5 เคล็ดลับในการให้ผลตอบรับที่ดียิ่งขึ้นแก่พนักงาน (แม้จากระยะไกล)

การให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพแก่พนักงานเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของทุกสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน นอกจากนี้ยังอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย

หากคุณตรวจสอบเนื้อหาให้ผู้อื่นทราบ คุณทราบดีว่าการให้คำติชมเป็นอุปสรรค์ที่จำเป็นในการเคลียร์ก่อนที่จะสรุปโครงการได้

โดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์ของเนื้อหาและผู้ชมเป้าหมาย โครงการทั้งหมดควรผ่านการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนและเด็ดเดี่ยวหลายรอบก่อนที่จะออกไป หากคุณเคยผ่านกระบวนการป้อนกลับมาก่อน คุณจะรู้ว่ากระบวนการนี้อาจซับซ้อนเกินความจำเป็น

ซึ่งมักจะหมายถึงการจัดตารางการประชุมชั่วโมงหรือการเขียนอีเมลยาวๆ เพียงเพื่อแสดงความคิดเห็นและทบทวนรายละเอียดเฉพาะ เพื่อให้ความคิดเห็นถูกตีความหรือแก้ไขอย่างไม่ถูกต้อง

เราได้รวบรวมรายการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องวนซ้ำไม่รู้จบ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถ:

1. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้กระบวนการจัดส่งโครงการช้าลง
2. ให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกที่ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน
3. ช่วยให้พนักงานปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
4. ลดรอบการตรวจสอบที่ไม่มีที่สิ้นสุด

สำหรับวิดีโอที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการให้ข้อเสนอแนะในที่ทำงาน ให้ชมวิดีโอด้านล่าง!

วิธีการป้อนกลับอย่างง่าย: วิธีการให้คำติชมแก่พนักงาน

ลองใช้เทคนิคคำติชมต่อไปนี้ในครั้งต่อไปที่คุณให้คำติชมแก่พนักงาน คุณจะเร่งกระบวนการและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากทีมของคุณ

เคล็ดลับ #1: จำกัดจำนวนผู้ตรวจสอบและกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน

ทุกคนมีความเห็น หากต้องการให้ไทม์ไลน์ของโครงการเป็นไปในทางที่ถูกต้องและให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์แก่ผู้สร้าง ให้จำกัดจำนวนผู้ที่ตรวจทาน

ซึ่งช่วยให้ผู้สร้างสามารถมุ่งความสนใจและทำให้กระบวนการแก้ไขมีประสิทธิภาพ

เมื่อมีการขอคำติชมจากทั้งแผนกหรือแม้แต่สมาชิกในทีมหลายคน กระบวนการก็จะวุ่นวายอย่างรวดเร็ว การเปิดประตูระบายน้ำอาจส่งผลให้เกิดความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันจำนวนมากจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยแต่ละคนประเมินผ่านเลนส์เฉพาะของตนเอง

หากคุณรู้สึกว่าโปรเจ็กต์ที่มอบหมายให้กับผู้สร้างจะต้องซื้อจากกลุ่มใหญ่ การรวมบุคคลเพิ่มเติมล่วงหน้าในระหว่างกระบวนการระดมความคิดอาจเหมาะสมกว่า แทนที่จะรวมระหว่างการตรวจสอบเนื้อหา มิเช่นนั้น ให้จำกัดจำนวนผู้ตรวจสอบไว้เฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญเท่านั้น

คล้ายกับการจำกัดจำนวนผู้เขียนรีวิว ผู้เขียนรีวิวแต่ละคนควรมีบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้ความสนใจและให้ข้อเสนอแนะ มีข้อดีหลายประการ:

1. ช่วยให้มั่นใจว่าทุกแง่มุมของเนื้อหาได้รับการตรวจสอบ

2. จุดแข็งของผู้วิจารณ์แต่ละคนสามารถนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

3. ช่วยให้ผู้ตรวจสอบติดตามได้

ตัวอย่างเช่น บุคคลอาจได้รับมอบหมายให้มุ่งเน้นที่ขั้นตอนโดยรวมของข่าวประชาสัมพันธ์โดยเฉพาะและการแบ่งส่วนต่างๆ เข้าด้วยกัน คนอื่นอาจให้ความสำคัญกับด้านเทคนิคมากขึ้น เช่น การสะกดคำและไวยากรณ์

เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการตรวจสอบจะราบรื่นและเป็นประโยชน์สำหรับทุกฝ่าย

เคล็ดลับ #2: จำกัดจำนวนรอบการตรวจสอบ

เป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดมากสำหรับครีเอเตอร์ที่ได้รับความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบคนหนึ่งและทำการเปลี่ยนแปลงเฉพาะเพื่อรับความคิดเห็นที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงจากผู้ตรวจสอบรายอื่นและถูกบังคับให้ทำซ้ำตามขั้นตอน เช่นเดียวกันกับเมื่อผู้ตรวจทานคนใดคนหนึ่งกลับมาซ้ำแล้วซ้ำเล่าโดยมีการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น

เมื่อมอบหมายผู้ตรวจสอบให้กับโปรเจ็กต์ มักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะให้ทุกคนตรวจสอบในเวลาเดียวกัน ด้วยวิธีนี้ ครีเอเตอร์ไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงหลายรอบ และนำความคิดเห็นทั้งหมดมาพิจารณาในครั้งเดียวแทน

กำหนดเส้นตายที่ชัดเจนให้กับผู้ตรวจสอบเพื่อตรวจทานโครงการ เพื่อไม่ให้กระบวนการถูกลากออกไป

เมื่อผู้ตรวจสอบและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นทั้งหมดได้ให้ข้อเสนอแนะและผู้สร้างได้ทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาได้รับการตรวจสอบเป็นครั้งสุดท้ายก่อนที่จะทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งสามารถทำได้โดยผู้จัดการ หัวหน้าโครงการ ฯลฯ

หากคุณมีความคิดเห็นโดยรวมเกี่ยวกับวิธีที่ครีเอเตอร์สามารถปรับปรุงงานของพวกเขาได้ อย่ารอจนถึงหลักชัย เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพประจำปี กำหนดเวลาเซสชั่นคำติชมและหารือเกี่ยวกับกระบวนการสร้างเนื้อหาบนพื้นฐานที่สอดคล้องกันมากขึ้น

การส่งคำติชมอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้พนักงานรู้สึกมั่นใจและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งช่วยให้พวกเขาเติบโตอย่างมืออาชีพ และลดเวลาที่ใช้ในการให้ข้อเสนอแนะในแต่ละโครงการในที่สุด

เคล็ดลับ #3: ให้ข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา

ในการผลิตผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดีที่สุด คุณจำเป็นต้องให้ข้อเสนอแนะที่ตรงไปตรงมาแก่ผู้สร้างเนื้อหา อาจเป็นการดึงดูดใจที่จะใช้เส้นทางง่ายๆ และพูดว่า “ทุกอย่างดูดีมาก! ไม่มีอะไรที่ฉันจะเปลี่ยน!” หรือกลบเกลื่อนรายละเอียดที่คุณคิดว่าน่าจะดีกว่าถ้าถูกปรับแต่งเล็กน้อย

อย่าทำอย่างนั้น เป็นการก่อความเสียหายต่อทุกคนที่เกี่ยวข้องและต่อตัวโครงการเอง

แทนที่จะเสนอคำวิจารณ์ที่ถูกต้องและสร้างสรรค์ สิ่งนี้จะผลักดันให้ผู้สร้างสร้างเนื้อหาที่ยอดเยี่ยม และจะช่วยให้พวกเขาเติบโตอย่างมืออาชีพ หลีกเลี่ยงคำที่คลุมเครือ และให้คำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่คุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องอัปเดต

ท้ายที่สุด คุณไม่อยากเป็นสาเหตุที่ทำให้โครงการต้องหยุดชะงักอย่างแน่นอน!

สิ่งนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าการวนรอบความคิดเห็นของคุณมีประสิทธิภาพ หากไม่ได้รับและรวบรวมข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ ชื่อเสียงมีความเสี่ยง และอาจส่งผลต่อระดับความเป็นเจ้าของโครงการและความไว้วางใจที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีให้ในอนาคต

เคล็ดลับ #4: ใช้รูปภาพ

เมื่อพูดถึงการตรวจทานเนื้อหา หลายคนมักจะใช้กระบวนการที่ค่อนข้างใช้คน (อีเมล การประชุม ฯลฯ) ทำให้การตอบกลับวนซ้ำน่าหงุดหงิดและใช้เวลานานสำหรับทั้งผู้ที่ให้ข้อเสนอแนะและสำหรับผู้สร้างที่ต้องการรวมเข้าด้วยกัน .

การให้ข้อเสนอแนะสำหรับโครงการเป็นงานที่ สำหรับคนส่วนใหญ่ เกี่ยวข้องกับการสังเกตองค์ประกอบเฉพาะและอธิบายสิ่งที่พวกเขาต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงโดยการเขียนคำอธิบายยาวๆ

อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับกระบวนการนี้สามารถประหยัดเวลาและอาการปวดหัวได้ ที่ TechSmith เราใช้ Snagit

Snagit ทำให้การมาร์กภาพหน้าจอหรือเอกสารเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเพิ่มลูกศร คำบรรยายภาพ และอีกมากมาย! คุณยังสามารถใช้งานได้บนหน้าเว็บและซอฟต์แวร์ UX

ด้วยการใช้รูปภาพที่มีมาร์กอัป ผู้สร้างจะสามารถมองเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นและชัดเจนว่าจะต้องนำไปใช้ที่ใด

เคล็ดลับ #5: ใช้วิดีโอ

หากภาพนิ่งที่มีมาร์กอัปไม่ให้คำอธิบายโดยละเอียดเพียงพอ Snagit ก็มีวิธีแก้ปัญหา! บันทึก screencast อย่างรวดเร็วและพูดคุยถึงความคิดเห็นของคุณแบบเรียลไทม์

การบันทึกหน้าจอและบรรยายความคิดเห็นเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการให้ข้อเสนอแนะโดยละเอียดพร้อมคำแนะนำที่ชัดเจนซึ่งผู้สร้างสามารถเข้าใจได้

สมาชิกในทีมของคุณจะสามารถได้ยินเสียงและเสียงของคุณได้อย่างง่ายดายในระหว่างการบันทึก ซึ่งจะช่วยให้พวกเขารู้ว่าสิ่งที่คุณ (และไม่พอใจ) กับสิ่งที่คุณพอใจคืออะไร

นอกจากนี้ พวกเขาสามารถย้อนกลับไปดู screencast ของคุณซ้ำได้หลายครั้งตามต้องการ ไม่ต้องตั้งค่าการเรียก Zoom ซ้ำแล้วซ้ำอีกเพื่ออภิปรายประเด็นเดียวกันหรือชี้แจงความคิดเห็นซ้ำๆ

อ่านวิธีอื่นๆ ที่การฉายภาพหน้าจอทำให้การทำงานง่ายขึ้น

ที่นั่นคุณมีมัน! หวังว่าคุณจะพบเคล็ดลับเหล่านี้ที่เป็นประโยชน์ในการทำให้กระบวนการตอบรับง่ายขึ้นและทำให้ทั้งงานและงานของผู้สร้างเนื้อหาของคุณง่ายขึ้น

คำถามที่พบบ่อย: