วิธีสร้างและจัดการเอกสารครอบครัวดิจิทัล

ในกรณีฉุกเฉิน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือค้นหาเอกสาร เช่นเดียวกันสามารถพูดได้ในช่วงเวลาที่มีความเครียดหรือความเศร้าโศกสูง ตามหลักการแล้ว เอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการจะง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย คุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร?

วิธีที่ดีที่สุดในการใส่เอกสารสำคัญไว้ที่ปลายนิ้วของคุณคือ ไม่ต้องใช้กระดาษโดยแปลงเป็นดิจิทัล แล้วบันทึกไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นไว้ในที่ที่คุณสามารถดึงข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนได้ ในหลายกรณี คุณควรบันทึกสำเนาเอกสารจริงด้วย แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถทำสำเนาดิจิทัลได้เช่นกัน มีข้อดีมากมายในการทำเช่นนั้น

ขั้นแรก คุณจะลงเอยด้วยสำเนาสำรอง ซึ่งมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อหากมีสิ่งใดเกิดขึ้นกับต้นฉบับ ประการที่สอง คุณสามารถเรียกเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย ประการที่สาม เมื่อข้อมูลถูกแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล คุณสามารถค้นหาโดยใช้คำหลักแทนการท่องไปในกองกระดาษ สุดท้าย การแบ่งปันไฟล์อิเล็กทรอนิกส์กับทนายความ ที่ปรึกษาทางการเงิน หรือสมาชิกในครอบครัวที่ต้องการมันง่ายกว่ามาก แทนที่จะส่งแฟกซ์หรือสำเนาเอกสาร

เอกสารสำคัญเกี่ยวกับครอบครัวใดบ้างที่คุณอาจต้องการแปลงเป็นดิจิทัล วิธีใดดีที่สุดในการสแกนและจัดเก็บเพื่อให้ปลอดภัย หาง่าย และพร้อมใช้งานเสมอเมื่อคุณต้องการ

ตัวอย่างเอกสารที่จะแปลงเป็นดิจิทัล

คุณไม่จำเป็นต้องแปลงทุกอย่างเป็นดิจิทัล แม้ว่าการประหยัดค่าสาธารณูปโภคทุกรายการหรือรายการเดินบัญชีของบัตรเครดิตอาจมีประโยชน์บ้าง แต่คุณต้องการและไม่สามารถเข้าถึงได้จากบัญชีธนาคารออนไลน์หรือผู้ให้บริการสาธารณูปโภคของคุณอย่างไร

ให้เน้นไปที่เอกสารที่คุณน่าจะต้องอ้างอิงในบางจุด (เช่น การคืนภาษี) หรือเอกสารที่คุณจะได้ประโยชน์จากการมีสำเนาสำรองจริงๆ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ :

• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงชีวิตที่สำคัญ: สูติบัตร; เอกสารการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม; การแต่งงาน การหย่าร้าง ใบรับรองการเป็นหุ้นส่วนในประเทศ ใบตรวจคนเข้าเมืองและแบบฟอร์ม

• หนังสือเดินทาง ใบขับขี่ และบัตรประจำตัวประชาชน

• รายงานสุขภาพ รวมทั้งบันทึกวัคซีนและการสร้างภูมิคุ้มกัน

• บันทึกสัตว์เลี้ยง

• ใบรับรองผลการเรียนอย่างเป็นทางการและใบรับรองการสำเร็จการศึกษา

• กรรมสิทธิ์และโฉนดที่ดิน

• สัญญาเช่าและเงินกู้

• การคืนภาษี

รูปภาพครอบครัวอาจนึกถึงได้เช่นกัน แต่ต้องใช้ขั้นตอนการสแกนและบันทึกที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เมื่อใช้เอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องมีรูปภาพความละเอียดสูง แต่ต้องใช้รูปภาพด้วย นอกจากนี้ สำหรับภาพถ่าย คุณจะต้องคำนึงถึงสี โทนสีซีเปีย หรือระดับสีเทา ซึ่งปกติแล้วจะไม่มีปัญหากับเอกสารมาตรฐาน

หากคุณมีเอกสารทางประวัติศาสตร์ของครอบครัวที่คล้ายกับภาพถ่ายครอบครัวมากกว่า อาจเป็นเพราะว่าเป็นของเก่าหรือมีคุณค่าทางอารมณ์ คุณก็ควรจัดการให้เหมือนกับรูปถ่าย สำหรับเอกสารใดๆ ที่ละเอียดอ่อนอย่างยิ่งหรือมีมูลค่าสูง ให้ลองติดต่อผู้จัดเก็บเอกสารเพื่อขอความช่วยเหลือ หรืออ่านเคล็ดลับจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา

วิธีการแปลงเอกสารสำคัญเป็นดิจิทัล

มาดูวิธีการสแกนเอกสารและแปลงเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์กันก่อน

คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องสแกนบนโต๊ะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดูเป็นมืออาชีพ สิ่งที่คุณต้องมีคือสมาร์ทโฟนที่มีแอปสแกนมือถือ พื้นผิวที่มีคอนทราสต์สูง (เช่น หากกระดาษของคุณเป็นสีขาว พื้นผิวควรเป็นสีเข้ม) และแสงที่เหมาะสม

ในการสแกนเอกสาร:

1. วางกระดาษบนพื้นผิวที่มีความเปรียบต่างสูง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแสงสว่างเพียงพอ การอยู่ใกล้หน้าต่างในเวลากลางวันช่วยได้มาก

2. วางเอกสารให้เรียบ แอปสแกนส่วนใหญ่จะแก้ไขความไม่สมบูรณ์เล็กๆ น้อยๆ เช่น รอยพับและมุมที่พลิกคว่ำ แต่ถ้าคุณทำให้เอกสารวางราบได้ ก็ถือว่าดีที่สุด

3. เปิดแอพสแกนและวางโทรศัพท์ของคุณขนานกับเอกสาร แอปสแกนส่วนใหญ่มีการตรวจจับขอบอัตโนมัติ ตราบใดที่คุณพยายามจัดกรอบหน้าตามคำแนะนำบนหน้าจอ

4. แอพส่วนใหญ่จะสแกนหน้าโดยอัตโนมัติ แต่ในบางกรณี คุณอาจต้องแตะเพื่อทำการสแกนให้เสร็จ แอพจะแจ้งให้คุณทำขั้นตอนนี้ซ้ำ หากคุณต้องการเพิ่มหน้าอื่นๆ ในไฟล์เดียวกัน

แอพสแกนดีๆ มากมายนั้นฟรีหรือเสนอบริการแบบฟรีๆ ABBYY FineScanner และ Microsoft Office Lens เป็นสองตัวอย่างที่ยอดเยี่ยม ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และแอพจดบันทึก (ซึ่งคุณอาจมีอยู่แล้ว) การสแกนเอกสารจะรวมอยู่ด้วย นั่นเป็นความจริงสำหรับแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และแอป Evernote สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

หากคุณต้องการแก้ไขเอกสารที่สแกน เช่น เปลี่ยนกระดาษเป็นเอกสาร Microsoft Word คุณต้องมีแอปสแกนที่มี OCR และแปลงเป็นข้อความที่แก้ไขได้

สถานที่จัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย

คุณใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือบริการซิงค์ไฟล์ เช่น Google Drive หรือ Microsoft OneDrive เพื่อจัดเก็บและสำรองไฟล์สำคัญอยู่แล้วหรือไม่ ถ้าเช่นนั้น การใช้บริการเดียวกันนี้เพื่อจัดเก็บเอกสารของครอบครัวก็อาจเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

ไม่มีปัญหาการขาดแคลนโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ตัวเลือกทั้งหมดที่กล่าวมา—Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive—เป็นตัวเลือกที่ดีอย่างยิ่ง ที่สำคัญที่สุด เนื่องจากแอปดังกล่าวได้รับความนิยมอย่างมาก การสแกนแอปจึงมักให้ตัวเลือกในการส่งออกเอกสารดิจิทัลของคุณไปยังแอปเหล่านั้นได้โดยตรง หรือมีฟังก์ชันการสแกนแบบบูรณาการของตัวเอง

แนะนำโดยบรรณาธิการของเรา

คุณควรพิจารณาเจตจำนงออนไลน์หรือไม่?

บริการใดก็ตามที่คุณเลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เข้ารหัสข้อมูลของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันและมีความยาวสำหรับบัญชี ผู้จัดการรหัสผ่านเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณในเรื่องนี้

วิธีจัดระเบียบเอกสารครอบครัวดิจิทัล

คุณสามารถสร้างชุดโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยภายในบริการจัดเก็บข้อมูลของคุณเพื่อจัดระเบียบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขอบเขตของเอกสารของครอบครัวคุณ อย่างไรก็ตาม อาจใช้เวลานาน และผู้คนมักจะเริ่มต้นจากเส้นทางเดียวในการจัดเรียงและจัดระเบียบก่อนที่จะตระหนักว่าครึ่งทางจะไม่ได้ผล

ดังนั้น วิธีที่รวดเร็วและง่ายดายคือทำเป็นรายปี เริ่มต้นด้วยการสร้าง 10 โฟลเดอร์และตั้งชื่อโฟลเดอร์ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา ตัวอย่างเช่น คุณจะมีโฟลเดอร์ชื่อ 2020, 2019, 2018 เป็นต้น เมื่อคุณอายุครบ 11 ปีแล้ว ให้เพิ่ม "และเก่ากว่า" (หรืออย่างอื่นที่คล้ายกัน) ลงในชื่อโฟลเดอร์ กล่าวอีกนัยหนึ่ง โฟลเดอร์ที่เก่าที่สุดของคุณจะถูกเรียกว่า "2010 และเก่ากว่า"

ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงเอกสารดิจิทัลลงในโฟลเดอร์และรู้ว่าเอกสารเหล่านั้นอยู่ที่ไหน สำหรับบัตรประจำตัวให้ใช้ปีที่ออก สำหรับใบรับรองผลการเรียน ให้ใช้ปีสุดท้ายของการเข้าเรียนที่โรงเรียน หากคุณมีไฟล์มากเกินไปในโฟลเดอร์ใดๆ ก็แค่สร้างโฟลเดอร์ย่อยตามธีม เช่น "เอกสารภาษีปี 2020" หรือ "เวชระเบียนปี 2019"

แล้วชื่อไฟล์ล่ะ? ฉันพบว่าควรตั้งชื่อไฟล์ให้ดูดีเมื่อสแกนครั้งแรก โดยปกติแล้วเป็นเพราะฉันกำลังสแกนเอกสารด้วยเหตุผล หากแพทย์ขอให้ฉันส่งสำเนาบันทึกการฉีดวัคซีน ฉันจะให้ชื่อที่ชัดเจนก่อนที่จะส่ง

หากคุณกำลังสแกนเอกสารจำนวนมากในคราวเดียว ให้เน้นที่การใส่ลงในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องทุกปี และสร้างโฟลเดอร์ย่อยขึ้นมาเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจถึงสิ่งที่คุณมี ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลามากเกินไปในการเปลี่ยนชื่อไฟล์ แต่เอกสารของคุณยังอยู่ในลำดับที่เหมาะสมเมื่อคุณต้องการค้นหาบางอย่าง

ตั้งเป้าหมายในใจ

โปรดจำไว้เสมอว่าจุดประสงค์ในการแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัล สำหรับเอกสารที่สำคัญมาก อาจมีจุดประสงค์เพื่อให้มีสำเนาสำรอง ในกรณีที่มีบางอย่างเกิดขึ้นกับต้นฉบับ สำหรับเอกสารประเภทอื่นๆ จุดประสงค์อาจเป็นเพื่อให้เข้าถึงไฟล์ได้ง่ายในครั้งต่อไปที่คุณต้องส่งให้คนอื่น คำนึงถึงจุดประสงค์ของคุณเพื่อเป็นแนวทางในการตั้งชื่อและจัดเรียงไฟล์โดยเฉพาะ ตราบใดที่คุณจำไว้ว่า คุณสามารถจัดการกับโครงการนี้ได้อย่างง่ายดายและจบลงด้วยผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม