อีเมลไม่มีวันตาย ต่อไปนี้เป็นวิธีทำให้ดีขึ้น

เราทุกคนเกลียดอีเมลใช่ไหม? อย่างไรก็ตาม การสำรวจครั้งใหม่โดย TechSmith แสดงให้เห็นว่าการสื่อสารส่วนใหญ่ในที่ทำงานของเราเกิดขึ้นที่ใด

แม้จะอาศัยสิ่งนี้ แต่ผู้ตอบแบบสำรวจก็พูดได้มากมายว่าอีเมลไม่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร เมื่อถูกถามถึงอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กร ผู้คนตอบว่า:

• “ได้รับอีเมลมากเกินไปทุกวัน เราไม่จำเป็นต้องมีเวลาอ่านทุกอย่าง”
• “อีเมลกลับไปกลับมาไม่มีประสิทธิภาพมากนักและอาจนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลาได้”
• “ผู้คนไม่ได้อ่านอีเมลของพวกเขา”

แล้วทำไมเราถึงทำแบบนั้นกับตัวเองล่ะ? หากอีเมลยังคงอยู่ และผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าเป็นเช่นนั้น เราต้องใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้เราทุกคนสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์ได้

ในโพสต์นี้ เราจะอธิบายว่าทำไมอีเมลถึงไปไม่ถึงไหน เหตุใดจึงทำให้ถูกต้องได้ยาก และขั้นตอนง่ายๆ (พร้อมตัวอย่าง) ที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนอ่านข้อความของคุณจริงๆ

อนาคตของการทำงานไม่ตรงกัน

การวิจัยใหม่แสดงให้เห็นว่ารูปแบบอะซิงโครนัสเช่นข้อความวิดีโอกำลังเกิดขึ้นเพื่อทดแทนการประชุมที่น่ายินดี

รับข้อมูลเชิงลึก

ทำไมอีเมลถึงไม่ไปไหน

อีเมลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ด้วยเหตุผลบางประการ เป็นวิธีสื่อสารข้อมูลที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าการตั้งค่าการประชุม และช่วยให้คุณเข้าถึงผู้คนทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย

อีเมลยังจัดเตรียมบันทึกการตัดสินใจ คำร้องขอ และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเก็บถาวรและอ้างอิงในภายหลัง

อะไรที่ทำให้อีเมลถูกต้องยาก

ในการส่งอีเมลให้ประสบความสำเร็จ คุณต้องถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ มิฉะนั้น คุณจะเผชิญกับความเข้าใจผิดหรือการโจมตีข้อความไปมาในขณะที่ผู้คนต้องการคำชี้แจง อีเมลทำให้เกิดอีเมลมากขึ้น

หรือแย่กว่านั้นคือผู้คนจะไม่อ่านอีเมลของคุณเลย

น่าเสียดายที่ลักษณะอีเมลที่ใช้ข้อความอาจทำให้การแก้ไขให้ถูกต้องเป็นเรื่องที่ท้าทาย

อีเมลไม่มีตัวชี้นำที่ไม่ใช่คำพูด

เมื่อคุณไม่สามารถได้ยินเสียงของใครบางคนหรือเห็นการแสดงออกทางสีหน้าและภาษากายของพวกเขา มันอาจจะง่ายที่จะตีความเจตนาของสิ่งที่พวกเขาพยายามจะพูด สิ่งที่อาจหมายถึงข้อความที่เป็นมิตรอาจกลายเป็นข้อความที่รุนแรงหรือเชิงลบโดยไม่ได้ตั้งใจ

ไม่ใช่ทุกคนที่เขียนเก่ง

การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยทักษะการเขียนที่แข็งแกร่ง ไม่ใช่ทุกคนจะสามารถแสดงออกอย่างชัดเจนและรัดกุมเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนหรือการสื่อสารที่ผิดพลาดได้

กำแพงข้อความ? ต่อไป!

บางสิ่งก็ยากที่จะอธิบายด้วยข้อความ เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น ผู้คนมักจะชดเชยมากเกินไปด้วยการให้บริบทหรือการชี้แจงมากเกินไป

ไม่มีใครมีเวลาอ่านเรียงความห้าหน้าในระหว่างวันทำงาน ทั้งสองคนจะข้ามข้อความของคุณไปเพราะความยาวนั้นดูน่ากลัว ไม่เช่นนั้นประเด็นสำคัญของคุณจะหายไปปะปนกัน

ส่งข้อความของคุณได้เร็วขึ้นด้วยรูปภาพและวิดีโอ

Snagit ทำให้การจับภาพหน้าจอ เพิ่มบริบท และแชร์ได้ทุกที่เป็นเรื่องง่าย

ทดลองใช้ Snagit ฟรี

5 วิธีง่ายๆ ในการส่งอีเมลที่ดีขึ้น

อาจดูเหมือนไม่มีอะไรที่คุณสามารถทำได้เพื่อหยุดอีเมลจำนวนมากที่กองพะเนินในกล่องจดหมายของคุณทุกวัน สิ่งสำคัญคือ หากคุณใช้เวลาปรับปรุงเกมอีเมลของคุณและส่งข้อความที่ชัดเจนและกระชับมากขึ้น ก็จะช่วยลดการกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น ทำให้คุณมีเวลาอันมีค่ามากขึ้น

1. ไปถึงจุดอย่างรวดเร็ว

หากคุณกำลังส่งอีเมลเพราะต้องการใครสักคนมาดำเนินการ ให้อธิบายให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น การหลีกเลี่ยงการแนะนำตัวที่ยาวสามารถช่วยให้แน่ใจว่าคำขอหรือกำหนดเวลาของคุณจะไม่สูญหายไป

หากคุณคิดว่าบริบทจะช่วยได้ ให้รวมไว้หลังจากที่คุณได้กล่าวถึงประเด็นหลักแล้ว ผู้รับของคุณจะมีตัวเลือกที่จะอ่านต่อหากจำเป็น และคุณจะไม่เสียเวลาหากพวกเขาไม่ต้องการ

2. ทำให้มันสั้น

คุณต้องการเก็บอีเมลของคุณให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยไม่ทิ้งรายละเอียดที่จำเป็นออกไป มันเป็นการกระทำที่สมดุลอย่างแน่นอน ลองสละเวลาสักครู่ก่อนเริ่มพิมพ์เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของอีเมลให้ชัดเจน คุณอยากให้อีกฝ่ายทำอะไร? (และหากมีกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องอย่าลืมระบุ!)

ท้าทายตัวเองด้วยการนับจำนวนคำสูงสุด จากข้อมูลของ Boomerang จุดที่น่าสนใจสำหรับอีเมลคือประมาณ 50-125 คำ

3. รวมภาพเพื่อความชัดเจน

คำพูดอะไรน่ะ? ภาพที่มีค่าพันคำ? นั่นเป็นเรื่องจริง! วิธีง่ายๆ ในการทำให้อีเมลมีความชัดเจนและกระชับมากขึ้นคือการรวมภาพ เช่น ภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบ แผนภูมิ หรืออินโฟกราฟิก เพื่ออธิบายแนวคิดหรือสาธิตกระบวนการ

ผู้คนจำนวนมากถึง 97% ที่ใช้รูปภาพในการสื่อสารในที่ทำงานพบว่ารูปภาพนั้นมีประสิทธิภาพ พวกเขารายงานว่ารูปภาพช่วยลดความเข้าใจผิดและประหยัดเวลา

ไม่ว่าคุณจะพยายามอธิบายกระบวนการหรือให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการ แทนที่จะพิมพ์คำอธิบาย ให้จับภาพหน้าจอ! ด้วยเครื่องมือจับภาพหน้าจอ เช่น Snagit คุณสามารถจับภาพชุดสไลด์หรือแอปพลิเคชันที่คุณอ้างถึง และใช้คำอธิบายประกอบ เช่น ลูกศรหรือคำบรรยายภาพ เพื่อเพิ่มบริบท

4. จัดโครงสร้างอีเมลของคุณ

การจัดรูปแบบเล็กน้อยช่วยได้มาก! หลีกเลี่ยงบล็อกข้อความขนาดใหญ่ที่อาจดูน่ากลัวหรืออ่านยากโดยการแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าสั้นๆ หากคุณต้องการร่างกระบวนการหรือขั้นตอน ให้ใช้รายการที่มีหมายเลขกำกับเพื่อให้ผู้รับอ่านได้ง่ายขึ้น

5. ส่งวิดีโอแทน

คุณจะทำอย่างไรเมื่อคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลที่ไม่คุ้มกับการประชุมแต่ยากเกินกว่าจะถ่ายทอดทางอีเมล คุณส่งข้อความวิดีโอ! อย่าให้ฉันเริ่มต้นการประชุมทั้งหมดที่สามารถแทนที่ด้วยวิดีโอได้

หากคุณประสบปัญหาในการส่งข้อความแต่หาเวลาในปฏิทินของบุคคลนั้นไม่ได้ ให้ลองบันทึกข้อความวิดีโอสั้นๆ ที่ไม่เป็นทางการ
เพียงบันทึกหน้าจอของคุณ (เราแนะนำ Snagit แน่นอน) ในขณะที่คุณพูดคุยกับใครบางคนเกี่ยวกับขั้นตอนของกระบวนการหรือข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับโครงการของพวกเขา จากนั้น คุณสามารถส่งอีเมลลิงก์ไปยังวิดีโอของคุณเพื่อให้บุคคลนั้นสามารถรับชมได้ในเวลาที่เหมาะสม ไม่จำเป็นต้องประชุมหรืออ่านนิยาย

อีเมลไม่จำเป็นต้องแย่มาก

และคุณก็ได้แล้ว! การเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากังวล แต่สิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่มักจะนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงมากที่สุด เริ่มต้นด้วยการลองใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเหล่านี้แล้วดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น!

ลดการกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็นด้วย Snagit Connect Bundle

จับภาพหน้าจอของคุณและเพิ่มบริบทด้วย Snagit แล้วแชร์ได้ทุกที่ด้วย Screencast

เรียนรู้เพิ่มเติม