วิธีจัดระเบียบชีวิตของคุณด้วยบอร์ด Kanban
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-29ลองนึกภาพว่ามีวิธีจัดการชีวิตของคุณที่ใช้งานง่าย จัดระเบียบความคิดและโครงการ ป้องกันไม่ให้คุณทำอะไรมากเกินไปในคราวเดียว และช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย นั่นคือคัมบังส่วนตัว
Kanban เป็นวิธีการจัดระเบียบและติดตามงาน เริ่มต้นที่โรงงานผลิตรถยนต์ในญี่ปุ่น และต่อมาได้กลายเป็นที่นิยมในหมู่นักพัฒนาซอฟต์แวร์ แตกต่างจากวิธีการจัดระเบียบงานอื่นๆ ใน 2 วิธีที่สำคัญคือ อย่างแรกมันดูแตกต่างออกไป ในการใช้คัมบัง เราจำเป็นต้องมีบอร์ดคัมบังหรือแอพคัมบัง ซึ่งช่วยให้ผู้คนเห็นภาพการทำงานในรูปแบบใหม่ ฉันจะอธิบายวิธีการทำงานโดยละเอียดเพิ่มเติมในอีกสักครู่พร้อมกับรูปภาพบางส่วน ประการที่สอง เป็นการดีมากที่จะจำกัดจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายจากบุคคลหนึ่งในเวลาใดก็ตาม ด้วยวิธีนี้ คัมบังจึงยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่มักจะใช้เวลามากเกินไปในคราวเดียว และทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเสียหาย
คุณสามารถใช้คัมบังในชีวิตส่วนตัวของคุณเพื่อการใช้งานที่หลากหลาย เช่น:
แบ่งปันรายการสิ่งที่ต้องทำกับสมาชิกในครัวเรือนคนอื่น ๆ
จัดงานแต่งงานหรืองานใหญ่อื่นๆ
ดำเนินโครงการกลุ่ม (เช่น การทำงานร่วมกันของโรงเรียน ความพยายามในการเคลื่อนไหว หรืองานอาสาสมัคร)
จัดเรียงและติดตามแนวคิดต่างๆ (อะไรก็ได้ตั้งแต่อาหารเย็นไปจนถึงรายการซื้อของในวันหยุด)
ดังนั้นคัมบังคืออะไรและทำงานอย่างไร
Kanban คืออะไร?
Kanban เป็นวิธีการจัดระเบียบและติดตามงาน โดยปกติแล้วจะใช้กับกลุ่มคน แม้ว่าจะใช้งานแบบส่วนตัวได้เพียงคนเดียว เราเริ่มต้นด้วยกระดานที่มีคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์มีความสำคัญ ตัวอย่างที่ง่ายที่สุดที่เราสามารถใช้เพื่อทำความเข้าใจคัมบังคือการตั้งชื่อคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ การทำ และเสร็จสิ้น นี่เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น คุณสามารถตั้งชื่อคอลัมน์ตามที่คุณต้องการและใช้งานได้ตามที่คุณต้องการ
ต่อไปเรามีการ์ด การ์ดแต่ละใบมีงาน คุณวางการ์ดเหล่านี้บนกระดานในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ดังนั้น ถ้าเราจะจดรายการของสิ่งที่เราต้องทำในวันนี้ เราจะมีชุดไพ่ในคอลัมน์ สิ่งที่ต้องทำ และไม่มีการ์ดในสองคอลัมน์ที่เหลือ
ขณะที่เราทำงาน เราจะย้ายการ์ดที่เกี่ยวข้องไปยังคอลัมน์ที่แสดงสถานะการทำงานได้ดีที่สุด งานที่กำลังดำเนินการอยู่ในคอลัมน์ Doing เมื่องานเสร็จสิ้น งานนั้นจะเข้าสู่คอลัมน์เสร็จสิ้น คุณสามารถล้างการ์ดออกจากคอลัมน์เสร็จสิ้นได้บ่อยเท่าที่ต้องการ
การ์ดแต่ละใบสามารถมีรายละเอียดได้มากกว่าแค่ชื่องาน ลองนึกภาพว่าเรากำลังใช้บอร์ดคัมบังที่นี่เพื่อจัดการรายการงานบ้านของครอบครัว สมาชิกในครอบครัวทุกคนได้รับมอบหมายงานบางอย่าง แต่ละคนเขียนชื่อของตนลงบนการ์ด และบางทีการ์ดอาจมีวันครบกำหนดอยู่ด้วย ตอนนี้ เมื่อเราดูที่กระดาน เราจะเห็นว่าใครได้รับมอบหมายให้ทำงานแต่ละงานและสถานะของงานทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ เราจึงได้แนวคิดภาพรวมเกี่ยวกับสถานะของงานทั้งหมด
นี่คือกุญแจสำคัญ: บอร์ด Kanban สร้างการแสดงภาพสำหรับบางสิ่งที่ไม่เป็นภาพเลย นอกจากนี้ยังสามารถโต้ตอบได้เนื่องจากคุณต้องย้ายการ์ดเมื่อคุณทำงานต่างๆ เสร็จ
Kanban สามารถทำอะไรได้อีก?
เราทราบแล้วว่าบอร์ดคัมบังสามารถช่วยเราจัดการงานและดูสถานะของงานในทีมได้ ลองนึกภาพอีกสองสามตัวอย่างการใช้คัมบังที่บ้านเพื่อดูว่ามันทำอะไรได้อีก
ประมวลผลความคิดผ่านการเคลื่อนไหว
ประโยชน์อีกประการของคัมบังเกี่ยวข้องกับการย้ายไพ่จากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง คนที่ไม่คิดเชิงเส้นในบางครั้งพบว่าความคิดที่เคลื่อนไปรอบๆ ช่วยให้พวกเขาประมวลผลข้อมูลได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังวางแผนจัดงานแต่งงาน คุณอาจมีคอลัมน์ที่ชื่อว่ารอดำเนินการ ซึ่งคุณวางงานที่รอการยืนยันหรืออาศัยงานอื่นๆ ที่ต้องทำก่อน ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีงานในการสร้างแผนผังการจัดที่นั่ง แต่คุณไม่สามารถทำจนเสร็จได้จนกว่าคุณจะสร้างรายชื่อแขกที่ยืนยันแล้ว ในขณะที่คุณย้ายงานเหล่านี้จากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง อาจช่วยให้คุณประมวลผลสถานะของแต่ละงานและมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าจะต้องเกิดอะไรขึ้นต่อไป
รวมภาพเพิ่มเติม
มายึดติดกับแนวคิดในการวางแผนงานแต่งงานกันสักครู่เพื่อแสดงข้อดีต่อไปของการใช้คัมบัง แอพคัมบังส่วนใหญ่ให้คุณเพิ่มรูปภาพลงในการ์ดงานของคุณ การ์ดงานสำหรับทำแผนผังการจัดที่นั่งอาจมีไดอะแกรมการทำงานจริงด้วย เพื่อให้คุณมีภาพเตือนความจำของงานและสถานะของงาน ในทำนองเดียวกัน คุณอาจเพิ่มภาพตัวอย่างเค้กแต่งงานหรือการจัดดอกไม้เพื่อช่วยให้มองเห็นงานเหล่านั้นได้อย่างแท้จริง
ป้องกันไม่ให้คุณทำงานมากเกินไป
ประโยชน์อย่างหนึ่งของการใช้คัมบังเพื่อจัดระเบียบงานคือ คุณสามารถสร้างขีดจำกัดงานระหว่างทำ (WIP) ได้ ขีดจำกัด WIP คือขีดจำกัดของจำนวนงานที่บุคคลหนึ่งคนสามารถมอบหมายให้กับพวกเขาได้ในเวลาที่กำหนด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้าขีดจำกัด WIP คือสาม และคุณมีงานสามงานที่มอบหมายให้คุณ คุณต้องทำงานใดงานหนึ่งให้เสร็จก่อนจึงจะสามารถยอมรับงานใหม่ได้
อย่างมีประสิทธิภาพ ขีดจำกัด WIP บรรลุสองสิ่ง ประการแรก จะป้องกันไม่ให้บุคคลได้รับมอบหมายงานมากกว่าคนอื่นๆ ในทีม อย่างที่สอง ขีดจำกัด WIP ต้องการให้คุณทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น แทนที่จะทิ้งงานยากๆ ไปแทนที่งานที่ใหม่กว่าและง่ายกว่า
แอปคัมบังบางแอปมีเครื่องมือสำหรับตั้งค่าขีดจำกัด WIP สองตัวอย่างคือ KanbanFlow และ LeanKit เมื่อมีคนถึงขีดจำกัด แอปจะป้องกันไม่ให้พวกเขาได้รับงานใหม่ แอพบางตัวเพียงแค่ให้คำแนะนำโดยเพิ่มแฟล็กสีแดงเมื่อคุณใช้งานเกินขีดจำกัด ขีดจำกัด WIP อาจเป็นกฎที่ไม่เป็นทางการที่คุณปฏิบัติตาม ไม่จำเป็นต้องเป็นคุณลักษณะที่มีเครื่องมือ
ระดมสมองและจัดเรียงไอเดีย
คุณสามารถใช้บอร์ดคัมบังได้มากกว่างานติดตาม ในตัวอย่างคลาสสิกของวิธีใช้คัมบัง แต่ละคอลัมน์บนกระดานแสดงถึงเฟสหรือขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ ที่ไม่จำเป็นต้องเป็นกรณีอย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้แอปคัมบังเพื่อระดมความคิด จัดเรียงแนวคิด หรือแม้แต่บันทึกรูปภาพในพินบอร์ดเสมือนได้อย่างง่ายดาย (เหมือนกับการมีบอร์ด Pinterest ส่วนตัว แต่ไม่มีฟีดเนื้อหาจากบุคคลอื่น)
ไม่นานมานี้ ฉันกำลังทดสอบบริการจัดส่งชุดอาหาร เมื่อฉันตรวจทานผลิตภัณฑ์อื่นๆ ฉันสามารถจดบันทึกเกี่ยวกับแต่ละผลิตภัณฑ์ได้อย่างง่ายดาย และอาจสร้างสเปรดชีตเพื่อเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม ระหว่างมื้ออาหาร ฉันพบว่าการจดบันทึกและจดจำอาหารต่างๆ ที่ฉันกินได้ง่ายขึ้นมากเมื่อเห็นภาพเหล่านั้น ดังนั้นฉันจึงเริ่มกระดานคัมบังด้วยอาหารทั้งหมดที่ฉันทำ แต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อบริษัท และการ์ดแต่ละใบแสดงถึงอาหารมื้อหนึ่ง ฉันเพิ่มรูปภาพ บันทึกย่อ และลิงก์ไปยังสูตร
แนะนำโดยบรรณาธิการของเรา
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้บอร์ดคัมบังเพื่อบันทึกแนวคิดเกี่ยวกับสถานที่พักผ่อนในอนาคต (หรือจดบันทึกวันหยุดพักผ่อนที่คุณเคยไปในอดีต) หรือคุณสามารถรวบรวมสูตรอาหารที่คุณชื่นชอบและเลือกสองสามรายการเพื่อใส่ลงในคอลัมน์ที่แสดงถึงสิ่งที่คุณจะทำสำหรับอาหารค่ำในแต่ละคืนในสัปดาห์นี้ ท้องฟ้ามีขีดจำกัดสำหรับการใช้คัมบังในการระดมความคิดและจัดเรียงแนวคิด
แอพที่ดีที่สุดสำหรับ Kanban ส่วนตัวคืออะไร?
แอพ Kanban มีมากมายและหลายแอพฟรีหรืออย่างน้อยก็มีระดับบริการฟรี บางคนดีกว่าคนอื่นขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งใจจะใช้อย่างไร
Trello เป็นหนึ่งในแอพสไตล์คัมบังที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเพราะใช้งานง่ายมาก ด้วยเหตุผลนี้ จึงน่าจะเป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ ของฉันสำหรับการใช้คัมบังสำหรับองค์กรส่วนบุคคล (ซึ่งต่างจากการตั้งค่าทางธุรกิจ) เวอร์ชันฟรีไม่ได้มาพร้อมกับคุณสมบัติมากมาย แต่คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติที่คุณต้องการผ่าน "การเพิ่มพลัง" ตัวอย่างการเพิ่มพลังบางส่วน ได้แก่ มุมมองปฏิทิน การติดตามเวลา และฟิลด์ที่กำหนดเอง บัญชีฟรีมาพร้อมกับการเพิ่มพลังหนึ่งครั้งต่อบอร์ด และคุณจะได้รับมากขึ้นด้วยบัญชีแบบชำระเงิน หากคุณสนใจที่จะใช้ Trello เพื่อจัดระเบียบ ดูคำแนะนำของฉันในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน
Zenkit เป็นอีกตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับแอพ Kanban สำหรับการใช้งานส่วนตัว คล้ายกับ Trello, Zenkit ใช้งานง่ายมากและปรับแต่งได้สูง ฉันยังชอบที่ไม่เน้นธุรกิจมากเกินไป รูปลักษณ์และความรู้สึกเบา เป็นมิตร และมีสีสัน
Asana ไม่ได้เริ่มต้นจากการเป็นแอปคัมบัง (เป็นแอปจัดการการทำงานร่วมกัน) แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้เพิ่มฟีเจอร์ที่เรียกว่า Boards เพื่อให้ผู้คนสามารถใช้คัมบังในการจัดการงานของตนได้หากต้องการ Asana เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามงานในกลุ่มคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ข้อมูลที่เป็นข้อความจำนวนมาก เช่น การเขียนรายการตรวจสอบภายในงานของคุณ
Leankit มีฟีเจอร์มากกว่าแอปสไตล์คัมบังอื่น ๆ มากมาย ดังนั้นจึงเป็นแอปที่ดีที่จะใช้หากคุณสนใจเกี่ยวกับขีดจำกัด WIP และช่องว่าย (นั่นคือความสามารถในการจัดเรียงเนื้อหาบนกระดานของคุณโดยอัตโนมัติ ไม่เพียงแต่เป็นคอลัมน์แนวตั้ง แต่ยังรวมถึงแนวนอนด้วย) , และคนอื่น ๆ. Leankit ไม่มีระดับบริการฟรี แต่คุณสามารถทดลองใช้ฟรีได้
Wrike เป็นแอพที่ยอดเยี่ยมอีกตัวสำหรับคัมบัง ค่อนข้างเน้นธุรกิจ แต่ทำให้เป็นเครื่องมือที่ดีหากคุณวางแผนที่จะใช้สำหรับทั้งธุรกิจและองค์กรส่วนบุคคล มีบริการระดับฟรีพร้อมฟีเจอร์ที่จำกัด แม้ว่าจะเต็มไปด้วยฟีเจอร์มากมายหากคุณชำระค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกสำหรับบริการระดับพรีเมียม
เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำแบบดั้งเดิมล้มเหลว ให้ลองใช้ Kanban
หากรายการสิ่งที่ต้องทำแบบดั้งเดิมไม่ได้ผลสำหรับคุณ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้บอร์ดคัมบัง สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับคัมบังคือมันเหมาะสำหรับคนประเภทต่างๆ หากคุณเป็นนักคิดที่ไม่เป็นเส้นตรง ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณสามารถดูข้อมูลจำนวนมากได้ในพริบตา หรือต้องการการดำเนินการที่สัมผัสได้เพื่อช่วยในการประมวลผลข้อมูล คัมบังอาจเหมาะสำหรับคุณ