วิธีการเขียนอีเมล์
เผยแพร่แล้ว: 2024-03-27การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพถือเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน แต่การสร้างข้อความที่น่าดึงดูดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย
ไม่ว่าคุณจะต้องการทราบวิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการสมัครงานหรือการเชื่อมต่อเครือข่าย เราก็ช่วยคุณได้
คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับศิลปะในการเขียนอีเมลที่น่าสนใจ!
เหตุใดการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพจึงสำคัญ
อีเมลระดับมืออาชีพและมีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ ซึ่งสะท้อนถึงความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพของคุณ พวกเขาสร้างความประทับใจให้กับผู้รับและมีบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมายต่างๆ
อันที่จริง การศึกษาล่าสุดของ TechSmith พบว่าการสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่ของเราเกิดขึ้นทางอีเมล แม้ว่าบางครั้งอาจดูล้าสมัย แต่ก็ชัดเจนว่าอีเมลยังคงทรงพลังอยู่ ดังนั้น การเขียนอีเมลที่ได้ผลจะช่วยให้คุณเก่งในทุกอาชีพได้
ส่วนประกอบของอีเมลระดับมืออาชีพ
มาดูวิธีเขียนอีเมลกันดีกว่า อีเมลระดับมืออาชีพประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:
- หัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจของผู้รับ
- คำทักทายที่กล่าวทักทายผู้รับด้วยความเป็นมืออาชีพและอบอุ่น
- เนื้อหาที่จัดโครงสร้างข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มผลกระทบและความสามารถในการอ่านสูงสุด
- การลงนามที่เหมาะสมซึ่งทำให้เกิดความประทับใจครั้งสุดท้ายในเชิงบวก
กราฟิกไฮไลต์ต่อไปนี้เป็นส่วนสำคัญของอีเมลระดับมืออาชีพสำหรับโอกาสในการเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจ ในรูปแบบข้อความตัวหนา
![ตัวอย่างของอีเมลที่มีศิลปะหลักของอีเมลที่เป็นตัวหนาเพื่อเน้น](/uploads/article/8217/dRhqoGAkWE5Ez5RB.png)
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ
เขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจ
หัวเรื่องอีเมลถือเป็นกุญแจสำคัญและความประทับใจแรกที่คุณสร้างให้กับผู้รับ สร้างหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจ พิจารณาใช้กริยาแสดงการกระทำ ถามคำถาม หรือรวมตัวอย่างเนื้อหา
เขียนให้กระชับ ตรงประเด็น และน่าสนใจเพื่อดึงดูดผู้รับให้เปิดอีเมล
กล่าวถึงผู้รับ
เริ่มต้นอีเมลของคุณโดยกล่าวถึงผู้รับของคุณ ทำสิ่งนี้โดยสร้างสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพและความอบอุ่น ใช้ชื่อ นำหน้าด้วยตำแหน่งที่เหมาะสม (เช่น นางสาว ดร.) ถ้ามี หากคุณไม่แน่ใจ ให้เลือกคำทักทายที่เป็นกลาง เช่น “สวัสดี” หรือ “สวัสดี”
แก้ไขคำทักทายของคุณให้ตรงกับน้ำเสียงและบริบทของอีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ
มุ่งหวังที่จะสร้างการเชื่อมต่อที่นอกเหนือไปจากพื้นผิว ไม่ว่าคุณจะติดต่อใครก็ตาม
ปฏิบัติตามการจัดรูปแบบอีเมลที่เหมาะสม
การจัดรูปแบบอีเมลที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการอ่านและความเป็นมืออาชีพ เริ่มต้นด้วยการเลือกรูปแบบและขนาดตัวอักษรที่ชัดเจนและอ่านง่าย
จัดระเบียบเนื้อหาของคุณอย่างมีเหตุผล โดยใช้ย่อหน้า สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และส่วนหัวเพื่อแยกข้อความและปรับปรุงความเข้าใจ
คำนึงถึงเวลาและระยะเวลาความสนใจของผู้รับโดยทำให้อีเมลของคุณกระชับและมุ่งเน้น ใช้ฟีเจอร์การจัดรูปแบบ เช่น ข้อความตัวหนาเท่าที่จำเป็นเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังประเด็นสำคัญโดยไม่ทำให้ผู้อ่านล้นหลาม
เก็บข้อความให้กระชับและตรงประเด็น
ไม่มีใครมีเวลาอ่านอีเมลที่ยาวเหยียด เริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างชัดเจนในประโยคเปิด
ไม่ว่าคุณจะแบ่งปันข้อมูลหรือขอความช่วยเหลือ ตรงประเด็น ทำให้ข้อความของคุณกระชับและเน้น หลีกเลี่ยงรายละเอียดหรือเส้นสัมผัสที่ไม่จำเป็น ย่อหน้าสั้นๆ ทำให้อีเมลของคุณอ่านง่าย
ยิ่งคุณสามารถถ่ายทอดข้อความของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเท่าใด ข้อความเหล่านั้นก็จะเข้าถึงอีเมลของคุณมากขึ้นเท่านั้น
รักษาโทนเสียงแบบมืออาชีพ
การรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในอีเมลของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือและส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวก เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง โดยเลือกใช้ภาษาที่เป็นทางการและถ้อยคำที่สุภาพในเนื้อหาอีเมลของคุณ
หลีกเลี่ยงคำสแลงหรือศัพท์เฉพาะที่อาจเข้าใจผิดหรือมองว่าไม่เป็นมืออาชีพ
ถือว่าอีเมลทุกฉบับเป็นโอกาสในการแสดงความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียด
ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์มารยาททางอีเมล
ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์มารยาททางอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารราบรื่นและให้ความเคารพ ตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว แม้จะเป็นเพียงการพูดว่า “เฮ้ ขอบคุณที่ส่งมา!”
ใช้ความสุภาพและให้ความเคารพในการโต้ตอบของคุณ โดยใช้กรุณาและขอบคุณเมื่อเหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป ผู้รับอาจคิดว่าคุณกำลังตะโกนใส่พวกเขา!
ด้วยการฝึกปฏิบัติมารยาททางอีเมล คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะได้รับเชิงบวกและเป็นมืออาชีพ
ปิดอีเมล
การปิดบัญชีของคุณควรสร้างความประทับใจสุดท้ายให้กับผู้รับของคุณ พิจารณาใช้คำแสดงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอบคุณ”
หลีกเลี่ยงภาษาที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากเกินไป และลงนามด้วยชื่อของคุณหรือบล็อคลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพเสมอ
หลังจากนั้นก็สามารถส่งอีเมลได้โดยไม่ต้องกังวล
ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ
เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ การมีตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อดึงแรงบันดาลใจมาจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ด้านล่างนี้คืออีเมลระดับมืออาชีพทั่วไปสามประเภทพร้อมคำแนะนำในการประดิษฐ์อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ
อีเมล์สมัครงาน
เรียน [ชื่อผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเขียนจดหมายเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] ที่โฆษณาบน [คณะกรรมการรับสมัครงาน/เว็บไซต์บริษัท] ด้วยประสบการณ์ [X ปี] ในการพัฒนากลยุทธ์การตลาดและการจัดการแคมเปญ ฉันมั่นใจในความสามารถของฉันที่จะสนับสนุนความสำเร็จของ [ชื่อบริษัท]
ในบทบาทก่อนหน้าของฉันที่ [บริษัทก่อนหน้า] ฉันเป็นหัวหอกในแคมเปญการตลาดที่ประสบความสำเร็จหลายรายการซึ่งส่งผลให้เกิด [ความสำเร็จหรือตัวชี้วัดเฉพาะ] ฉันสนใจแนวทางที่เป็นนวัตกรรมใหม่ของ [ชื่อบริษัท] ในการ [กล่าวถึงบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับบริษัทหรือค่านิยมของบริษัท]
ฉันได้แนบประวัติย่อและจดหมายสมัครงานมาด้วยเพื่อให้คุณตรวจทาน และยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้มีโอกาสหารือว่าทักษะและประสบการณ์ของฉันสอดคล้องกับความต้องการของทีมของคุณเพิ่มเติมอย่างไร โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา
ขอบคุณสำหรับการพิจารณาใบสมัครของฉัน
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ชื่อของคุณ]
อีเมลเครือข่าย
สวัสดี [ชื่อผู้ติดต่อ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเพิ่งพบโปรไฟล์ของคุณใน [กิจกรรม LinkedIn/เครือข่าย] และประทับใจกับความเชี่ยวชาญของคุณใน [กล่าวถึงสาขาหรืออุตสาหกรรมที่เฉพาะเจาะจง]
ฉันกำลังพยายามแนะนำตัวเองและสำรวจโอกาสที่เป็นไปได้สำหรับการทำงานร่วมกันหรือการสนับสนุนซึ่งกันและกัน ในบทบาทปัจจุบันของฉันที่ [บริษัท/ตำแหน่งของคุณ] ฉันมีความเชี่ยวชาญใน [กล่าวถึงความเชี่ยวชาญหรือประเด็นที่คุณสนใจโดยย่อ] ฉันสนใจเป็นพิเศษใน [กล่าวถึงความสนใจเฉพาะหรือเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับงานของผู้รับ]
ฉันชอบโอกาสที่จะเชื่อมต่อและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับงานของคุณและวิธีที่เราจะสนับสนุนซึ่งกันและกัน คุณจะพร้อมสำหรับการดื่มกาแฟสั้นๆ หรือการประชุมเสมือนจริงในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้าหรือไม่?
รอคอยความเป็นไปได้ในการเชื่อมต่อต่อไป
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]
อีเมลธุรกิจ
เรียน [ชื่อผู้รับ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเขียนเพื่อเสนอ [คำอธิบายโดยย่อของโครงการหรือความคิดริเริ่ม] และสำรวจโอกาสในการทำงานร่วมกันระหว่างองค์กรของเรา
ที่ [บริษัท/ตำแหน่งของคุณ] เราได้พัฒนาแผนที่ครอบคลุมเพื่อ [สรุปวัตถุประสงค์หลักของโครงการ] เราเชื่อว่าการเป็นพันธมิตรกับ [บริษัทของผู้รับ] จะช่วยเพิ่มผลกระทบและการเข้าถึงโครงการริเริ่มนี้ได้อย่างมาก
ฉันยินดีที่จะมีโอกาสหารือเกี่ยวกับข้อเสนอนี้เพิ่มเติม และสำรวจวิธีที่เราสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจกำหนดเวลาการประชุมเพื่อหารือเรื่องนี้เพิ่มเติม
ขอขอบคุณที่พิจารณาข้อเสนอนี้ ฉันหวังว่าจะมีโอกาสได้ทำงานร่วมกัน
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ชื่อของคุณ]
พลังของภาพในอีเมล
นอกเหนือจากการสร้างเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่น่าสนใจแล้ว การเพิ่มภาพลงในอีเมลของคุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก
![](https://s.stat888.com/img/bg.png)
ประโยชน์ของการเพิ่มภาพ
ภาพสามารถเพิ่มความชัดเจนโดยการให้บริบทเพิ่มเติมและเสริมประเด็นสำคัญ ผู้คนประมวลผลข้อมูลภาพได้เร็วกว่าและเก็บรักษาข้อมูลได้ดีกว่าข้อความเพียงอย่างเดียว ทำให้ภาพเป็นเครื่องมืออันล้ำค่าในการสื่อสาร
![ตัวอย่างของอีเมลสองฉบับ ฉบับหนึ่งมีเนื้อหาจำนวนมาก และอีกฉบับหนึ่งมีภาพเพื่อช่วยให้เข้าใจ](/uploads/article/8217/3tma2epXgmVrKrKo.png)
ภาพสามารถเพิ่มความชัดเจนได้อย่างไร
ภาพสามารถช่วยชี้แจงแนวคิดที่ซับซ้อน แสดงกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์ และถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าข้อความเพียงอย่างเดียว
ตัวอย่างเช่น ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบสามารถให้คำแนะนำทีละขั้นตอนได้ แผนภูมิหรืออินโฟกราฟิกสามารถสรุปข้อมูลหรือเน้นแนวโน้มสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
ประเภทของภาพ
ภาพประเภทต่างๆ สามารถรวมไว้ในอีเมลของคุณได้ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและวัตถุประสงค์:
- ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบ: ใช้ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบเพื่อให้คำแนะนำแบบภาพหรือสาธิตวิธีใช้ผลิตภัณฑ์หรือซอฟต์แวร์
- แผนภูมิ: แสดงภาพข้อมูลหรือสถิติโดยใช้แผนภูมิ กราฟ หรือตารางเพื่อทำให้ข้อมูลเข้าใจและแยกแยะได้ง่ายขึ้น
- อินโฟกราฟิก: สร้างอินโฟกราฟิกที่ดึงดูดสายตาเพื่อสรุปประเด็นสำคัญหรือถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนในรูปแบบที่น่าดึงดูดยิ่งขึ้น
เครื่องมือและทรัพยากร
โชคดีที่มีเครื่องมือและแหล่งข้อมูลมากมายที่จะช่วยคุณสร้างภาพที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับอีเมลของคุณ
ทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นด้วยภาพ!
Snagit ทำให้การจับภาพหน้าจอ เพิ่มบริบท และสื่อสารข้อความของคุณเป็นเรื่องง่าย
ดาวน์โหลดทดลองใช้ฟรี![อธิบายขั้นตอนของกระบวนการด้วย snagit](/uploads/article/8217/HTcaTZWuUFPTyEFN.png)
เครื่องมือการเขียนอีเมล
เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์และรูปแบบช่วยรักษาไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และรูปแบบที่ถูกต้องในอีเมลของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างข้อความที่ชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาด
เทมเพลตอีเมลสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามในการสร้างอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
เครื่องมือสร้างภาพ
Snagit เป็นเครื่องมือจับภาพและแก้ไขหน้าจอที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างภาพหน้าจอและภาพที่มีคำอธิบายประกอบได้อย่างง่ายดาย
เมื่อคุณต้องการจับภาพทั้งหน้าเว็บ หน้าต่างเฉพาะ หรือภูมิภาคที่เลือก Snagit สามารถช่วยได้
เมื่อจับภาพแล้ว คุณสามารถแก้ไขภาพหน้าจอของคุณได้โดยตรงภายในโปรแกรมแก้ไขที่ใช้งานง่ายของ Snagit
การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ
การสร้างอีเมลแบบมืออาชีพถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในโลกธุรกิจ ด้วยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การเพิ่มภาพ และการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถเพิ่มความชัดเจน ผลกระทบ และความเป็นมืออาชีพของอีเมลของคุณได้
นำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ในการสื่อสารทางอีเมลของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและเสริมสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้รับของคุณ