วิธีซื้อบริการการประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอในตัวทำให้ผู้ใช้มีคุณลักษณะและตัวเลือกต่างๆ มากมาย อย่างไรก็ตาม ที่แกนหลัก การประชุมทางวิดีโอเป็นเพียงวิธีหนึ่งที่ผู้ใช้รายหนึ่งสามารถสื่อสารกับผู้ใช้รายอื่นผ่านสตรีมวิดีโอสดได้ โซลูชันขั้นสูงเพิ่มเติมช่วยให้สามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น การแพร่ภาพวิดีโอแบบหนึ่งต่อหลาย การแชร์หน้าจอ และแม้แต่ฟังก์ชันการออกอากาศทางเว็บที่สามารถสำรวจความคิดเห็นของผู้ชมและรวบรวมข้อมูลของผู้ดู (แต่เรากำลังก้าวไปข้างหน้า)

Unified Communications (UC) ใช้การประชุมทางวิดีโอและเพิ่มเข้าไปในชุดเครื่องมือสื่อสารที่ใหญ่ขึ้น คุณจะสามารถส่งแชทและข้อความถึงเพื่อนร่วมงานได้ คุณจะสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการได้ คุณจะสามารถสร้างเอกสารและดำเนินการแก้ไขพร้อมกันได้เช่นเดียวกับที่ทำกับแพลตฟอร์ม เช่น Google ไดรฟ์

บางทีสิ่งที่สำคัญที่สุดของแพลตฟอร์ม UC ก็คือความสามารถในการผสานรวมกับโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อช่วยให้คุณดึงและส่งออกข้อมูลจากเครื่องมือหนึ่งไปอีกเครื่องมือหนึ่งได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการโทรหาลูกค้าและต้องการเข้าถึงบันทึกของเขาหรือเธอเพื่อปรับปรุงการสื่อสารของคุณ ให้ผสานรวมระหว่าง Salesforce ของคุณ บัญชีและเครื่องมือ UC ของคุณทำให้สิ่งนี้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ จากภายในแดชบอร์ด Salesforce ของคุณ คุณจะสามารถเริ่มการโทร ดูประวัติการโต้ตอบของลูกค้า และเพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังพูดในระหว่างการโทร

"การมีแพลตฟอร์มแบบครบวงจรเป็นสิ่งที่น่าสนใจ" กิลแมนกล่าว “แพลตฟอร์มเดียวสำหรับความคล่องตัว การทำงานร่วมกัน และเสียงเป็นสิ่งที่บริษัทส่วนใหญ่กำลังมองหาในปัจจุบัน”

Gilman เตือนว่าการสร้างแพลตฟอร์มการสื่อสารผ่านผู้ขายแต่ละรายจะมีค่าใช้จ่ายสูง นอกจากนี้ ข้อมูลอาจไม่สามารถถ่ายโอนจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งได้ง่ายดายเหมือนภายในแพลตฟอร์มของผู้จำหน่ายรายเดียว นอกจากนี้ หากมีสิ่งผิดปกติ คุณจะต้องระบุเหตุผลโดยพูดคุยกับตัวแทนสนับสนุนหลายคนจากหลายบริษัท ซึ่งฟังดูเหมือนฝันร้าย

ซอฟต์แวร์ธุรกิจทุกรูปแบบมาพร้อมกับการใช้งานที่หลากหลาย เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลบางตัวได้รับการออกแบบมาอย่างดีจนทำให้ดูเหมือนไม่มีใครสามารถตื่นขึ้นและกลายเป็นนักการตลาดผ่านอีเมลโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ เครื่องมืออื่น ๆ นั้นซับซ้อนและเป็นเทคนิคมากจนแม้แต่นักการตลาดที่ก้าวหน้าที่สุดก็ยังพบว่าตัวเองเอื้อมมือไปหาปุ่มสนับสนุน

การประชุมทางวิดีโอไม่แตกต่างกัน เครื่องมือบางอย่างมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ (UI) ที่สะอาดตาและใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้คุณคลิกชื่อบุคคลและโทรออกได้โดยตรง บางคนให้คุณจัดกำหนดการประชุมล่วงหน้าโดยคลิกที่ปฏิทินของเพื่อนร่วมงานแล้วพิมพ์ชื่อของคุณ มีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสร้างห้องประชุมเสมือนจริง ส่งลิงก์ และเชิญผู้คนนับร้อยหรือหลายพันคนไปที่ห้องนั้นโดยไม่ต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นใดๆ สำหรับแขกของคุณ นี่คือโซลูชันประเภทต่างๆ ที่คุณควรพิจารณาเมื่อทำการซื้อ

“หลายครั้งที่การประชุมทางวิดีโอมีความแตกต่างกันมาก เนื่องจากมีการใช้โปรโตคอลที่แตกต่างกันมากมายในปัจจุบัน” กิลแมนกล่าว “คุณต้องเผชิญกับความท้าทายในการนำแพลตฟอร์มแบบเดิมเข้ามา การนำบุคคลที่สามที่อยู่นอกสถานที่เข้ามา...นั่นเป็นความท้าทายมาหลายปีแล้ว ความสามารถในการส่งลิงก์ไปยังแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามและเข้าสู่การโทรนั้นง่ายพอๆ กับการโทรเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จ”

โดยพื้นฐานแล้ว หากคุณเปิดซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและรู้สึกว่าคุณควรได้รับปริญญาวิศวกรรมศาสตร์ แสดงว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือที่ไม่ถูกต้อง

แม้ว่าคุณเลือกที่จะไม่ซื้อแพลตฟอร์ม UC คุณยังอาจต้องการเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่สามารถทำเอกสารพื้นฐานและการแชร์หน้าจอได้ คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้ผู้ใช้ของคุณส่งไฟล์ให้ใครก็ได้ในห้องประชุมหรือแสดงเอกสารจากเว็บไซต์ลงบนหน้าจอเพื่อสาธิต

“ความจำเป็นในการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันเนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญ” กิลแมนกล่าว “เพื่อให้มีการประชุมที่มีประสิทธิภาพ การแบ่งปันเนื้อหาเกือบจะสำคัญพอๆ กับการเห็นหน้ากัน สามารถทำได้ง่ายๆ เหมือนกับการแชร์เอกสาร เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแชร์สิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ได้แบบเรียลไทม์ นั่นเป็นองค์ประกอบที่สำคัญต่อสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน”

การมีคุณลักษณะเหล่านี้ยังช่วยให้คุณใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอในแบบที่คุณไม่เคยคิดมาก่อน ทุกคนนึกถึงการประชุมทางวิดีโอสำหรับการประชุมทีม แต่สำหรับการประชุมกับลูกค้า ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นผู้ซื้อ หรือพาร์ทเนอร์ทางโทรศัพท์ล่ะ “เมื่อคุณเริ่มพิจารณาว่าวิดีโอสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีที่บริษัทต่างๆ สามารถทำธุรกิจได้อย่างไร นั่นคือเวลาที่การยอมรับจะแพร่หลายมากขึ้น” กิลแมนกล่าว

หากคุณมั่นใจว่าจะใช้เพียงเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอสำหรับการสื่อสารแบบตัวต่อตัว คุณอาจหลอกตัวเองให้คิดว่าแอปที่เน้นผู้บริโภคก็เพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จลุล่วง ในบางกรณีคุณอาจจะถูกต้อง อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าไม่ใช่การโทรทั้งหมดจากขอบเขตของสำนักงานที่ให้บริการอีเทอร์เน็ตความเร็วสูง อันที่จริง การโทรส่วนใหญ่ของคุณน่าจะดำเนินการบนแล็ปท็อปและแท็บเล็ตผ่านการเชื่อมต่อ Wi-Fi (บางส่วนอยู่ในยานพาหนะที่กำลังเคลื่อนที่)

นี่คือจุดที่แอปสำหรับผู้บริโภคมาตรฐานของคุณไม่สามารถส่งมอบคุณค่าของเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอระดับองค์กรได้ "แอพสำหรับผู้บริโภคเหล่านี้ยอดเยี่ยม แต่คุณประสบปัญหาด้านคุณภาพ" Gilman กล่าว “ไม่เสถียรพอที่จะรองรับความน่าเชื่อถือและความยืดหยุ่น หากคุณกำลังพูดคุยกับลูกค้า คุณดูแพลตฟอร์มสำหรับผู้บริโภคบางแพลตฟอร์มหากคุณใช้ไคลเอนต์มือถือในรถของคุณ โซลูชันการประชุมทางวิดีโอของคุณต้องเตรียมพร้อมเพื่อจัดการกับตัวส่วนร่วมที่น้อยที่สุดซึ่งน่าจะเป็นอุปกรณ์เคลื่อนที่ ความสามารถในการจัดการกับการสูญหายของแพ็กเก็ตโดยไม่ทำให้วิดีโอและเสียงเสื่อมลงเป็นสิ่งสำคัญ”

“เทคโนโลยีที่ใช้แพลตฟอร์ม [ระดับองค์กร] นั้นดีขึ้นมาก และเมื่อคุณจับคู่สิ่งนี้เข้ากับคุณภาพเครือข่ายที่เราสามารถให้ได้ เราก็มีเครือข่ายที่แก้ไขได้” กิลแมนกล่าว “ความสามารถในการแบ่งปันการสแกน CAT ผ่านวิดีโอน่าจะเป็นเรื่องที่น่าหัวเราะเมื่อสามหรือสี่ปีที่แล้ว ตอนนี้คุณสามารถดูการสแกน CAT ที่มีรายละเอียดสูงที่สุดได้แล้ว”

เนื่องจากคุณเป็นคนเลือกระบบ ทำไมไม่เลือกระบบที่ให้คุณควบคุมทุกอย่างได้ล่ะ เครื่องมือวิดีโอระดับองค์กรให้คุณเข้าถึงคุณลักษณะต่างๆ เช่น การบันทึกการโทรด้วยคลิกเดียว สถิติที่บอกคุณว่าใครโทรมากที่สุด ผู้คนอยู่ในสายนานเท่าใด เมื่อมีคนวางสาย และอีกมากมาย คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าใครมีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบในการบันทึกการโทรของตนเอง ใครสามารถข้ามหรือโอนสายไปยังผู้ใช้รายอื่น และใครที่สามารถตรวจสอบคุณภาพการโทรเพื่อให้แน่ใจว่าระบบส่งภาพที่ชัดเจน

“ผู้ดูแลระบบที่เชี่ยวชาญจะต้องการทราบว่าแพ็กเก็ตที่สูญหายเป็นอย่างไร [ซึ่งส่งผลให้คุณภาพการโทรแย่]” กิลแมนกล่าว “มันอยู่ที่ปลายทาง [หรือบนเครือข่ายบริษัท] หรือไม่? หากเป็นในพื้นที่ คุณต้องดูเครือข่าย [เพื่อพิจารณาว่าปัญหาอยู่ที่ใด]”