คุณจะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณด้วยระบบอัตโนมัติได้อย่างไร

เครดิต: Pixabay

คุณรู้สึกว่าคุณทำงานอยู่เบื้องหลังอยู่เสมอหรือไม่? มีงานบางอย่างที่คุณต้องทำด้วยตนเองเสมอเพราะไม่มีวิธีอื่นที่จะทำหรือไม่ ถ้าใช่ ก็ถึงเวลาที่คุณจะใช้เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ

เครื่องมืออัตโนมัติ เช่น ระบบอัตโนมัติของคลังข้อมูล สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและปรับปรุงประสิทธิภาพได้ โพสต์ในบล็อกนี้จะกล่าวถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติและวิธีเริ่มต้นใช้งานในธุรกิจของคุณ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร และประโยชน์ของการใช้งานในธุรกิจของคุณมีอะไรบ้าง?

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) คือระบบอัตโนมัติที่ใช้เทคโนโลยีของกิจกรรมการทำงานของมนุษย์ที่ซ้ำซากจำเจ สามารถดำเนินการธุรกรรมและประสานกระบวนการ สามารถใช้ BPA เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นงานง่ายๆ เช่น การป้อนข้อมูล หรือกระบวนการที่ซับซ้อนกว่า เช่น การประมวลผลการเคลม

BPA นำเสนอข้อดีมากมายสำหรับธุรกิจ ซึ่งรวมถึงต้นทุนที่ลดลง ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ความแม่นยำและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้น และประสบการณ์ของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น

ตัวอย่างเช่น โดยการทำให้งานที่ทำด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล ธุรกิจต่างๆ สามารถลดการพึ่งพาแรงงานมนุษย์ที่มีราคาแพงและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้

นอกจากนี้ กระบวนการอัตโนมัติสามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรม

สุดท้าย โดยการให้ลูกค้ามีตัวเลือกการบริการตนเองและงานสนับสนุนลูกค้าแบบอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ สามารถปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าในขณะที่มีเวลาว่างให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

คุณจะกำหนดได้อย่างไรว่ากระบวนการใดที่จะทำให้ธุรกิจของคุณเป็นอัตโนมัติ

กุญแจสู่ระบบอัตโนมัติของธุรกิจคือการเริ่มต้นเล็ก ๆ และมุ่งเน้นไปที่กระบวนการอัตโนมัติที่มีผลกระทบที่สำคัญที่สุด ในการพิจารณาว่ากระบวนการใดที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ ให้พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้: ความถี่ ความซับซ้อน และความอ่อนไหวของเวลา

ตัวอย่างเช่น ถ้างานถูกดำเนินการหลายครั้งต่อวันและค่อนข้างง่าย เช่น การป้อนข้อมูล ก็เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ในทางกลับกัน หากงานมีความยุ่งยาก เช่น การสอบถามการบริการลูกค้าที่ซับซ้อน อาจเป็นการดีที่สุดที่จะปล่อยให้เป็นหน้าที่มนุษย์

เมื่อคุณระบุได้ว่ากระบวนการใดที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

มีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติมากมายในท้องตลาด ดังนั้นการทำวิจัยและเลือกแพลตฟอร์มที่ตรงกับความต้องการของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถปรับปรุงการดำเนินธุรกิจของคุณได้เป็นอย่างดี

อะไรคือเครื่องมือและเทคโนโลยีทั่วไปที่ใช้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ?

เครื่องมือและเทคโนโลยีทั่วไปที่ใช้สำหรับ BPA ได้แก่ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) กระบวนการอัตโนมัติอัจฉริยะ (IPA) ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) และปัญญาประดิษฐ์ (AI)

RPA เป็น BPA ประเภทหนึ่งที่ใช้ซอฟต์แวร์โรบ็อต หรือ “บอท” เพื่อเลียนแบบการกระทำของมนุษย์ บอท RPA สามารถตั้งโปรแกรมให้เปิดแอปพลิเคชัน คัดลอกและวางข้อมูล กรอกแบบฟอร์ม และส่งอีเมล

IPA สร้างขึ้นจากความสามารถของ RPA โดยเพิ่มความสามารถด้านปัญญาประดิษฐ์ (AI) และแมชชีนเลิร์นนิง (ML) สิ่งนี้ทำให้บอทไม่เพียงแต่ทำงานซ้ำๆ เท่านั้น แต่ยังทำการตัดสินใจและดำเนินการตามข้อมูลอีกด้วย

ซอฟต์แวร์ BPM เป็นแพลตฟอร์มสำหรับกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ ประกอบด้วยเครื่องมือสำหรับการสร้างแบบจำลอง การดำเนินการ ตรวจสอบ และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ซอฟต์แวร์ BPM มักใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เพื่อแสดงกระบวนการด้วยสายตา ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ AI ร่วมกับซอฟต์แวร์ BPM เพื่อทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนเกินไปสำหรับวิธีการที่อิงตามกฎแบบเดิมเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เครื่องมือที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ ระบบอัตโนมัติของคลังข้อมูล ETL

ระบบอัตโนมัติ ETL ของคลังข้อมูลเป็นกระบวนการอัตโนมัติในการแยก แปลง และโหลดข้อมูลจากคลังข้อมูล

กระบวนการนี้สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและความถูกต้องของการดำเนินงานคลังข้อมูล และลดเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการจัดการกระบวนการคลังข้อมูลด้วยตนเอง

ระบบอัตโนมัติ ETL ของคลังข้อมูลยังช่วยปรับปรุงคุณภาพของข้อมูลด้วยการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกดึงออกจากระบบต้นทางอย่างสม่ำเสมอและแปลงเป็นรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับการโหลดลงในคลังข้อมูล

นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติ ETL ของคลังข้อมูลสามารถช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกันในแหล่งข้อมูลโดยทำให้การตรวจสอบข้อมูลและกระบวนการตรวจสอบข้อผิดพลาดเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ในที่สุด ระบบอัตโนมัติ ETL ของคลังข้อมูลสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมและคุณภาพของการจัดการข้อมูลภายในคลังข้อมูล

คุณดำเนินการเกี่ยวกับการดำเนินการอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจในบริษัทของคุณอย่างไร?

หากคุณต้องการปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ เครื่องมือ BPA เช่น ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของคลังข้อมูล ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี การทำงานที่ซ้ำซากและใช้เวลาเป็นอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มเวลาว่างให้พนักงานเพื่อมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่เพิ่มมูลค่ามากขึ้นได้

แต่คุณจะปรับใช้ BPA ในบริษัทของคุณอย่างไร? ต่อไปนี้คือสี่ขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น:

1. กำหนดกระบวนการของคุณ: ขั้นตอนแรกคือการระบุว่ากระบวนการใดในบริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความถี่ของงาน ระดับความซับซ้อน และผลกระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้า
2. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: มีโปรแกรมซอฟต์แวร์และเครื่องมือต่างๆ เพื่อช่วยในเรื่อง BPA จำเป็นต้องเลือกสิ่งที่ถูกต้องสำหรับความต้องการของบริษัทของคุณ โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น งบประมาณและความเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่
3. นำไป ใช้และทดสอบ: เมื่อคุณเลือกเครื่องมือที่คุณจะใช้สำหรับ BPA แล้ว ก็ถึงเวลานำไปใช้ในบริษัทของคุณ อย่าลืมทดสอบอย่างละเอียดก่อนเปิดตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักในการดำเนินธุรกิจของคุณ
4. ตรวจสอบและปรับ: แม้หลังจากใช้ BPA แล้ว การตรวจสอบประสิทธิภาพและการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นก็เป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

เมื่อปฏิบัติตามสี่ขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถนำ BPA ไปใช้ในบริษัทของคุณ และเริ่มเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการดำเนินงานที่คล่องตัว

บทสรุป

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) คือระบบอัตโนมัติที่ใช้เทคโนโลยีของงานของมนุษย์ที่ซ้ำซ้อนตามกฎเกณฑ์ทั่วทั้งองค์กร สามารถช่วยองค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พนักงาน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

คุณต้องการย้ายที่ตั้งธุรกิจของคุณหรือไม่? อ่านสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อต้องย้ายเทคโนโลยีของธุรกิจ