มารยาททางอีเมล: กฎ 12 ข้อและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

มารยาททางอีเมลไม่ใช่สิ่งที่เราเกิดมารู้ แต่ก็รู้สึกเหมือนทุกคน แต่เรารู้ว่ากฎที่ไม่ได้เขียนไว้ของอีเมลระดับมืออาชีพ

โชคดีที่กฎเหล่านี้ไม่ยากเมื่อคุณเข้าใจภาพรวมแล้ว เราพร้อมให้คำแนะนำที่จะทำให้คุณโดดเด่น ในทางที่ดีเราสัญญา!

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มใช้การสื่อสารทางอีเมลแบบมืออาชีพหรือเพียงต้องการการปรับปรุงอย่างรวดเร็ว คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ ท้ายที่สุดแล้ว การส่งอีเมลไม่ควรเป็นเรื่องล้นหลาม

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งอีเมล เพื่อให้คุณสามารถยกระดับการสื่อสารแบบมืออาชีพของคุณได้ในไม่กี่ขั้นตอน

มารยาททางอีเมลระดับมืออาชีพคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ

พูดง่ายๆ ก็คือ มารยาททางอีเมลคือวิธีที่คุณเขียนอีเมลเพื่อการสื่อสารอย่างมืออาชีพ แง่มุมต่างๆ ของอีเมลมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่เราจะกล่าวถึงในคู่มือนี้

มารยาททางอีเมลมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก เป็นการกำหนดแนวทางในการสื่อสารและสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ อีเมลที่เขียนไม่ดีอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดและสร้างความเสียหายให้กับความสัมพันธ์ได้

นอกจากนี้ มารยาทที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการสื่อสาร ซึ่งนำไปสู่ความสัมพันธ์และผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าอีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารอันดับต้นๆ สำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน ดังนั้นการทำความเข้าใจมารยาทจึงเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการประสบความสำเร็จ

กฎมารยาททางอีเมลที่ไม่ได้พูดนั้นมีความสำคัญ

มาดูกฎที่สำคัญที่สุดที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อการสื่อสารที่เหมาะสมกัน

ที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพ

อันนี้เป็นเรื่องง่าย เมื่อคุณสร้างบัญชีของคุณ ให้ใช้ที่อยู่อีเมลที่มีชื่อของคุณ ฉันรู้ว่าเราทุกคนต่างก็มีคำพูดที่น่าเขินอายตั้งแต่สมัยเด็กๆ เราไม่อยากถูกเปิดเผยอีกเลย หากคุณยังคงใช้อยู่ มาสร้างอันใหม่กันเถอะ!

หัวเรื่องที่เหมาะสมและให้ข้อมูล

หัวเรื่องของคุณคือข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับอีเมลของคุณ หรือสิ่งที่ผู้รับของคุณจะอ่านก่อน เขียนสิ่งนี้ให้สั้น กระชับ และให้ข้อมูล

ตัวอย่างเช่น หัวเรื่องที่ดีสำหรับอีเมลสมัครงานคือ: “การสมัครงานตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายขาย” โปรดสังเกตว่าหัวเรื่องประกอบด้วยตำแหน่งงาน “ผู้ช่วยฝ่ายขาย” และวัตถุประสงค์ “การสมัคร” ผู้รับจะรู้แน่ชัดว่าคุณกำลังติดต่อไปเพื่ออะไร นั่นคือเป้าหมาย!

คำทักทายและการปิดอย่างมืออาชีพ

คำทักทายที่เหมาะสมมักจะใช้คำทักทาย เช่น “สวัสดี สวัสดีตอนเช้า เรียน ฯลฯ” ตามด้วยชื่อของพวกเขา เพิ่มคำนำหน้า “Mrs, Ms, MR, Dr, ฯลฯ” ทุกครั้งที่ทำได้

หากคุณไม่ทราบชื่อของพวกเขา ไม่ต้องกังวล เพียงแค่ทักทาย และอย่าลืมใส่ลูกน้ำหลังคำทักทายด้วย

การปิดบัญชีและลายเซ็นของคุณจะเป็นมาตรฐานเช่นกัน จบอีเมลของคุณด้วยคำพูดปิด เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ" ขึ้นอยู่กับบริบท

จากนั้น ลงชื่ออีเมลของคุณด้วยชื่อของคุณหรือบล็อกลายเซ็นอีเมลส่วนตัว

ไวยากรณ์และการสะกดคำที่เหมาะสม

สิ่งนี้ชัดเจน แต่อาจเป็นเรื่องยากที่สุดที่จะปฏิบัติตาม คำแนะนำที่ดีที่สุดของเราคือตรวจสอบคำศัพท์ของคุณอีกครั้งและปฏิบัติตามกฎไวยากรณ์มาตรฐาน Outlook และ Gmail มีเครื่องตรวจตัวสะกด แต่เครื่องมือขั้นสูง เช่น Grammarly สามารถยกระดับงานเขียนของคุณขึ้นไปอีกระดับได้

รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและอย่าใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป เรารู้ว่ามันอาจเป็นเรื่องยากที่จะมองว่าเป็นมิตรหากไม่มีพวกเขา แต่จงใช้มันเท่าที่จำเป็น พวกเขาล้นหลามอย่างรวดเร็ว

ให้มันกระชับ

ไม่มีใครอยากเสียเวลาอ่านอีเมลที่ยาวและเทอะทะ ผู้รับอีเมลของคุณมีแนวโน้มว่าจะใช้เวลาเพียงเล็กน้อยกับข้อความของคุณเท่านั้น นั่นทำให้การไปถึงจุดสำคัญอย่างรวดเร็วเป็นเรื่องสำคัญ

ในบรรทัดเริ่มต้น ให้ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ ติดตามผลด้วยข้อมูลเพิ่มเติมและปิดท้ายด้วยกรอบเวลา ทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับทุกคน

อย่าปล่อยให้สิ่งที่แนบมาอุดตันกล่องจดหมาย

ไฟล์ขนาดใหญ่ถือเป็นฝันร้ายที่สุดของกล่องจดหมายอีเมล พวกเขาอาจทำให้ความเร็วและประสิทธิภาพของกล่องจดหมายของผู้รับเสียหายได้

ทางเลือกที่ชาญฉลาดคือการแบ่งปันไฟล์แนบขนาดใหญ่พร้อมลิงก์

Screencast เป็นแอปพลิเคชันบุคคลที่สามที่สร้างลิงก์เฉพาะสำหรับรูปภาพและวิดีโอทั้งหมดของคุณ จากนั้นคุณสามารถส่งลิงก์นั้นแทนไฟล์แนบขนาดใหญ่ได้

นอกจากนี้คุณยังสามารถเริ่มการสนทนาด้วยรูปภาพหรือวิดีโอที่คุณแนบมาได้ เพิ่มความคิดเห็น การแสดงความรู้สึก และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในพื้นที่เดียว

เชื่อใจเรา ผู้รับของคุณจะขอบคุณที่ไม่ทำให้กล่องจดหมายช้าลง

สื่อสารกับ Snagit ได้อย่างง่ายดายวันนี้

Snagit ช่วยให้คุณสร้างและแบ่งปันภาพที่น่าสนใจและติดตามได้ง่ายสำหรับอีเมลของคุณ!

ดาวน์โหลดทดลองใช้ฟรี

ตอบทั้งหมด

Reply all เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ก็อาจเป็นเครื่องมือที่น่ากลัวได้เช่นกัน คำแนะนำของเราคือใช้มัน...เท่าที่จำเป็น จำไว้ว่าเมื่อคุณตอบทั้งหมด คุณจะตอบทั้งหมด

ทุกคนในกระทู้จะได้รับอีเมลของคุณคืน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมสำหรับการสื่อสารข้อมูลจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม มันกลายเป็นเครื่องมือที่ไม่ดีนักสำหรับคำถามเฉพาะเจาะจงและเป็นรายบุคคล

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณอาจไม่รู้

มารยาทในการใช้อีเมลทางธุรกิจน่าจะทำได้มากกว่านี้เล็กน้อยในตอนนี้ หรืออย่างที่เราหวังไว้ ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงเคล็ดลับมารยาททางอีเมลที่จะปรับปรุงการสื่อสารของคุณเหนือความคาดหมาย

ตอบกลับทันที

พยายามตอบกลับอีเมลของคุณภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากได้รับอีเมล แต่บางครั้งเราก็รู้ว่ามันไม่สมจริง ให้จัดลำดับความสำคัญของอีเมลของคุณโดยใช้วิธีของไอเซนฮาวร์แทน

หลีกเลี่ยงการใช้อีเมลเพื่อข้อมูลที่เป็นความลับ

ใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความที่ปลอดภัยหรือการสนทนาแบบเห็นหน้ากันสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ แม้ว่าอีเมลมักจะเป็นส่วนตัว แต่ก็ไม่ได้ป้องกันความผิดพลาดได้ ดังสุภาษิตที่ว่า: ปลอดภัยไว้ดีกว่าเสียใจ

ใช้การสื่อสารด้วยภาพเพื่อหลีกเลี่ยงกำแพงข้อความยาวๆ

อันนี้เป็นตัวเปลี่ยนเกมที่แท้จริง แทนที่จะส่งอีเมลยาวๆ น่าเบื่อ ลองแบ่งปันข้อมูลผ่านภาพ มันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและน่าเบื่อน้อยลงสำหรับผู้รับของคุณ

การศึกษาล่าสุดของ TechSmith พบว่า 98% ของผู้ตอบแบบสอบถามที่ใช้วิดีโอในที่ทำงานกล่าวว่าวิดีโอส่งผลต่อประสิทธิผลของข้อความในรูปแบบต่างๆ ซึ่งรวมถึงการลดความเข้าใจผิด เพิ่มการมีส่วนร่วม และประหยัดเวลา

รูปภาพ

การส่งรูปภาพทำให้คุณสามารถแสดงกระบวนการ ให้ข้อเสนอแนะ และแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดาย การสื่อสารจะง่ายขึ้นมากเมื่อมีความชัดเจนและประสบความสำเร็จด้วยความช่วยเหลือจากภาพ

นอกจากนี้ ภาพหน้าจอยังถ่ายได้ง่ายมากอีกด้วย ด้วยเครื่องมือจับภาพหน้าจออย่าง Snagit คุณสามารถจับภาพหน้าจอของคุณ และเพิ่มคำอธิบายประกอบที่เป็นประโยชน์ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะต้องระบุรายละเอียดที่สำคัญ ใช้เครื่องมือขั้นตอนเพื่อเน้นกระบวนการ หรือใช้คุณสมบัติเพิ่มเติม Snagit ก็พร้อมช่วยคุณ

เมื่อการจับภาพของคุณได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์แล้ว ให้แชร์ภาพหน้าจอของคุณพร้อมลิงก์เฉพาะ จากนั้นวางลงในแพลตฟอร์มการส่งข้อความที่คุณชื่นชอบ เราเดาว่ามันผ่านอีเมล!

วิดีโอ

วิดีโอเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการการสาธิตหรือบทช่วยสอนอย่างรวดเร็วสำหรับตัวคุณเองหรือทีมของคุณ ด้วยการบันทึกภาพซ้อนภาพและความสามารถในการวาดหน้าจอของ Snagit คุณสามารถยกระดับอีเมลใดๆ ก็ได้ เพียงกดบันทึก แล้วทุกอย่างก็จะง่ายสำหรับคุณ

เช่นเดียวกับภาพหน้าจอ คุณสามารถส่งอีเมลวิดีโอของคุณด้วยการแชร์ลิงก์ที่ไม่ซ้ำใคร

แชร์ภาพหน้าจอและการบันทึกหน้าจอของคุณด้วย Snagit

สร้าง แก้ไข และแบ่งปันข้อมูลกับใครก็ตามที่ใช้ Snagit ได้อย่างง่ายดาย!

ดาวน์โหลดทดลองใช้ฟรี

ใช้ตัวกรองอีเมลและโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบ

สุดท้ายนี้ จัดระเบียบซะ! อีเมลสูญหายไปในทะเลแห่งการสื่อสารที่เราได้รับทุกวัน และคุณไม่สามารถทำเครื่องหมายทั้งหมดว่าติดธงได้ นั่นจะทำให้สับสนเช่นกัน!

ให้สร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบแทน เมื่อคุณอ่านอีเมลเสร็จแล้ว ให้จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่สูญเสียอีเมลและคุณสามารถอ้างอิงกลับได้อย่างรวดเร็วทุกครั้งที่คุณต้องการข้อมูลจากอีเมลนั้น

มันเปลี่ยนการสื่อสารของคุณ และมันเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณ ไม่ต้องเสียเวลาอีกต่อไป

สรุปแล้ว…

ดังนั้นการส่งอีเมลแบบมืออาชีพจึงไม่ใช่เรื่องยาก ข้อกำหนดบางประการอาจเป็นเรื่องยากที่จะจำไว้ แต่นั่นคือสิ่งที่คู่มือนี้พูดถึง คุณสามารถอ้างอิงกลับไปได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ โดยไม่มีใครรู้!