วิธีฆ่าอีเมลด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม

อีเมลเพิ่มความเครียด สร้างงานที่ไม่จำเป็น และทำให้ผู้คนรู้สึกหนักใจ ไม่มีใครสามารถเป็นตัวเองในเวอร์ชันที่ดีที่สุดในงานได้ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา องค์กรต่างๆ เริ่มเลิกใช้อีเมลเพื่อใช้แอปส่งข้อความในทีม เช่น Slack และเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานอื่นๆ การค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมหรือชุดเครื่องมือจะส่งผลต่อว่าทีมของคุณจะสามารถเลิกใช้กล่องจดหมายแบบเดิมได้หรือไม่ สำหรับหลายๆ ทีม ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ หรือที่เรียกว่าแอปการจัดการโครงการ เป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ทีมใช้เพื่อติดตามงาน ในแง่กว้างที่สุด แอปการจัดการโครงการอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนสำหรับการจัดการงาน เช่น Microsoft Project ไปจนถึงแอปสิ่งที่ต้องทำขั้นพื้นฐาน แอพที่คุ้มค่าที่สุดรวมถึงเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ สำหรับการจัดการทรัพยากร ติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงาน หรือแม้แต่การเรียกเก็บเงิน

เรามักจะแยกแยะประเภทของเครื่องมือการทำงานร่วมกันออกจากแอปการจัดการโครงการเพื่อให้ง่ายต่อการแนะนำแอปที่เหมาะสมเพื่อวัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง ที่กล่าวว่า สองหมวดหมู่นั้นและอีกสองสามหมวดหมู่ (เช่น แอพ kanban board และ แอพการจัดการงาน) ทับซ้อนกันอย่างมาก ดังนั้นในขณะที่บางครั้งฉันทำกรณีที่แอปต่างๆ เช่น Asana, Trello, Airtable และ Basecamp ไม่ใช่แอปการจัดการโครงการ อย่างเคร่งครัด เราสามารถรวมไว้ที่นี่ได้

คุณทำอะไรในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ?

แอปการจัดการโครงการแต่ละแอปมีความแตกต่างกันเล็กน้อย แต่ส่วนใหญ่ช่วยให้คุณเห็นแง่มุมต่างๆ ของงานในทีมของคุณโดยที่คุณไม่ต้องถามเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับพวกเขา

เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ คุณจะเห็นงานทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องทำให้เสร็จและกำหนดเวลา คุณจะเห็นว่าใครได้รับมอบหมายให้ทำงานใด เสร็จงานหรือไม่ และเมื่อใด และพวกเขามีความคิดเห็นเกี่ยวกับงานนี้หรือไม่ หากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของคุณไม่อยู่โดยไม่คาดคิด คุณสามารถเข้าสู่ระบบแอปการจัดการโครงการและตรวจสอบว่าพวกเขามีภารกิจเร่งด่วนที่ได้รับมอบหมายในวันนี้ซึ่งสมาชิกในทีมคนอื่นควรรับหรือไม่ หากคุณใช้อีเมลเพื่อบอกใครบางคนว่างานเสร็จสิ้นแล้ว ถามคำถามเกี่ยวกับงาน หรือส่งบางสิ่งออกไปเพื่อขออนุมัติ คุณอาจจะได้รับประโยชน์จากแอปการจัดการโครงการ

มันมีอะไรมากกว่านั้น ในขณะที่คุณและเพื่อนร่วมงานใช้แอปการจัดการโครงการ แอปจะนับงานที่ทำเสร็จแล้ว เสร็จตรงเวลากี่งาน? โครงการขนาดใหญ่ยังคงอยู่ในการติดตามที่จะแล้วเสร็จภายในกำหนดเวลาหรือไม่? แอพการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งมาพร้อมกับแผนภูมิและกราฟทุกประเภทเพื่อช่วยให้คุณจับตาดูสิ่งนี้ ด้วยวิธีนี้ หากโครงการเริ่มลื่น คุณสามารถตรวจจับได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และดำเนินการป้องกัน แต่อย่าหลงทาง มาดูวิธีที่แอปการจัดการโครงการช่วยให้ผู้คนสื่อสารกัน

ผู้จัดการโครงการทำอะไร?

โครงการคือชุดของงาน ผู้จัดการโครงการคือบุคคลที่รู้ว่างานเหล่านั้นคืออะไร หรืออย่างน้อยก็ดูแลงานเหล่านั้น บางครั้งผู้จัดการโครงการจะจัดการงานหรือจัดกลุ่มให้คนอื่นอ้างสิทธิ์ ผู้จัดการโครงการจะคอยจับตาดูงานและคนที่ทำจนกว่างานทั้งหมดจะเสร็จสิ้น

ไม่ใช่ทุกทีมที่มีผู้จัดการโครงการ แต่ส่วนใหญ่มีคนที่รับผิดชอบ อาจเป็นเจ้าของธุรกิจ ผู้จัดการ หรือหัวหน้าทีม ใครก็ตามที่เป็นคนตรงประเด็นของคุณหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจรายวัน นั่นแหละคือผู้จัดการโครงการของคุณ

ทำไมอีเมลถึงไม่ดีสำหรับโปรเจกต์

อีเมลคือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งฉันรู้ว่าฟังดูชัดเจน แต่อยู่กับฉันที่นี่ เมลเป็นหนทางที่แย่มากในการมอบหมายงาน ลองนึกภาพถ้างานของคุณส่งถึงคุณทางไปรษณีย์ มันเกือบจะไร้สาระ ทว่าอีเมลก็ไม่ได้ต่างไปจากอีเมลทั่วไปทั้งหมด ยกเว้นว่าอีเมลนั้นเร็วกว่า

ลองนึกถึงอีเมลที่ดีในการให้:

• การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับเส้นทางกระดาษ
• ส่งเอกสาร

ตอนนี้ให้นึกถึงสิ่งที่ผู้จัดการโครงการต้องรู้เมื่อจัดการงานต่างๆ:

• ใครว่าง
• ปัจจุบันผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนมอบหมายงานไปมากน้อยเพียงใดและเมื่อถึงกำหนด
• ความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมายแล้ว (เช่น "John มอบหมายงานสองงานให้กับเขา และงานทั้งสองเสร็จไปแล้ว 90 เปอร์เซ็นต์")
• ปฏิทินกำหนดเวลา
• ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญและจัดลำดับความสำคัญงานใหม่ตามความต้องการของโครงการ

การทำงานประเภทนั้นทางไปรษณีย์เป็นเรื่องน่าหัวเราะ

ที่สำคัญกว่านั้น วิธีที่พนักงานในสำนักงานส่วนใหญ่ใช้อีเมลทำให้เกิดการหยุดชะงัก เมื่อข้อความอีเมลใหม่มาถึงพร้อมข้อความเตือนหรือป๊อปอัป ผู้ปฏิบัติงานมักจะตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่เข้ามานั้นไม่เร่งด่วน จากนั้นพวกเขาก็กลับไปที่สิ่งที่เรากำลังทำอยู่จนกว่าจะหยุดชะงักต่อไป ผู้คนทำสิ่งนี้ตลอดทั้งวัน ตรวจสอบและสแกนอีเมล ผลการศึกษาหลายชิ้นแสดงให้เห็นว่าการใช้อีเมลใช้เวลาประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์ของวันทำงานด้านความรู้ และเวลานั้นจะถูกกระจายอย่างเท่าเทียมกันตลอดทั้งวัน แทนที่จะแบ่งเป็นส่วนๆ กล่าวคือ อีเมลรบกวนเราตลอดเวลา

การหยุดชะงักมักจะมีผลเสียสุทธิ แม้ว่าอาจไม่อยู่ในแบบที่คุณคิด การหยุดชะงักทำให้ผู้คนรู้สึกเครียดมากขึ้นและเหมือนกับว่าพวกเขามีภาระงานมากกว่าที่เป็นจริง ผู้คนยังรู้สึกหงุดหงิดและกดดันเวลามากขึ้น

วิธีที่ผู้คนโต้ตอบกับอีเมลทำให้เสียเวลา เราเสียเวลาเมื่อต้องอ่านอีเมลฉบับเดียวกับที่เราสแกนเมื่อเช้าเพราะเราลืมไปแล้วว่าอีเมลนั้นพูดอะไร หากคุณลืมวันที่สำหรับการส่งมอบกุญแจ การขุดออกจากอีเมลต้องใช้เวลา แล้วถ้าอีเมลที่คุณขุดเป็นอีเมลเก่าและวันที่เลื่อนออกไปในสัปดาห์หน้าล่ะ?

ทั้งหมดนี้เพื่อบอกว่าอีเมลไม่ได้ออกแบบมาเพื่อจัดการงาน เป็นเครื่องมือที่ไม่ถูกต้องสำหรับงานนั้น

การสื่อสารด้วยบริการบริหารจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการเล่นกลคนและทรัพยากร จับตาดูเวลา และแจกจ่ายหรือจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการกับปัญหาประเภทดังกล่าวและปัญหาอื่นๆ ที่มักเกิดขึ้นในระหว่างโครงการ

การสื่อสารในแอปการจัดการโครงการกับอีเมลเป็นอย่างไร มันเหมือนกับความแตกต่างระหว่างการเห็นด้วยตาตัวเองกับการอ่านคำอธิบาย ในสถานการณ์แรก คุณสามารถควบคุมสิ่งที่คุณต้องการดูและเมื่อ ในข้อที่สอง คุณต้องพึ่งพาผู้อื่นในการพิมพ์ข้อความที่บอกคุณว่า พวกเขา คิดว่าอะไรสำคัญที่สุด หรือแย่กว่านั้นคือสิ่งที่พวกเขาคิดว่าคุณอยากได้ยิน

แอพการจัดการโปรเจ็กต์ต่างๆ มีเครื่องมือสำหรับการสื่อสารต่างกัน เกือบทั้งหมดรองรับ @ ที่กล่าวถึงเป็นต้น เมื่อเห็นว่า Slack และแอปส่งข้อความในทีมอื่นๆ ได้รับความนิยมอย่างมาก คุณมักจะเชื่อมต่อกับแอปการจัดการโครงการได้ ซึ่งจะทำให้การสนทนาของคุณคล่องตัวขึ้นในที่เดียว หากคุณยังไม่มีแอปแชททีม คุณอาจข้ามไปและมองหาแอปการจัดการโครงการที่มีกล่องแชทในแอปแทน Zoho Projects และ ProofHub ต่างก็เสนอให้

สมมติว่าโปรเจ็กต์ที่เป็นปัญหามีองค์ประกอบภาพจำนวนมาก และทีมที่ทำงานเกี่ยวกับเรื่องนี้จำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ ชีวิตของคุณจะง่ายขึ้นมากถ้าคุณมีเครื่องมือมาร์กอัปรูปภาพในแอปการจัดการโครงการของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเขียนลวก ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์บนรูปภาพและแนบความคิดเห็น ทำให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถให้และเข้าใจข้อเสนอแนะได้ง่ายขึ้น Volerro เป็นตัวอย่างหนึ่งของแอปการจัดการโครงการที่มีเครื่องมือมาร์กอัป

ดังที่กล่าวไว้ แอปการจัดการโครงการจะจัดการสิ่งพื้นฐานทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อเล่นกลและติดตาม เช่น งาน กำหนดเวลา ความคืบหน้า และผู้ที่ได้รับมอบหมาย ข้อมูลทั้งหมดนั้นจะปรากฏแก่ผู้ที่ต้องการ ในแง่นั้น ไม่จำเป็นต้องสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้น้อยลง คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลถึงใครซักคนและ CC คนกว่าครึ่งโหลเพื่อดูว่าพวกเขาทำงานเสร็จแล้วหรือยัง เมื่อคุณสามารถเข้าสู่ระบบและเห็นว่าระบบทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น 75% หลายๆ อย่างที่คุณต้องอ่านระหว่างบรรทัดเมื่อใช้อีเมลสำหรับการจัดการงานจะชัดเจนขึ้นทันทีที่คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การส่งอีเมลที่ใช้เวลาน้อยลงหมายถึงมีเวลาทำงานมากขึ้น

ประโยชน์ของการทำให้ทีมออกจากอีเมลและในแอปการจัดการโครงการเพื่อสื่อสารนั้นมีประโยชน์มหาศาล การลดจำนวนอีเมลเพียงอย่างเดียวจะทำให้ทุกคนมีความสุข แต่นั่นก็เทียบไม่ได้กับมูลค่าเพิ่มของการมีทัศนวิสัยมากขึ้นว่าใครกำลังทำอะไร พวกเขากำลังทำอะไร และสถานะของทุกงาน การมีข้อมูลที่ถูกต้องในมือคุณง่ายขึ้นมากในขณะทำงาน เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถตัดสินใจได้ดี

สำหรับเคล็ดลับเฉพาะเพิ่มเติมในการทำงานกับแอปการจัดการโครงการ โปรดดู 7 วิธีในการลดความซับซ้อนของการจัดการโครงการในโครงการการทำงานเป็นทีมและ 5 คุณลักษณะของ Zoho Projects ในการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ