จัดระเบียบ: วิธีติดตามรายงานค่าใช้จ่ายของคุณก่อนสิ้นปี

ใกล้จะสิ้นปีแล้ว คุณทำงานเงียบๆ ที่โต๊ะทำงานเมื่อมีอีเมลใหม่มาจากแผนกบัญชี คุณอ้าปากค้างในหัวเรื่อง และเพื่อนร่วมงานทั้งหมดของคุณก็หันมาดูว่ามีอะไรผิดปกติ แก้มของคุณแดงระเรื่อเมื่อคุณยอมรับว่าจนถึงขณะนี้ คุณลืมยื่นรายงานค่าใช้จ่ายโดยสิ้นเชิง อีเมลแจ้งว่ากำหนดส่งคือวันนี้ ความร้อนจากแก้มแปรเปลี่ยนเป็นความน่ากลัวที่ไหลผ่านหน้าอกและเข้าไปในช่องท้อง บริษัทของคุณเป็นหนี้คุณสองสามร้อยเหรียญ และในช่วงเวลานี้ของปี คุณสามารถใช้มันได้จริงๆ อย่าตกใจ! ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายได้

บางองค์กรทำให้การส่งรายงานค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องง่าย แม้ว่าจะมาช้าก็ตาม การมีบัตรเครดิตของบริษัทที่เชื่อมโยงกับระบบการรายงานค่าใช้จ่ายช่วยได้มาก ตัวอย่างเช่น แต่ไม่ใช่ทุกคนที่มีความหรูหรา ดังนั้น หายใจเข้าลึก ๆ และทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระโดยเร็วที่สุด

โปรดทราบว่าบทความนี้ส่วนใหญ่ใช้กับประเภทประกอบอาชีพอิสระที่ต้องหมุนรอบเพื่อรับใบเสร็จรับเงินเมื่อสิ้นปีเพื่อเรียกร้องการหักภาษีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

1. ถามเมื่อถึงกำหนดเวลาจริงและคุณสามารถยื่นเรื่องล่าช้าได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณกำหนดปีการเงินและวิธีจัดการกับเงินคงค้าง กำหนดเวลาในการยื่นรายงานค่าใช้จ่ายอาจผ่านไปแล้ว แต่นั่นไม่ได้แปลว่าการส่งใบเสร็จของคุณสายเกินไป คนฉลาดกำหนดเส้นตาย ถ้ามีคนบอกคุณว่าเส้นตายคือวันศุกร์สิ้นวัน มีโอกาสสูงที่เส้นตายที่แท้จริงคือเช้าวันจันทร์หรือหลังจากนั้น

ขอรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่แท้จริงสำหรับรายงานค่าใช้จ่ายจากใครสักคนในฝ่ายบัญชีหรือหัวหน้าของคุณ และหากมีสิ่งใดที่คุณสามารถทำได้หากคุณพลาดไป มักจะมี. หากคุณสามารถยื่นเรื่องได้ช้า ให้แสดงความเมตตาและกรุณาต่อคนที่ช่วยคุณทำ และโน้มตัวไปข้างหลังเพื่อส่งมอบสิ่งที่พวกเขาขอ ให้ละเอียด จำไว้ว่าพวกเขากำลังทำสิ่งที่ชอบคุณ พยายามอย่างเต็มที่เพื่อส่งคืนโดยทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น

2. ตรวจสอบกฎการรับเงิน

หากคุณเคยยื่นรายงานค่าใช้จ่ายมาก่อน คุณอาจทราบกฎพื้นฐานในการส่งใบเสร็จ แต่คุณรู้รายละเอียดที่ดีหรือไม่? เมื่อยื่นรายงานค่าใช้จ่ายเป็นเวลานานหลังจากที่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น คุณอาจได้รับใบเสร็จบางส่วนหายไป ค้นหาว่ามีนโยบายหรือไม่ เช่น กำหนดให้ต้องมีใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายที่มากกว่า 10 ดอลลาร์เท่านั้น นอกจากนี้ ให้ถามว่าคุณสามารถแสดงหลักฐานการชำระเงินได้หรือไม่โดยระบุรายการบัญชีบัตรเครดิตโดยเน้นที่บรรทัดรายการ รายละเอียดเหล่านี้สามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างในเวลาที่คุณต้องเตรียมรายงานค่าใช้จ่าย

3. สร้างโครงร่างของรายการและวันที่

เมื่อถึงเวลาเริ่มต้นสร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระแล้ว ให้จัดทำรายการค่าใช้จ่ายหลักๆ ที่จำเป็นในการเรียกร้อง เช่น รายการที่คุณซื้อ การเดินทาง และการต้อนรับลูกค้า หากคุณกำลังยื่นเพียงรายการเดียวหรือเที่ยวเดียว ให้ข้ามขั้นตอนนี้

หากรายการในรายการของคุณเป็นกิจกรรม เช่น การเยี่ยมชมลูกค้าหรือการประชุม ให้จดวันที่ไว้ จากนั้นสร้างรายการสำหรับแต่ละวันด้านล่างกิจกรรมดังนี้:

การประชุม X: 1-3 มิถุนายน
1 มิถุนายน
2 มิถุนายน
3 มิถุนายน

4. นึกภาพค่าใช้จ่ายของคุณ

เมื่อนำค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางหรืองานต่างๆ มารวมกัน ฉันพบว่าการแสดงรายการค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุด (เช่น ค่าตั๋วเครื่องบิน โรงแรม และค่าเข้าชม) ก่อนจะช่วยได้ก่อน แล้วจึงพยายามนึกถึงหรือคิดใหม่ในแต่ละวันเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่มีขนาดเล็กลง ทำสิ่งนี้ด้านล่างรายการในแต่ละวัน

ฉันชอบร่างโครงร่างคร่าวๆ สำหรับค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้ จากนั้นกรอกตามที่ฉันจำได้ (ขั้นตอนที่ 5-7 มีเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการเติมช่องว่างเมื่อหน่วยความจำทำให้คุณล้มเหลว) โครงร่างควรมีประเด็นเหล่านี้มากเท่าที่เกี่ยวข้องกับวันที่ของคุณ:

• สถานที่เริ่มต้น. คุณนอนที่ไหน คุณมีค่าใช้จ่ายใด ๆ ในสถานที่แห่งนี้ เช่น ค่า Wi-Fi หรือไม่?
• การเดินทางในท้องถิ่น คุณเคยไปที่ไหนมาบ้าง และถ้าเคย คุณมาได้อย่างไร (รถยนต์ แท็กซี่ บริการรถ ขนส่งสาธารณะ)? คุณกลับมาได้อย่างไร ถ้าเรียกค่าธรรมเนียมต่อไมล์สำหรับการขับรถ ระยะทางเท่าไหร่?
• อาหาร คุณทานอาหารเช้า กลางวัน และเย็นที่ไหน คุณซื้อเครื่องดื่มใดๆ รวมทั้งน้ำขวดและกาแฟหรือของว่างหรือไม่?
• เสบียง. คุณจำเป็นต้องซื้อสิ่งที่คาดหวังหรือไม่คาดคิดในระหว่างวันของคุณหรือไม่?
• ตำแหน่งสิ้นสุด คุณจบวันของคุณที่ไหน คุณจ่ายอะไรไปที่นั่น

บ่อยครั้งที่การถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณระลึกถึงค่าใช้จ่ายที่คุณอาจลืมไปแล้วได้

5. พลิกใบเสร็จรับเงินของคุณ

หากคุณมีใบเสร็จกองหนึ่ง ให้พลิกดูตอนนี้แล้วจับคู่กับเค้าร่างที่คุณสร้างขึ้น มีเหตุผลที่ฉันไม่ทำขั้นตอนนี้ก่อน บางครั้งใบเสร็จได้เปลี่ยนความทรงจำของเราในลักษณะที่ละทิ้งช่วงเวลาของวัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณดูใบเสร็จและเห็นว่าคุณรับประทานอาหารเช้าที่ร้านกาแฟและรับประทานอาหารกลางวันที่สถานที่จัดการประชุมในภายหลัง ตอนนี้คุณมีความทรงจำที่ชัดเจนของทั้งสองเหตุการณ์ และคุณพร้อมที่จะไปยังใบเสร็จถัดไป แต่หน่วยความจำของคุณอาจละเว้นการนั่ง Uber มูลค่า 15 เหรียญสหรัฐระหว่างสถานที่ทั้งสองแห่งเพียงเพราะคุณไม่มีใบเสร็จรับเงินจริงที่จะเรียกหน่วยความจำ ง่ายที่จะลืมรายละเอียดเมื่อเราไม่มีทริกเกอร์

6. สแกนปฏิทินของคุณ

ปฏิทินสามารถมีตัวเตือนเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณสร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง ในขณะที่คุณกรอกวันของคุณ ให้เปิดปฏิทินของคุณและสแกนเพื่อตรวจสอบวันที่ของการเดินทางและเหตุการณ์สำคัญ ข้อมูลบางอย่างอาจทำให้คุณจำค่าใช้จ่ายได้ เช่นเดียวกับการไม่มีรายจ่าย ตัวอย่างเช่น หากคู่ค้าทางธุรกิจส่งคำเชิญปฏิทินสำหรับอาหารค่ำให้กับคุณในวันที่คุณเดินทาง และเธอชำระเงิน คุณก็ไม่ต้องกังวลกับการค้นหาใบเสร็จสำหรับมื้ออาหารของคุณในคืนนั้น

7. อ่าน Mint

อีกที่ที่ดีในการมองหาค่าใช้จ่ายที่ขาดหายไปคือมิ้นต์ Mint เป็นแอปการเงินส่วนบุคคลที่รวมธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของคุณไว้ในเว็บไซต์และแอปที่ค้นหาได้เพียงแห่งเดียว ด้วย Mint คุณสามารถกรองค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตและบัตรเดบิตทั้งหมดของคุณตามวันที่ ซึ่งอาจช่วยให้คุณค้นพบค่าใช้จ่ายที่คุณลืมได้ ในตัวอย่างที่ฉันให้ไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับใบเสร็จ Uber คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้โดยค้นหาวันที่ใน Mint ซึ่งจะทำให้ค้นหาใบเสร็จที่แท้จริงในอีเมลของคุณได้ง่ายขึ้น

คุณยังสามารถเพิ่มแท็กใน Mint ลงในธุรกรรมของรายการโฆษณาได้ และหากคุณทำจนครบปีสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ คุณสามารถค้นหาค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่คุณต้องการเรียกร้องได้อย่างง่ายดาย

ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ว่า หากคุณไม่พบใบเสร็จ คุณอาจถามว่าคุณสามารถส่งสำเนาใบแจ้งยอดบัตรเครดิตที่เน้นรายการเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่ อีกครั้ง Mint จะช่วยคุณที่นี่ เพราะจะบอกคุณว่าคุณใช้บัตรเครดิตใบใด

8. อย่าลืมคำแนะนำและที่จอดรถ

ค่าใช้จ่ายสองประเภทที่มองข้ามได้ง่ายคือค่าทิปและค่าจอดรถ ทิปเล็กๆ น้อยๆ ที่จ่ายเป็นเงินสด เช่น พนักงานทำความสะอาดโรงแรมและบริกร จะไม่มีใบเสร็จมาให้ ค่าจอดรถอาจเป็นเงินสดโดยไม่มีใบเสร็จ แต่พวกมันรวมกันและคุ้มค่าที่จะอ้างสิทธิ์หากคุณสร้างมันขึ้นมา