วิธีการเขียนอีเมล์

การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพถือเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน แต่การสร้างข้อความที่น่าดึงดูดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย

ไม่ว่าคุณจะต้องการทราบวิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการสมัครงานหรือการเชื่อมต่อเครือข่าย เราก็ช่วยคุณได้

คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับศิลปะในการเขียนอีเมลที่น่าสนใจ!

เหตุใดการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพจึงสำคัญ

อีเมลระดับมืออาชีพและมีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ ซึ่งสะท้อนถึงความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพของคุณ พวกเขาสร้างความประทับใจให้กับผู้รับและมีบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมายต่างๆ

อันที่จริง การศึกษาล่าสุดของ TechSmith พบว่าการสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่ของเราเกิดขึ้นทางอีเมล แม้ว่าบางครั้งอาจดูล้าสมัย แต่ก็ชัดเจนว่าอีเมลยังคงทรงพลังอยู่ ดังนั้น การเขียนอีเมลที่ได้ผลจะช่วยให้คุณเก่งในทุกอาชีพได้

ส่วนประกอบของอีเมลระดับมืออาชีพ

มาดูวิธีเขียนอีเมลกันดีกว่า อีเมลระดับมืออาชีพประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• หัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจของผู้รับ

• คำทักทายที่กล่าวทักทายผู้รับด้วยความเป็นมืออาชีพและอบอุ่น
• เนื้อหาที่จัดโครงสร้างข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มผลกระทบและความสามารถในการอ่านสูงสุด
• การลงนามที่เหมาะสมซึ่งทำให้เกิดความประทับใจครั้งสุดท้ายในเชิงบวก

กราฟิกไฮไลต์ต่อไปนี้เป็นส่วนสำคัญของอีเมลระดับมืออาชีพสำหรับโอกาสในการเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจ ในรูปแบบข้อความตัวหนา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ

เขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจ

หัวเรื่องอีเมลถือเป็นกุญแจสำคัญและความประทับใจแรกที่คุณสร้างให้กับผู้รับ สร้างหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจ พิจารณาใช้กริยาแสดงการกระทำ ถามคำถาม หรือรวมตัวอย่างเนื้อหา

เขียนให้กระชับ ตรงประเด็น และน่าสนใจเพื่อดึงดูดผู้รับให้เปิดอีเมล

กล่าวถึงผู้รับ

เริ่มต้นอีเมลของคุณโดยกล่าวถึงผู้รับของคุณ ทำสิ่งนี้โดยสร้างสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพและความอบอุ่น ใช้ชื่อ นำหน้าด้วยตำแหน่งที่เหมาะสม (เช่น นางสาว ดร.) ถ้ามี หากคุณไม่แน่ใจ ให้เลือกคำทักทายที่เป็นกลาง เช่น “สวัสดี” หรือ “สวัสดี”

แก้ไขคำทักทายของคุณให้ตรงกับน้ำเสียงและบริบทของอีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ

มุ่งหวังที่จะสร้างการเชื่อมต่อที่นอกเหนือไปจากพื้นผิว ไม่ว่าคุณจะติดต่อใครก็ตาม

ปฏิบัติตามการจัดรูปแบบอีเมลที่เหมาะสม

การจัดรูปแบบอีเมลที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการอ่านและความเป็นมืออาชีพ เริ่มต้นด้วยการเลือกรูปแบบและขนาดตัวอักษรที่ชัดเจนและอ่านง่าย

จัดระเบียบเนื้อหาของคุณอย่างมีเหตุผล โดยใช้ย่อหน้า สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และส่วนหัวเพื่อแยกข้อความและปรับปรุงความเข้าใจ

คำนึงถึงเวลาและระยะเวลาความสนใจของผู้รับโดยทำให้อีเมลของคุณกระชับและมุ่งเน้น ใช้ฟีเจอร์การจัดรูปแบบ เช่น ข้อความตัวหนาเท่าที่จำเป็นเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังประเด็นสำคัญโดยไม่ทำให้ผู้อ่านล้นหลาม

เก็บข้อความให้กระชับและตรงประเด็น

ไม่มีใครมีเวลาอ่านอีเมลที่ยาวเหยียด เริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างชัดเจนในประโยคเปิด

ไม่ว่าคุณจะแบ่งปันข้อมูลหรือขอความช่วยเหลือ ตรงประเด็น ทำให้ข้อความของคุณกระชับและเน้น หลีกเลี่ยงรายละเอียดหรือเส้นสัมผัสที่ไม่จำเป็น ย่อหน้าสั้นๆ ทำให้อีเมลของคุณอ่านง่าย

ยิ่งคุณสามารถถ่ายทอดข้อความของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเท่าใด ข้อความเหล่านั้นก็จะเข้าถึงอีเมลของคุณมากขึ้นเท่านั้น

รักษาโทนเสียงแบบมืออาชีพ

การรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในอีเมลของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือและส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวก เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง โดยเลือกใช้ภาษาที่เป็นทางการและถ้อยคำที่สุภาพในเนื้อหาอีเมลของคุณ

หลีกเลี่ยงคำสแลงหรือศัพท์เฉพาะที่อาจเข้าใจผิดหรือมองว่าไม่เป็นมืออาชีพ

ถือว่าอีเมลทุกฉบับเป็นโอกาสในการแสดงความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียด

ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์มารยาททางอีเมล

ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์มารยาททางอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารราบรื่นและให้ความเคารพ ตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว แม้จะเป็นเพียงการพูดว่า “เฮ้ ขอบคุณที่ส่งมา!”

ใช้ความสุภาพและให้ความเคารพในการโต้ตอบของคุณ โดยใช้กรุณาและขอบคุณเมื่อเหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป ผู้รับอาจคิดว่าคุณกำลังตะโกนใส่พวกเขา!

ด้วยการฝึกปฏิบัติมารยาททางอีเมล คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะได้รับเชิงบวกและเป็นมืออาชีพ

ปิดอีเมล

การปิดบัญชีของคุณควรสร้างความประทับใจสุดท้ายให้กับผู้รับของคุณ พิจารณาใช้คำแสดงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอบคุณ”

หลีกเลี่ยงภาษาที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากเกินไป และลงนามด้วยชื่อของคุณหรือบล็อคลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพเสมอ

หลังจากนั้นก็สามารถส่งอีเมลได้โดยไม่ต้องกังวล

ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ

เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ การมีตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อดึงแรงบันดาลใจมาจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ด้านล่างนี้คืออีเมลระดับมืออาชีพทั่วไปสามประเภทพร้อมคำแนะนำในการประดิษฐ์อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

อีเมล์สมัครงาน

อีเมลเครือข่าย

อีเมลธุรกิจ

พลังของภาพในอีเมล

นอกเหนือจากการสร้างเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่น่าสนใจแล้ว การเพิ่มภาพลงในอีเมลของคุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก

ประโยชน์ของการเพิ่มภาพ

ภาพสามารถเพิ่มความชัดเจนโดยการให้บริบทเพิ่มเติมและเสริมประเด็นสำคัญ ผู้คนประมวลผลข้อมูลภาพได้เร็วกว่าและเก็บรักษาข้อมูลได้ดีกว่าข้อความเพียงอย่างเดียว ทำให้ภาพเป็นเครื่องมืออันล้ำค่าในการสื่อสาร

ภาพสามารถเพิ่มความชัดเจนได้อย่างไร

ภาพสามารถช่วยชี้แจงแนวคิดที่ซับซ้อน แสดงกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์ และถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าข้อความเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างเช่น ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบสามารถให้คำแนะนำทีละขั้นตอนได้ แผนภูมิหรืออินโฟกราฟิกสามารถสรุปข้อมูลหรือเน้นแนวโน้มสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

ประเภทของภาพ

ภาพประเภทต่างๆ สามารถรวมไว้ในอีเมลของคุณได้ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและวัตถุประสงค์:

• ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบ: ใช้ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบเพื่อให้คำแนะนำแบบภาพหรือสาธิตวิธีใช้ผลิตภัณฑ์หรือซอฟต์แวร์

• แผนภูมิ: แสดงภาพข้อมูลหรือสถิติโดยใช้แผนภูมิ กราฟ หรือตารางเพื่อทำให้ข้อมูลเข้าใจและแยกแยะได้ง่ายขึ้น

• อินโฟกราฟิก: สร้างอินโฟกราฟิกที่ดึงดูดสายตาเพื่อสรุปประเด็นสำคัญหรือถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนในรูปแบบที่น่าดึงดูดยิ่งขึ้น

เครื่องมือและทรัพยากร

โชคดีที่มีเครื่องมือและแหล่งข้อมูลมากมายที่จะช่วยคุณสร้างภาพที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับอีเมลของคุณ

ทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นด้วยภาพ!

Snagit ทำให้การจับภาพหน้าจอ เพิ่มบริบท และสื่อสารข้อความของคุณเป็นเรื่องง่าย

ดาวน์โหลดทดลองใช้ฟรี

เครื่องมือการเขียนอีเมล

เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์และรูปแบบช่วยรักษาไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และรูปแบบที่ถูกต้องในอีเมลของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างข้อความที่ชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาด

เทมเพลตอีเมลสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามในการสร้างอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

เครื่องมือสร้างภาพ

Snagit เป็นเครื่องมือจับภาพและแก้ไขหน้าจอที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างภาพหน้าจอและภาพที่มีคำอธิบายประกอบได้อย่างง่ายดาย

เมื่อคุณต้องการจับภาพทั้งหน้าเว็บ หน้าต่างเฉพาะ หรือภูมิภาคที่เลือก Snagit สามารถช่วยได้

เมื่อจับภาพแล้ว คุณสามารถแก้ไขภาพหน้าจอของคุณได้โดยตรงภายในโปรแกรมแก้ไขที่ใช้งานง่ายของ Snagit

การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ

การสร้างอีเมลแบบมืออาชีพถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในโลกธุรกิจ ด้วยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การเพิ่มภาพ และการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถเพิ่มความชัดเจน ผลกระทบ และความเป็นมืออาชีพของอีเมลของคุณได้

นำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ในการสื่อสารทางอีเมลของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและเสริมสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้รับของคุณ