วิธีง่ายๆ ในการปรับปรุงการสื่อสารของทีมกับ Austin Norton และ David Patton

คุณเคยคิดเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับทีมของคุณหรือไม่?

ธุรกิจจำนวนมากจะใช้หัวใจและจิตวิญญาณในการสร้างสรรค์วิธีที่ดีที่สุดในการส่งข้อความถึงลูกค้า แต่เมื่อพูดถึงการสื่อสารภายใน มักถูกมองข้ามไป

ในตอนนี้ของ The Visual Lounge, Austin Norton (ผู้จัดการโครงการ) และ David Patton (ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดพันธมิตร) จาก TechSmith เข้าร่วมกับ Matt Pierce โฮสต์เพื่อหารือเกี่ยวกับความสำคัญของการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมในทีมของคุณ

Austin และ David คุยกันว่าการใช้ภาพหน้าจอธรรมดาหรือวิดีโอสามารถรับข้อความได้เร็วและชัดเจนยิ่งขึ้นได้อย่างไร พวกเขาแนะนำเราผ่านแนวทางต่างๆ ในการสร้างวิดีโอภายใน และอธิบายว่ายุคของการทำงานระยะไกลส่งผลต่อความเต็มใจของเราที่จะอยู่หน้ากล้องอย่างไร

คุณสามารถชมวิดีโอในหัวข้อนี้ที่ด้านบนของโพสต์นี้ เพื่อฟังตอนพอดแคสต์ กดเล่นด้านล่าง หรืออ่านต่อเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม...

ภาพหน้าจอเทียบกับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ธุรกิจส่วนใหญ่ในยุคห่างไกลต้องพึ่งพาสิ่งต่างๆ เช่น อีเมลหรือ Slack โดยมีการเรียก Zoom เป็นครั้งคราว แต่ Austin ชอบวิธีที่เห็นภาพมากกว่า เขาบอกว่าการใช้ภาพหน้าจอทำให้เขาสามารถสื่อความหมายได้ชัดเจนกว่าการเขียนประโยคง่ายๆ

“ถ้าฉันพบว่าตัวเองเริ่มบรรยายบางสิ่งที่เป็นประโยคหรือนานกว่านั้น ฉันพยายามใช้ภาพหน้าจอหรือภาพเพื่อแสดงความยุติธรรมและอธิบายมัน มันง่ายกว่ามากสำหรับคนที่สามารถมองสิ่งที่ฉันเห็นได้”

เดวิดเห็นด้วยและเปรียบเสมือนการถ่ายรูป ช่างภาพที่ดีและคนถ่ายภาพต่างกันเพราะช่างภาพที่ดีรู้ดีว่าเมื่อใดควรดึงกล้องออกมา เขาบอกว่าเมื่อคุณคุ้นเคยกับการจับภาพหน้าจอและจับภาพหน้าจอแล้ว มันจะกลายเป็นธรรมชาติที่สอง

“สิ่งที่กระตุ้นให้ฉันคือเมื่อฉันเริ่มพิมพ์คำสั่ง และฉันคิดว่าฉันสามารถถ่ายรูปและใส่ลูกศร และอาจรวมถึงตัวเลขด้วย มันเหมือนกับธรรมชาติที่สองในตอนนี้”

การใช้พลังของวิดีโอในการสื่อสารภายใน

ก้าวไปอีกขั้นจากภาพหน้าจอที่ต่ำต้อย พวกที่ TechSmith ยังชอบใช้วิดีโอเพื่อสื่อสารภายใน วิดีโอมีความยืดหยุ่นมากกว่าภาพหน้าจอเล็กน้อย และให้คุณอธิบายคำแนะนำโดยละเอียดได้

ด้วยยุคของการทำงานทางไกล การใช้วิดีโอจึงกลายเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เป็นธรรมชาติสำหรับหลายองค์กร ถึงตอนนี้ เราทุกคนต่างเคยชินกับการเห็นหน้ากันบนหน้าจอ แต่ไม่จำเป็นต้องพึ่งการซูมเท่านั้น เราสามารถสร้างทรัพยากรวิดีโอที่ผู้คนสามารถรับชมได้ตามจังหวะของตนเองเช่นกัน

David แนะนำการตั้งค่าง่ายๆ สำหรับวิดีโอ มันไม่จำเป็นต้องหรูหรา ด้วยการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟน David หันความสนใจไปที่เนื้อหาด้วยตัวมันเอง เขาจะพูดอะไรในกล้อง?

“ฉันคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันต้องการจะพูด ฉันเปิดเอกสาร และเพิ่งทำหัวข้อย่อยของหัวข้อที่ฉันต้องการจะพูด”

แนวทางของเขาในการสร้างวิดีโอคือเพียงแค่นั่งอยู่หน้ากล้องและพูดคุยกับมัน เขาพูดประมาณ 30 หรือ 40 นาทีและหยุดชั่วคราวนานมากระหว่างความคิดที่เขาคิดว่าจะพูดอะไรต่อไป

“ฉันต้องเข้าไปในโซนนี้จริงๆ ที่ฉันสามารถลดความลังเลและการป้องกันของตัวเองได้ และเมื่อถึงจุดนั้น ฉันก็แค่กลิ้งไปเรื่อยๆ ไปต่อ และเมื่อฉันรู้สึกว่าฉันได้ทุ่มเททุกอย่างที่ทำได้ ฉันจะปิดมัน ฉันไปที่ Camtasia แล้วฉันก็ตัด ตัด ตัด”

นั่นเป็นวิธีที่เดวิดทำ แต่ออสตินล่ะ?

ออสตินใช้แนวทางที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เขาชอบสร้างวิดีโอที่สั้นและไพเราะโดยไม่ต้องเตรียมงานและตัดต่อมากเกินไป

“ฉันมักจะใช้ เครื่องบันทึกวิดีโอ Snagit เพราะนั่นคือสิ่งที่ฉันคุ้นเคย ฉันเริ่มบันทึกวิดีโอและพยายามเก็บมันไว้ไม่เกินสองนาที เพราะถ้าฉันใช้เวลานานกว่านี้ ฉันก็แค่เดินเตร่”

ออสตินชอบวิธีการทำงานนี้มากกว่าเพราะเขารู้ว่าเขาสามารถใช้เวลาเป็นสองเท่าในการเขียนคำอธิบายใหญ่ๆ เกี่ยวกับโปรเจ็กต์ใหม่และตรวจสอบการสะกดผิด แต่เขาสร้างวิดีโอสองหรือสามนาทีและส่งให้ทีมแทน

“พวกเขาสามารถได้ยินจากฉันโดยตรงว่าคำขอคืออะไร และไม่ต้องอ่านระหว่างบรรทัดของสิ่งที่ฉันเขียน”

เล่นเพื่อจุดแข็งของคุณ

จะเป็นอย่างไรหากการอยู่ในกล้องไม่เหมาะกับคุณ ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบคุยกับกล้อง แต่นี่หมายความว่าการสื่อสารในทีมของคุณต้องเจอปัญหาหรือเปล่า?

เดวิดบอกว่าไม่มี แม้ว่าเขาจะชอบใช้วิดีโอเพื่อถ่ายทอดข้อความ แต่เขาคิดว่าสิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจดจำคือการเล่นเพื่อจุดแข็งของคุณ การทำวิดีโอเป็นสิ่งที่เขารู้สึกสบายใจ แต่ไม่ใช่สำหรับทุกคน

บางคนอาจเป็นนักพูดในการนำเสนอ PowerPoint ที่ยอดเยี่ยม คนอื่นอาจต้องการวิดีโอที่สามารถบันทึกและแก้ไขข้อผิดพลาดได้ คนอื่นชอบที่จะบันทึกหน้าจอและพูดคุยกันหากพวกเขาไม่ชอบอยู่หน้ากล้อง

“ทำสิ่งของคุณเอง และตราบใดที่มันสะท้อนถึงบุคลิกของคุณ ฉันคิดว่าสิ่งนั้นจะเปล่งประกายออกมาจริงๆ”

การทำให้คนดูเนื้อหาของคุณ

เมื่อคุณทุ่มเทเวลาและความพยายามในเนื้อหาของคุณแล้ว คุณจะชักจูงให้ผู้คนดูได้อย่างไร

ออสตินบอกว่านั่นเป็นความเสี่ยง และคุณไม่สามารถมั่นใจได้ แต่เขาบอกว่าการพยายามหาวิธีให้ผู้คนโต้ตอบและถามคำถามเป็นการเริ่มต้นที่ดี ข้อดีของวิดีโอคือคุณสามารถให้ผู้คนรับชมได้ตามต้องการ

หากคุณต้องการเจาะลึกสถิติจริงๆ คุณสามารถใช้บางอย่างเช่น Knowmia ของ TechSmith Knowmia ช่วยให้ผู้คนมีส่วนร่วมกับวิดีโอและยังวัดประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของเนื้อหา

เดวิดเสริมว่าสิ่งหนึ่งที่คุณต้องเรียนรู้ที่จะทำคือแยกมุมมองและข้อเสนอแนะออกจากคุณภาพของงานที่คุณทำ เขาตระหนักดีว่าเราทุกคนต่างเต็มไปด้วยอีเมล ลิงก์ และวิดีโอที่ต้องรับชม ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะไม่พูดถึงเรื่องนี้เป็นการส่วนตัวถ้ามีคนชมวิดีโอของคุณไม่มากนัก

เขามีข้อเสนอแนะเล็กน้อยเพื่อสนับสนุนความคิดเห็นแม้ว่า:

• อย่าโพสต์วิดีโอของคุณในวันศุกร์ ทุกคนเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์
• โพสต์ในที่ที่ผู้คนสามารถเห็นได้ หากไม่มีใครใช้อีเมลจริงๆ ให้โพสต์ใน Slack ที่ผู้คนกำลังค้นหา
• ใส่ความยาวของวิดีโอในชื่อเสมอ เพื่อให้ผู้คนรู้ว่าควรคาดหวังอะไร

วิดีโอเปลี่ยนการประชุมรายสัปดาห์โดยเฉลี่ยอย่างไร

หลายบริษัทมีการประชุมในเช้าวันจันทร์ ที่ TechSmith เป็นกรณีของการส่งไมโครโฟนไปรอบ ๆ และบันทึกการประชุมเพื่อให้ผู้คนสามารถดูได้ในภายหลัง โดยทั่วไปจะมีการนำเสนอ PowerPoint และ/หรือวิดีโอ

เดวิดกล่าวว่าการประชุมพึ่งพาวิดีโอมากขึ้นในขณะนี้

“ในที่สุด ข้อมูลทั้งหมดถูกส่งผ่านวิดีโอ ซึ่งตอนนี้ไม่มีใครอยู่ในห้องด้วยกัน ดังนั้นสื่อทั้งหมดจึงเปลี่ยนแปลงและเปลี่ยนไปเป็นประสบการณ์ออนไลน์เท่านั้น ซึ่งเป็นประสบการณ์วิดีโอเฉพาะ ณ จุดนี้”

น่าสนใจ สิ่งนี้เปลี่ยนความรู้สึกของการประชุมในวันจันทร์เพราะทุกคนอยู่ที่บ้านเพียงแค่พูดใส่กล้อง

“อายุของการสนทนามีการนำเสนอน้อยลงและเป็นการสนทนามากขึ้น”

ออสตินเสริมว่าอุปสรรคในการเข้าตอนนี้รู้สึกต่ำลง ไม่สำคัญหรอกว่าคุณกำลังพูดกับคนสามคนหรือกำลังนำเสนองานขนาดใหญ่ รู้สึกเหมือนกันเพราะสิ่งที่คุณทำคือมองเข้าไปในกล้อง

การสร้างวิดีโอในลักษณะนี้แทนการนำเสนอแบบสด ช่วยให้คุณประหยัดเวลา รู้สึกสบายใจขึ้น และยังช่วยให้ทีมของคุณสามารถรับชมวิดีโอได้ตามจังหวะของตนเอง

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มทดลองบันทึกวิดีโอหรือบันทึกหน้าจอในทีมของคุณ ลองดูเครื่องมือของ TechSmith เช่น Camtasia, Snagit และ Knowmia หรือไปที่ TechSmith Academy เพื่อดูแหล่งข้อมูลฟรีมากมาย

สำหรับคำแนะนำและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติม โปรดไปที่ TechSmith Academy บน YouTube หรือฟัง Podcast