จัดระเบียบ: วิธีแยกงานและไฟล์ส่วนตัวของคุณออกจากกัน

พนักงานข้อมูลเช่นฉันมักจะตรวจสอบอีเมลที่ทำงานของเราในช่วงสุดสัปดาห์ หรือเราอาจเดินหน้าในการนำเสนอที่สำคัญในช่วงดึกจากที่บ้าน หากเป็นช่วงที่มีประสิทธิผลสูงสุดของเรา (หรือถ้าเราทำงานอยู่เบื้องหลังในโครงการ) เรามีแนวโน้มที่จะตอบข้อความส่วนตัวเท่ากันในขณะที่เราอยู่ที่ทำงานหรือบางทีอาจสแกนเอกสารประกันบ้านบนเครื่องถ่ายเอกสารของสำนักงาน ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้โดยทั่วไปชอบความยืดหยุ่นประเภทนี้ แต่ถ้าคุณไม่ระมัดระวังเกี่ยวกับวิธีแยกงานและไฟล์ส่วนตัวของคุณ อาจทำให้ตัวคุณเองและข้อมูลของคุณมีปัญหาได้

พฤติกรรมเสี่ยงในพื้นที่สีเทาระหว่างงานและชีวิตอาจทำให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตกอยู่ในความเสี่ยง ตัวอย่างเช่น ในขณะที่หลายคนอาจสแกนเอกสารส่วนตัวที่สำนักงานที่นี่และที่นั่น คุณไม่ต้องการสแกนสิ่งใดที่ละเอียดอ่อน เพราะถ้าคุณเป็นหัวหน้าฝ่ายไอที คุณจะไม่รู้ว่าเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นจะบันทึกที่ใด สำเนาของไฟล์ที่สแกน สิ่งเหล่านี้อาจอยู่บนฮาร์ดไดรฟ์ของสแกนเนอร์เอง และอาจบันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันที่ไม่ปลอดภัยด้วย

นอกจากนี้ เพื่อรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน การมีเครื่องชี้นำที่เตือนคุณเมื่อคุณกำลังทำงานประเภทหนึ่งเมื่อคุณอยู่นอกเวลานั้นมีประโยชน์ สมมติว่าคุณกำลังติดตามอีเมลบางฉบับในวันหยุดของครอบครัวเป็นเวลาสามวัน คุณอาจชื่นชมที่คุณมีความยืดหยุ่นและโอกาสในการจับประเด็นเร่งด่วน แต่คุณอาจต้องการกลับไปสนุกสนานกับ Splash Mountain กับลูกๆ ของคุณด้วย ด้วยกลยุทธ์ง่ายๆ สองสามวิธีในการแยกไฟล์ส่วนตัวและไฟล์งาน คุณจะไม่ถูกครอบงำโดยการทำงานนานเกินไปเมื่อคุณกำลังเพลิดเพลินกับเวลาส่วนตัวและในทางกลับกัน

แบ่งไฟล์ของคุณออกเป็นสัดส่วน

เคล็ดลับหลักในการแยกงานและไฟล์ส่วนบุคคลคือการแบ่งส่วน การเก็บสิ่งของเฉพาะไว้ในสถานที่เฉพาะไม่เพียงแต่สร้างระเบียบเท่านั้น แต่ยังสร้างความมั่นใจอีกด้วย ใช้งานได้ทั้งในโลกทางกายภาพและโลกดิจิทัล หากคุณใส่กุญแจไว้ในกระเป๋าข้างขวาและโทรศัพท์ทางซ้ายเสมอ คุณจะไม่มีวันค้นหาเสื้อแจ็คเก็ตของคุณเพื่อหาสิ่งของเหล่านั้น

สำหรับไฟล์ดิจิทัล หลักการเหมือนกัน แต่ความเป็นจริงแตกต่างกันเล็กน้อย คุณสามารถเก็บไฟล์งานทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียวและไฟล์ส่วนตัวในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง แต่จะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ คอมพิวเตอร์ แอป หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่เดียวกันหรือไม่ คุณต้องการให้พวกเขา?

บางครั้งเราแยกไฟล์งานออกจากไฟล์ส่วนตัวเพื่อรักษาขอบเขตเพื่อไม่ให้ยุ่งกับงานเมื่อเราควรใช้เวลาอยู่กับครอบครัวและเพื่อนฝูง หรือเพื่อไม่ให้เราอยากยื่นภาษีให้เสร็จ เราอยู่บนนาฬิกา

หลายปีที่ผ่านมา ฉันได้พัฒนากลยุทธ์ที่ช่วยแบ่งงานและไฟล์ส่วนตัวเพื่อให้เป็นไปตามเงื่อนไขเหล่านี้:

• แยกจากกันเสมอ
• พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าฉันจะอยู่ที่ไหน แต่
• ฉันไม่สะดวกเล็กน้อยในการเข้าถึงไฟล์งานเมื่อฉันอยู่ในโหมดโฮมและไฟล์โฮมเมื่อฉันอยู่ในโหมดทำงาน

ใช้อินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันสำหรับสิ่งต่าง ๆ

อันดับแรก เรามาพูดถึงเอกสารดิจิทัลกันก่อน เช่น เอกสารประมวลผลคำ สเปรดชีต งานนำเสนอ PDF และรูปภาพ

วิธีที่ง่ายที่สุดที่ฉันพบในการแยกเอกสารออกจากกันและยังเข้าถึงได้คือการเก็บไว้ในบริการซิงค์ออนไลน์ และใช้บริการต่างๆ สำหรับข้อมูลประเภทต่างๆ ฉันใช้ Dropbox ($9.99 ต่อเดือนที่ Dropbox) เพื่อจัดเก็บ สำรอง และซิงค์ไฟล์ส่วนตัวของฉัน และฉันพึ่งพา Google ไดรฟ์ ($9.99 ต่อเดือนที่ Dropbox) ในการทำงาน มีตัวเลือกมากมายนอกเหนือจากบริการทั้งสองนี้ ซึ่งคุณสามารถอ่านได้ในรายการบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ที่ดีที่สุดของ PCMag แต่ประเด็นคือการเริ่มต้นด้วยการแยกไฟล์ของคุณออกเป็นสองบริการที่แตกต่างกัน

เหตุใดฉันจึงไม่เลือกบริการจัดเก็บข้อมูลที่ชื่นชอบและสร้างบัญชีสองบัญชีแทนที่จะใช้บริการที่แตกต่างกันสองรายการ การมีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันช่วยให้ฉันรักษาขอบเขตที่ต้องการระหว่างไฟล์งานและไฟล์ส่วนตัว

ถ้าฉันดูที่อินเทอร์เฟซทางเว็บของ Google ไดรฟ์ ฉัน รู้สึก เหมือนกำลังทำงานอยู่ ถ้าฉันจ้องที่ Google ไดรฟ์ในขณะที่ไปเที่ยวพักผ่อน เสียงระฆังก็ดังขึ้นในหัวซึ่งเตือนว่าฉันกำลังทำงานอยู่และควรนอนเล่นริมสระน้ำ แต่ถ้าฉันกำลังใช้งาน Dropbox ในช่วงสุดสัปดาห์ จัดระเบียบรูปภาพส่วนตัว สมองของฉันก็ไม่ส่งสัญญาณ "คุณกำลังทำงาน" แบบเดียวกันนี้ให้ฉัน เมื่อเวลาผ่านไป ฉันได้พัฒนาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างแต่ละอินเทอร์เฟซและสิ่งที่ฉันทำในอินเทอร์เฟซนั้น สำหรับฉัน การมีขอบเขตชีวิตการทำงานที่ชัดเจนมีความสำคัญมากกว่าเพราะฉันทำงานจากสำนักงานที่บ้าน เมื่อฉันทำงานเต็มเวลาในอาคารสำนักงาน ฉันใช้กลยุทธ์ที่คล้ายคลึงกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์แบบเดียวกัน

สร้างตัวชี้นำภาพในระบบปฏิบัติการและธีมของคุณ

บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบางอย่าง เช่น บริการที่ผสานรวมกับระบบปฏิบัติการของคุณอย่างแน่นหนา จะไม่เหมือนกับสิ่งใดเลย (เว้นแต่คุณจะใช้เว็บแอป) พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีส่วนต่อประสานที่ชัดเจน อีกวิธีหนึ่งที่คุณอาจแบ่งส่วนได้โดยไม่ต้องรู้ตัวก็คือการใช้ระบบปฏิบัติการอื่นในที่ทำงานและที่บ้าน หากคุณมีเครื่อง Windows ในสำนักงานและ Mac ที่บ้าน คุณอาจเคยสัมผัสความรู้สึกแบบ Hyper-aware เหมือนกันเมื่อคุณทำงานสำนักงานที่บ้านด้วย Mac

ปัญหาอีกประการหนึ่งอาจเป็นเพราะคุณใช้เครื่องมือเดียวกันในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวเพราะคุณชอบเครื่องมือเหล่านี้ คุณคงไม่อยากเลือกเครื่องมือหรืออินเทอร์เฟซสองแบบ คุณต้องการใช้สิ่งที่คุณชอบที่สุดสำหรับทั้งคู่ ตัวอย่างเช่น เพื่อนของฉันบางคนใช้ Slack ($9.99 ต่อเดือนที่ Dropbox) เพื่อการสื่อสารส่วนตัว และพวกเขายังใช้ Slack ในที่ทำงานอีกด้วย ในสถานการณ์นั้น ฉันแนะนำให้เปลี่ยนธีม (เช่น แบบแผนชุดสี) ของบัญชี Slack ทั้งสองบัญชีเพื่อให้ดูแตกต่างกัน คุณจะเชื่อมโยงชุดสีหนึ่งกับงานและอีกชุดหนึ่งกับการพูดคุยส่วนตัวแบบส่วนตัว

แบ่งช่องโดยเบราว์เซอร์

อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการแบ่งงานของคุณออกเป็นชิ้นๆ และสร้างภาพที่จะเตือนคุณว่างานประเภทใดที่คุณทำอยู่คือการใช้เบราว์เซอร์ประเภทหนึ่งในที่ทำงานและอีกประเภทหนึ่งที่บ้าน ภาพที่เห็นอาจดูละเอียดอ่อนกว่า แต่คุณยังคงคุ้นเคยกับการเปิดตัว เช่น Chrome สำหรับที่ทำงาน และ Firefox สำหรับสิ่งของส่วนตัว

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะใช้เบราว์เซอร์สองแบบแยกกันเพื่อแยกประวัติเว็บของคุณออกจากกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจระมัดระวังมากขึ้นเกี่ยวกับการล้างแคชของเบราว์เซอร์สำหรับไฟล์งาน เนื่องจากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของบริษัท แต่จริงๆ แล้วคุณอาจต้องการเก็บประวัติเว็บส่วนตัวของคุณไว้ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาไซต์ที่คุณเข้าชมเมื่อสองสามวันก่อนได้อย่างรวดเร็ว (หรือรอง ในทางกลับกัน)

ใช้แอพไคลเอนต์อีเมลเพื่อประโยชน์ของคุณ

ในโทรศัพท์มือถือ มีวิธีง่ายๆ ในการแยกอีเมลที่ทำงานออกจากอีเมลส่วนตัว ไม่ว่าคุณจะใช้บริการอีเมลเดียวกัน เช่น การใช้ Gmail สำหรับทั้งที่ทำงานและที่บ้าน วิธีแก้ไข: ใช้โปรแกรมรับส่งเมลที่แตกต่างกัน

Gmail มีแอปแบบสแตนด์อโลน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเลือกเป็นแอปที่คุณใช้เพื่อเข้าถึง Gmail บน iPhone คุณสามารถใช้แอพ Stock Mail หรือบนโทรศัพท์ประเภทใดก็ได้ คุณสามารถติดตั้งแอปไคลเอ็นต์อีเมลของบริษัทอื่นที่ทำงานร่วมกับ Gmail ได้ เช่น Boxer ($9.99 ต่อเดือนที่ Dropbox) หรือ Inboxcube ($9.99 ต่อเดือนที่ Dropbox)

ฉันชอบใช้แอพแยกสำหรับอีเมลที่ทำงานและอีเมลส่วนตัว ฉันได้รับประโยชน์เหมือนกันจากการมีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันสองแบบ นอกจากนี้ เมื่อฉันพยายามจะไม่ถูกดูดเข้าไปในงาน ฉันสามารถปิดและปิดอีเมลที่ทำงานในขณะที่ทำให้อีเมลส่วนตัวของฉันเข้าถึงได้ง่ายขึ้น หรือในทางกลับกัน

อาจเป็นกรณีที่คุณชอบแอปไคลเอนต์อีเมลเพียงแอปเดียว และคุณต้องการใช้สำหรับทั้งอีเมลที่ทำงานและอีเมลส่วนตัวของคุณ ด้วยแอพมากมาย คุณสามารถรับรองความถูกต้องได้หลายบัญชีและสลับไปมาระหว่างกันได้ตามต้องการ มันให้ความสะดวกในการใช้งานจริง ๆ ที่คุณอาจไม่ต้องการอย่างไรก็ตาม คุณสูญเสียประโยชน์จากการมีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันสองอินเทอร์เฟซ และคุณสูญเสียความสามารถในการออกจากแอปด้วยบัญชีใดก็ตามที่คุณต้องการให้ดึงดูดน้อยลงในขณะนี้ บางทีคุณอาจต้องการให้เทคโนโลยีของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้น้อยลงเล็กน้อยเพื่อประโยชน์ด้านจิตวิทยาของคุณเอง

แบ่งส่วนเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น

หากคุณต้องการขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว การแบ่งข้อมูลออกเป็นแอป บริการ ระบบปฏิบัติการ และเบราว์เซอร์ต่างๆ ช่วยได้มาก

การมีพื้นที่เสมือนสองแห่งที่แตกต่างกันซึ่งคุณเข้าถึงไฟล์ของคุณจะสร้างสัญญาณ การเชื่อมโยง และอุปสรรคในการเข้า ซึ่งช่วยให้คุณลดเวลาทำงานหรือทำงานส่วนตัวในขณะที่คุณอยู่ที่ทำงาน ในขณะที่ยังช่วยให้คุณทำเสร็จเมื่อถึงเวลา จำเป็น.