จัดระเบียบ: วิธีใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเพื่อแมปเวิร์กโฟลว์

ในวันแรกของการทำงานจริงครั้งแรกของฉัน บรรณาธิการอาวุโสที่สุดของบริษัทจัดพิมพ์วารสารที่ว่าจ้างฉัน ได้พาฉันไปที่ผังงานขนาดใหญ่ที่ติดอยู่บนผนัง "นี่คือวิธีที่บทความเปลี่ยนจากการเขียนไปสู่การตีพิมพ์" เธอกล่าว เธอแนะนำฉันตลอดกระบวนการทั้งหมด โดยเน้นส่วนที่ฉันและฉันมีส่วนร่วม นี่คือปี 2544 ก่อนที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันจะใช้งานได้ฟรี แต่บทเรียนที่ฉันเรียนรู้ในวันนั้นสามารถนำไปใช้ได้แม้กระทั่งในยุคของ Asana และ Slack

บทความในวารสารทุกฉบับใส่ลงในซองโพลีขนาดใหญ่ที่มีกระดาษติดเทปไว้ด้านหน้า กระดาษถูกกำหนดสีให้กับวารสารที่บทความจะปรากฏ เราเรียกสิ่งนี้ว่าเสื้องาน ทุกครั้งที่บทความไปที่แผนกอื่น ไม่ว่าจะเป็นบรรณาธิการคัดลอกเพื่อพิสูจน์อักษรหรือไปยังแผนกคีย์บอร์ดเพื่อเปลี่ยนแปลง ประวัติการเดินทางของบทความจะถูกบันทึกไว้ในเสื้อแจ็กเก็ตงาน เมื่อพนักงานคนหนึ่งทำงานเสร็จแล้ว เธอจะมอบหมายให้แผนกใหม่โดยเขียนบรรทัดบนแผ่นงาน ใครก็ตามที่เห็นแจ็กเก็ตงานรู้ดีว่าบทความได้ผ่านขั้นตอนทั้งหมดมาทั้งหมดแล้วและควรจะไปที่ใดต่อไป

เมื่อนึกย้อนกลับไป แจ็กเก็ตงานเหล่านี้เป็นบรรพบุรุษของซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ในปัจจุบัน เช่น Asana แผนภูมิเวิร์กโฟลว์ที่ตรึงไว้กับผนังเป็นแนวทางที่ยอดเยี่ยมสำหรับฉัน ในฐานะพนักงานใหม่และคนอื่นๆ ที่เข้าร่วม มันให้ภาพที่ชัดเจนว่าองค์กรทำอะไร และทำอย่างไร

ในโลกปัจจุบัน ที่ซึ่งเราผลักดันให้เกิดสภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษและได้ย้ายไปยังไฟล์และโฟลเดอร์แบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนใหญ่ การละทิ้งการสร้างเอกสารเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้และอัปเดตให้เป็นปัจจุบันจะง่ายกว่า แต่สำหรับธุรกิจทั้งหมดและแม้แต่โครงการทำงานเป็นทีมระดับมือสมัครเล่น การบันทึกเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์

ทำไมต้องเอกสารเวิร์กโฟลว์?

ทำไมคุณควรจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ของคุณ? มีเหตุผลที่สำคัญอย่างยิ่งบางประการ ได้แก่ :

• ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการคิดอย่างถี่ถ้วนและเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นในทุกขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจและทำไม
• ช่วยให้สามารถระบุและตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการได้
• เตือนพนักงานหรือสมาชิกในทีมที่อาจอยู่ห่างไกลจากบางขั้นตอนของธุรกิจว่าทำไมพวกเขาถึงดำรงอยู่และคุณค่าที่พวกเขามอบให้
• จำเป็นสำหรับการปฐมนิเทศสมาชิกในทีม
• เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการอธิบายให้เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และนักลงทุนทราบถึงวิธีการดำเนินธุรกิจ และ
• ช่วยให้ทีมเริ่มใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในข้อสุดท้าย ข้าพเจ้าได้กล่าวถึงอาสนะแล้ว อาสนะเป็นเครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์ คล้ายกับรายการสิ่งที่ต้องทำบนสเตียรอยด์ คล้ายกับระบบ job-jacket ที่ฉันใช้ในงานเผยแพร่ครั้งแรกของฉัน Asana ช่วยให้คุณติดตามงานที่ต้องทำและผลักดันผ่านกระบวนการ ทุกงานมีประวัติของขั้นตอนทั้งหมดหรืองานย่อยที่ผ่าน เมื่อบุคคลหนึ่งทำงานย่อยเสร็จแล้ว เธอจะมอบหมายงานนั้นไปยังขั้นตอนถัดไปและชี้นำไปยังบุคคลหรือแผนกที่จะรับงานต่อไป

ฉันเคยเปรียบเทียบมาก่อนว่าอาสนะเป็นเหมือนสำรับไพ่ ในขณะที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการก็เหมือนกับเกมกระดาน เมื่อคุณเปิดเกมกระดาน คุณอาจมีบางอย่าง เช่น กระดาน ชิ้นส่วนการเล่นที่หลากหลาย และกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนในการเล่นเกม ทุกคนที่เล่นจะต้องยอมรับกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณสามารถเบี่ยงเบนจากกฎได้ แต่เกมได้รับการออกแบบมาเพื่อความเพลิดเพลินสูงสุดเมื่อคุณปฏิบัติตามกฎเหล่านั้น ดังนั้นคุณจึงทำได้

เมื่อคุณเล่นไพ่ ทุกคนที่เล่นจะต้องตกลงกันว่าจะเล่นเกมใดและจะปฏิบัติตามกฎชุดใด จะเล่นหัวใจหรือจะถ่มน้ำลายก็ได้ เกมไพ่บางเกมเป็นที่รู้จักดีจากกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ เช่น Texas Hold'em นอกจากนี้ยังมีเกมอื่น ๆ ที่มีรูปแบบต่างๆ เช่น รัมมี่ (จิน รัมมี่ สเตรท รัมมี่ 500 รัมมี่ และอื่นๆ) และคุณต้องแฮชเกี่ยวกับกฎกับทุกคนที่โต๊ะเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเห็นด้วยกับ วิธีการเล่น. นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการประดิษฐ์การ์ดเกมของคุณเองด้วยกฎเฉพาะที่คุณต้องสอนให้กับทุกคนที่พร้อมจะเล่น

อาสนะ (และเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่น ๆ อีกมากมาย ฉันจะยกตัวอย่างเพิ่มเติมในอีกสักครู่) อย่างที่ฉันพูดไปก็เหมือนสำรับไพ่ ดังนั้นเพื่อให้อาสนะทำงาน ทุกคนจำเป็นต้องรู้ว่าเกมนี้เล่นอย่างไร กฎคืออะไร วัตถุประสงค์คืออะไร และเกมจะจบลงอย่างไร

Kanban เป็นยังไง?

บอร์ด Kanban เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมือนกับสำรับไพ่มากกว่า Trello เป็นตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือคัมบังออนไลน์ ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์และเขียนโปรแกรมมักใช้คัมบังในลักษณะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น การเล่น Texas Hold'em) ในขณะที่ผู้ที่ใช้คัมบังเพื่อการใช้งานส่วนตัวสามารถสร้างกฎเกณฑ์ต่างๆ ที่ต้องการได้

Trello

หากคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่เป็นเอกสาร คุณสามารถแมปเวิร์กโฟลว์นั้นกับ Asana ได้อย่างง่ายดาย การเริ่มใช้ Asana นั้นง่ายกว่า มาก เมื่อคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่เป็นเอกสารอยู่แล้ว เพราะนั่นหมายความว่าคุณได้คิดผ่านกระบวนการทางธุรกิจหรือทีมทั้งหมดแล้วจากบนลงล่าง การนำ Asana มาใช้ต้องมีการลองผิดลองถูกบ้าง แต่ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น แต่มันจะยิ่งยุ่งเหยิงและน่าหงุดหงิดมากขึ้นไปอีกหากคุณทำโดยที่คุณไม่เคยบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณมาก่อน

การทำแผนที่เวิร์กโฟลว์

ด้วยซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ มักจะมีบางสิ่งที่จะเสร็จสิ้น แม้ว่ากระบวนการทั้งหมดจะดำเนินต่อไปก็ตาม อะไรก็ตามที่สามารถทำได้มักจะเป็นงานหรืองานย่อยของคุณ

แนวคิดในการทำให้สำเร็จแตกต่างกันมากในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ โครงการตามคำจำกัดความคือสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์และส่งมอบในวันที่ แต่ไม่ใช่งานทุกประเภทที่เป็นโครงการ ที่โรงพิมพ์วารสารที่ฉันทำงานอยู่ เมื่อมีการตีพิมพ์บทความแล้ว ในทำนองเดียวกัน วารสารแต่ละฉบับมีวันที่สิ้นสุดเมื่อจัดส่ง แต่การแก้ไขการคัดลอกไม่เสร็จสมบูรณ์ เป็นงานต่อเนื่อง ยังคงต้องติดตาม มีการมอบหมายงานที่เป็นรูปธรรม—คัดลอกแก้ไขบทความนี้—แต่การแก้ไขการคัดลอกไม่มีวันสิ้นสุดหรือส่งมอบ

กระบวนการแมปเวิร์กโฟลว์ยังเกี่ยวข้องกับการระบุอย่างชัดเจนว่ากระบวนการหรือขั้นตอนใดจำเป็นต้องกำหนดและติดตามอย่างชัดเจน ความแม่นยำและระดับของรายละเอียดนี้สำคัญมาก

คิดเกี่ยวกับสูตรอาหารสำหรับทำอาหาร สูตรอาหารไม่ได้ระบุทุกขั้นตอนเพราะมีหลายสูตรที่บอกเป็นนัยหรือเข้าใจ สูตรอาหารไม่ได้บอกคุณให้ตอกไข่ ล้างเนื้อหา และโยนเปลือกทิ้ง เพราะ "การเพิ่มไข่" หมายความว่าอย่างนั้น และมันก็ยุ่งยากโดยไม่จำเป็นที่จะระบุขั้นตอนเหล่านั้นทั้งหมด ในทำนองเดียวกัน ในสภาพแวดล้อมการทำงาน อาจเข้าใจว่า "แก้ไขบทความ" หมายถึง "ตรวจสอบพาดหัว ตรวจสอบทางสายย่อย คัดลอก แก้ไขงาน และฝากคำถามใดๆ ให้กับผู้เขียน"

อย่างไรก็ตาม ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องมีความชัดเจนในระดับปลีกย่อย ครั้งหนึ่งฉันเคยทำงานในหนังสือพิมพ์ที่ตรวจสอบพาดหัวข่าว คำบรรยายใต้ภาพ วันที่ด้านล่างสุดของหน้า และหมายเลขหน้าควรแยกขั้นตอนออกจากการคัดลอกเนื่องจากมักถูกมองข้าม

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องหาว่ารายละเอียดระดับใดที่จำเป็น มีขั้นตอนมากเกินไป และผู้ใช้ซอฟต์แวร์จะเพิกเฉยต่อขั้นตอนดังกล่าว น้อยเกินไปและข้อผิดพลาดร้ายแรงอาจเกิดขึ้นได้ อาจต้องใช้การลองผิดลองถูกบ้างเพื่อให้ถูกต้อง แต่คุณต้องตัดสินใจก่อนที่จะเริ่ม

การทำแผนที่ความคิด

เมื่อทำแผนที่เวิร์กโฟลว์ คุณจะใช้เวลาในการค้นหาว่าองค์กรของคุณคิดอย่างไรโดยรวม องค์กรของคุณมีความคิดอย่างไรเกี่ยวกับโครงการ บุคคล หรือหัวข้อที่สนใจ มันมีความเกี่ยวข้องในอาสนะ เช่นเดียวกับในเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่นๆ

หย่อนเป็นตัวอย่างที่ดี Slack เป็นแพลตฟอร์มการรับส่งข้อความที่เน้นการดึงข้อมูลมากกว่าการแจ้งเตือนแบบพุช ดังนั้นจึงเป็นเรื่องของการเลือกรับข้อความที่คุณต้องการรับ ในการสร้างตัวกรองที่ดีสำหรับการแจ้งเตือนเหล่านั้น คุณต้องพึ่งพา Channels บางส่วน ช่องเป็นเหมือนกลุ่ม และเพื่อให้ช่องมีประสิทธิผล คุณต้องรู้ว่าทีมของคุณ คิดอย่างไร เกี่ยวกับทุกอย่าง คุณคิดว่าในแง่ของแผนกหรือโครงการ? คุณคิดว่าในแง่ของหัวข้อหรือลูกค้า? หากคุณบริหารบริษัทอสังหาริมทรัพย์ คุณอาจคิดในแง่ของพื้นที่ใกล้เคียง หรือเกณฑ์มูลค่าทรัพย์สิน หรือตัวแทน คุณต้องคิดให้ออกแนวความคิดของทีมก่อนสร้าง Channels เพื่อให้มีประสิทธิภาพในการอำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง

รหัสสี

เครื่องมือในการทำงานร่วมกันมักมีวิธีอื่นๆ ในการจัดระเบียบข้อมูล เช่น การใช้รหัสสี การติดแท็ก และบางครั้งแม้แต่การแท็กรหัสสี จำแจ็คเก็ตงานที่มีรหัสสีที่ฉันอธิบายไว้ก่อนหน้านี้หรือไม่? ข้อตกลงเดียวกัน เมื่อใช้อย่างถูกต้อง รหัสสีจะเป็นเครื่องบ่งชี้ภาพที่สื่อถึงข้อมูลได้อย่างชัดเจนในทันที ด้วยเหตุนี้ รหัสสีจึงช่วยเพิ่มผลผลิต ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้รหัสสีในเครื่องมือการทำงานร่วมกัน ตราบใดที่คุณต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจความคิดของทีมว่าเหตุใดจึงควรกำหนดรหัสสีตั้งแต่แรก ข้อมูลใดบ้างที่ต้องถูกถ่ายทอดโดยทันทีและไม่มีคำพูด? คุณต้องเข้าใจความคิดของทีมจึงจะสามารถตอบคำถามนั้นได้

รวมวัฒนธรรม

สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะจับคู่กับเครื่องมือการทำงานร่วมกัน และสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและจับคู่ชุดความคิด ชิ้นสุดท้ายคือวัฒนธรรม

เครื่องมือในการทำงานร่วมกันสะท้อนถึงวัฒนธรรมของบริษัท และในทางกลับกัน สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องกำหนดกฎเกณฑ์ทั่วไปของการมีส่วนร่วมเกี่ยวกับความเป็นมืออาชีพ ระดับของระเบียบการ และตำแหน่งที่เหมาะสมและไม่เหมาะสมที่จะพูดนอกประเด็น

จากมุมมองของพนักงานหรือสมาชิกในทีม เครื่องมือในการทำงานร่วมกันมักถูกใช้เป็นที่ระบายอารมณ์ จากประสบการณ์ของผม ผู้คนจะระบายความคับข้องใจของตนโดยไม่คำนึงว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันจะให้พื้นที่เฉพาะสำหรับเรื่องนี้หรือไม่ บางองค์กรเห็นคุณค่าของการอภิปรายแบบเปิดและแม้กระทั่งการอภิปรายอย่างเผ็ดร้อนเกี่ยวกับงาน ในขณะที่บางองค์กรมองว่าเป็นการเบี่ยงเบนความสนใจและอาจเป็นอันตรายได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกันเพียงอย่างเดียวไม่สามารถกำหนดได้ว่าผู้คนจะระบายและคัดค้านในสถานที่ที่เหมาะสมหรือไม่ ต้องมาจากวัฒนธรรมองค์กร ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำต้องชี้แจงให้ชัดเจนว่าพวกเขาต้องการให้สมาชิกในทีมพูดถึงข้อร้องเรียนและข้อโต้แย้งภายในบริบทของงานหรือภายนอก ใครต้องการทราบเมื่อมีปัญหา? สมาชิกในทีมต้องการปกปิดตัวตนก่อนที่จะแสดงข้อกังวลหรือข้อร้องเรียนหรือไม่? มีการร้องเรียนเพื่อระบายหรือเพื่อเน้นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับงานและเวิร์กโฟลว์หรือไม่? ถ้ามันจะเกิดขึ้นอยู่แล้ว (และมันจะเกิดขึ้น) จะดีกว่าที่จะพิจารณาและตัดสินใจเกี่ยวกับมันแทนที่จะแสร้งทำเป็นว่าไม่เกิดขึ้น

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

แหล่งข้อมูลอื่นที่ทำให้เวิร์กโฟลว์การทำแผนที่ง่ายขึ้นคือซอฟต์แวร์การทำแผนที่ความคิด ดูเคล็ดลับเหล่านี้เกี่ยวกับวิธีที่แผนที่ความคิดสามารถขจัดการจัดการโครงการของคุณได้ หากคุณอยู่ในช่วงเริ่มต้นของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คำแนะนำสี่ข้อสำหรับการเริ่มต้นใช้งานจะช่วยคุณได้ และสำหรับการดูอาสนะให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น การอ่านเคล็ดลับบางประการสำหรับการใช้อาสนะจะช่วยได้