จัดระเบียบ: หยุดการต่อสู้อีเมลด้วยอีเมลเพิ่มเติม

อีเมลโอเวอร์โหลดเป็นปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานอย่างมากในที่ทำงาน ฉันพบผู้คนตลอดเวลาที่บ่นเกี่ยวกับอีเมล โดยบอกว่ามันล้นหลามพวกเขา หวังว่าจะมีสวิตช์ปิดสำหรับข้อความใหม่ทั้งหมดที่ส่งเข้ามาในกล่องจดหมายของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม คนกลุ่มเดียวกันเหล่านี้จำนวนมากมุ่งความสนใจไปที่อีเมลในลักษณะที่ทำให้พวกเขาลงเอยด้วยปัญหาที่ทวีความรุนแรงขึ้น สิ่งที่ฉันเห็นคือคนที่พยายามต่อสู้กับอีเมลที่มีอีเมลมากขึ้น ซึ่งจะทำให้เกิดอีเมลมากขึ้น เนื่องจากพวกเขาจมอยู่กับความทุกข์ยากทางอีเมล พวกเขามักจะมองไม่เห็นว่าเกิดอะไรขึ้นอย่างชัดเจน ดังนั้นพวกเขาจึงไม่รู้ว่าพวกเขากำลังทำให้มันแย่ลงไปอีก

มีสองสามวิธีที่ฉันสังเกตเห็นว่ามีคนยิงตัวเองในขณะที่พยายามจัดการกับอีเมลเกินพิกัด

อย่าใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นรายการที่ต้องทำ

ตัวอย่างแรกของผู้ที่ทำให้ปัญหาอีเมลแย่ลงคือ to-do listers อย่างที่ฉันชอบเรียกพวกเขา รายการสิ่งที่ต้องทำจะทิ้งอีเมลไว้ในกล่องขาเข้าเมื่อข้อความมีงานหรือทริกเกอร์หน่วยความจำของงานที่ได้รับมอบหมาย กล่าวอีกนัยหนึ่งคือใช้กล่องจดหมายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

ลองนึกดูว่าผู้คนมักจะมอบหมายงานผ่านอีเมลอย่างไร ไม่ค่อยมีงานที่ระบุไว้อย่างชัดเจนในหัวเรื่อง ผู้รับต้องเปิดอ่านอีเมลเพื่อทราบรายละเอียดของงาน แต่มีแนวโน้มมากกว่าที่ข้อความจะไม่ได้มีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับต้องการ เช่น กำหนดเวลาหรือรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับงาน การแลกเปลี่ยนข้อความไปมาทำให้งานมีความกระจ่าง และจบลงด้วยการสร้างอีเมลใหม่ทุกครั้งที่เกิดขึ้น กล่าวโดยสรุป กล่องจดหมายอีเมลเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำที่แย่มาก

ปัญหาอีกประการหนึ่งคือผู้แสดงรายการสิ่งที่ต้องทำต้องตรวจสอบอีเมลขาเข้าแต่ละฉบับอย่างต่อเนื่องเพื่อดูว่ามีงานหรือไม่ และถ้าไม่มี พวกเขาจะกำจัดอีเมลทันที Listers ที่ต้องทำจบลงด้วยการกำจัดวัชพืชอย่างไม่หยุดหย่อน

ที่แย่กว่านั้น ผู้แสดงรายการสิ่งที่ต้องทำมักจะชินกับการตรวจสอบกล่องจดหมายสำหรับงานประจำวันของพวกเขา และบ่อยครั้งที่พวกเขามักจะลงเอยด้วยการส่งอีเมลเตือนตัวเองถึงสิ่งอื่น ๆ ที่พวกเขาต้องการทำให้เสร็จ

หากอีเมลเป็นปัญหา เหตุใดคุณจึงต้องการสร้าง อีเมลเพิ่มเติม ด้วยวิธีนี้

อย่างไรก็ตาม ในส่วนของ to-do listers นั้นไม่สามารถเห็นได้ว่าระบบของพวกเขากำลังทำให้เรื่องแย่ลงไปได้อย่างไร พวกเขามักจะโต้แย้งว่าการใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นสิ่งเดียวที่ใช้ได้ผล แต่ถ้าคนๆ เดียวกันรู้สึกหนักใจกับอีเมล แสดงว่ามันไม่ได้ผล มีวิธีแก้ปัญหาสองสามข้อ และฉันจะไปหาพวกเขาในอีกสักครู่

หยุดส่ง Nudgemail

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้พูดคุยกับองค์กรเกี่ยวกับการจัดการอีเมล เพื่อเตรียมการสำหรับการพูดคุย ฉันได้พูดคุยกับพนักงานบางคนและพบว่าพนักงานจำนวนมากกำลังจัดการอีเมลปริมาณมาก ซึ่งบางครั้งอาจ 1,000 ข้อความต่อวันโดยใช้ Nudgemail พวกเขาคิดว่านี่เป็นวิธีที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่งในการจัดการกระแส

Nudgemail เป็นเครื่องมือ freemium ที่ให้คุณปิดเสียงอีเมลชั่วคราวโดยตั้งค่าเวลาที่อีเมลจะปรากฏอีกครั้งในกล่องจดหมายของคุณเป็นข้อความใหม่ "สำคัญ" เป็นคำที่สำคัญมากในที่นี้

ฟังก์ชันปิดเสียงเตือนชั่วคราวส่วนใหญ่ เช่น ใน SaneBox หรือแอปอีเมลที่ดีที่สุดบางแอป ซ่อนข้อความต้นฉบับจากกล่องจดหมายของคุณ แล้วทำให้ปรากฏเป็นอีเมลใหม่ที่ยังไม่ได้อ่านในเวลาที่คุณเลือก Nudgemail ทำงานแตกต่างออกไปเล็กน้อย เมื่อคุณใช้เพื่อปิดเสียงอีเมล อีเมลต้นฉบับจะยังอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ และ ข้อความใหม่ จะปรากฏขึ้นที่ด้านบนของกล่องขาเข้าของคุณ โดยมีทั้งชุดข้อความของข้อความต้นฉบับที่อ้างถึง

อย่าเข้าใจฉันผิด Nudgemail เป็นเครื่องมือที่ดีและเป็นทางออกที่ดีในบางสถานการณ์ ใครก็ตามที่ดูกล่องจดหมายเป็นกระแสข้อมูลแทนที่จะเป็นจุดรวบรวมสำหรับการสื่อสารที่ต้องดำเนินการ อาจใช้ได้ดี แต่เมื่อพนักงานบอกฉันว่าจำนวนข้อความในกล่องจดหมายทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานของตนได้ และ 20 เปอร์เซ็นต์ของข้อความเป็นข้อความซ้ำในรูปแบบของ Nudgemails นั่นก็เป็นปัญหา

มากเท่ากับที่ผู้แสดงรายการสิ่งที่ต้องทำสามารถปฏิเสธความจริงที่ว่าระบบของพวกเขาเสีย ผู้ใช้ Nudgemail บางคนก็เปลี่ยนระบบให้เป็นไม้ค้ำยัน พวกเขาติดอยู่กับนิสัยปัจจุบันจนไม่สามารถหาทางออกที่ดีกว่านี้ได้

อย่าตอบเร็วนัก

บ่อยครั้ง การตอบกลับอีเมลเป็นวิธีรับรู้ข้อความของคนอื่นโดยไม่ทำให้การสนทนาดำเนินต่อไป ลองนึกภาพว่าเพื่อนร่วมงานส่งอีเมลมาถามความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับการนำเสนอ คุณยังไม่ได้ดูการนำเสนอเลย ขึ้นอยู่กับที่ทำงานของคุณ การตอบกลับอย่างรวดเร็วว่า "ไม่รู้สิ ยังไม่ได้ดู" อาจเป็นที่ยอมรับได้ดีกว่ารอสองชั่วโมงจนกว่าคุณจะได้ดูและแสดงความคิดเห็น เมื่อคุณกระโดดเพื่อตอบกลับอย่างรวดเร็ว แม้ว่าข้อความจะไม่สำคัญ แสดงว่าคุณกำลังสร้างอีเมลส่วนเกิน หากวัฒนธรรมของบริษัทผลักดันคุณไปสู่พฤติกรรมนั้น คุณควรเชื่อว่าคนอื่นทำกับคุณด้วยเช่นกัน

บุคคลที่ตอบอีเมลช้าอาจถูกมองว่าขี้เกียจหรือไม่ใช่ผู้เล่นในทีม แม้ว่าการรอตอบกลับอีเมลจะเป็นวิธีที่สมเหตุสมผลและมีประสิทธิผลมากกว่า แต่มันย้อนกลับได้อย่างสมบูรณ์ และคุณต้องแยกตัวออกจากมันหากคุณรู้สึกว่าอีเมลท่วมท้น

สิ่งที่เกิดขึ้นคือผู้คนตอบกลับข้อความเพียงเพื่อส่งเงิน สมมติว่า Raj ถามความคิดเห็นของ Sarah เกี่ยวกับบางสิ่ง และเธอก็ตอบว่า "ไม่แน่ใจ คุณคิดอย่างไร" ตอนนี้ลูกบอลกลับมาที่สนามของ Raj แล้ว และหน้าที่ของเขาคือต้องตอบกลับเพื่อที่ Sarah จะมีข้อความใหม่ที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของเธอเพื่อเตือนให้เธอตอบในครั้งนี้

อีกตัวอย่างหนึ่งที่มักเกิดขึ้นกับคนในแผนกสนับสนุน เช่น ไอที คือพวกเขาจะตั้งค่าที่อยู่อีเมลทั่วไปสำหรับพนักงานเพื่อยื่นตั๋วช่วยเหลือ เช่น [ป้องกันอีเมล] เมื่อพนักงานตกใจว่าคอมพิวเตอร์ของเธอเสีย อย่างไรก็ตาม และเธอต้องการความช่วยเหลืออย่างรวดเร็ว เธออาจลืมอีเมลทั่วไปและส่งอีเมลถึงบุคคลที่เธอรู้จักในฝ่ายไอทีแทน คนไอทีคนนั้นควรดูแลปัญหาหรือไม่? ละเว้นอีเมล? ตอบกลับและบอกพนักงานว่าเธอต้องการใช้ที่อยู่ IT-help ที่ถูกต้องหรือไม่ CC เจ้านายของเธอ? สิ่งที่ถูกต้องจะทำอย่างไร?

บ่อยครั้งการตอบสนองที่เกิดจากความตื่นตระหนกและความคับข้องใจ จะสร้างอีเมลมากขึ้น (และสร้างความตึงเครียด) อีกครั้ง เป็นตัวอย่างหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรที่สร้างความคาดหวังของการตอบสนองอย่างรวดเร็วที่ต้นตอของปัญหา แต่คุณสามารถแยกตัวออกจากรูปแบบนี้โดยไม่รบกวนความสงบสุข และสร้างอีเมลน้อยลงด้วย

วิธีแก้ปัญหาสำหรับอีเมลที่มากเกินไป

เราจะหยุดสร้างอีเมลที่มากเกินไปได้อย่างไร วิธีแก้ปัญหาบางอย่างทำได้ง่ายและรวดเร็ว และบุคคลสามารถทำได้โดยไม่ได้รับการสนับสนุนจากบริษัท

ในตัวอย่างที่แล้ว เจ้าหน้าที่ไอทีอาจสามารถแก้ไขปัญหาในทันทีด้วยการสนทนาแบบเห็นหน้า (หรือโทรศัพท์กับพนักงานที่อยู่ห่างไกล) แทนที่จะตอบกลับทางอีเมล หากเจ้าหน้าที่ไอทีตอบกลับทางอีเมล เพื่อนร่วมงานที่ต้องการความช่วยเหลือก็อาจจะไม่ได้อ่านอย่างใกล้ชิดอยู่ดี จำไว้ว่าเธอเครียดกับปัญหาคอมพิวเตอร์ของเธอแล้ว มันอาจจะฟังดูไม่ไฮเทคมาก แต่การเผชิญหน้ากับเพื่อนร่วมงานแบบเห็นหน้ากันอย่างใจเย็นและเป็นมืออาชีพ จะช่วยให้เธอจดจำโปรโตคอลที่ถูกต้องสำหรับการยื่นตั๋วความช่วยเหลือในอนาคต โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเจ้าหน้าที่ไอทีอธิบายงานอื่นๆ ช่วงเวลา. การอธิบายแบบตัวต่อตัวไปไกลมาก

อีกวิธีหนึ่งในการหยุดสร้างอีเมลที่มากเกินไปสำหรับตัวคุณเองคือการหาเครื่องมือช่วยอีเมลที่ดีที่ช่วยลดอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ แทนที่จะเผยแพร่เหมือนที่ Nudgemail ทำ SaneBox (ประมาณ $ 7 ต่อเดือน) เป็นโซลูชันที่ฉันแนะนำ Mailbird เป็นแอปไคลเอนต์อีเมลที่มาพร้อมกับตัวเลือกเลื่อนซ้ำและคุณสมบัติอื่น ๆ ที่อาจช่วยได้เช่นกัน

หยุดใช้กล่องขาเข้าของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ ทั้งสำหรับงานส่วนตัวและงานที่เกี่ยวข้องกับงาน ขณะนี้มีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมายที่ทำงานได้ดียิ่งขึ้นในการมอบหมายงาน ติดตามงาน อัปเดตรายละเอียดเกี่ยวกับงาน และอื่นๆ ที่ไม่ต้องใช้อีเมล ฉันชอบ Todoist แม้ว่า Wunderlist จะเป็นแอพที่ยอดเยี่ยมเช่นกัน

หากคุณสามารถโน้มน้าวให้ทีมงานหรือแผนกของคุณเลือกเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับการมอบหมายงาน คุณจะมีรูปร่างที่ดีขึ้นมาก นอกเหนือจากแอปการจัดการโครงการเต็มรูปแบบแล้ว ยังมีแอปการทำงานร่วมกันอื่นๆ ที่มีน้ำหนักเบา ใช้งานง่าย ตั้งค่าได้เร็วกว่า และอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าสำหรับความท้าทายของทีมคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูเคล็ดลับอื่นๆ ของฉันเกี่ยวกับวิธีลดปัญหาอีเมลเกินในสำนักงาน