จัดระเบียบ: เครื่องมือสำหรับการประชุมที่ดีขึ้น

ผู้เชี่ยวชาญชอบพูดว่าการประชุมทำลายประสิทธิภาพการทำงาน แน่นอนพวกเขาทำได้ แต่ไม่จำเป็น เมื่อคุณกำหนดเวลาเฉพาะการประชุมที่จำเป็น และเลือกเวลาและวันที่ไม่ลำบาก การประชุมจะมีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อคุณเตรียมวาระล่วงหน้าและมอบหมายให้ผู้อื่นจดบันทึก เนื้อหาของการประชุมจะตรงเป้าหมายมากขึ้น หากคุณทำให้ผู้คนเข้าร่วมและมีส่วนร่วมได้ง่าย การประชุมก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากนั้น การประชุมก็จะดำเนินไปตามไทม์ไลน์ในวาระการประชุม และบางทีคุณอาจจะเสร็จเร็วด้วยซ้ำ ผู้คนชื่นชมเมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้นเพราะมันส่งข้อความว่าเวลาของพวกเขามีค่า

แม้ว่าการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพจะต้องอาศัยมนุษย์เป็นหลัก แต่ก็ยังต้องการแอพและอุปกรณ์ที่เหมาะสมเพื่ออำนวยความสะดวก แอปและเครื่องมือทั้ง 14 รายการที่ระบุไว้ในที่นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้การประชุมราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

แอพสำหรับจัดตารางการประชุม

ก่อนที่คุณจะจัดการประชุมได้ คุณต้องกำหนดเวลาก่อน การขอประชุมด้วยอีเมลและรายการเวลานั้นไม่มีประสิทธิภาพ แม้ว่าคุณจะพบปะกับบุคคลเพียงคนเดียวก็ตาม แอปจัดกำหนดการการประชุมมอบเครื่องมือที่ดีกว่าให้คุณ เช่น แบบสำรวจ แบบฟอร์มการจัดกำหนดการออนไลน์ และบ็อต Slack เพื่อให้ทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมสามารถเลือกเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมร่วมกันได้

Appoint.ly

Appoint.ly คือบริการจองการประชุมที่ไม่ซับซ้อนสำหรับการจัดกำหนดการแบบตัวต่อตัว คุณสร้างหน้าการจองที่คุณแชร์กับลูกค้าหรือใครก็ตามที่อาจต้องการขอประชุมกับคุณ หน้าการจองของคุณให้ตัวเลือกแก่ผู้ขอประชุมสำหรับประเภทการประชุมที่ต้องการ เช่น การโทรแนะนำ 10 นาทีหรือเซสชันการฝึกอบรมนานหนึ่งชั่วโมง จากนั้น พวกเขาจะขอวันที่และเวลาที่คุณสามารถอนุมัติ ร้องขอแก้ไข หรือปฏิเสธ โดยขึ้นอยู่กับความพร้อมของคุณ Appoint.ly เป็นแอปกำหนดเวลาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวโดยเฉพาะ

Calendly

Calendly เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บุคคลและทีมสามารถจัดกำหนดการประชุมได้ รวมถึงตัวเลือกที่รองรับประเภทการประชุมและความต้องการที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสร้างประเภทของการประชุม เช่น การบรรยายสรุปทางโทรศัพท์ 10 นาทีและการสัมภาษณ์สื่อ 30 นาที จากนั้นเมื่อมีคนต้องการพบคุณ พวกเขาสามารถเลือกประเภทการประชุมที่ต้องการและเลือกช่วงเวลาที่ใช้ได้ อีกตัวอย่างหนึ่ง: สมมติว่าคุณมีธุรกิจที่ทุกคนจากแผนกหนึ่งสามารถยอมรับการประชุมที่ลูกค้าร้องขอได้ Calendly สามารถมอบหมายการเรียกประชุมโดยอัตโนมัติให้กับใครก็ตามที่ว่างจากกลุ่ม แอพนี้ยังรองรับหน้าเว็บการตั้งเวลาแต่ละหน้า ซึ่งผู้คนสามารถร้องขอการประชุมกับคุณตามความพร้อมให้บริการของคุณ เป็นแอปที่มีประสิทธิภาพสำหรับการตั้งเวลา ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย

Doodle.com

Doodle.com เป็นเว็บไซต์ฟรีและแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่พร้อมตัวเลือกพรีเมียมที่ช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสามวิธี ขั้นแรก คุณสามารถสร้างโพลออนไลน์พร้อมวันที่และเวลาการประชุมได้ ส่งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน และ Doodle จะไฮไลต์ตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อมีคนตอบกลับ ประการที่สอง Doodle ยังมีการจัดกำหนดการประชุมส่วนบุคคล ซึ่งหมายความว่าคุณใช้เพื่อสร้างเว็บไซต์ที่ผู้คนสามารถเห็นได้เมื่อคุณว่าง และขอประชุมกับคุณในช่องเปิดช่องใดช่องหนึ่ง สุดท้าย มีบ็อต Doodle สำหรับ Slack ที่ให้คุณสำรวจเพื่อนร่วมงานในเวลาประชุมโดยไม่ต้องออกจากแอปส่งข้อความของทีม

Outlook

Outlook ซึ่งขายโดยเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office อาจนึกถึงเป็นซอฟต์แวร์สำนักงานโดยพฤตินัยสำหรับการกำหนดเวลาการประชุมในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเดียวกัน และพวกเขาทั้งหมดใช้ Microsoft Office ดังนั้น Outlook จึงเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการจัดกำหนดการ คุณค้นหาเวลาและวันที่ที่จะประชุมที่เหมาะกับทุกคนได้ตามความพร้อมที่พวกเขาตั้งไว้ในปฏิทิน จากนั้นคุณสามารถจองห้องประชุมและจัดการประชุมไว้ในปฏิทิน ทั้งหมดใน Outlook ไม่จำเป็นต้องเป็นตัวกำหนดตารางเวลาการประชุมที่ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการจัดการประชุมระหว่างบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ใช้ Outlook ทั้งหมด

แรลลี่

Rallly เป็นซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาสำหรับการทำงานร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้โดยกลุ่ม อีกวิธีหนึ่งในการอธิบายคือการพูดว่ามันเป็นแอปโพลล์ที่โพลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเวลาที่ทุกคนสามารถพบกันได้ แม้ว่า Doodle.com จะให้บริการแบบเดียวกัน แต่ Rallly มีรูปลักษณ์ที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย และใช้งานได้เร็วกว่าหากคุณต้องการเพียงครั้งเดียว เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชี คุณต้องป้อนที่อยู่อีเมลอย่างไรก็ตาม

FreeBusy

FreeBusy เป็นแอปกำหนดตารางเวลาการประชุมสำหรับธุรกิจ คล้ายกับ Calendly และ Doodle.com มันทำทุกอย่างเพียงเล็กน้อย ช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมแบบตัวต่อตัวได้โดยอัตโนมัติ ตลอดจนหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับกลุ่มคนที่จะพบปะ นอกจากนี้ยังผสานรวมกับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเพื่อกรอกรายละเอียดโดยอัตโนมัติ เช่น ลิงก์การประชุมและ ID หากมี

ทอ

Woven เป็นซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาที่สร้างขึ้นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแอปปฏิทินขนาดใหญ่ เช่นเดียวกับแอปอื่นๆ ที่กล่าวถึง แอปนี้รวมโพลเพื่อค้นหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับกลุ่มเพื่อนร่วมงานที่จะพบปะ ทอยังมีหน้ากำหนดการส่วนตัวที่คุณสามารถแบ่งปันกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานที่ให้พวกเขาขอเวลาพบกับคุณ

แอพสำหรับการประชุมทางวิดีโอ

ขณะนี้มีการประชุมเกิดขึ้นมากมายจนแทบต้องมีแอปการประชุมทางวิดีโอที่จำเป็นอย่างยิ่ง บริการการประชุมทางวิดีโอที่ดีที่สุดนั้นเชื่อถือได้ หมายความว่าการโทรของคุณยังคงไม่เสียหายแม้ว่าการเชื่อมต่อของใครบางคนจะมีปัญหา และมีเครื่องมือเพียงพอสำหรับการทำงานร่วมกันในขณะที่คุณพบปะ เครื่องมือเหล่านี้รวมถึงการแชร์หน้าจอและไวท์บอร์ด กล่องสนทนา ตลอดจนตัวเลือกสำหรับผู้ดูแล เช่น สามารถส่งการควบคุมไปยังบุคคลอื่น หรือปิดเสียงผู้เข้าร่วมในขณะที่คนหนึ่งพูด

PCMag มีตัวเลือก Editors' Choice ให้เลือกสามแบบจากซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ ได้แก่ ClickMeeting, Cisco Webex Meetings และ Zoom

ClickMeeting

ClickMeeting เป็นตัวเลือกการประชุมทางวิดีโอที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่โฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บขนาดเล็กจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถมีฟีดวิดีโอที่ใช้งานได้เพียงสี่รายการต่อการประชุม แอปนี้สามารถรวมเข้ากับปฏิทินของ Microsoft Outlook ได้ และมีปลั๊กอิน Chrome สำหรับเชื่อมต่อกับปฏิทินของ Google

การประชุม Cisco Webex

Cisco Webex Meetings เป็นบริการการประชุมทางวิดีโอที่ใช้งานง่ายและมีคุณลักษณะบางอย่างที่คุณจะไม่พบในคู่แข่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการโทรที่โทรหา คุณ แทนที่จะบังคับให้คุณโทรเข้า แผนการชำระเงินเริ่มต้นที่ 13.50 ดอลลาร์ต่อเดือน ซึ่งเป็นราคาที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หากคุณใช้แอปเวอร์ชันฟรี Webex Meetings Free คุณสามารถจัดการประชุมทางวิดีโอได้ครั้งละสามคน แผนบริการฟรียังรวมถึงการแชร์เดสก์ท็อปและเอกสาร ฟีเจอร์ไวท์บอร์ด วิดีโอคุณภาพมาตรฐาน และพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 250MB

ซูมมีตติ้ง

Zoom Meeting ซึ่งบางครั้งเรียกว่า Zoom เป็นหนึ่งในบริการการประชุมทางวิดีโอที่น่าเชื่อถือที่สุดที่คุณจะพบ เมื่อบริษัทพัฒนาผลิตภัณฑ์ อันดับแรก บริษัทจะเน้นที่การทำให้การโทรของคุณชัดเจนและติดต่อกันได้ รองรับวิดีโอและเสียง HD คุณสามารถรับข้อความถอดเสียงการโทรที่คุณบันทึกเป็นวิดีโอได้ นอกจากนี้ ทุกคนสามารถใช้ผลิตภัณฑ์หลักได้ฟรี และธุรกิจขนาดเล็กสามารถซื้อแผนราคาสมเหตุสมผลซึ่งเพิ่มคุณสมบัติเริ่มต้นที่ $14.99 ต่อเดือนต่อโฮสต์ ด้วยบัญชีฟรี คุณสามารถโฮสต์ได้ถึง 100 คนในการโทร และคุณสามารถดูได้มากถึง 49 คนในมุมมองสไตล์แกลเลอรี การโทรแบบกลุ่มสำหรับผู้ใช้ฟรีจะจำกัดไว้ที่ 40 นาที แต่การโทรแบบตัวต่อตัวอาจใช้เวลานานเท่าที่คุณต้องการ แม้จะยากต่อการหาจำนวนและเปรียบเทียบประสิทธิภาพของระบบการประชุมทางวิดีโอ แต่ความเสถียรคือรากฐานของชื่อเสียงของ Zoom และสิ่งนี้ก็แสดงให้เห็น

จดบันทึก

การประชุมหลายครั้งได้ประโยชน์จากการมีคนจดบันทึก เมื่อคุณมีบันทึกย่อการประชุม คุณ 1) มีบันทึกของสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม 2) สามารถแบ่งปันกับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ และ 3) ลงเอยด้วยการบังคับตัวเองให้ชัดเจนเกี่ยวกับงานติดตามผลที่ต้องทำ จะทำ สำหรับการประชุมบางประเภท เช่น การสัมภาษณ์นักข่าว แอพจดบันทึกที่ยอดเยี่ยมจะให้คุณบันทึกเสียงได้เช่นกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถถอดเสียงได้ในภายหลังและมีแหล่งข้อมูลที่สมบูรณ์แบบสำหรับตรวจสอบสิ่งที่พูด ต่อไปนี้คือแอปบางส่วนที่สามารถช่วยให้คุณจดบันทึกการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Evernote

Evernote เป็นแอพที่ทรงพลังสำหรับการจดบันทึก มีฟังก์ชันการบันทึกเสียงในตัว คุณจึงสามารถบันทึกการประชุมทั้งหมดได้พร้อมๆ กับจดแนวคิดที่พิมพ์ไว้พร้อมกันในไฟล์เดียวกัน ฟีเจอร์กล้องช่วยให้คุณถ่ายภาพไวท์บอร์ดจากการประชุมและอัปโหลดไปยังแอป จากนั้น Evernote จะทำให้ค้นหาข้อความได้โดยใช้ OCR หากทีมของคุณใช้ Evernote for Business คุณจะสามารถกำหนดให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าถึงบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย เพื่อเพิ่มและคัดลอกในภายหลังได้เช่นกัน

Hugo

Hugo.team เป็นแอปที่ค่อนข้างใหม่ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมจดบันทึกการประชุม ตลอดจนแชร์และติดตามผลได้อย่างเหมาะสม Hugo กระตุ้นให้คุณสร้างวาระ จดแนวคิดและข้อมูลที่สำคัญจากการประชุม และเปลี่ยนรายการการดำเนินการให้เป็นงาน แอปเชื่อมต่อกับระบบการจัดการงานอื่นๆ เช่น Asana, Trello และ Jira ช่วยให้คุณส่งสิ่งที่ต้องทำเหล่านั้นไปยังแอปที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว ใช้งานได้ฟรีถึง 30 คน โดยในเวอร์ชัน Pro (ราคาคงที่ 399 ดอลลาร์ต่อเดือน) จะเพิ่มการสนับสนุนสำหรับสมาชิกในทีมและฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น รายงานโดยละเอียดและการวิเคราะห์ปฏิทิน

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote แชร์ฟีเจอร์มากมายกับ Evernote—เครื่องบันทึกเสียง กล้อง และอื่นๆ—แต่เหมาะกว่าสำหรับผู้ที่ใช้ผลิตภัณฑ์ Office อื่นๆ เพราะมันรวมเข้ากับพวกเขาอย่างแน่นหนา ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีบัญชีธุรกิจของ Microsoft คุณสามารถใช้ฟีเจอร์พิเศษใน OneNote ที่แสดงการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นซึ่งแสดงรายการใน Outlook เพื่อให้คุณสามารถเขียนกำหนดการสำหรับพวกเขาหรือจดบันทึกอื่นๆ เกี่ยวกับการประชุมเหล่านั้น คุณสมบัติอื่นที่เรียกว่า Digital Ink ช่วยให้คุณวาดไดอะแกรมและรูปภาพโดยใช้สไตลัสบนอุปกรณ์ที่รองรับ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการแชร์บันทึกย่อที่คุณบันทึกไว้ก่อน ระหว่าง หรือหลังการประชุมกับคนอื่นๆ ในองค์กรของคุณ

นาที.io

Minutes.io (ฟรี) ใช้สำหรับบันทึกรายงานการประชุมอย่างชัดเจน ช่วยให้คุณมีเทมเพลตสำหรับเขียนรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม เช่น ใครพูดอะไร สัญญาอะไรเกิดขึ้น และกำหนดเส้นตายอะไร Minutes.io ใช้ปุ่มลัดมากมาย เพื่อที่เมื่อคุณเรียนรู้แล้ว คุณจะไม่ต้องยกนิ้วขึ้นขณะพิมพ์ มันทำงานในเบราว์เซอร์และทำงานทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ เมื่อสิ้นสุดการประชุม คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของบุคคลลงในไฟล์เพื่อแชร์กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณถูกขอให้จดบันทึกอย่างเป็นทางการสำหรับการประชุมโดยไม่คาดคิด minutes.io จะเปิดขึ้นอย่างรวดเร็วและทำงานได้ดี ทำให้คุณมีเทมเพลตสำหรับงานในมือ