7 ฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ของ Microsoft Excel ที่คุณอาจพลาดไป

บางครั้งเมื่อคุณใช้แอพพลิเคชั่นทุกวัน คุณสมบัติใหม่ๆ ก็อาจไม่มีใครสังเกตเห็น เพื่อให้คุณมีความเร็วด้วยเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับสเปรดชีตของคุณ ลองดูคุณลักษณะของ Microsoft Excel ที่คุณอาจพลาดไป

1. Sparklines สำหรับ Quick Little Graphs

แม้ว่าคุณสามารถสร้างแผนภูมิและกราฟได้หลายประเภทใน Excel แต่ตัวเลือก Sparkline ก็เป็นตัวเลือกที่คุณอาจมองข้ามไป ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแทรกกราฟที่มีประโยชน์ลงในเซลล์เดียวโดยไม่รบกวนข้อมูล

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มเส้นแบบประกายไฟ ไปที่แท็บ แทรก แล้วเลือกกราฟ เส้น คอลัมน์ หรือ ชนะ/แพ้ ขึ้นอยู่กับสไตล์ที่คุณต้องการ ในส่วน Sparklines ของ Ribbon

ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้ป้อนช่วงเซลล์หรือเลือกบนแผ่นงานของคุณเพื่อเติมช่องช่วงข้อมูล ยืนยันหรือเปลี่ยนแปลงรายการในกล่องช่วงตำแหน่งสำหรับตำแหน่งของเส้นแบบประกายไฟ คลิก "ตกลง"

จากนั้นคุณจะมีกราฟเล็กๆ ที่สวยงามในแต่ละเซลล์ เพื่อแสดงภาพข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องแสดงข้อมูลทั้งหมด

2. การตรวจสอบข้อมูลเพื่อขจัดรายการที่ไม่ถูกต้อง

เมื่อคุณสร้างแผ่นงานเพื่อให้ผู้อื่นกรอกหรือทำงานร่วมกันในสเปรดชีต คุณอาจลงเอยด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในสถานที่ที่ไม่ถูกต้อง เมื่อใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ทุกคนป้อนจะเป็นของจริง

ที่เกี่ยวข้อง: วิธี จำกัด การป้อนข้อมูลใน Excel ด้วยการตรวจสอบข้อมูล

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มการตรวจสอบ ไปที่แท็บข้อมูลแล้วคลิกปุ่มการตรวจสอบข้อมูลในส่วนเครื่องมือข้อมูลของ ribbon หรือใช้ลูกศรดรอปดาวน์เพื่อเลือกตัวเลือกนั้น

เมื่อกล่องเปิดขึ้น ให้เลือกประเภทของการตรวจสอบที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถเลือกข้อความ วันที่ เวลา จำนวนเต็ม ทศนิยม รายการ หรือประเภทข้อมูลที่กำหนดเองได้ กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เหลือตามประเภทของข้อมูลที่คุณเลือก

หรือคุณสามารถใช้แท็บข้อความป้อนและการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดเพื่อปรับแต่งคำแนะนำหรือข้อความแสดงข้อผิดพลาด คลิก "ตกลง" เมื่อคุณเสร็จสิ้น

ก้าวไปข้างหน้า เมื่อมีคนเพิ่มข้อมูลลงในเซลล์นั้น พวกเขาจะต้องป้อนข้อมูลที่ Excel คาดหวังต่อการตรวจสอบความถูกต้อง หากไม่เป็นเช่นนั้น พวกเขาจะได้รับข้อผิดพลาด

คุณลักษณะการตรวจสอบข้อมูลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างรายการดรอปดาวน์ในชีตของคุณสำหรับการป้อนข้อมูลเช่นกัน

3. แถบสถานะเพื่อดู (และคัดลอก) การคำนวณโดยไม่มีสูตร

คุณอาจต้องการทำการคำนวณอย่างรวดเร็ว เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ยตัวเลขสองสามตัว แต่ไม่จำเป็นต้องเพิ่มสูตรลงในแผ่นงานของคุณ เมื่อใช้แถบสถานะ คุณสามารถดูการคำนวณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

เลือกเซลล์ที่มีค่าที่คุณต้องการคำนวณ จากนั้นมองลงไปที่แถบสถานะ คุณจะเห็นผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าต่ำสุด สูงสุด และจำนวน

ในการปรับการคำนวณที่แสดงในแถบสถานะ ให้คลิกขวาและเลือกรายการที่คุณต้องการวางเครื่องหมายถูกข้างๆ

สำหรับผู้ใช้ Windows คุณสามารถคัดลอกค่าได้โดยตรงจากแถบสถานะ เพียงเลือกอันที่คุณต้องการแล้วมันจะไปวางไว้บนคลิปบอร์ดของคุณ จากนั้นคุณสามารถใส่ลงในแผ่นงานของคุณหรือวางลงในแอปพลิเคชันอื่นได้

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีคัดลอกค่าจากแถบสถานะใน Microsoft Excel

4. เติมแฟลชเพื่อเติมเซลล์

หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จะเติม คุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วสามารถช่วยคุณได้โดยการจดจำรูปแบบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีรายชื่อและนามสกุลในคอลัมน์เดียวที่คุณต้องการแบ่งออกเป็นสองคอลัมน์ การป้อนข้อมูลเพียงชิ้นเดียวทำให้การเติมแบบรวดเร็วสามารถเติมข้อมูลที่เหลือได้

เพิ่มข้อมูลลงในเซลล์ ตัวอย่างเช่น เราจะป้อนชื่อ จากนั้นไปที่แท็บ Data แล้วคลิกปุ่ม Flash Fill ในส่วนเครื่องมือข้อมูลของ Ribbon

คุณควรเห็น Excel กรอกข้อมูลในเซลล์ที่เหลือด้วยชื่อเหล่านั้น คุณสามารถทำเช่นเดียวกันสำหรับนามสกุล ป้อนหนึ่งลงในเซลล์ด้านบนแล้วกดปุ่มเติมแฟลช บูม หนึ่งและทำ!

5. ลบรายการที่ซ้ำกันด้วยการคลิก

ซ้ำซากเกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel จากแหล่งอื่น คุณอาจต้องใช้เวลาในการล้างข้อมูลซ้ำ ใน Excel คุณสามารถลบรายการซ้ำได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการประเมินสำหรับรายการที่ซ้ำกัน ไปที่แท็บข้อมูลแล้วคลิกปุ่มลบรายการที่ซ้ำกันในส่วนเครื่องมือข้อมูลของริบบอน

ในกล่องที่เปิดขึ้น ให้ยืนยันคอลัมน์ที่คุณต้องการตรวจสอบแล้วคลิก "ตกลง"

จากนั้นคุณจะเห็นรายการที่ซ้ำกันหายไปพร้อมข้อความแจ้งให้คุณทราบว่ามีการนำออกกี่รายการ

6. ดูหน้าต่างสำหรับผลลัพธ์ของสูตรที่รวดเร็ว

หากคุณมีเวิร์กบุ๊กขนาดใหญ่ที่มีแผ่นงานและข้อมูลจำนวนมาก หน้าต่างดูจะช่วยให้คุณคอยดูสูตรของคุณ แทนที่จะค้นหาผลลัพธ์ที่เปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตและข้อมูลของคุณ เพียงเพิ่มสูตรลงในเครื่องมือแล้วดูผลลัพธ์อย่างรวดเร็ว

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้หน้าต่างดู Microsoft Excel สำหรับสูตร

เลือกเซลล์ที่มีสูตรที่คุณต้องการดู ไปที่แท็บสูตรแล้วเลือก "หน้าต่างดู" ในส่วนการตรวจสอบสูตรของริบบิ้น

คลิก "เพิ่มนาฬิกา" เพื่อเพิ่มสูตรลงในรายการ

ยืนยันว่าเซลล์ที่เลือกถูกต้องแล้วคลิก "เพิ่ม"

ตอนนี้คุณสามารถเปิดหน้าต่างดูจากแท็บสูตรได้ทุกเมื่อเพื่อดูผลลัพธ์ที่เปลี่ยนแปลงของสูตรของคุณโดยไม่ต้องไล่ล่า

7. วิเคราะห์ข้อมูลโดยไม่ต้องทำงาน

Microsoft Excel มีคุณลักษณะที่มีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ตั้งชื่ออย่างเหมาะสม คุณลักษณะวิเคราะห์ข้อมูลสามารถช่วยประหยัดเวลาเมื่อคุณต้องการการวิเคราะห์ที่รวดเร็ว

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้คุณสมบัติวิเคราะห์ข้อมูลใน Microsoft Excel

เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้งานและไปที่แท็บหน้าแรก คลิก "วิเคราะห์ข้อมูล" ในส่วนการวิเคราะห์ของริบบิ้น

คุณจะเห็นแถบด้านข้างเปิดอยู่ทางด้านขวาเพื่อให้คุณสามารถถามคำถามเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ ค้นพบข้อมูลเชิงลึก ดูความถี่และรูปแบบ และแทรกรายการต่างๆ เช่น แผนภูมิและตาราง Pivot

อย่าลืมเลื่อนไปที่ด้านล่างของแถบด้านข้างแล้วคลิกลิงก์เพื่อดูผลการวิเคราะห์ที่มีทั้งหมดสำหรับข้อมูลของคุณ

หวังว่าฟีเจอร์ของ Excel เหล่านี้จะเป็นคุณสมบัติบางอย่างที่คุณจะเริ่มใช้เพื่อประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และติดตามข้อมูลที่กำลังพัฒนาของคุณ หากคุณต้องการเรียนรู้ความสามารถของ Excel ต่อไป โปรดอ่านคำแนะนำเกี่ยวกับฟังก์ชันพื้นฐานของ Excel ที่ทุกคนควรรู้