สัปดาห์การทำงาน 4 วันกำลังเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานอย่างไร

ไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้เห็นการเปลี่ยนแปลงมากมายเกี่ยวกับจังหวะการทำงาน

บริษัทบางแห่งได้ย้ายไปทำงานทางไกล ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ได้ทำการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างสัปดาห์การทำงานอย่างมีนัยสำคัญ

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์มีบทวิจารณ์ที่ดีอยู่บ้าง แต่แน่นอนว่ามันก็มาพร้อมกับความท้าทายด้วยเช่นกัน ในบทความนี้ เราจะพิจารณาวิธีการทำงานแบบใหม่นี้จากทุกมุมมอง

ทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์ คืออะไร?

สัปดาห์ทำงานสี่วันก็ไม่แตกต่างไปจากที่คิดไว้ แทนที่จะทำงานตามมาตรฐานห้าวันต่อสัปดาห์ พนักงานรายงานว่าทำงานเพียงสี่วันต่อสัปดาห์

มีการนำแนวคิดนี้ไปใช้ในหลาย ๆ ทางในอุตสาหกรรมและองค์กรต่าง ๆ แต่มักจะมุ่งเน้นที่แนวปฏิบัติในการเข้าทำงานเพียงสี่วันต่อสัปดาห์

วันทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์มาจากไหน?

แนวคิดของการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์แทนที่จะเป็นห้าวันได้รับแรงบันดาลใจจากข้อเท็จจริงที่ว่าประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นสูงถึง 5% ต่อปี แต่อัตราค่าตอบแทนไม่ได้เพิ่มขึ้นมากกว่า 2% ต่อปีในช่วงเวลาเดียวกัน

จำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละสัปดาห์ยังคงอยู่ที่ค่าเฉลี่ยคงที่สูงสุด 43 ชั่วโมง การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์เป็นวิธีการปิดช่องว่างดังกล่าวและช่วยสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้นในเวลาเดียวกัน

ความชุกของความเหนื่อยหน่ายในการทำงานและความวิตกกังวล

ความวิตกกังวลและความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่บางรุ่นเท่านั้น กายวิภาคของการทำงานปี 2022 ของ Asana แสดงให้เห็นว่าในอาชีพที่สินค้าหลักคือข้อมูล (เช่น แพทย์ วิศวกร ครู บรรณาธิการ ฯลฯ) 63% ของพนักงานประสบภาวะหมดไฟในปี 2022

ความเหนื่อยหน่ายและความวิตกกังวลเป็นความท้าทายอย่างแท้จริงที่พนักงานยุคใหม่ต้องเผชิญ

สองเจเนอเรชั่นที่ได้รับการสนับสนุนสูงสุดจากการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์คือ Millenials และ Gen Z ซึ่งเป็นที่เข้าใจได้ง่ายเมื่อคุณพิจารณาว่า 74% และ 84% ตามลำดับรายงานว่าพวกเขาประสบกับความเหนื่อยหน่าย

ความปรารถนาที่จะมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น

วิธีการที่พนักงานเข้าหางานและสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากนายจ้างนั้นแตกต่างอย่างมากเมื่อเทียบกับเมื่อ 10 ปีที่แล้ว

ลำดับความสำคัญสูงสุดในการจ้างงานของพวกเขาคือความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน โดยรายละเอียดนั้นมีความสำคัญมากกว่าค่าตอบแทนด้วยซ้ำ

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์เปิดโอกาสให้มีความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้นโดยที่บริษัทไม่ต้องประสบกับผลร้าย

ประโยชน์ของการทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์คืออะไร?

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์มีประโยชน์มากมาย ตั้งแต่ผลผลิตไปจนถึงผลกระทบต่อระบบนิเวศน์  

ผลผลิตที่สูงขึ้น

หากคุณเชื่อว่าจำนวนชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์ที่มากขึ้นส่งผลให้ผลผลิตเพิ่มขึ้น คุณอาจประหลาดใจกับผลลัพธ์ที่บริษัทต่างๆ ได้รับจากการทดสอบการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

ตัวอย่างเช่น พนักงานของ Perpetual Guardian ในนิวซีแลนด์ที่เข้าร่วมการทดลองทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์ยังคงผลิตภาพได้เท่ากับบรรทัดฐานการทำงาน 5 วัน ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขารายงานความพึงพอใจในงานและความภักดีต่อบริษัทที่สูงขึ้นเมื่อทำงานเพียงสี่วันต่อสัปดาห์

เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าบรรทัดฐานในท้องถิ่นของเรานั้นเหมือนกับบรรทัดฐานสากล ตราบใดที่มาตรฐานสถานที่ทำงาน – ความฝันแบบอเมริกันนั้นสร้างขึ้นจากการทำงานเป็นกะและตารางการทำงาน 9-5 วันจันทร์ – ศุกร์ และเราเป็นประเทศที่เจริญรุ่งเรือง – จังหวะการทำงานนั้นจะต้องมีความหมายเหมือนกัน ด้วยประสิทธิภาพสูงสุดใช่หรือไม่? ผิด.

ประเทศที่มีประสิทธิผลสูงสุด เช่น นอร์เวย์ เดนมาร์ก และเนเธอร์แลนด์ พบว่าพนักงานทำงาน 27 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เป็นส่วนใหญ่

การเพิ่มผลิตภาพเป็นประโยชน์อย่างหนึ่งของการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์อย่างชัดเจน

ความเท่าเทียมกันที่ดีขึ้น

ไม่เป็นความลับอย่างแน่นอนที่การต่อสู้เพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานจะรุนแรงกว่าผู้หญิงมาก

ผู้หญิงเกือบ 1.2 ล้านคนต้องตัดสินใจลาออกจากงานเนื่องจากความต้องการทำงานที่บ้าน นอกจากนี้ ผู้หญิงมากกว่าผู้ชายได้ปฏิบัติตามบทบาทที่มีความรับผิดชอบสูงหลายอย่างนอกเหนือจากการจ้างงาน แม้ว่าความคาดหวังในด้านประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานจะไม่แตกต่างจากเพศหนึ่งไปยังอีกเพศหนึ่งก็ตาม

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์มีความเป็นไปได้ในการสร้างสถานที่ทำงานที่มีความเท่าเทียมกันมากขึ้นโดยให้เวลามากขึ้นในการทุ่มเทให้กับความรับผิดชอบในชีวิตนอกเหนือไปจากการทำงาน

วิธีการนี้อาจช่วยให้ผู้หญิงหลีกเลี่ยงการถูกครอบงำและมุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญที่อยู่ตรงหน้าในขณะเดียวกันก็รู้ว่าพวกเธอจะมีเวลามากพอที่จะมอบให้กับความรับผิดชอบอื่น ๆ เช่นกัน

การมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น

การมีส่วนร่วมของพนักงานอยู่ในใจของนายจ้างมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากเป็นประเด็นร้อนในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

พนักงานที่ไม่มีส่วนร่วมมีความพึงพอใจในงานลดลง ความภักดีต่อบริษัทลดลง และบ่อยครั้งที่ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ดังนั้นจึงเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องให้ความสำคัญ

มีการแสดงการทดลองทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ในการทดลองหลายครั้งเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและความมุ่งมั่นต่อนายจ้างถึง 20%

เอกสารการทดลองยังแสดงให้เห็นว่าประสิทธิภาพการทำงานไม่ลดลงด้วยการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ อันที่จริงแล้วมักมีการปรับปรุงให้ดีขึ้น เมื่อมีเวลาน้อยลงสำหรับการทำงานและโครงการให้เสร็จสิ้น ผู้ปฏิบัติงานจะสามารถมีสมาธิและมีส่วนร่วมในงานที่ทำอยู่ได้ดีขึ้น

วันลาป่วยและวันสุขภาพจิตยังดูลดลงเนื่องจากมีเวลาเหลือเฟือรวมอยู่ในสัปดาห์เพื่อดูแลกิจกรรมเพื่อสุขภาพ จัดการกับความเครียด และทำกิจกรรมที่น่าพึงพอใจ ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ชี้ให้เห็นถึงระดับการมีส่วนร่วมที่สูงขึ้นจากพนักงานในช่วงสี่วันที่ทำงาน

ผลกระทบต่อระบบนิเวศสูง

หากการทำงานจากระยะไกลไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสำหรับบริษัทของคุณ แต่คุณต้องการดำเนินการเพื่อสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อระบบนิเวศน์ คุณควรทราบว่าการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ที่ลดลงสามารถเป็นประโยชน์ในการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์!

การลดวันทำงานของคุณลงหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์จะช่วยขจัดผลกระทบจากการเดินทางเต็มวันสำหรับพนักงานของคุณ หากการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ของคุณอนุญาตให้คุณปิดโรงงานของคุณในวันที่ 5 คุณจะลดการใช้พลังงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันในพื้นที่สำนักงานของคุณด้วย

สิ่งต่างๆ เช่น ไฟ การใช้คอมพิวเตอร์ ระบบทำความเย็นและความร้อน ฯลฯ ไม่จำเป็นสำหรับอาคารที่ว่างเปล่าเช่นเดียวกับอาคารที่เต็มไปด้วยพนักงาน ดังนั้นผลกระทบด้านลบต่อบริษัทของคุณจะลดลงประมาณ 20%

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์อาจส่งผลดีต่อระบบนิเวศน์ นอกเหนือจากผลประโยชน์มากมายสำหรับพนักงานและประสิทธิภาพการทำงาน

ข้อเสียของการทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์คืออะไร?

เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด การยอมรับการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์มีข้อดีในด้านลบ

ซับซ้อนในการดำเนินการ

การเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่เป็นพื้นฐานเนื่องจากการแบ่งจำนวนวันทำงานตลอดทั้งสัปดาห์นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มันผูกพันกับพื้นที่ที่ส่งผลกระทบต่อทุกแผนกและระดับการจัดการ ทำให้การดำเนินงานสี่วันต่อสัปดาห์ค่อนข้างซับซ้อน

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษ ได้แก่ การจัดกำหนดการ นโยบาย การสื่อสาร และการจัดการความคาดหวังของลูกค้า/ลูกค้า เป็นต้น

การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการเริ่มต้นสัปดาห์ทำงานสี่วัน และการใช้วิธีการต่างๆ มากมายจะเป็นประโยชน์ในการสร้างความเข้าใจ

การใช้เครื่องมือสื่อสารด้วยวิดีโอและกราฟิกระหว่างการวางแผนและการนำไปใช้สามารถช่วยให้เข้าใจกระบวนการได้ดีขึ้น แหล่งข้อมูลเช่น Snagit ทำให้เพิ่มเครื่องมือเหล่านี้ในโปรโตคอลการสื่อสารของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย และช่วยเพิ่มประสิทธิผลสูงสุด

ความกดดันที่เพิ่มขึ้นกับกำหนดเวลา

มีสองมุมที่ต้องพิจารณาที่นี่ หนึ่งคือการรับรู้ของพนักงานและอีกประการหนึ่งคือพฤติกรรมของลูกค้า/ลูกค้า แม้ว่าทั้งสองสิ่งนี้สามารถจัดการได้ผ่านการสื่อสารที่ดีและการพิจารณาตัวแปรทั้งหมดอย่างถี่ถ้วนในระหว่างขั้นตอนการวางแผนเริ่มต้นและการดำเนินการ

พนักงานอาจพบว่าตนเองเครียดเมื่อพยายามทำตามความคาดหวังเดิมและบรรลุผลลัพธ์เดียวกันโดยใช้เวลาน้อยลงหนึ่งวัน ซึ่งอาจหรืออาจให้เวลาทำงานน้อยลงภายในเวลาที่กำหนด

ก่อนที่จะปรับให้เข้ากับการรวมสัปดาห์การทำงานสี่วันอย่างสมบูรณ์ พนักงานอาจรู้สึกกดดันมากขึ้น ความรู้สึกราวกับว่าการขอให้บรรลุผลลัพธ์เดียวกันในเวลาที่น้อยลงนั้นเป็นผลลบสุทธิ

ลูกค้า/ลูกค้าที่ไม่ทำงานตามกำหนดเวลาเดียวกันกับทีมของคุณอาจส่งผลต่อความรู้สึกกดดันที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากอาจมีการส่งข้อความที่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็วในวันที่ทีมของคุณไม่ทำงาน

การกลับไปสู่สิ่งนั้นอาจรู้สึกไม่ดีหากความคาดหวังและการสื่อสารเกี่ยวกับสิ่งนี้ไม่ชัดเจนหรือเข้าใจอย่างชัดเจน

เพียงแค่สื่อสารกับลูกค้า/ผู้รับบริการของคุณเกี่ยวกับกำหนดการและการรวมข้อความ OOO หรือการเพิ่มบรรทัดลายเซ็นสามารถช่วยให้พวกเขาเข้าใจสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้จนถึงเวลาตอบกลับ สิ่งนี้สามารถลดน้ำหนักของพนักงานของคุณได้เช่นกัน

ใช้ไม่ได้กับทุกอุตสาหกรรม

แน่นอนว่าอุตสาหกรรมเฉพาะของคุณอาจไม่เหมาะสำหรับการรวมการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

ตัวอย่างเช่น แพทย์ พยาบาล และครู จะสร้างแรงกระเพื่อมเชิงลบมากมายให้กับชุมชนของพวกเขาด้วยการลดวันทำงาน

อุตสาหกรรมอื่นๆ เช่น งานสนับสนุนส่วนบุคคล งานสนับสนุนการพัฒนา และการผลิตบางประเภทอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในวิธีการดำเนินงานเพื่อเปลี่ยนไปทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

วิธีการทำงานนี้มีประโยชน์อย่างมาก แต่ก็ไม่เหมาะสมในระดับสากล

สถิติเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์

จากข้อมูลของ Society for Human Resource Management ปัจจุบัน 15% ขององค์กรเสนอให้พนักงานทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 13% ที่รายงานในปี 2560

USA Today บอกเราว่างานใน Ziprecruiter เพิ่มขึ้น 67% กล่าวถึงการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์มากกว่าปีที่แล้ว

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์เป็นความต้องการของคนงานในสหรัฐฯ 40% ตามรายงานของ Workforce Institute ที่ Kronos

ในวันทำงานทั่วไป พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยในสหราชอาณาจักรมีประสิทธิผลเป็นเวลา 2 ชั่วโมง 53 นาทีตามรายงานของ Vouchercloud.com เมื่อเราใช้การเพิ่มผลิตภาพ 20% ที่เชื่อมโยงกับการทดลองทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ นายจ้างเหล่านี้อาจเห็นการเพิ่มขึ้นอย่างมากของประสิทธิภาพการทำงาน

แม้แต่ในปี 2018 คนงาน 66% ที่สำรวจโดย Robert Half ต้องการสัปดาห์ทำงานที่บีบอัด แต่มีนายจ้างเพียง 17% เท่านั้นที่เสนอทางเลือกนี้

จากการศึกษาในเดือนกรกฎาคม 2020 พบว่า 75% ของคนงานชาวอเมริกันกำลังประสบกับภาวะหมดไฟ

จากการศึกษาปัจจุบันของการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ แนวทางนี้สามารถช่วยลดจำนวนที่สูงอย่างน่าเสียดายได้

ในปี 2564 คนงานสหรัฐโดยเฉลี่ยทำงานประมาณ 38.7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ อ้างอิงจากเว็บไซต์ Balancethemoney.com

เมื่อ Perpetual Guardian แนะนำการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ พนักงานของพวกเขารายงานว่าระดับความเครียดลดลง จาก 45% ก่อนการเปลี่ยนแปลง เป็น 38% หลังการเปลี่ยนแปลง

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ช่วยดึงดูดผู้มีความสามารถ ตามเอกสารไวท์เปเปอร์ของ Henley Business School นายจ้างในสหราชอาณาจักร 63% รายงานว่าสิ่งนี้เป็นความจริง

การทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์เหมาะกับบริษัทของคุณหรือไม่?

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ไม่จำเป็นต้องเหมาะสมกับทุกธุรกิจและทุกสถานการณ์

สำหรับผู้ที่เข้ากันได้ ประโยชน์ของการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์นั้นมีมากมาย มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อคุณคิดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้

รูปแบบธุรกิจและอุตสาหกรรมของคุณ

การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ไม่ใช่ความจริงสำหรับโมเดลธุรกิจและทุกอุตสาหกรรม

หากงานของคุณต้องอาศัยปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นอย่างมาก มีองค์ประกอบที่ต้องดูแลเอาใจใส่สูง หรือต้องพึ่งพาโควต้าที่คำนวณได้อย่างไม่มีที่ติเมื่อเทียบกับรูปแบบห้าวันแบบเดิม สัปดาห์การทำงานที่มีการบีบอัดอาจไม่เหมาะสำหรับคุณ

หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีมากกว่ามนุษย์ หากงานที่มีผลกระทบสูงส่วนใหญ่ดำเนินการบนคอมพิวเตอร์ และถ้าผลลัพธ์มีความสำคัญมากกว่าชั่วโมงทำงาน การเปลี่ยนไปใช้การทำงานสี่วันต่อสัปดาห์น่าจะได้ผลดีทีเดียว

จะได้กำไรไหม?

เช่นเดียวกับการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญใดๆ ความสามารถในการทำกำไรจำเป็นต้องได้รับการแก้ไข

ให้แน่ใจว่าได้ปรึกษากับแผนกที่เหมาะสมและสมาชิกที่เหมาะสมในการเป็นผู้นำ เพื่อให้ได้ภาพที่สมบูรณ์ของผลที่ตามมาที่อาจส่งผลต่อการเปลี่ยนไปใช้สัปดาห์ทำงานสี่วัน

ใช้บทสนทนาเริ่มต้นในหัวข้อเพื่อช่วยกำหนดว่าพื้นที่ใดบ้างที่อาจต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อสร้างผลกำไร

ในสถานที่ทำงานที่ต้องพึ่งพาการแลกเปลี่ยนเวลาโดยตรงกับเงิน ความสามารถในการทำกำไรอาจเป็นความท้าทายที่สำคัญเมื่อพิจารณาถึงการเปลี่ยนไปตื่นสี่วันต่อสัปดาห์

ขนาดเดียวไม่พอดีกับทั้งหมด

ไม่มีวิธีใดที่ได้ผลในระดับสากลสำหรับความยืดหยุ่นและผลประโยชน์อื่น ๆ ที่สร้างขึ้นโดยการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ ดังนั้นโปรดระวังอย่าผูกมัดตัวเองกับแนวทางเดียว

มีหลายวิธีในการรวมความยืดหยุ่นและสมดุลชีวิตการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับพนักงานของคุณ โดยไม่สร้างผลกระทบด้านลบต่อลูกค้าหรือผลกำไรของคุณ

พิจารณาว่าผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการคืออะไรและพยายามหาทางออกที่พาคุณไปถึงจุดนั้น อาจไม่ง่ายเหมือนการตัดออกหนึ่งวันต่อสัปดาห์

ถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายเข้าสู่การสนทนา!

การรับฟังความคิดเห็นจากผู้คนที่เกี่ยวข้องกับงาน ไม่ว่าจากภายในและภายนอก จะช่วยให้คุณเริ่มทราบมุมมองและความหมายที่หลากหลาย

ความท้าทายที่คุณอาจไม่เคยนึกถึง ตลอดจนผลประโยชน์ที่อาจนึกไม่ถึง อาจได้รับการเปิดเผยโดยการมีส่วนร่วมของกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงกว้าง

ถามทีมของคุณ

นำทีมของคุณเข้าสู่การสนทนาโดยเร็วที่สุด กิจกรรมที่ส่วนหนึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมขวัญกำลังใจและสร้างสิ่งใหม่ที่ดีกว่าสำหรับพนักงานของคุณควรรวมมุมมองของพวกเขาไว้ด้วย

ไม่ว่าจะเป็นแง่บวกหรือแง่ลบ คนกลุ่มนี้จะรู้สึกถึงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเป็นสัปดาห์ทำงานสี่วันเป็นส่วนใหญ่ และหากคุณไม่ได้รับการสนับสนุนตั้งแต่ต้น อุปสรรค์และความยากลำบากอาจยากเกินความจำเป็นในการจัดการ

และแน่นอน ถ้าไม่มีใครต้องการสี่วันในหนึ่งสัปดาห์จริงๆ แต่ต้องการวิธีการที่แตกต่างออกไปเพื่อความยืดหยุ่นและความสมดุล นั่นเป็นสิ่งที่ดีที่ควรรู้ก่อนที่จะเดินทางไกลเกินไปในเส้นทางสายนี้!

วิธีการใช้ 4 Day Work Week?

การตัดสินใจว่าการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์จะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับสถานที่ทำงานของคุณหรือไม่นั้นเป็นขั้นตอนที่สำคัญ แต่ก็ยังห่างไกลจากขั้นตอนสุดท้าย!

มีข้อควรพิจารณามากมายเมื่อใช้งานสี่วันต่อสัปดาห์ แนวทางหลักสองประการคือการมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ในช่วงเวลาหลายชั่วโมงและการเพิ่มเวลาให้สูงสุด

เปลี่ยนเป็น “การคิดตามผลลัพธ์”

นี่อาจเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับบริษัทที่เปลี่ยนมาทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

เป็นเรื่องปกติมากที่จะเปรียบเทียบประสิทธิภาพการทำงานกับชั่วโมงการทำงานมากกว่าที่จะเทียบเคียงกับผลลัพธ์ และนั่นคือการเปลี่ยนแปลงความคิดที่จำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการเป็นบริษัทที่ทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

ทำความเข้าใจผลลัพธ์ของคุณ

การดำเนินงานสี่วันต่อสัปดาห์นั้นต้องการความชัดเจนของความคาดหวังเหนือสิ่งอื่นใด

ความคลุมเครือทำให้มีที่ว่างสำหรับการตีความผิดและผลลัพธ์ที่ไม่ได้รับการตอบสนอง และควรกำจัดอย่างมีกลยุทธ์

การกำหนดเส้นตาย มอบหมายงานและความรับผิดชอบให้กับบุคคลที่ถูกต้อง และกำหนดอย่างชัดเจนว่าผลิตภัณฑ์/ผลลัพธ์สุดท้ายควรมีลักษณะอย่างไรหรือบรรลุผลสำเร็จนั้นเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้สำหรับการเปลี่ยนเป็นสัปดาห์ทำงานสี่วัน

การใช้ภาพในการสื่อสารของคุณสามารถช่วยให้แน่ใจว่าผลลัพธ์นั้นชัดเจนสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง วิดีโอสั้นๆ หรือม็อคอัปสามารถช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันได้

หยุดการจัดการแบบละเอียด

การจัดการระดับย่อยเป็นผลเสียต่อคุณภาพที่ดีทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

มันส่งเสริมความเหนื่อยหน่าย ความกังวล และความพึงพอใจในงานต่ำ และมักจะเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ผลลัพธ์เดียวที่ได้ผลคือการควบคุม

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน คุณสามารถรวมรายงานความคืบหน้าลงในเวิร์กโฟลว์หรือเป็นรายการวาระการประชุมในการประชุมปกติ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจ้างทักษะที่เหมาะสม

การมีทักษะที่เหมาะสมในการทำงานในบทบาทที่เหมาะสมและได้รับการฝึกฝนมาอย่างดีนั้นสำคัญยิ่งกว่าเมื่อเราพิจารณาการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์

หากทีมของคุณไม่มีทักษะที่จำเป็นในการบรรลุผลลัพธ์ที่คุณกำหนดไว้ การเปลี่ยนแปลงจะไม่เป็นไปด้วยดี

การประเมินความต้องการในการเพิ่มทักษะและการฝึกอบรมเป็นระยะๆ จะเป็นประโยชน์ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเจอกับสถานการณ์ที่ไม่มีทักษะที่เหมาะสม

ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด

แม้ว่าวัฒนธรรมรอบสัปดาห์ทำงานสี่วันจะให้ความสำคัญกับความเป็นอิสระสูง แต่ก็ยังมีความสำคัญมากสำหรับคุณที่จะต้องพร้อมสำหรับเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ

การสื่อสารด้วยความเห็นอกเห็นใจจากคุณจะส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่เปิดกว้างจากพวกเขา เมื่อพวกเขาพบปัญหาหรือมีปัญหาในการปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานแบบใหม่นี้

มีแนวโน้มว่าการสื่อสารแบบเปิดนี้จะต้องเริ่มต้นจากผู้นำเพื่อให้รับรู้และมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ทั่วทั้งบริษัท

ใช้เวลาของทุกคนให้สูงสุด

มีเหตุผลว่าการเพิ่มเวลาของทุกคนเป็นองค์ประกอบสำคัญของการเปลี่ยนไปใช้ "ในสำนักงาน" น้อยลงหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์ได้สำเร็จ พูดได้ง่ายกว่าทำ ดังนั้นนี่คือแนวคิดบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ดี

ตัดการประชุมที่ไม่จำเป็น

มีม "การประชุมนี้อาจเป็นอีเมล" ไม่ได้มาจากไหน

ไม่มีปัญหาการเสียเวลาในการประชุมที่ไม่จำเป็น ดำเนินไปไม่ดี หรือไม่ได้ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ

เวลาประชุมใด ๆ ที่ใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานภายในโครงสร้างสัปดาห์ทำงานสี่วัน ควรมีวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้อย่างเจาะจง และรักษาไว้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้นอย่างเคร่งครัด ปัญหาใดที่สามารถจัดการได้ด้วยวิธีอื่นควรเป็น

หากคุณกำลังจัดกำหนดการประชุมเพื่อแบ่งปันการอัปเดตสถานะ นำเสนอข้อมูล หรือแบ่งปันข้อมูลทางเดียวอื่นๆ ให้บันทึกวิดีโอในเครื่องมือเช่น Snagit แทน

เตรียม เตรียม เตรียม

ในกรณีที่คุณคิดว่าจำเป็นต้องมีการประชุม ให้แน่ใจว่าคุณพร้อมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการเป็นผู้นำการประชุม แต่เราจะก้าวไปอีกขั้นด้วย มอบทุกสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องเตรียมให้กับทีมของคุณเช่นกัน

สิ่งนี้อาจมีลักษณะอย่างไร ระบุเป้าหมายและระเบียบวาระการประชุมเมื่อทำการจอง จัดเตรียมเอกสารเตรียมการใดๆ ล่วงหน้าและให้คำแนะนำว่าควรตรวจสอบก่อนการประชุม และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงคนเท่านั้นที่ต้องไปที่นั่น

แต่งตั้งผู้อำนวยความสะดวก

เมื่อคุณพยายามเพิ่มผลลัพธ์ให้ได้สูงสุดภายในสัปดาห์ทำงานสี่วัน เป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการมอบหมายผู้อำนวยความสะดวกสำหรับการประชุม

หน้าที่ของพวกเขาคือการแนะนำการประชุมโดยทำให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน ควรมีไว้เพื่อยุติการสนทนาแบบวนไปวนมาหรือการอภิปรายเรื่อง "ที่จอดรถ" และดำเนินกิจกรรมให้ตรงเวลา

แบ่งเวลากิจกรรมของคุณ

การแบ่งเวลาการประชุมของคุณเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้กลุ่มของคุณเคลื่อนไหวต่อไปและยังช่วยให้พวกเขาเข้าสู่โหมดการแก้ปัญหาได้โดยตรง

คุณสามารถทำได้โดยกำหนดระยะเวลาให้กับแต่ละรายการในวาระการประชุมของคุณ และทำให้เวลานั้นรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แค่เพียงพอหรือน้อยกว่าที่คุณคิดว่ามันสมเหตุสมผล

สิ่งนี้ช่วยปลูกฝังความรู้สึกเข้มข้นที่สามารถช่วยให้สมองเข้าสู่เกียร์สูงสุดทันทีที่กระโดด นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณบรรลุเป้าหมายภายในระยะเวลาที่กำหนด

หลีกเลี่ยงการคิดเป็นกลุ่ม

การคิดแบบกลุ่มเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในเซสชันการระดมสมองแบบเปิด ผู้เข้าร่วมทุกคน อย่างน้อยที่สุดก็เป็นคนเปิดเผย กำลังทำงานพร้อมกันเพื่อหาทางออก สิ่งนี้อาจทำให้สมาชิกในทีมที่มีความมั่นใจน้อยลงและเพื่อนร่วมงานที่เก็บตัวของคุณออกไป

ให้ลองใช้วิธีแก้ปัญหาแบบเงียบโดยที่ผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลาจำกัดในการเขียนแนวคิดของตนเพื่อจัดการกับปัญหาที่มีอยู่ จากนั้นจึงรวบรวมทั้งหมด

ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการพูดคุยและเวียนประเด็น และทำให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลจากสมาชิกในทีมทุกคน ช่วยเพิ่มโอกาสในการพบโซลูชันที่เหมาะสม และไม่ต้องประชุมเพิ่มเติมในหัวข้อนี้

จบการประชุมแต่ละครั้งด้วยการตัดสินใจ

วาระการประชุมของคุณควรมีส่วนของเวลาในตอนท้ายของการประชุมเสมอ ซึ่งจะใช้เพื่อยืนยันผลการประชุมและทบทวนขั้นตอนและรายการดำเนินการถัดไป

วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าตนเองต้องรับผิดชอบอะไรและแก้ปัญหาอย่างไร

ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถออกจากการประชุมโดยรู้ว่าจะต้องเกิดอะไรขึ้นต่อไป โดยไม่ต้องเสียเวลากลับมาทบทวนหรือถามคำถามที่ไม่จำเป็น

สร้างและแชร์รายงานการประชุม

ในบริษัทที่ทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ รายงานการประชุมมีความสำคัญมากกว่าในโครงสร้างการทำงานแบบดั้งเดิม เนื่องจากเป็นบันทึกที่จับต้องได้ของการตัดสินใจและผลลัพธ์ของการประชุม

เป็นวิธีสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมในการทบทวนรายการการดำเนินการและขั้นตอนต่อไปโดยไม่ต้องใช้เวลาในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานเพื่อหาคำตอบ

นี่เป็นอีกที่หนึ่งที่สามารถใช้ Snagit ได้อย่างยอดเยี่ยม - รายงานการประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นเพียงเอกสารข้อความ คุณสามารถรวม screengrabs จากชุดงานนำเสนอของคุณ สร้างคำอธิบายประกอบเพื่อเน้นจุดที่ต้องการ เพิ่มข้อความ และเชื่อมโยงไปยังทรัพยากรอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย รับการทดลองใช้ฟรีที่นี่!