จัดระเบียบ: 5 ขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับการเริ่มต้นใช้งานแผนภูมิแกนต์

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการใหม่ ควรมีแผนงาน ภาพรวมที่ชัดเจนของขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด และลำดับที่ขั้นตอนเหล่านั้นจำเป็นต้องเกิดขึ้น นั่นคือสิ่งที่แผนภูมิแกนต์เป็น ไม่สำคัญหรอกว่าโครงการจะเป็นโครงการส่วนตัว เช่น ต่อเติมดาดฟ้าหลังบ้านหรือสร้างธุรกิจ เช่น การสร้างเว็บไซต์ใหม่ ต้องรู้

• เมื่อไหร่และที่ไหนที่คุณเริ่มต้น
• ทุกขั้นตอนตลอดทางและจะใช้เวลานานแค่ไหน
• ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
• ลำดับขั้นตอนที่ต้องเกิดขึ้นและ
• เมื่อโครงการจะแล้วเสร็จ

แผนภูมิแกนต์ซึ่งตั้งชื่อตามวิศวกรและที่ปรึกษาของเฮนรี แกนต์ ผู้พัฒนาและใช้งานแผนภูมิเหล่านี้ในช่วงทศวรรษที่ 1910 เป็นการแสดงภาพโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั่วไป และเป็นส่วนสำคัญของบริการการจัดการโครงการจำนวนมาก อันที่จริง บริการ TeamGantt ที่ยอดเยี่ยม ($ 14.95 ที่ Software Advice) ได้ชื่อมาจากแผนภูมิ ในบทความนี้ ฉันจะอธิบายว่าแผนภูมิแกนต์คืออะไร ทำงานอย่างไร และผู้คนใช้แผนภูมิเหล่านี้อย่างไร และให้ 5 ขั้นตอนในการเริ่มต้นใช้งาน

แผนภูมิแกนต์คืออะไร?

"แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพขั้นตอนที่ต้องใช้เพื่อให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์" Kayvon Ghaffari ผู้จัดการโปรแกรมหลักที่ LiquidPlanner ($14.95 ที่ Software Advice) อธิบาย เมื่อฉันเพิ่งขอให้เขาแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน Gantt ชาร์ต. LiquidPlanner คือแอปจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันในที่ทำงานที่ได้รับรางวัล Editors Choice ซึ่งเน้นไปที่แผนภูมิแกนต์

Ghaffari เตือนฉันว่าโครงการหนึ่งแตกต่างจากงานประเภทอื่น "โครงการคือชุดของงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด และความสำเร็จในการสร้างโครงการนั้นเป็นชุดของงาน" เขากล่าว แผนภูมิแกนต์ใช้ได้กับโครงการโดยเฉพาะ ไม่ใช่สำหรับการทำงานต่อเนื่อง พวกเขากำลังช่วยให้คุณได้รับตั้งแต่ต้นจนจบดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ มีจุดจบ

กันต์

แผนภูมิแกนต์อ่านจากซ้ายไปขวา บนลงล่าง (ดูภาพด้านบนจาก TeamGantt) แกน x คือเวลา แผนภูมิเริ่มต้นเมื่อโครงการเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อโครงการได้รับการส่งมอบ การรันความยาวของแกน y เป็นงาน แม้ว่าจะอยู่ในรายการเท่านั้น ตำแหน่งที่แน่นอนของพวกมันบนแกน y ไม่เกี่ยวข้อง แม้ว่าพวกมันจะเรียงตามลำดับเวลาก็ตาม

“งานมีสามองค์ประกอบ: มันคืออะไร ใช้เวลานานแค่ไหน และใครเป็นคนทำ” Ghaffari กล่าว บนแผนภูมิแกนต์ แต่ละงานจะแสดงด้วยแถบ ความยาวของแถบแสดงระยะเวลาที่งานจะใช้เวลา แถบงานมักมีการประสานสี ซึ่งบ่งชี้ว่าบุคคลหรือแผนกใดมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จสิ้น สำหรับ "อะไร" โดยทั่วไปแล้วชื่องานจะปรากฏบนแถบหรือมองเห็นได้เมื่อคุณคลิก

นอกเหนือจากการแสดงงานทั้งหมดสำหรับโครงการหนึ่งๆ และจะใช้เวลานานแค่ไหน แผนภูมิแกนต์ยังแสดงลำดับและการพึ่งพา กล่าวอีกนัยหนึ่ง จะแสดงลำดับงานที่ต้องเกิดขึ้น และสิ่งใดสิ่งหนึ่งต้องเกิดขึ้นก่อนอีกสิ่งหนึ่งหรือไม่ ทำไมมันถึงสำคัญมาก?

แผนภูมิแกนต์ทำอะไร?

"แผนภูมิแกนต์ทำให้มองเห็นได้ชัดเจนว่าคุณไม่สามารถทำทุกอย่างพร้อมกันได้" Chris Savoie หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ของ Workfront กล่าว เขาใช้ตัวอย่างการสร้างบ้านต้นไม้ คุณสามารถซื้อตะปูและไม้ได้พร้อมกัน แต่คุณต้องตัดไม้ก่อนที่จะตอกตะปูเข้ากับต้นไม้

แผนภูมิแกนต์แสดงการขึ้นต่อกันระหว่างงานต่างๆ โดยปกติแล้วจะมีบางอย่างเช่นเส้นที่เชื่อมต่อกัน

การพึ่งพา

ก่อนเข้าร่วม Workfront (เช่น LiquidPlanner เป็นเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันในที่ทำงานและการจัดการโครงการ) Savoie ทำงานในโครงการที่ซับซ้อนสูงบางโครงการร่วมกับ United Space Alliance ร่วมกับ Johnson Space Center ของ NASA เขากล่าวว่าแม้การจัดลำดับและการพึ่งพามีความสำคัญสำหรับโครงการง่ายๆ เช่น การสร้างบ้านต้นไม้ แต่ก็มีความสำคัญสำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่มีระยะเวลาหลายปี เช่น การสร้างสถานีอวกาศนานาชาติ

อีกสิ่งหนึ่งที่แผนภูมิแกนต์ทำคือช่วยให้องค์กรหรือหัวหน้าโครงการจัดการทรัพยากร “เพียงเพราะงานนั้นมีอยู่ไม่ได้หมายความว่าจะมีบุคคลหนึ่งที่มีอิสระที่จะทำสิ่งนั้น” กัฟฟารีกล่าว

ด้วยแผนภูมิแกนต์ คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าเมื่อใดที่บุคคลหรือแผนกถูกกำหนดให้ทำงาน เทียบกับเวลาที่พวกเขาว่าง “คุณต้องสามารถคำนวณตารางเวลาของผู้คนและจำนวนชั่วโมงในวันนั้น” เขากล่าวเสริม แผนภูมิแกนต์สร้างวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดูเวลา งาน และทรัพยากร

เริ่มต้นใช้งานแผนภูมิแกนต์

เมื่อคุณมีความเข้าใจในระดับสูงว่าแผนภูมิแกนต์คืออะไรและเหตุใดจึงมีประโยชน์ คุณสามารถเริ่มสร้างแผนภูมิสำหรับโครงการของคุณเองได้ ห้าขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณเริ่มต้น

1. เลือกเทมเพลตหรือสร้างตั้งแต่เริ่มต้น
โดยทั่วไป เมื่อคุณเริ่มแผนภูมิแกนต์ใหม่ คุณจะมีตัวเลือกในการใช้เทมเพลตหรือเริ่มจากศูนย์ แม่แบบอาจมาจากแหล่งภายนอก ในกรณีที่มาจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ หรืออาจมาจากโครงการที่ผ่านมาของคุณเอง

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการใช้ผลงานก่อนหน้าของคุณเพื่อสร้างเทมเพลตคือ คุณสามารถเรียนรู้ได้มากมายจากสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีต เทมเพลตจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานและการจัดลำดับงานไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังระบุด้วยว่างานใดๆ ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้หรือไม่

2. ทำเครื่องหมายเหตุการณ์สำคัญของคุณ
ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่สำหรับสร้างแผนภูมิแกนต์มีความสามารถในการเพิ่มเหตุการณ์สำคัญ เหตุการณ์สำคัญคือเครื่องหมายที่ระบุว่าระยะของโครงการเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น ในการสร้างเว็บไซต์ การล็อกโครงร่างโครงร่างเป็นขั้นตอนปกติ

เมื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ตั้งแต่ต้น มักจะเป็นประโยชน์ในการวางแผนเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดก่อนที่จะเพิ่มงานใดๆ การระบุเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดจะช่วยแบ่งโครงการออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และชิ้นส่วนที่เล็กกว่านั้นง่ายต่อการสร้างแนวคิดมากกว่าโครงการทั้งหมดในคราวเดียว

3. เพิ่มงาน ลำดับเหตุการณ์ และสร้างการพึ่งพา
ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มงาน ลำดับเหตุการณ์ และสร้างการพึ่งพา เมื่อเพิ่มงาน อย่าลืมดูรายงานในอดีตหรือพูดคุยกับผู้ที่จะทำงานให้เสร็จเพื่อรับค่าประมาณที่ถูกต้องแม่นยำว่าควรใช้เวลานานเท่าใด

เมื่อจัดลำดับเหตุการณ์ พึงระลึกไว้เสมอว่าสามารถดำเนินการหลายงานพร้อมกันได้ แต่ไม่ใช่โดยบุคคลเดียวกัน ในการสร้างเว็บไซต์ คนหนึ่งสามารถทำงานบนโครงลวดในขณะที่อีกคนหนึ่งรวบรวมเนื้อหาตัวอย่างสำหรับต้นแบบ แต่นักออกแบบโครงลวดไม่สามารถสร้างมูดบอร์ดพร้อมกันได้

เพิ่มการพึ่งพาหลังจากที่คุณได้แสดงรายการงานทั้งหมดและจัดลำดับที่ถูกต้องแล้วเท่านั้น และโปรดใช้ความระมัดระวัง "สิ่งที่ทำให้คุณสับสนได้คือถ้าคุณไปครึ่งทางของแผนภูมิแกนต์แล้วเห็นว่า งานที่ 12 ไม่ได้ขึ้นอยู่กับภารกิจที่ 5 อีกต่อไป" ซาวอยกล่าว เขาเสริมว่าผู้เริ่มต้นควรระมัดระวังอย่างยิ่งที่จะไม่ลบการพึ่งพาเว้นแต่พวกเขาจะแน่ใจว่าถูกต้องเนื่องจากการดึงกลับนั้นยากมากหากพวกเขาสร้างเหตุการณ์ที่ยาวเหยียด

4. ดูทรัพยากรของคุณ
“งานต้องอยู่ในลำดับที่ถูกต้อง จากนั้นคุณต้องควบคุมว่าใครพร้อมที่จะทำงานเหล่านั้นให้เสร็จ” Ghaffari อธิบาย ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น การที่มีงานต้องทำไม่ได้หมายความว่าจะมีคนทำได้อย่างอิสระ

Ghaffari ตั้งข้อสังเกตว่าซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ของบริษัทของเขาไม่อนุญาตให้จองเกินจำนวน หมายความว่า LiquidPlanner จะไม่อนุญาตให้คุณมอบหมายงานให้กับผู้อื่น หากบุคคลนั้นได้รับมอบหมายให้ทำงานอื่นพร้อมกันแล้ว

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณเห็นไม่เฉพาะว่าทรัพยากรมีการจองเกินจำนวนเท่านั้น แต่จะมีผลที่ตามมาอย่างไรกับกำหนดการโครงการที่เหลือเมื่อได้รับการแก้ไข

5. ร่วมมือกัน
“มันสำคัญมากที่ผู้คนจะต้องเข้าใจว่าแผนภูมิแกนต์ไม่ใช่เวทย์มนตร์” กัฟฟารีกล่าว “เพียงเพราะคุณวางแผนอะไรบางอย่าง ไม่ได้หมายความว่ามันเกี่ยวอะไรกับความเป็นจริง”

วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนภูมิแกนต์สอดคล้องกับความเป็นจริงคือการทำงานร่วมกัน บ่อยครั้ง ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการขนาดใหญ่หรือแพ็คเกจการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน ทุกคนในทีมควรมีความสามารถในการดูแผนภูมิเป็นอย่างน้อย หากไม่อัปเดตงานและข้อมูลอื่นๆ ที่ดึงเข้ามา ด้วยวิธีนี้ หากผู้รับมอบหมายทำงานเสร็จก่อนกำหนด และเธอมีอำนาจในการอัปเดตความคืบหน้าเพื่อทำเครื่องหมายว่างานเสร็จแล้วและแก้ไขเวลาโดยประมาณ และการทำเช่นนี้อาจช่วยให้ผู้ได้รับมอบหมายคนอื่นๆ ทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นได้เช่นกัน หรือเธออาจตั้งค่าสถานะตัวเองว่าเป็นแหล่งข้อมูลที่สามารถช่วยงานอื่นๆ ได้จนกว่าจะมีการมอบหมายงานในครั้งต่อไป

Ghaffari สรุปพลังของการทำงานร่วมกันด้วยวิธีนี้: "ถ้าแผนภูมิ Gantt อยู่ในสุญญากาศใครจะรู้ว่าถูกต้องหรือไม่ หากเป็นการทำงานร่วมกันก็มีการตรวจสอบในตัวและมีแนวโน้มที่จะสะท้อนความเป็นจริงมากขึ้น นั่นคือที่ที่คุณค่าของ แผนภูมิแกนต์ส่องแสง"

อย่าพึ่งพาแผนภูมิแกนต์มากเกินไป

ทั้ง Ghaffari และ Savoie บอกฉันว่าพวกเขาใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อวางแผนและเช็คอินโครงการ แต่พวกเขาไม่ชอบจัดการงานประจำวันในนั้น "มันเป็นแผน ไม่ใช่ตารางการดำเนินการ โดยทั่วไปแล้ว" ซาวอยกล่าว

Savoie ยังตั้งข้อสังเกตอีกว่าผู้เริ่มต้นอาจไม่ทราบว่าผู้คนไม่ค่อยดูแผนภูมิ Gantt ทั้งหมดในคราวเดียวหากเคยเพราะโดยปกติแล้วจะมีขนาดใหญ่ “คุณต้องมีป้ายโฆษณาเพื่อพิมพ์” เขากล่าว

Ghaffari กล่าวว่า "การสร้างแผนภูมิ Gantt ไม่ใช่เป้าหมายสุดท้าย แต่เป็นการแสดงภาพแผนงานและการจัดลำดับ แผนภูมิ Gantt ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าแผนจะดำเนินไปอย่างไร"

หากคุณสนใจแผนภูมิแกนต์ คุณอาจสนใจการจัดการโครงการโดยทั่วไปด้วย สำหรับเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมบางประการในการทำให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน โปรดดู 4 เคล็ดลับในการเริ่มต้นใช้งานการจัดการโครงการ และคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงการสื่อสารเพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น