วิธีใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Microsoft Excel

แม้ว่า Microsoft Excel จะมีคุณลักษณะในตัวสำหรับการกรองข้อมูล คุณอาจมีรายการจำนวนมากในชีตของคุณหรือต้องการตัวกรองที่ซับซ้อนกว่านี้ ที่นี่ เราจะอธิบายวิธีสร้างตัวกรองขั้นสูงใน Excel

วิธีการตั้งค่าช่วงเกณฑ์

ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ตัวกรองขั้นสูงใน Excel ได้ คุณจะต้องสร้างช่วงเซลล์สำหรับเงื่อนไขที่คุณจะใช้

เพิ่มอย่างน้อยสองสามแถวเหนือข้อมูลของคุณเพื่อเริ่มต้น คุณสามารถแทรกแถวเพิ่มเติมได้เสมอหากจำเป็น โปรดทราบว่าคุณจะต้องมีแถวหนึ่งแถวสำหรับป้ายกำกับและแถวว่างหนึ่งแถวระหว่างเกณฑ์และข้อมูล

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีแทรกหลายแถวใน Microsoft Excel

ในแถวบนสุด ให้ป้อนป้ายกำกับคอลัมน์ของคุณ สิ่งเหล่านี้ควรตรงกับข้อมูลของคุณเนื่องจากจะใช้สำหรับเกณฑ์การกรอง

เราจะใช้ตัวอย่างตลอดบทช่วยสอนนี้ ดังนั้นด้านล่างนี้คือข้อมูลที่เรากำลังใช้

จากนั้นเราแทรกห้าแถวเหนือข้อมูลของเรา เรามีหนึ่งแถวสำหรับป้ายชื่อ สามแถวสำหรับเกณฑ์ และหนึ่งแถวว่าง จากนั้นเราก็คัดลอกส่วนหัวของคอลัมน์ไปที่แถวแรก ตอนนี้แผ่นงานของเรามีลักษณะดังนี้:

เมื่อคุณตั้งค่าช่วงสำหรับเงื่อนไขการกรองแล้ว คุณก็พร้อมที่จะสร้างตัวกรองขั้นสูงแล้ว

เคล็ดลับ: คุณสามารถตั้งชื่อช่วงเกณฑ์ของคุณเพื่อแสดงลงในตัวกรองโดยอัตโนมัติได้หากต้องการ

การป้อนเกณฑ์สำหรับตัวกรองขั้นสูงใน Excel

หากต้องการป้อนเกณฑ์สำหรับตัวกรอง Excel ขั้นสูงลงในเซลล์ คุณจะใช้รูปแบบ ="=variable"

เครื่องหมายเท่ากับตัวแรกเริ่มสตริงและเครื่องหมายคำพูดประกอบด้วยเกณฑ์ คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบปกติสำหรับเงื่อนไขของคุณ นี่คือตัวอย่างบางส่วน

• เท่ากับ Smith: ="=Smith"
• ไม่เท่ากับ Smith: ="<>Smith"
• น้อยกว่า 100: ="<100"
• มากกว่าหรือเท่ากับ 100: =">=100"

เมื่อคุณพิมพ์เกณฑ์ด้วยวิธีนี้ลงในเซลล์ Excel จะแปลงเป็นรูปแบบที่จำเป็นสำหรับตัวกรอง

วิธีใช้เกณฑ์เดียว ตัวกรอง Excel คอลัมน์เดียว

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือตัวอย่างง่ายๆ โดยใช้เงื่อนไขเดียวและหนึ่งคอลัมน์ ที่นี่ เราจะกรองข้อมูลของเราตาม Location ID 2B

ไปที่คอลัมน์ Location ID แล้วป้อนค่าเท่ากับ 2B ลงในแถวแรกใต้ป้ายกำกับ:

 ="=2B" 

จากนั้น เลือกเซลล์ในชุดข้อมูลของคุณ ไปที่แท็บข้อมูล แล้วเลือก "ขั้นสูง" ในส่วนเรียงลำดับและกรองของ Ribbon

ในกล่องป๊อปอัป ให้เริ่มต้นด้วยการเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่กรองปรากฏ คุณสามารถกรองในสถานที่หรือที่อื่น หากคุณเลือกอย่างหลัง ให้ป้อนตำแหน่งที่ตั้งในช่องคัดลอกไปยัง

ตอนนี้ยืนยันเซลล์ในกล่องช่วงรายการ Excel ควรจะเพิ่มให้คุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นเพียงแค่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง

จากนั้นป้อนช่วงของเซลล์ลงในช่องช่วงเกณฑ์ คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยคลิกภายในกล่อง จากนั้นใช้เคอร์เซอร์ลากผ่านช่วงในแผ่นงานของคุณ อย่าลืมรวมเซลล์ป้ายชื่อคอลัมน์และเฉพาะแถวเพิ่มเติมที่มีเซลล์ที่มีเกณฑ์ หากคุณรวมแถวที่ว่างเปล่า มีโอกาสสูงที่ผลลัพธ์ตัวกรองของคุณจะไม่ถูกต้อง

เลือกช่องทำเครื่องหมายถ้าคุณต้องการบันทึกเฉพาะเท่านั้น คลิก “ตกลง” เมื่อคุณเสร็จสิ้น

จากนั้นคุณควรเห็นข้อมูลที่กรองของคุณ หากคุณเลือกที่จะกรองข้อมูลของคุณ แถวอื่นๆ ควรถูกซ่อนไว้ ที่นี่ เราเลือกตำแหน่งในแผ่นงานของเราสำหรับข้อมูลที่กรอง

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีนับค่าที่ไม่ซ้ำใน Microsoft Excel

วิธีใช้หลายเกณฑ์ตัวกรอง Excel คอลัมน์เดียว

บางทีคุณอาจต้องการกรองข้อมูลโดยใช้หลายเงื่อนไขที่ปรากฏในคอลัมน์เดียว คุณสามารถทำได้ด้วยตัวกรอง Excel ขั้นสูง ตัวอย่างเช่น เราจะกรองข้อมูลของเราสำหรับ 1B และ 2B ของ Location ID

ไปที่คอลัมน์ Location ID แล้วป้อนเกณฑ์ในสองแถวแยกกัน คือ 2 และ 3 โดยเริ่มจากใต้ป้ายกำกับโดยตรง

 ="=1B"

 ="=2B"

ควรมีลักษณะดังนี้:

เลือกเซลล์ในชุดข้อมูลของคุณ ไปที่แท็บข้อมูล แล้วเลือก "ขั้นสูง" เพื่อเปิดเครื่องมือกรอง

กรอกรายละเอียดเช่นเดิม แต่คราวนี้ขยายช่วงเกณฑ์ให้ครอบคลุมเงื่อนไขเพิ่มเติม คลิก “ตกลง” เพื่อใช้ตัวกรอง

จากนั้นคุณควรเห็นผลลัพธ์ทั้งสองจากตัวกรองในตำแหน่งที่คุณเลือก

วิธีใช้หลายเกณฑ์ตัวกรอง Excel หลายคอลัมน์

ต่อไป เราจะดูการใช้หลายเงื่อนไขในตัวกรอง Excel ขั้นสูง นี่อาจเป็นเกณฑ์ AND หรือ OR ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรอง Location ID เท่ากับ 1A และ Lead เท่ากับ Jones โดยที่เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริง หรือคุณสามารถกรอง Location ID เท่ากับ 1B หรือ Lead เท่ากับ Jones ในกรณีที่เงื่อนไขใดๆ เป็นจริง

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ฟังก์ชันตรรกะใน Excel: IF, AND, OR, XOR, NOT

เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริง

ในการกรองด้วยเงื่อนไข AND คุณต้องวางทั้งสองเกณฑ์ในแถวเดียวกันใต้ป้ายกำกับที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้นเราจึงป้อนข้อมูลต่อไปนี้ใต้ป้ายกำกับ Location ID ในแถวที่ 2:

 ="=1A"

จากนั้น เราป้อนข้อมูลต่อไปนี้ใต้ป้ายกำกับ Lead ซึ่งอยู่ในแถวที่ 2 ด้วย:

 ="=โจนส์"

ดูเหมือนว่า:

และเช่นเดียวกับก่อนหน้านี้ เลือกเซลล์ในชุดข้อมูล ไปที่แท็บข้อมูล แล้วเลือก "ขั้นสูง" เพื่อเปิดเครื่องมือ

สำหรับตัวกรองนี้ เราเปลี่ยนช่วงเกณฑ์ของเราเนื่องจากมีเฉพาะแถวที่ 1 และ 2 ปรับตัวเลือกอื่นๆ ตามความจำเป็น แล้วคลิก “ตกลง”

หมายเหตุ: โปรดสังเกตในภาพหน้าจอที่ Excel ได้ตั้งชื่อช่วงเกณฑ์ของเราไว้ให้เรา คุณอาจเห็นสิ่งเดียวกันเมื่อใช้ช่วงเซลล์เดียวกันซ้ำ

เราก็มีหนึ่งผลลัพธ์ของเรา โปรดจำไว้ว่าการวางเกณฑ์ในแถวเดียวกันจะระบุตัวดำเนินการ AND ดังนั้น แม้ว่าเราจะมีโจนส์เป็นลีดสำหรับสองตำแหน่ง แต่เรากรองเฉพาะตำแหน่ง 1A ที่มีโจนส์

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีดูช่วงเซลล์ที่มีชื่อทั้งหมดในสมุดงาน Excel

เงื่อนไขใด ๆ เป็นจริง

ต่อไป เราจะกรองตามเงื่อนไขหลายรายการอีกครั้ง แต่ใช้เกณฑ์ OR สำหรับสิ่งนี้ ให้คุณวางเงื่อนไขในแถวแยกกันใต้ป้ายกำกับที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้นเราจึงป้อนข้อมูลต่อไปนี้ใต้ป้ายกำกับ Location ID ในแถวที่ 2:

 ="=1B"

จากนั้น เราป้อนข้อมูลต่อไปนี้ใต้ป้ายกำกับ Lead แต่ในแถวที่ 3:

 ="=โจนส์"

ดูเหมือนว่า:

เปิดเครื่องมือตัวกรองขั้นสูงเช่นเดิม ปรับช่วงเกณฑ์เพื่อรองรับแถวเพิ่มเติม แล้วคลิก "ตกลง"

อย่างที่คุณเห็น เรามีสามผลลัพธ์ หนึ่งสำหรับ 1B และสองสำหรับโจนส์ เนื่องจากเราใช้เกณฑ์ OR จึงเป็นไปตามเงื่อนไขใดๆ ที่เรารวมไว้

กุญแจสำคัญในการตั้งค่าตัวกรองหลายเกณฑ์ใน Excel คือสำหรับเกณฑ์ AND คุณจะวางเงื่อนไขในแถวเดียวกัน และสำหรับเกณฑ์ OR คุณจะวางเงื่อนไขในแถวแยกกัน

เงื่อนไขใด ๆ และทั้งหมดเป็นจริง

สำหรับตัวอย่างสุดท้าย เราจะใช้ตัวกรองที่ซับซ้อนมากขึ้นโดยใช้เกณฑ์ AND และ OR ร่วมกับตัวดำเนินการเปรียบเทียบอื่น เราจะกรอง Location ID เท่ากับ 1A และ Lead เท่ากับ Jones หรือ ยอดขายมากกว่า 50,000

ในแถวที่ 2 เราป้อนเกณฑ์ต่อไปนี้ด้านล่าง Location ID และ Lead ตามลำดับ:

 ="=1A"

 ="=โจนส์"

ในแถวที่ 3 เราป้อนเงื่อนไขถัดไปด้านล่างป้ายกำกับการขาย:

 =">50000"

การตั้งค่านี้มีลักษณะดังนี้:

เปิดเครื่องมือตัวกรองขั้นสูง ตรวจสอบอีกครั้งหรือปรับฟิลด์ตามต้องการ แล้วคลิก "ตกลง"

จากนั้นคุณจะเห็นผลลัพธ์ ที่นี่ เรามีแถวที่ 2 ที่มีเกณฑ์ AND ของเรา 1A และ Jones จากนั้น แถวเพิ่มเติมที่ 3 ถึง 5 ที่มีเกณฑ์ OR ของเราสำหรับยอดขายที่มากกว่า 50,000

หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากในสเปรดชีตและต้องการตัวเลือกตัวกรองที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้คำนึงถึงตัวกรองขั้นสูงใน Excel

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ตัวกรองกับแผนภูมิใน Microsoft Excel