วิธีสร้างเนื้อหาการฝึกอบรมวิดีโอที่ประสบความสำเร็จ (กรณีศึกษา)

• องค์กร: SoftwareONE
• อุตสาหกรรม: IT Service Management
• ความท้าทาย: ต้นทุน ทรัพยากร การอัปเดตสื่อการฝึกอบรม ความสามารถในการปรับขนาด การสร้าง เวลาออกสู่ตลาด การฝึกอบรมหลายภาษา
• วิธีแก้ไข: สร้างและแชร์เนื้อหาการฝึกอบรมวิดีโอด้วย TechSmith Camtasia และ Snagit

การฝึกอบรมองค์กรที่ไม่ดีหรือไม่มีการฝึกอบรมเลย ส่งผลต่อความสามารถของทุกคนในองค์กรในการทำงานให้ดีในท้ายที่สุด

นี่อาจเป็นกระบวนการที่เจ็บปวดมากในการแก้ไข และเสียเวลาอันมีค่าไปเปล่าๆ

และหากไม่มีทีมฝึกอบรมในแต่ละสถานที่ การทำให้ทุกคนทันสมัยอยู่เสมออาจเป็นปัญหาสำคัญ

นั่นเป็นเหตุผลที่หลายบริษัท รวมทั้ง SoftwareONE ซึ่งเป็นองค์กรระดับโลกที่มีที่ปรึกษาด้านการจัดการพอร์ตซอฟต์แวร์มากกว่า 3,000 ราย เริ่มใช้วิดีโอการฝึกอบรมขององค์กรทั่วทั้งบริษัท

“การมีการฝึกอบรมที่พร้อมใช้งานทุกที่ทุกเวลาและบนอุปกรณ์ใดๆ ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจ มีห้องสมุดการเรียนรู้ที่ยั่งยืนที่สูงขึ้น และลดต้นทุนการเดินทางได้อย่างมาก” – John Mayes หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลระดับโลกของ SoftwareONE อธิบายให้เราฟัง

ตอนนี้ SoftwareONE สร้างการดูมากกว่า 40,000 ครั้งต่อปีด้วยวิดีโอแนะนำ

แต่ SoftwareONE ประสบความสำเร็จในการสร้างวิดีโอการฝึกอบรมขององค์กรได้อย่างไร?

มาดำดิ่งกัน

สถานการณ์

SoftwareOne ช่วยลูกค้าจัดการพอร์ตโฟลิโอซอฟต์แวร์ทุกด้าน พวกเขาทำงานเพื่อลดความซับซ้อน ต้นทุน และความเสี่ยงในขณะที่เพิ่มความยืดหยุ่นให้กับแนวไอทีของตน

ความท้าทายเป็นสองเท่า

ที่ปรึกษาจะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในซอฟต์แวร์ที่พวกเขาขายและต้องคอยติดตามแนวโน้มในอุตสาหกรรมไอที พวกเขายังต้องเข้าใจเทคโนโลยีมากพอที่จะเข้าใจการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี โครงสร้างพื้นฐาน และความต้องการทางธุรกิจ

ด้วยที่ปรึกษาใน 145 ประเทศ รวมถึงภาษาและวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน พวกเขาพยายามอย่างหนักในการจัดฝึกอบรมที่จำเป็นอย่างต่อเนื่อง

พวกเขาต้องการวิธีฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับโซลูชันซอฟต์แวร์และกระบวนการภายในต่างๆ ที่ปรึกษาแต่ละคนต้องเน้นย้ำถึงประโยชน์ของซอฟต์แวร์แต่ละตัวที่พวกเขานำเสนอและตอบคำถามที่ลูกค้าอาจมี

ในฐานะบริษัทระดับโลก SoftwareONE ต้องหาวิธีการฝึกอบรมพนักงานใหม่และตัวแทนขายที่คุ้มค่า มีประสิทธิภาพ และปรับขนาดได้

การค้นหากระบวนการที่เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่าย โปรแกรมการฝึกอบรมที่จำเป็นรวมถึง:

• การสร้างเนื้อหา
• จัดส่ง
• หลายภาษา
• วิชาหลายวิชา
• คุณภาพและความสม่ำเสมอของเนื้อหา

ค่าใช้จ่าย

การฝึกอบรมพนักงานและที่ปรึกษาทางไกลแบบเห็นหน้ากันนั้นมีราคาแพงและทำไม่ได้จริง

เพื่อให้เกิดประสิทธิผล การฝึกอบรมจำเป็นต้องได้รับมาตรฐานระดับสูงของการสอนแบบตัวต่อตัวเพื่อให้คำแนะนำลูกค้าอย่างถูกต้องแม่นยำ

ทรัพยากร

ด้วยวิธีการฝึกอบรมแบบดั้งเดิม อาจต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าที่พวกเขาจะนำพนักงานใหม่เข้ามาในบ้านเพื่อเข้ารับการฝึกอบรมสดได้ ซึ่งจบลงด้วยการมีราคาแพงเกินไปและนำพนักงานใหม่รายนั้นออกจากกิจกรรมที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นหลักเป็นเวลาสามวันเต็มโดยเฉลี่ย

ส่งผลให้สูญเสียรายได้ที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากกรอบเวลาการเริ่มต้นใช้งานที่ยาวนานขึ้นและการจ้างใหม่ถูกผูกไว้กับการฝึกอบรม

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวจึงไม่ใช่ทางเลือกที่มีประสิทธิภาพหรือยั่งยืน

ความสามารถในการปรับขนาด

ด้วยพนักงานในหลายทวีป จึงเป็นเรื่องยากที่จะฝึกอบรมทุกคนที่มีความเชี่ยวชาญในระดับเดียวกัน ความท้าทายหลักคือการฝึกอบรมพวกเขาเกี่ยวกับเนื้อหาที่มีรายละเอียดและปรับขนาดตามแคตตาล็อกของผลิตภัณฑ์ในหลายภาษา

Stephan Cadisch ผู้อำนวยการด้านการเรียนรู้และการพัฒนาระดับโลก ได้รับมอบหมายให้จัดการกับความท้าทายเหล่านี้ในขณะที่เริ่มต้นจากศูนย์โดยไม่มีระบบ กระบวนการ หรือผู้สร้างเนื้อหาที่มีอยู่

“เป็นเรื่องที่น่ากลัวที่จะต้องสร้างวิธีการที่สม่ำเสมอและปรับขนาดได้เพื่อฝึกอบรมผู้คนทั่วโลกเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่มีการอัปเดตและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา” สเตฟานอธิบาย

เนื่องจากไม่มีโปรแกรมการฝึกอบรมใดพร้อมสำหรับการบรรลุเป้าหมายที่สำคัญทั้งหมดของ SoftwareONE เขาจึงตั้งเป้าหมายที่จะสร้าง

เส้นทางสู่ความสำเร็จของ SoftwareONE

ในปี 2010 สเตฟานเริ่มสร้างแผนเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ เขารวบรวมทีมที่เชี่ยวชาญในการเป็นผู้เชี่ยวชาญในซอฟต์แวร์ที่พวกเขาขาย

ดังนั้นทีม Global Learning & Development จึงถือกำเนิดขึ้น

ในตอนแรก ทีมผู้นำอาวุโสของ SoftwareONE สงสัยว่าทีมจะแก้ปัญหาได้หรือไม่ พวกเขาได้รับงบประมาณเพียงเล็กน้อยสำหรับการฝึกอบรมเบื้องต้น

ด้วยเงินทุน สเตฟานซื้อ Camtasia, Snagit และ Quickshare เพื่อเริ่มต้น

ทีมงานเริ่มสร้างวิดีโอเพื่อแบ่งปันความเชี่ยวชาญที่ค้นพบใหม่เกี่ยวกับแคตตาล็อกซอฟต์แวร์ที่พวกเขานำเสนอ พวกเขายังสร้างพอร์ทัลผู้ใช้เพื่อแบ่งปันเนื้อหาการฝึกอบรมทั่วทั้งองค์กร หลังจากสามเดือน วิดีโอการฝึกอบรมครั้งแรกของพวกเขามีผู้ชมมากกว่า 3,000 ครั้งแล้ว สิ่งนี้สร้างความประทับใจให้กับทีมผู้นำระดับสูงและช่วยสรุปคุณค่าของการเรียนรู้ออนไลน์ในเวลาอันสั้น

“การบันทึกสไลด์ PowerPoint ด้วย Camtasia ช่วยให้ผู้ที่ไม่ใช่มืออาชีพสามารถสร้างวิดีโอได้ในระยะเวลาที่เหมาะสม” สเตฟานอธิบาย “เราทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ เช่นกัน แต่ 95% ของเนื้อหาการฝึกอบรมสร้างขึ้นด้วย Camtasia เนื่องจากใช้งานง่าย”

ขณะนี้ทีมฝึกอบรมและการพัฒนาระดับโลกได้เติบโตขึ้นจนมีสมาชิกในทีมมากกว่า 50 คน พวกเขาได้สร้างวิดีโอการฝึกอบรมมากกว่า 1,400 รายการด้วย Camtasia และมีการดูมากกว่า 40,000 ครั้งต่อปี

การสร้าง

SoftwareONE มีเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาการฝึกอบรมจนถึงวิทยาศาสตร์

การสร้างวิดีโอและภาพหน้าจอเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาเนื้อหาการฝึกอบรม ทีมออกแบบการสอนออกแบบหลักสูตรที่จำเป็น และผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหา (SME) จะสร้าง screencasts ด้วย Snagit เพื่อรวบรวมความรู้

“[SMEs] ใช้ Snagit เพื่อบันทึกข้อมูลการถ่ายโอนข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการจากพวกเขา” Alexander Muenzberg ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบการเรียนการสอนในสำนักงานในเยอรมนีของ SoftwareONE อธิบาย “เมื่อพวกเขาได้บันทึกหน้าจอของข้อมูลหัวข้อของพวกเขาแล้ว พวกเขาก็จะส่ง [กลับ] ให้กับทีมออกแบบการเรียนการสอน ซึ่งเราใช้ Camtasia เพื่อทำให้การแคสต์หน้าจอของพวกเขาเป็นวิดีโอการฝึกอบรมที่เป็นทางการและมีรายละเอียดมากขึ้น”

การทำงานกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมีความสำคัญต่อการสร้างเนื้อหาที่เหมาะสมสำหรับโปรแกรมการฝึกอบรมของ SoftwareONE แต่การใช้เวลากับพวกเขานั้นเป็นความท้าทายทั่วไป SMEs มีกำหนดการที่วุ่นวายและอาจเป็นเรื่องยากที่จะหาข้อมูลให้ถูกต้อง

“เราสรุป SMEs ของเราเกี่ยวกับข้อมูลที่เราต้องการจากพวกเขาล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการรับข้อมูลไม่เพียงพอหรือไม่ได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง” Alexander กล่าว

การแบ่งงานเหล่านี้ไปยังกลุ่มต่างๆ จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากเวลาของ SMEs ในขณะที่ยังคงสร้างผลงานการฝึกอบรมที่มีคุณภาพ เนื่องจากวิดีโอสามารถแก้ไขได้ กระบวนการทั้งหมดจึงสามารถปรับขนาดได้ ซึ่งจำเป็นต่อการฝึกฝนให้ใหม่และทันสมัยอยู่เสมอ

“ฉันชอบความเสถียรและฟีเจอร์ของ Snagit และ Camtasia ด้วย มีประโยชน์มากและมีขั้นตอนการทำงานที่ดี ซึ่งสำคัญมาก หากเราต้องการรวมคำถามและข้อสอบแบบแยกสาขา เราก็สามารถดึงไฟล์ Camtasia ไปไว้ในซอฟต์แวร์สร้างหลักสูตร eLearning อื่น ๆ เพื่อทำสิ่งนั้นให้สำเร็จ”

เมื่อจบหลักสูตรด้วยเนื้อหาการฝึกอบรมผ่านวิดีโอ พวกเขาจะแชร์บนพอร์ทัลการเรียนรู้ภายใน ONE|University

หัวข้อและโปรแกรมการฝึกอบรม

หลักสูตรของทีม Global Learning and Development มีตั้งแต่ซอฟต์แวร์ที่ขายไปจนถึงการฝึกอบรมภายใน พวกเขาสร้างวิดีโอเพื่อแสดงขั้นตอนการขาย การจัดการโครงการ การเพิ่มประสิทธิภาพ และอื่นๆ

SoftwareONE จริงจังกับการให้ที่ปรึกษากลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในข้อเสนอของตน มากเสียจนหลักสูตรการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการของพวกเขามีเก้าระดับสำหรับพนักงานเพื่อให้ถึงระดับผู้เชี่ยวชาญ

พวกเขาสร้างหลักสูตรตลอดทั้งปีและแก้ไขอย่างต่อเนื่อง โปรแกรมการฝึกอบรมอย่างไม่เป็นทางการ ONE|Tube เป็นหัวข้อที่คัดเลือกโดยและสำหรับเจ้าหน้าที่ นี่เป็นการสรุปโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับองค์กรอย่างเป็นทางการ

SoftwareONE ยังทำการฝึกอบรมในชั้นเรียน (ตัวต่อตัว) พวกเขามักจะนำเสนอพันธมิตรที่เป็นแขกซึ่งนำเสนอซอฟต์แวร์ล่าสุด เพื่อรวบรวมความรู้ของผู้พูด SoftwareONE จะบันทึกการสาธิตสดและเปลี่ยนเป็นวิดีโอ พวกเขาพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับเนื้อหาสไตล์ 'ฝึกอบรมผู้ฝึกสอน' เช่นกัน

อัพเดทเอกสารการอบรม

SoftwareONE ยังได้เพิ่ม Product Managers ให้กับกระบวนการอีกด้วย ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ในแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ของตนเพื่อเรียนรู้สิ่งที่กำลังจะมาถึง ตรวจสอบและทำความเข้าใจแผนงานของผลิตภัณฑ์ และอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น จากนั้นจึงทำงานร่วมกับทีมฝึกอบรมเพื่อใส่ข้อมูลอัปเดตในเนื้อหาการฝึกอบรมผ่านวิดีโอ ด้วยวิธีนี้ที่ปรึกษาของพวกเขาจะทราบข้อมูลอัปเดตล่าสุดเสมอ

ทีมการฝึกอบรมและการพัฒนาระดับโลกยังทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกช่วยเหลือภายในเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคำถามและข้อกังวลทั่วไปของลูกค้า

ซึ่งช่วยให้ผู้สร้างเนื้อหาทราบหัวข้อการฝึกอบรมที่จำเป็นในการสร้างเนื้อหาการฝึกอบรมวิดีโอ และเนื้อหาที่มีอยู่ใดบ้างที่จำเป็นต้องอัปเดต ที่ปรึกษาสามารถปรับความรู้และเน้นการสนับสนุนได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังลดการโทรไปยังแผนกช่วยเหลือและทีมสนับสนุน

ผลลัพธ์ & ROI

เป็นการยากที่จะวาดความสัมพันธ์โดยตรงระหว่างการฝึกอบรมและรายได้ แต่ SoftwareONE มองเห็นคุณค่าของภาพ

“การใช้ Camtasia และ Snagit ช่วยให้เราลดต้นทุนได้ เนื่องจากพนักงานทุกคนสามารถสนับสนุนเนื้อหาของตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จได้” John อธิบาย “จากนั้นตัวอย่างเหล่านี้จะถูกแปลงเป็นการฝึกอบรมทางวิดีโอโดยทีมการเรียนรู้และการพัฒนา”

ประมาณการคร่าวๆ เกี่ยวกับการประหยัดต้นทุนจากการเปลี่ยนการฝึกอบรมจากแบบตัวต่อตัวเป็นออนไลน์ และแบบออนดีมานด์สามารถรวมกันได้เป็นจำนวนมาก

ขณะนี้พนักงานทุกคนผ่านการฝึกอบรมได้เร็วกว่าเมื่อก่อนมาก พวกเขาเร่งระดับความเชี่ยวชาญผ่านระดับการฝึกอบรมตามลำดับชั้น พนักงานต้องดูและเรียนรู้ทั้งเก้าระดับเพื่อเป็นผู้เชี่ยวชาญหรือ 'สายดำ'

การมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีการศึกษาและเตรียมพร้อมมาอย่างดีมักจะช่วยให้ปิดดีลที่ใหญ่กว่าได้ในอัตราที่เร็วกว่า

“คำติชมที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันได้ยินจากเจ้าหน้าที่ของเราที่เรียนรู้จากเนื้อหาของเราคือ พวกเขารู้สึกขอบคุณสำหรับการเรียนรู้ผ่านวิดีโอ แทนที่จะต้องอ่าน PDF และสไลด์ PowerPoint ยาวๆ และด้วยวิดีโอ เราสามารถเพิ่มคำบรรยายได้อย่างง่ายดายนอกเหนือจากคำบรรยาย สำหรับพนักงานที่พบว่าสำเนียงนอกภูมิศาสตร์นั้นยากต่อการฟัง” อเล็กซานเดอร์อธิบาย

ด้วยเหตุนี้ ทีมการเรียนรู้และการพัฒนาระดับโลกจึงสร้างวิดีโอฝึกอบรมใหม่ 130 รายการในหนึ่งไตรมาสเพียงไตรมาสเดียว

จังหวะนี้จะดำเนินต่อไปตลอดไทม์ไลน์ประจำปีพร้อมกับอัปเดตวิดีโอที่มีอยู่ โปรแกรมการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการนี้ประสบความสำเร็จอย่างมากจนตอนนี้ SoftwareONE ได้นำวัฒนธรรมการฝึกอบรมและการเรียนรู้ที่เป็นทางเลือกและไม่เป็นทางการมาใช้

พวกเขาสร้างเนื้อหาการฝึกอบรมวิดีโอด้วย TechSmith Snagit และแชร์ไปยังพอร์ทัลภายใน ONE|Tube

ตอนนี้ พนักงานทุกคนสามารถสร้างวิดีโอเกี่ยวกับหัวข้อที่ต้องการและแชร์เพื่อช่วยให้ผู้อื่นได้เรียนรู้

“การเรียนรู้ทางสังคมเป็นแรงจูงใจในตนเอง พนักงานต้องการแชร์วิดีโอแทนข้อความ และผู้คนก็ตื่นเต้นกับมัน” สเตฟานกล่าว “วิดีโอกำลังอัปโหลดและแชร์จากทั่วโลก มีผู้คนรุ่นมิลเลนเนียลจำนวนมากในบริษัทและวิดีโอได้รับการยอมรับโดยสิ้นเชิง ดังนั้นจึงเป็นที่จับตามองทั่วทั้งบริษัท”

มองไปข้างหน้า

ในขณะที่ SoftwareONE ได้เห็นถึงประโยชน์มหาศาลของการสร้างและการนำแนวทางการฝึกอบรมและการพัฒนาระดับโลกมาใช้ ทั้งโปรแกรมการฝึกอบรมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ พวกเขาไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น

ขณะนี้พวกเขากำลังทำงานในเวอร์ชัน 2.0 ซึ่งจะช่วยให้หลักสูตรการฝึกอบรมของพวกเขาสามารถใช้ได้ทั้งบนมือถือและเบราว์เซอร์ ซึ่งจะช่วยเพิ่มจำนวนการดูโดยนำเสนอวิดีโอได้ทุกที่ทุกเวลา

สุดท้ายนี้ ฉันหวังว่าคุณจะพบว่ากรณีศึกษานี้มีประโยชน์! พร้อมที่จะเริ่มสร้างเนื้อหาการฝึกอบรมวิดีโอของคุณเองหรือยัง การเริ่มต้นใช้งาน TechSmith Snagit และ Camtasia เป็นเรื่องง่าย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ของเราและทดลองใช้ฟรี