75% และมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่ามากสำหรับ ROI ที่ดีขึ้นมาก

วิธีสร้างตัวช่วยงาน (คำแนะนำทีละขั้นตอน)

ด้วยขั้นตอนที่ถูกต้อง คุณสามารถสร้างตัวช่วยงานที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของทีมของคุณได้อย่างง่ายดายและในราคาประหยัด

1. รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน

พูดคุยกับพนักงานที่ทำขั้นตอนนี้แล้ว พวกเขาจะทำมันให้เสร็จได้อย่างไร? มีขั้นตอนอะไรบ้าง และลำดับอย่างไร? อย่าลืมพูดคุยกับพนักงานหลายๆ คน — คนที่มีประสบการณ์ซึ่งทำงานนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า รวมถึงมือใหม่ด้วย มุมมองของพวกเขาแตกต่างกันอย่างไร? ลองทำงานด้วยตัวเองและจดบันทึกว่าคุณต้องการข้อมูลใดบ้าง

2. เลือกโครงสร้าง

ปัจจัยช่วยในงานโดยธรรมชาติจัดเป็นประเภทใดประเภทหนึ่งจากสามประเภท:

รายการตรวจสอบ

ใช้งานได้เมื่อมีหลายสิ่งที่ต้องทำ แต่ไม่มีลำดับเฉพาะ ตัวอย่างเช่น การรักษาความสม่ำเสมอในการตรวจสอบอุปกรณ์และเอกสารการจ้างใหม่

เป็นขั้นเป็นตอน

ใช้สิ่งนี้เมื่อต้องทำสิ่งต่าง ๆ ในลำดับที่แน่นอน ผังงาน (เช่น ผังงานการวินิจฉัยนี้สำหรับผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ) หรือแผนผังการตัดสินใจอาจสมเหตุสมผลในการจัดวางกระบวนการในลักษณะที่เป็นตรรกะ ถ้าคุณต้องการให้พนักงานบันทึกข้อมูลในขณะเดินทาง (เช่น ถ้าพวกเขาไม่ได้สังเกตอุณหภูมิในห้องเซิร์ฟเวอร์ หรือนับสินค้าในคลังสินค้า) คุณสามารถทำให้ผู้ช่วยงานกรอกหรือใช้แอปแบบโต้ตอบได้

อ้างอิง

วิธีนี้ดีที่สุดเมื่อไม่มีขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม และไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทั้งหมดพร้อมกัน พนักงานสามารถดูข้อมูลนี้ได้เมื่อต้องการค้นหาหมายเลข SKU ยอดนิยม แบ่งปันหมายเลขโทรศัพท์กับแผนกอื่น หรือค้นหาสถานที่จัดเก็บบนแผนที่ภูมิภาค

บางครั้งการช่วยงานจะมีหลายส่วน แต่ละส่วนมีโครงสร้างต่างกัน อย่าจมอยู่กับตัวเลือกต่างๆ รูปแบบที่ดีที่สุดจะชัดเจนเมื่อคุณเริ่มเขียน ในท้ายที่สุด ไม่มีใครสนใจว่าคุณจะเลือกอันไหน ตราบใดที่ตัวช่วยงานช่วยให้งานเสร็จเร็วและดีขึ้น

3. เลือกรูปแบบ

สิ่งนี้จะมีชีวิตอยู่เหมือนกระดาษลามิเนตขนาด 8.5 × 11 ที่พิมพ์ไว้แขวนอยู่บนผนังหรือ JPG ดิจิทัลบนเครือข่ายหรือไม่? จะเป็นแอพแบบโต้ตอบหรือไม่ เลือกรูปแบบตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะพอดี ผู้ช่วยงานส่วนใหญ่จะมีหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่านั้น หรือมองเห็นได้บนหน้าจอเดียวโดยไม่ต้องเลื่อน

จากการวิจัยของ TechSmith และ Cebr ผู้คนสองในสาม (67%) เข้าใจข้อมูลได้ดีขึ้นเมื่อสื่อสารด้วยภาพ แทนที่จะเขียนข้อความ ให้แทนที่คำที่เขียนด้วยรูปภาพให้มากที่สุด ใช้รูปภาพ แผนภูมิ และภาพอื่นๆ ที่เหมาะกับรูปแบบของคุณ

วิธีการเขียนช่วยงาน

เมื่อพูดถึงการรวบรวมงาน เนื้อหาที่น้อยลงย่อมมากขึ้นอย่างแน่นอน เราชอบใช้ Snagit ในการช่วยงานเพราะมันทำให้การจับภาพหน้าจอและเพิ่มคำอธิบายประกอบทำได้ง่ายและรวดเร็ว นี่คือวิธีการสร้างงานช่วยโดยใช้ Snagit:

1. จับภาพหน้าจอของคุณ

เปิด Snagit แล้วคลิกปุ่มจับภาพสีแดงขนาดใหญ่ จากตรงนั้น คุณจะสามารถเลือกพื้นที่บนหน้าจอที่คุณต้องการจับภาพได้ ตัวแก้ไข Snagit จะเปิดและอัปโหลดภาพของคุณโดยอัตโนมัติ นี่คือจุดเริ่มต้นของความสนุก:

2. ใส่คำอธิบายประกอบ

หากผู้ช่วยงานอธิบายงานทางกายภาพ ให้ถ่ายรูปและทำเครื่องหมายด้วยลูกศร ฯลฯ เพื่อชี้ให้เห็นว่าต้องทำอะไร สำหรับงานดิจิทัล ให้จับภาพหน้าจอ Snagit ไม่เพียงแต่ให้คุณถ่ายและแก้ไขภาพหน้าจอเท่านั้น คุณยังสามารถเพิ่มรูปร่าง ไฮไลท์ และแสดงขั้นตอนในกระบวนการภายในโปรแกรมเดียวกันได้อีกด้วย

เครื่องมือขั้นตอนจะทำให้การนับเลขเป็นไปโดยอัตโนมัติ — คลิกรอบๆ ภาพหน้าจอเพื่อเพิ่มขั้นตอนตามลำดับ

หากเส้นทางครอบคลุมหลายหน้าจอหรือรูปภาพ ให้รวมเป็นเอกสารเดียวและเพิ่มข้อความรอบๆ หรือด้านบนของภาพ

สำหรับรูปแบบดิจิทัล ให้บันทึกวิดีโอสั้น ๆ (เราชอบ Camtasia) พร้อมสารบัญที่คลิกได้

มีรูปลักษณ์ที่สม่ำเสมอ

เลือกแบบแผนสีและสไตล์ และคงไว้ซึ่งความช่วยเหลือในการทำงานของคุณ ใช้แบบอักษร ขนาด สี และตราสินค้าของบริษัทที่สอดคล้องกันเมื่อเป็นไปได้ โปรแกรมแก้ไขรูปภาพที่ดีที่สุดมีเทมเพลตและเนื้อหาที่ช่วยให้คุณมีรูปลักษณ์ที่สม่ำเสมอ

ทำให้เป็นหลายภาษา

ตัวช่วยงานไม่ทำงานเมื่อคนไม่สามารถอ่านได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความช่วยเหลือด้านงานของคุณได้รับการแปลเป็นภาษาต่างๆ ให้มากเท่าที่จำเป็นสำหรับพนักงานของคุณ

3. ทดสอบและแก้ไข

เมื่อคุณได้สร้างตัวช่วยงานแล้ว มาดูว่ามันทำงานอย่างไรในชีวิตจริง หาเพื่อนร่วมงานที่เอาใจใส่ คว้าบางอย่างมาจดบันทึก และดูพวกเขาพยายามทำงานโดยใช้เงินช่วยเหลือ

อย่าชี้นำพวกเขา เพียงแค่นั่งลงและสังเกตสิ่งที่พวกเขาทำตามธรรมชาติ และถ้าความช่วยเหลือในงานช่วยได้หรือไม่ จดบันทึก ถามคำถามติดตาม จากนั้นหาเพื่อนร่วมงานคนอื่นและทำซ้ำ เขียนความช่วยเหลืองานใหม่ด้วยสิ่งที่คุณได้เรียนรู้

4. แบ่งปัน และบันทึกข้อเสนอแนะ

หลังจากที่ความช่วยเหลือด้านงานของคุณสมบูรณ์แบบแล้ว ให้วางไว้ในที่ที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นบนผนัง ใกล้โต๊ะของผู้คน หรือที่ใดก็ตามที่เหมาะสมสำหรับรูปแบบที่คุณเลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ว่ามีความช่วยเหลือด้านงานสำหรับพวกเขา เตือนพวกเขาตามความจำเป็นและกระตุ้นให้พวกเขาใช้ หากคุณสร้างผลงานได้ยอดเยี่ยม พนักงานจะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่งที่มีบางสิ่งที่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้เร็วขึ้นและดีขึ้น

จับตาดูผลลัพธ์ระยะยาวทั้งเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ อย่าลืมถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• คุณได้ยินคำถามซ้ำ ๆ จากพนักงานน้อยลงหรือไม่?
• งานจะเสร็จสิ้นได้อย่างแม่นยำมากขึ้นหรือไม่?
• แล้วคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าล่ะ?

ใช้ข้อมูลต่อเนื่องนี้เพื่อวัดความสำเร็จและสร้างแรงบันดาลใจให้อัปเดตในครั้งต่อไป

โบนัส: เทมเพลต Snagit

ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นกับตัวช่วยงานได้อย่างไร? ให้เทมเพลต Snagit ทำงานแทนคุณ!

ขั้นแรก ให้คลิกปุ่มสร้างและเลือกรูปภาพจากเทมเพลตหรือเลือกรูปภาพจากถาดการจับภาพล่าสุด จากนั้นคลิกขวาและเลือกรวมในเทมเพลต คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของผู้ช่วยงานของคุณได้ดีที่สุด

จากนั้นเพียงลากและวางรูปภาพของคุณและปรับแต่งภายในเทมเพลต ง่ายมาก! สำหรับบทช่วยสอนแบบเต็มเกี่ยวกับการช่วยเหลืองานกับ Snagit ให้ดูวิดีโอที่ยอดเยี่ยมด้านล่างนี้: