สร้างคำแนะนำวิธีปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพซึ่งดึงดูดผู้ชมของคุณ

เพื่อนร่วมงานรบกวนคุณเพื่อขอความช่วยเหลือบ่อยแค่ไหน?

คุณรู้ไหมว่า 46% ของคนงานถูกขัดจังหวะมากกว่าหกครั้งต่อวัน? ในการศึกษาความยืดหยุ่นในสถานที่ทำงานของเรา พนักงานเหล่านี้รายงานว่าประสิทธิภาพการทำงานลดลงหรือมีความเครียดสูงขึ้น

ปรับปรุงคุณภาพชีวิตของทุกคนด้วยเอกสารเพียงเล็กน้อย นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างคำแนะนำวิธีใช้ทีละขั้นตอนอย่างสะดวกสบายและมั่นใจ

โอกาสในการแบ่งปันขั้นตอน คำอธิบาย และวิธีการมีอยู่ทุกที่

• คุณฝึกอบรมสมาชิกในทีมเกี่ยวกับกระบวนการใหม่หรือไม่?
• นำลูกค้าเข้าสู่ผลิตภัณฑ์หรือบริการเชิงพาณิชย์ของคุณหรือไม่?
• อำนวยความสะดวกในการลงทะเบียนแบบเปิดในซอฟต์แวร์ HR ใหม่หรือไม่
• สอนวิธีเทกากกาแฟ?
• มีส่วนร่วมในฐานความรู้ของลูกค้า?

มาเรียนรู้วิธีการทำคู่มือวิธีทำกัน

หยุดถามคำถามซ้ำ

สร้างวิดีโอและคำแนะนำที่ชัดเจนด้วย Snagit ดังนั้นคุณจึงต้องอธิบายงานเพียงครั้งเดียว

ทดลองใช้ฟรี

คำแนะนำทีละขั้นตอนเป็นส่วนหนึ่งของฐานความรู้ภายใน

บทช่วยสอนฉบับย่อเป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการทำงานเฉพาะให้สำเร็จ

• ชัดเจน – ผู้อ่านควรสามารถทำตามขั้นตอนได้ บ่อยครั้งหมายถึงการรวมข้อความเข้ากับรูปภาพหรือวิดีโอ
• มีส่วนร่วม – จัดระเบียบคู่มือเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและช่วยประหยัดเวลา
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง – ให้บริบทและกรณีการใช้งานที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจว่าเหตุใดจึงมีคุณค่าต่อพวกเขา

ส่วนที่สำคัญอื่นๆ ของฐานความรู้จะแตกต่างกัน

• คู่มือการฝึกอบรม – อย่าพยายามแทนที่การฝึกอบรมเชิงลึกหรือหลักสูตรการรับรอง
• คู่มืออ้างอิง – มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเฉพาะประการเดียวที่ผู้ชมของคุณสามารถทำได้
• คู่มือผู้ใช้ – รวมเคล็ดลับ คำเตือน หรือสิ่งที่ควรรู้ ไม่ใช่ทุกสถานการณ์ Edge-case
• โพสต์ในบล็อก – ลดความซับซ้อนของเนื้อหาสำหรับกลยุทธ์การตลาดและแคมเปญการตลาดที่ต้องพบปะกับลูกค้า หรือแทนที่ด้วยกรณีศึกษาหรือรายการหัวข้อย่อยเพื่อช่วยในการตัดสินใจซื้อ

ขั้นตอนที่ 1: ทำความเข้าใจ Pain Point ของกลุ่มเป้าหมายของคุณ

“วัดสองครั้ง ตัดหนึ่งครั้ง” การใช้เวลาเพิ่มเติมล่วงหน้านั้นคุ้มค่าเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ดี

ระบุจุดปวดของพวกเขา

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ให้ระบุกลุ่มเป้าหมาย เป้าหมาย และจุดบกพร่องหรือช่องว่างความรู้ที่จะแก้ไขด้วยคำแนะนำของคุณ อาจเป็นประโยชน์ในการ:

• ดำเนินการสำรวจ
• อ่านฟอรัมออนไลน์
• ขอความคิดเห็นจากลูกค้า

ปรับแต่งคำแนะนำของคุณให้เหมาะกับระดับทักษะและมุมมองของผู้ชม

คุณจะต้องการทราบความสะดวกสบายของผู้อ่านเกี่ยวกับหัวข้อนี้ด้วย ผู้ชมที่แตกต่างกันมีระดับทักษะที่แตกต่างกัน คำแนะนำวิธีการที่ดีเยี่ยมเหมาะสมกับความสามารถทางเทคนิคของกลุ่มเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็นผู้เริ่มต้นหรือผู้เชี่ยวชาญ

ตรวจสอบข้อความค้นหาและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการฝึกอบรมหรือสื่อการศึกษาที่มีอยู่ พูดคุยกับทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสบการณ์ของลูกค้า ทำความเข้าใจคำหลักที่ผู้ชมของคุณใช้ ตัวอย่างเช่น ในการค้นหาทางอินเทอร์เน็ต พวกเขาใช้ภาษาใดในการอธิบายหัวข้อ ปัญหา หรือประเด็นที่สับสน

ขั้นตอนที่ 2: จัดโครงสร้างคำแนะนำของคุณ

“ง่ายเหมือนนับ 1-2-3” – สร้างรายการลำดับเลขและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยทีละขั้นตอน

ไม่น่าแปลกใจเลยที่รายการที่มีหมายเลขจะเข้าถึงได้ง่ายกว่าข้อความที่หนาแน่น แบ่งคำแนะนำของคุณออกเป็นขั้นตอนแยกกันหรือส่วนที่จัดการได้

โปรดจำไว้ว่าผู้ชมของคุณอาจสลับไปมาระหว่างไกด์ของคุณและงานขณะที่พวกเขาอ่าน การลำดับเลขหรือตัวอักษรช่วยให้ผู้ฟังปฏิบัติตาม

กำแพงข้อความ? ต่อไป!

Snagit ทำให้การสื่อสารด้วยภาพมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเป็นเรื่องง่าย

เรียนรู้เพิ่มเติม

ปฏิบัติตามเทมเพลตคำแนะนำ

หากองค์กรของคุณสร้างคู่มือหลายรายการหรือหลายชุด ให้พิจารณาใช้เทมเพลตคำแนะนำ คำแนะนำที่สอดคล้องกันที่สร้างจากเทมเพลตเดียวกันช่วยให้ผู้อ่านของคุณรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้การเขียนคำแนะนำและสร้างคำแนะนำรวดเร็วและง่ายขึ้นสำหรับผู้อื่นในองค์กรของคุณ!

ตัวอย่างเช่น ลองรวมคำแนะนำไว้ในเทมเพลตของคุณเพื่อระบุ:

• กลุ่มเป้าหมายสำหรับคำแนะนำ
• เป้าหมายของคู่มือหรือสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวังได้ว่าจะทำให้สำเร็จ
• ซอฟต์แวร์ เครื่องมือ หรือทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินกระบวนการให้เสร็จสิ้น
• ข้อมูลการติดต่อหรือแหล่งข้อมูลความช่วยเหลือในกรณีที่ผู้อ่านประสบปัญหา

พิจารณาข้อสรุปในเทมเพลตของคุณ:

• เพื่อสรุปวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของคู่มือนี้ ผู้อ่านของคุณควรทำอะไรได้บ้างในตอนนี้
• ขั้นตอนถัดไปหรือคำแนะนำการติดตามในชุดข้อมูล
• ข้อมูลการติดต่อหรือแหล่งข้อมูลความช่วยเหลือ

อย่าลืมลองดูเทมเพลตสำเร็จรูปที่ออกแบบอย่างมืออาชีพของ Snagit เรายังมีหมวดหมู่ของเทมเพลต “ขั้นตอน” ที่ออกแบบมาเพื่อให้พอดีกับ 2-6 ขั้นตอนในหน้าเดียว เทมเพลตเหล่านี้ยังสามารถแก้ไขได้เพื่อเพิ่มขั้นตอนเพิ่มเติมในหน้าต่างๆ มากขึ้นตามต้องการ!

ขั้นตอนที่ 3: เขียนคำแนะนำทีละขั้นตอน

สร้างขั้นตอนที่ชัดเจนและรัดกุม

ตอนนี้ได้เวลาเขียนแล้ว!

แทนที่จะพึ่งพาความทรงจำของตัวเอง (ยอมรับว่าแย่) ฉันจัดการงานด้วยตัวเองก่อน โดยจดบันทึกแต่ละขั้นตอนในขณะที่ฉันไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับงานที่คุ้นเคยที่ฉันทำเป็นประจำ การสังเกตอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นสำหรับผู้ใช้ใหม่เป็นสิ่งสำคัญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาษาและคำศัพท์ที่ใช้ในคำแนะนำของคุณสอดคล้องกับสิ่งที่ผู้ใช้เห็นบนหน้าจอ

ระวัง! ถามตัวเองว่ามีจุดใดบ้างที่คุณเห็นอาจแตกต่างจากที่ผู้ชมเห็น หรือขั้นตอนอาจแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น เป็นไปได้ไหมที่เครื่องอ่านของคุณใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชัน ระบบปฏิบัติการ หรือเบราว์เซอร์อื่น

เพิ่มรูปภาพ

ฉันถ่ายภาพหน้าจอหรือรูปถ่ายแบบเรียลไทม์ในขณะที่เดินผ่านงาน

รูปภาพช่วยอธิบายขั้นตอนหรือให้บริบท ช่วยให้มั่นใจว่าคำแนะนำของคุณเข้าใจง่ายและผู้ชมของคุณสามารถติดตามได้โดยไม่คำนึงถึงระดับทักษะของพวกเขา

ใส่คำอธิบายประกอบรูปภาพด้วยลูกศร ความคิดเห็น หรือป้ายกำกับ ภาพประเภทนี้ช่วยให้ผู้อ่านของคุณเชื่อมโยงข้อความและรูปภาพได้

อย่าลืมลบรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากรูปภาพที่อาจทำให้ผู้อ่านสับสนหรือหันเหความสนใจจากจุดโฟกัสได้

จำผู้ชมที่คุณระบุในขั้นตอนที่ 1 และระดับความคุ้นเคยของพวกเขาได้ไหม คุณจำเป็นต้องอธิบายว่าคุณจะพบแต่ละรายการบนหน้าจอได้ที่ไหน?

ตัวอย่างเช่น อาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณบอกให้ผู้อื่นคลิกปุ่ม "การตั้งค่า" เพื่ออธิบายว่าปุ่มนี้ดูเหมือนเฟือง คุณอาจต้องเน้นตำแหน่งของไอคอนที่พลาดได้ง่ายหรือองค์ประกอบที่ซ้ำกันบนหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มข้อมูลและทรัพยากรเพิ่มเติม

รวมลิงก์และแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

หากงานที่ระบุไว้ในคู่มือของคุณต้องการหรือสามารถเสริมด้วยแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมได้ อย่าลืมรวมงานเหล่านั้นด้วย สิ่งเหล่านี้อาจเป็นไฟล์ต้นฉบับของโปรเจ็กต์หรือลิงก์ไปยังบทช่วยสอนที่เกี่ยวข้องหรือเชิงลึกเพิ่มเติม

ซึ่งอาจรวมถึงลิงค์ดาวน์โหลดผลิตภัณฑ์อื่นๆ คู่มือวิธีใช้ของคุณไม่ควรเป็นหน้าการขายหรือการตลาดปลอมตัว หากซอฟต์แวร์อื่นเหมาะสมกับความต้องการของผู้ชมของคุณมากกว่า ให้ให้คำแนะนำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีตัวเลือกฟรี

ให้บริบทและความเป็นมา

ช่วยให้ผู้อ่านของคุณเข้าใจว่าเหตุใดคู่มือของคุณจึงมีประโยชน์สำหรับพวกเขา รวมตัวอย่างที่เกี่ยวข้องหรือสิ่งที่พวกเขาควรทำเมื่อปฏิบัติตามคำแนะนำแล้ว

ในกระบวนการที่ซับซ้อน การให้ข้อมูลพื้นฐานในคู่มือสามารถพิสูจน์ความจำเป็นของขั้นตอนเฉพาะได้ บริบทพิเศษนี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจเหตุผลเบื้องหลังกระบวนการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่คุ้นเคย

ใส่คำอธิบายประกอบและแก้ไขภาพหน้าจอด้วย Snagit

เครื่องมือมาร์กอัประดับมืออาชีพและคุณสมบัติอันทรงพลังทำให้การสร้างภาพที่เป็นประโยชน์เป็นเรื่องง่าย

ทดลองใช้ฟรี

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบคำแนะนำวิธีการของคุณ

รับรองความถูกต้องและใช้งานได้จริง

เมื่อรวบรวมรายการขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมภาพประกอบแล้ว ให้ตรวจสอบคำแนะนำของคุณเพื่อความถูกต้อง:

• คุณพลาดขั้นตอนใด ๆ หรือไม่?
• ภาษาสอดคล้องกับสิ่งที่ผู้อ่านจะเห็นหรือไม่?
• สำหรับคำแนะนำซอฟต์แวร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำนั้นถูกต้องสำหรับทุกเวอร์ชันที่ผู้อ่านของคุณอาจใช้อยู่ หรือระบุเวอร์ชันเฉพาะที่ครอบคลุมและให้ข้อมูลว่าจะรับความช่วยเหลือสำหรับเวอร์ชันอื่นได้ที่ไหน

การให้ผู้อื่นตรวจสอบคำแนะนำของคุณ โดยเฉพาะคนที่ไม่คุ้นเคยกับกระบวนการนี้ถือเป็นความคิดที่ดีเสมอไป บุคคลนี้สามารถทดสอบให้คุณได้เช่นเดียวกับผู้ใช้ใหม่จริงๆ หากมีส่วนที่คุณไม่แน่ใจชัดเจน ให้เน้นส่วนนั้นเพื่อให้ผู้วิจารณ์สนใจเป็นพิเศษ

บุคคลนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณไม่เพียงแต่ถูกต้อง แต่ยังง่ายต่อการปฏิบัติตาม:

• ภาษาชัดเจนและง่ายต่อการติดตามหรือไม่?
• มีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากเกินไปที่ควรแยกย่อยเพิ่มเติมหรือไม่
• มีรูปภาพที่เหมาะสมเพื่อให้ความชัดเจนและบริบทหรือไม่

การรู้ว่าใครบางคนอาจพบข้อผิดพลาดหรือแนะนำให้ปรับปรุงเอกสารของคุณอาจไม่สบายใจ อย่างไรก็ตาม ผู้อ่านของคุณมีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากคุณใช้ทีมอย่างเต็มที่เพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

หากไม่มีใครสามารถทบทวนคู่มือได้ ให้ลองอ่านด้วยตนเองเพื่อความถูกต้องและการใช้งาน รอหนึ่งหรือสองวันนับจากที่คุณเขียนคู่มือวิธีใช้เสร็จก่อนที่จะทบทวน โดยถือว่าคุณยังไม่ทันกำหนดเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าถึงคำแนะนำด้วยมุมมองที่สดใหม่ ราวกับว่าคุณเป็นผู้ใช้ใหม่

ทำการแก้ไขตามความคิดเห็น

และแน่นอน แก้ไขคู่มือตามความจำเป็นโดยอิงจากบทวิจารณ์ เตรียมรับคำติชมจากผู้ชมของคุณและพร้อมจะทบทวนคำแนะนำของคุณตามความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 6: เผยแพร่และแจกจ่ายคำแนะนำของคุณ

เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม

เมื่อถึงเวลาเผยแพร่คู่มือของคุณ ให้พิจารณาสถานที่และวิธีการเผยแพร่ที่ดีที่สุด บางสิ่งที่ควรพิจารณา:

• หากเอกสารนี้เป็นเอกสารภายใน การทำให้ค้นหาได้ง่ายสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตได้อย่างมาก
• หากต้องพบปะในที่สาธารณะ จำเป็นต้องแจกไกด์ของคุณหรือไม่? ตัวอย่างเช่น ทีมขายหรือผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าส่งอีเมลถึงลูกค้าใหม่หรือไม่
• หรือหากวางไว้บนเว็บไซต์ของคุณ ผู้ชมเป้าหมายของคุณจะพบได้อย่างไร?
• หากคุณวางแผนที่จะแบ่งปันคำแนะนำของคุณอย่างกว้างขวาง ควรส่งลิงก์ออนไลน์แทนที่จะใช้ PDF หรือโพสต์ในที่ต่างๆ จัดการคำแนะนำในที่เดียวเพื่ออำนวยความสะดวกในการอัปเดตและป้องกันไม่ให้เวอร์ชันที่ล้าสมัยเผยแพร่
• ผู้อ่านของคุณบางคนจะมีคำถาม ความคิดเห็น หรือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ต่อผู้อื่นหรือไม่ ลองโพสต์คำแนะนำของคุณบนแพลตฟอร์มที่มีการสนทนาในตัว เช่น Screencast

ปรับให้เหมาะสมสำหรับ SEO

หากโพสต์แบบสาธารณะ กลุ่มเป้าหมายของคุณจะพบคำแนะนำของคุณได้อย่างไร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำของคุณตรงกับเนื้อหาบนหน้าจอ ส่วนคำอธิบายของคำแนะนำของคุณควรสะท้อนภาษาของผู้อ่านหากเป็นไปได้

การค้นคว้าผู้ฟังในขั้นตอนที่ 1 จะทำให้คุณเข้าใจภาษาของพวกเขาอย่างลึกซึ้ง รวมสิ่งนี้ไว้ในคำแนะนำของคุณเพื่อช่วยให้ผู้อื่นค้นพบมัน

พิจารณาใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ SEO เช่น SEMrush หรือปลั๊กอิน Yoast สำหรับ WordPress การปรับปรุง SEO ช่วยเพิ่มความสามารถในการค้นหาเนื้อหาของคุณเมื่อจำเป็น

สรุป: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนคำแนะนำเชิงปฏิบัติ

ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา

ส่วนที่สำคัญที่สุดในการประเมินแนวทางปฏิบัติที่ใช้งานได้จริงคือการพิจารณาว่าง่ายต่อการปฏิบัติตามหรือไม่ ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาซึ่งผู้ใช้สามารถปฏิบัติตามได้ ไม่ว่าพวกเขาจะมีทักษะระดับใดก็ตาม

รวมภาพเพื่อความกระจ่างในแต่ละขั้นตอน

ช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนสำหรับผู้อ่านของคุณ แสดงความหมายของคุณด้วยภาพหน้าจอหรือรูปภาพที่มีคำอธิบายประกอบสำหรับแต่ละขั้นตอน

อัปเดตคำแนะนำของคุณเป็นประจำ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำของคุณยังคงถูกต้องโดยการตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำ หากมีทางออนไลน์ การอัปเดตยังช่วยปรับปรุง SEO และการจัดอันดับอีกด้วย

ส่วนสำคัญ: ทำให้ตัวเองเป็นเรื่องง่าย

อย่าปล่อยให้การสร้างคู่มือวิธีใช้ใช้เวลานานกว่าการฝึกอบรม!

ใช้ Snagit ผู้นำตลาดด้านซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอ คุณจะชอบการใช้โซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการจับภาพหน้าจอ การสร้าง GIF คำอธิบายประกอบ เทมเพลต และตัวเลือกการส่งออกที่ยืดหยุ่น

หยุดถามคำถามซ้ำ

สร้างวิดีโอและคำแนะนำที่ชัดเจนด้วย Snagit ดังนั้นคุณจึงต้องอธิบายงานเพียงครั้งเดียว

ทดลองใช้ฟรี