มุ่งหน้ากลับไปที่สำนักงาน: คู่มือสำหรับพนักงาน

ธุรกิจจำนวนมากกำลังเตรียมย้ายพนักงานกลับไปที่สำนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการบรรเทาความเครียดจากการแยกตัวหรือเพียงเพื่อให้มีฐานะทางการเงิน ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การรักษาพนักงานให้ปลอดภัยหมายความว่านายจ้างต้องเอาชนะอุปสรรคต่างๆ ซึ่งรวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านสุขภาพและความปลอดภัยฉบับใหม่ที่อาจรวมถึงข้อพิจารณาใหม่ทั้งหมด เช่น การติดตามผู้สัมผัส และการรักษาระยะห่างที่เหมาะสมให้กับพนักงานโดยใช้เครื่องมือการจัดการพื้นที่

แม้แต่กระบวนการทางธุรกิจที่จัดตั้งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวกเตอร์ที่เน้นผู้คนเป็นศูนย์กลาง เช่น ทรัพยากรบุคคล (HR) จะต้องปรับเปลี่ยนโซลูชันใหม่ เช่น การสร้างแบบจำลองการจัดบุคลากรแบบไฮบริดโดยใช้เครื่องมือการจัดการกำลังคนจากระยะไกล นั่นเป็นความท้าทายอย่างมากสำหรับนายจ้างส่วนใหญ่ แต่ก็ไม่ใช่ความท้าทายเพียงอย่างเดียว พนักงานก็เช่นกันต้องปรับมุมมองอย่างรอบคอบเมื่อพิจารณาถึงการกลับมาที่สำนักงาน นั่นหมายถึงการพิจารณาทุกส่วนของวันทำงานอย่างใกล้ชิดตั้งแต่การเดินทางต่อทุกวันไปยังสถานที่และวิธีที่คุณตั้งใจจะทำงานในกลุ่มประชากรสำนักงานรูปแบบใหม่

ก่อนที่คุณจะนึกถึงสำนักงาน ให้พิจารณาว่าจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือคุณต้องการกลับไปทำงานหรือไม่ หากการทำงานที่บ้านเหมาะสมกับคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการเสนอกะนี้ให้กับนายจ้างของคุณคือ ไม่ใช่แค่ถามแต่ให้ถามด้วยแผน ทำงานร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลว่าการเปลี่ยนมาทำงานจากที่บ้านทั้งหมดจะได้ผลอย่างไร และสำรวจเครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่เพื่อหาวิธีใหม่ๆ ในการช่วยเหลือ นายจ้างส่วนใหญ่เปิดรับแนวคิดนี้มากกว่าที่เคยเป็นมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับสถานการณ์การทำงานแบบ "ไฮบริด" ซึ่งพนักงานทำงานส่วนหนึ่งที่บ้านและบางส่วนในสำนักงาน

หากการกลับไปทำงาน แม้จะเป็นเพียงผลตอบแทนเพียงบางส่วน อยู่ในอนาคตอันใกล้ของคุณ คุณควรมีส่วนร่วมกับกระบวนการวางแผนของนายจ้างให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ค้นหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดสำนักงานให้เปิดใหม่อีกครั้ง และอย่าลืมปรึกษาหารือกับพวกเขาในประเด็นต่อไปนี้

เข้าประตู

จากการศึกษาของ PricewaterhouseCoopers ที่อ้างอิงโดย Statista (ดูภาพด้านบน) แสดงให้เห็นว่าเมื่อมีการเปิดพื้นที่สำนักงานอีกครั้งในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ บริษัท 81 เปอร์เซ็นต์วางแผนที่จะเปลี่ยนมาตรการและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน ในขณะที่ 78 เปอร์เซ็นต์ตั้งเป้าที่จะกำหนดค่าสถานที่ทำงานใหม่เพื่อส่งเสริมทางกายภาพ การเว้นระยะห่าง นอกจากนี้ 54 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจวางแผนที่จะให้การทำงานระยะไกลเป็นตัวเลือกถาวรสำหรับบทบาทที่อนุญาต และ 53 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจกำลังมองหาการเปลี่ยนแปลงกะหรือทีมงานสำรองเพื่อลดความเสี่ยง

นั่นหมายความว่ากลยุทธ์การกลับไปทำงาน (RTW) จะไม่เพียงส่งผลอย่างมากต่อสภาพแวดล้อมการทำงานปัจจุบันของคุณเมื่อคุณกลับมา ผลกระทบเหล่านั้นจะแตกต่างกันอย่างมากสำหรับองค์กรต่างๆ เนื่องจากมาตรการจะขึ้นอยู่กับการพิจารณาที่แตกต่างกัน รวมถึงประเภทของงานที่ทำ ลักษณะของพื้นที่ ขนาดของประชากรพนักงาน และข้อบังคับด้านสุขภาพจากโควิด-19 ใหม่ที่บังคับใช้กับรัฐและเทศบาลของคุณ

คาดว่าจะมีข้อจำกัดที่เข้มงวดในการเข้าถึงที่ตั้งสำนักงาน จำนวนพนักงานที่อนุญาต ณ ไซต์ในเวลาใดก็ตาม ตลอดจนพนักงานและขั้นตอนใหม่เพื่อให้มีมาตรการใหม่ เช่น การติดตามผู้สัมผัสและงานฆ่าเชื้อระหว่างกะ สำนักงานยังต้องจัดหาอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล (PPE) ให้กับพนักงาน เช่น หน้ากาก หน้ากาก ถุงมือ และการจัดหาน้ำยาฆ่าเชื้อและเจลล้างมืออย่างสม่ำเสมอ พนักงานต้องแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่ากำลังใช้มาตรการใด มีขั้นตอนใดบ้างในการดำเนินการ และพวกเขาจะรวบรวมอุปกรณ์ใหม่ที่จำเป็นเพื่อความปลอดภัยได้ที่ไหนและอย่างไร

การควบคุมการเข้าออกจะเป็นปัญหาที่น่ารำคาญโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้ นั่นเป็นเพราะว่ากระบวนการนี้จะเป็นการคัดกรองพนักงานและอนุญาตให้เข้าไปในสถานที่ทำงาน ซึ่งตอนนี้น่าจะเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับระบบการจองออนไลน์และแม้กระทั่งโทเค็นอัจฉริยะบางประเภท ฟังดูซับซ้อน แต่การควบคุมการเข้าถึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการคัดกรองพนักงานที่เป็นโรคติดต่อ ตลอดจนการพิจารณาว่าใครอยู่ที่ไซต์ในเวลาใดก็ตาม นั่นเป็นเหตุผลที่ไม่เพียงแค่นายจ้างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหน่วยงานด้านโควิด-19 ในท้องถิ่นและกฎระเบียบของเทศบาลได้ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับกระบวนการนี้

กระบวนการเข้าถึงส่วนใหญ่จะมีลักษณะดังนี้: ก่อนออกจากบ้าน พนักงานจะต้องตรวจสอบว่าพวกเขาไม่รู้สึกถึงอาการใดๆ ผ่านการตรวจสุขภาพ อาจผ่านแอปมือถือหรือเครื่องมือกลับไปทำงาน เช่น Zoho BackToWork จากนั้นพวกเขาจะถูกคาดหวังให้ไปยังพื้นที่คัดกรองเมื่อมาถึง ซึ่งจะมีการวัดอุณหภูมิก่อนที่จะอนุญาตให้เข้าถึงพื้นที่ทำงานของพวกเขา การเข้าถึงนั้นจะได้รับก็ต่อเมื่อพนักงานมีการจองที่ถูกต้องรออยู่ในระบบ หากนั่นไม่ใช่ปัญหา พนักงานจะสามารถเข้าถึงสำนักงานได้โดยใช้สมาร์ทการ์ดหรือโทเค็นที่คล้ายกันซึ่งใช้เพื่อยืนยันเวลาเข้าและออกตลอดจนที่ที่พนักงานคนนั้นจะใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันทำงาน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตอนเริ่มต้น การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดใด ๆ เหล่านี้มักจะส่งผลให้คุณถูกส่งกลับบ้าน ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องทำงานร่วมกับทีม RTW ของนายจ้างเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจกระบวนการอย่างถ่องแท้และมีแอพและโทเค็นที่จำเป็นทั้งหมด

ความกังวลในการเดินทาง

น่าแปลกที่ข้อกังวล RTW ที่เป็นปัญหาที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับพนักงานไม่ใช่สำนักงาน แต่กำลังเดินทางไปที่สำนักงาน การใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปทำงานเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การใช้บริการรถสาธารณะ สถานการณ์ในหลายพื้นที่ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ทำให้พนักงานหลายคนกังวลอย่างมาก หลังจากเกือบหนึ่งปีของการแยกกันอยู่ทั่วไป พนักงานหลายคนจะต้องเชื่อมั่นในตัวเองเพื่อกลับไปใช้บริการรถไฟ รถประจำทาง หรือรถไฟใต้ดินในแต่ละวัน

“นายจ้างทำงานได้ดีเพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานปลอดภัยและถูกสุขอนามัยด้วยโปรโตคอลเพื่อให้เป็นเช่นนั้น แต่เนื่องจากการขนส่งสาธารณะยังคงเป็นโหมดหลักในการรับพนักงานไปที่สำนักงาน ความปลอดภัยจึงเป็นความท้าทายใหม่ทั้งหมด” Dave Bryant รองกล่าว ประธานบริษัท One Workplace ซึ่งเป็นบริษัทตกแต่งภายในเชิงพาณิชย์ชั้นนำในย่าน Bay Area "การให้ทางเลือกแก่พนักงานและวิธีการทำงานที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น เช่น รถประจำทางของบริษัท และบริการแชร์รถที่มีระเบียบการในการทำความสะอาด เป็นทางเลือกที่นายจ้างควรพิจารณาในการรับคนงานไปและกลับจากที่ทำงานอย่างปลอดภัย"

"Space-as-a-Service (SPaaS) เป็นแนวโน้มที่เพิ่มขึ้นที่ช่วยให้บริษัทหลายแห่งปรับแต่งพื้นที่สำนักงานขนาดเล็กลงได้ โดยตั้งอยู่ใกล้กับที่พนักงานของพวกเขาอาศัยอยู่" ไบรอันท์กล่าว การหาพื้นที่ใหม่ใกล้กับฮับพนักงานเหล่านี้จะไม่เพียงแต่ลดเวลาในการเดินทางตามข้อมูลของไบรอันท์ แต่ยังเปลี่ยนข้อกำหนดในการเดินทางและให้สถานที่ปลอดภัยห่างจากสำนักงานที่ใหญ่กว่าเมื่องานไม่ต้องการให้พนักงานอยู่ที่นั่น

อีกครั้ง หากคุณกำลังต้องการกลับไปทำงาน ให้แก้ไขปัญหานี้กับนายจ้างของคุณและดูว่าวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้อาจใช้ได้ผลกับบริษัทของคุณหรือไม่

คาดหวังเทคโนโลยีใหม่

เราได้กล่าวถึงเทคโนโลยีควบคุมการเข้าใช้งานใหม่ข้างต้น แต่สำหรับพนักงานจำนวนมาก นั่นไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่เพียงอย่างเดียวที่พวกเขาพบเมื่อกลับมาที่สำนักงานในช่วงการแพร่ระบาด ตัวอย่างเช่น Cisco กล่าวว่าได้พิจารณาอย่างรอบคอบแล้วว่าการกลับมาทำงานมีความหมายต่อพนักงานในสำนักงานของตนอย่างไร

“เราได้เพิ่มจำนวนเซ็นเซอร์ที่เรามีในฮาร์ดแวร์ห้องประชุมของเรา” Jeetu Patel รองประธานอาวุโสและฝ่ายความปลอดภัยและแอปพลิเคชันของ GM ของซิสโก้กล่าว เขากล่าวว่าบริษัทกำลังเพิ่มเซ็นเซอร์ต่างๆ ลงในฮาร์ดแวร์โซลูชันการประชุม "ที่สามารถตรวจจับจำนวนผู้เข้าร่วมในห้อง วัดอุณหภูมิและระดับความชื้น และแม้กระทั่งวัดคุณภาพอากาศ" Cisco และนายจ้างชอบจะรวบรวมข้อมูลสิ่งอำนวยความสะดวกประเภทนี้ในรูปแบบใหม่และโดยเฉพาะเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานยังคงปลอดภัยในขณะที่อยู่ในสถานที่

Webex Room Navigators ของ Cisco ซึ่งเป็นแผงสัมผัสในสำนักงานที่ให้การเชื่อมต่อแบบทันทีกับการประชุมทางวิดีโอ การควบคุมห้อง การแชร์เนื้อหา และการจองห้องพัก ตอนนี้เปิดใช้งานด้วยเสียง "คุณสามารถเดินเข้าไปในห้องแล้วพูดว่า 'เฮ้ Webex ฉันจะเข้าร่วมการประชุม' ระบบมีการควบคุมระยะใกล้ที่สามารถระบุผู้เข้าร่วม [ผ่านสมาร์ทโฟนของพวกเขา] โดยใช้อัลตราซาวนด์" Patel กล่าว

เขาเสริมว่าการหันไปหาผู้ช่วยเสียงในสำนักงานตอนนี้มีประโยชน์เพิ่มเติมในการเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ถูกสุขอนามัยมากขึ้น เนื่องจากพื้นผิวที่น้อยลงต้องได้รับการสัมผัสทางร่างกาย และแน่นอนว่า มีประโยชน์เพิ่มเติมมากมายที่จะช่วยพนักงานต่อไปได้แม้หลังจากการระบาดใหญ่ เช่น การจองห้องพักอัจฉริยะ การปรับแสงและม่านบังตา ตลอดจนการเข้าถึงหน้าจออัจฉริยะและเทคโนโลยีการประชุมอื่นๆ โดยอัตโนมัติ

ทบทวนผลประโยชน์ของพนักงาน

ผลประโยชน์และผลประโยชน์ของพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับพนักงานที่พิจารณางานหนึ่งหรือสถานที่ทำงานมากกว่างานอื่น ในช่วงก่อนโควิด-19 สิทธิประโยชน์ต่างๆ เช่น อาหารและของว่างฟรี ห้องรับรองแบบเปิด การเป็นสมาชิกยิม รวมถึงชั่วโมงแห่งความสุขและการออกนอกบ้านของบริษัท ทั้งหมดนี้ช่วยดึงดูดพนักงานและทำให้พวกเขาอยู่ในสำนักงานได้นานขึ้น ผลประโยชน์และผลประโยชน์เหล่านั้นอาจไม่น่าดึงดูดหรือสมเหตุสมผลสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลหรือพนักงานที่กลับมาที่สำนักงานอีกต่อไป

Jordan Peace ผู้ร่วมก่อตั้งและซีอีโอของ Fringe บริษัทที่ให้สวัสดิการด้านไลฟ์สไตล์กล่าวว่า "การเปลี่ยนกลับไปสู่สถานที่ทำงานจริงนำมาซึ่งการพิจารณาครั้งใหญ่เกี่ยวกับประเภทของสิทธิประโยชน์และผลประโยชน์ที่นายจ้างมอบให้กับพนักงานของตน

“การทำงานนอกสถานที่เป็นเวลาหลายเดือนได้บังคับให้บริษัทต่างๆ คิดใหม่เกี่ยวกับประเภทของผลประโยชน์ที่พวกเขาเสนอให้พนักงาน สิทธิประโยชน์มากมายในสำนักงาน เช่น สมาชิกในยิม โต๊ะปิงปอง หรืออาหารกลางวันแบบจัดเลี้ยงจะล้าสมัยในชั่วข้ามคืน” Peace กล่าว ในสถานที่ของพวกเขา หมวดหมู่ใหม่ได้เกิดขึ้น หนึ่งในผลประโยชน์ด้านไลฟ์สไตล์ สิทธิพิเศษเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อบรรเทาปัญหาที่พนักงานจำนวนมากต้องเผชิญอันเป็นผลมาจากการทำงานจากที่บ้าน โดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะอยู่ในรูปแบบของตลาดดิจิทัลที่พนักงานสามารถเลือกจากแอพหรือบริการที่ตอบสนองความต้องการเร่งด่วนของพวกเขาสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการสอนเสมือนจริงหรือการจัดส่งอาหาร

Peace กล่าวว่าจากการสำรวจผู้ใช้ Fringe พบว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานรู้สึกว่ายุคการทำงานระยะไกลเปลี่ยนวิธีที่พวกเขามองผลประโยชน์อย่างถาวร 84 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาเชื่อว่าสิทธิพิเศษด้านไลฟ์สไตล์จะมีคุณค่าในโลกหลังโควิด-19 มากกว่าผลประโยชน์และสิ่งอำนวยความสะดวกในสำนักงาน แม้จะกลับมาที่สำนักงานแล้วก็ตาม

แม้ว่า Fringe จะช่วยบริษัทต่างๆ ในการนำโปรแกรมประเภทนี้ไปใช้ในบริการ ธุรกิจจำนวนมากจะถูกท้าทายด้วยวิธีการเสนอผลประโยชน์จากการระบาดใหญ่เหล่านี้ให้กับพนักงานของตน วิธีที่ยอดเยี่ยมในการมีส่วนร่วมกับความพยายาม RTW ของบริษัทของคุณคือการทำงานร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานคนอื่นๆ เพื่อระบุวิธีแก้ไขปัญหาด้านผลประโยชน์ที่มีประสิทธิภาพในพื้นที่ของคุณ จากนั้นจึงจัดทำแผนสำหรับวิธีดำเนินการดังกล่าว

การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ

เครื่องมือและแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ RTW ส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับการสื่อสารของพนักงานเป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตาม บริษัทต่างๆ ที่กลับมาทำงานต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในเกือบทุกแง่มุมของการดำเนินธุรกิจ ที่ไม่สามารถทำได้เพียงแค่ส่งบันทึกช่วยจำ นายจ้างจำเป็นต้องส่งเสริมการสนทนาอย่างแข็งขันระหว่างผู้จัดการและพนักงานเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงนี้ประสบความสำเร็จและปลอดภัย นั่นยังหมายถึงระดับใหม่ของการมีส่วนร่วมของพนักงานด้วย

แม้จะเปิดช่องทางการสื่อสารใหม่ๆ มากมาย รวมถึงการประชุมออนไลน์ใหม่ ตลอดจนแอปส่งข้อความในทีมและมาตรการที่คล้ายกัน พนักงานจำนวนมากยังคงนั่งเฉยๆ และเพียงแค่ "รวบรวม" ข้อมูลใหม่โดยไม่ต้องมีส่วนร่วมในการอภิปรายรอบข้าง หากคุณอยู่ในรายชื่อสั้นที่จะกลับไปที่สำนักงานของคุณ ต้องจ่ายเพื่อมีส่วนร่วมในการพูดคุยเหล่านี้ นั่นหมายถึงไม่เพียงแค่พูดออกมา แต่มักจะพูดเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณอาจเคยหลีกเลี่ยงก่อนหน้านี้ ตัวอย่างที่สำคัญคือสุขภาพจิต

“ผู้นำธุรกิจจำเป็นต้องยอมรับว่าบรรทัดฐานวัฒนธรรมใหม่จะเกิดขึ้นจากวิกฤตครั้งนี้ การปรับเปลี่ยนหลายอย่างจนถึงขณะนี้ได้แสดงให้เห็นแล้วว่าแรงงานและองค์กรมีความยืดหยุ่นในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง แต่คำถามยากหนึ่งที่เรายังต้องตอบคือการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ใน สภาพแวดล้อมในการทำงานของเราส่งผลต่อสุขภาพจิตของพนักงานหรือไม่ พวกเขาเป็นอย่างไร ในฐานะคน และนั่นจะต้องมีการติดตามและเชื่อมโยงอย่างแท้จริง" Mike Bokina รองประธานและหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล Siemens USA กล่าว “เราจำเป็นต้องจัดการกับวิกฤตนี้ในแง่มุมของมนุษย์ต่อไป ไม่ใช่แค่ด้านการเงิน พนักงานต้องการอะไร? บรรทัดฐานทางวัฒนธรรมกำลังเปลี่ยนแปลง และเสียงของพนักงานจำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งนั้น”

ช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนทำให้การสื่อสารกับพนักงานมีความสำคัญมากกว่าที่เคย แต่การสนทนานั้นจำเป็นต้องดำเนินไปในทั้งสองทิศทาง นอกเหนือจากการประชุมสามัญประจำและศาลากลางเสมือนจริง การรักษาความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวกับพนักงานแบบกระจายสามารถช่วยรักษาความผูกพันของพนักงานไว้ได้ ซึ่งลดลงในช่วงเวลาที่ต้องทำงานทางไกล

“สำหรับเราที่ Siemens USA ซึ่งมีพนักงาน 50,000 คน ซึ่งหมายถึงความโปร่งใสในหัวข้อต่างๆ ตั้งแต่สุขภาพของพนักงาน สุขภาพขององค์กร และธุรกิจ ไปจนถึงสุขภาพของชุมชนที่ Siemens ดำเนินการอยู่” Bokina กล่าว

การส่งเสริมการสนทนาประเภทนี้ แม้ว่าจะเป็นเพียงกับพนักงานคนอื่น ๆ ก็ตาม ถือเป็นองค์ประกอบใหม่ที่สำคัญในการกลับไปทำงานได้อย่างปลอดภัย หากคุณประสบปัญหาในการค้นหาฟอรัมที่เหมาะสมในองค์กรของคุณเพื่อพูดคุยเรื่องนี้ ให้พิจารณาทำงานร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อสร้างฟอรัมขึ้นมา ทั้งนายจ้างและเพื่อนร่วมงานของคุณจะได้รับประโยชน์