กฎมารยาททางอีเมล 12 ข้อเพื่อการสื่อสารที่ไร้ที่ติ

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนผู้เชี่ยวชาญในการเขียนอีเมล อย่างไรก็ตาม มีหลายสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ ต่อไปนี้คือกฎมารยาททางอีเมลหลายประการที่ควรคำนึงถึงสำหรับข้อความระดับมืออาชีพของคุณ

ฟิลด์อีเมล

การกรอกข้อมูลในฟิลด์สำหรับอีเมลของคุณอาจดูเหมือนง่าย แต่เคล็ดลับเหล่านี้อาจช่วยให้คุณไม่ต้องอายและช่วยผู้รับในเวลาเดียวกัน

ตรวจสอบที่อยู่ผู้รับของคุณอีกครั้ง

หากคุณเคยส่งอีเมลหาคนผิดเพราะคุณอาศัยคำแนะนำที่ "ชาญฉลาด" จากแอปพลิเคชันอีเมลของคุณ คุณจะรู้ว่ามันน่าอายแค่ไหน

ใช้เวลาเพียงนาทีเดียวในการตรวจสอบชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับอีกครั้ง หากคุณมีแอปพลิเคชันที่แปลงที่อยู่อีเมลเป็นชื่อผู้รับเพื่อวัตถุประสงค์ในการแสดงผล เพียงคลิกลูกศรนั้นหรือเลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือชื่อเพื่อการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว

ป้อนหัวเรื่องสั้น

หัวเรื่องที่คุณรวมไว้ในอีเมลควรกระชับและมีความหมาย สิ่งนี้ทำให้ผู้รับของคุณสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไรในทันที พวกเขาอาจอ่านอีเมลตามลำดับความสำคัญของเนื้อหาซึ่งเป็นที่มาของหัวเรื่อง

พยายามให้หัวเรื่องสั้นแต่มีนัยสำคัญ ทำให้เป็นบทสรุปสั้น ๆ ว่าข้อความของคุณประกอบด้วยอะไรบ้าง

รวม CC และ BCC เมื่อรับประกัน

ไม่ใช่ว่าผู้รับข้อความของคุณทุกคนอาจอยู่ในบรรทัดถึง คุณสามารถใช้ฟิลด์ CC เพื่อคัดลอกผู้อื่นที่ต้องการอีเมลเป็นข้อมูลอ้างอิง หรือฟิลด์ BCC เพื่อคัดลอกแต่เก็บที่อยู่อีเมลไว้เป็นส่วนตัว

ที่เกี่ยวข้อง: CC และ BCC หมายถึงอะไรในอีเมล

สงวนช่องถึงไว้สำหรับคนที่คุณกำลังส่งข้อความถึงและดำเนินการใดๆ ที่คุณต้องการจากพวกเขา สำหรับผู้อื่นที่ต้องการทราบข้อความ ไม่ว่าคุณจะซ่อนที่อยู่อีเมลหรือไม่ก็ตาม ให้ใช้บรรทัด CC และ BCC แทน

เนื้อหาข้อความ

เห็นได้ชัดว่าเนื้อหาของอีเมลเป็นที่ที่คุณใส่ข้อความของคุณ แต่มีเคล็ดลับบางประการที่ควรจดจำซึ่งสามารถสร้างหรือทำลายข้อความนั้นได้

เพิ่มคำทักทาย

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเขียนอีเมลธุรกิจคือการเพิ่มคำทักทาย เริ่มต้นข้อความของคุณอย่างเหมาะสมด้วย “เรียน” “สวัสดี” หรือสิ่งที่คล้ายกัน ตามด้วยชื่อผู้รับ

ไม่มีอะไรที่บอกว่า "ฉันรีบร้อนเกินไปที่จะกังวล" มากกว่าอีเมลที่ไม่มีคำทักทาย

ใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย

แม้ว่าการเปลี่ยนแบบอักษรของข้อความเป็นแบบอื่นหรือไม่เหมือนใครอาจเป็นเรื่องที่ดึงดูดใจ แต่ก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคนที่กำลังอ่านอีเมลจริงๆ เสมอไป

ที่เกี่ยวข้อง: หยุดเปลี่ยนแบบอักษรอีเมลของคุณ

ใช้แบบอักษรเริ่มต้นที่อ่านง่าย เช่น Arial หรือ Times New Roman แบบอักษรคลาสสิกเหล่านี้ไม่เพียงเป็นมาตรฐานสำหรับไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่เท่านั้น แต่ยังอ่านง่ายกว่าสคริปต์และเป็นมืออาชีพมากกว่าตัวเลือกทั่วไป

รวมลายเซ็น

เช่นเดียวกับการยกเลิกคำทักทาย การไม่เซ็นชื่ออีเมลของคุณอาจดูไม่เป็นมืออาชีพ และด้วยการปิดท้ายนั้น คุณควรระบุรายละเอียดพื้นฐานที่ผู้รับต้องการ

ลายเซ็นอีเมลจะแตกต่างกันไป แต่อาจรวมถึงชื่อเต็ม บริษัท ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ เว็บไซต์ และลิงก์ไปยังโซเชียลมีเดีย ไม่ว่าคุณจะมีรายละเอียดทั้งหมดเหล่านั้นในลายเซ็นหรือเพียงแค่ชื่อของคุณ อย่าลืมเพิ่มรายละเอียดนั้นลงท้ายข้อความของคุณ

น้ำเสียงและความเป็นมืออาชีพ

พิจารณาคำพูดของคุณควบคู่ไปกับพื้นฐานการกรอกข้อมูลในฟิลด์อีเมลและการเขียนเนื้อหาข้อความของคุณ คุณต้องการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเพื่อเน้นประเด็นหรือไม่? คุณควรใส่อารมณ์ขันประชดประชันสักเล็กน้อยไหม? มาเจาะลึกกัน

ระวังตัวพิมพ์ใหญ่และการจัดรูปแบบ

การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ข้อความตัวหนา หรือขีดเส้นใต้เพื่อเน้นคำของคุณอาจเป็นเรื่องดึงดูดใจ แต่สิ่งเหล่านี้มากเกินไปในข้อความจะผิดวัตถุประสงค์และสามารถสื่อถึงข้อความที่ก้าวร้าวได้

พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด คุณคงไม่อยากให้ผู้รับรู้สึกราวกับว่าคุณกำลังตะคอกใส่พวกเขา และใช้การจัดรูปแบบตัวอักษร เช่น ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น

ใช้อารมณ์ขันและอิโมจิให้น้อยที่สุด

ในขณะที่คนส่วนใหญ่ชอบเรื่องตลกบ้างเป็นครั้งคราว แต่อีเมลก็ไม่ได้มีที่ว่างเสมอไป เหตุผลที่ผู้รับไม่เห็นภาษากายของคุณหรือได้ยินเสียงหัวเราะของคุณ ในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร อารมณ์ขันอาจดูไม่เหมาะสมหรือน่ารังเกียจในบางครั้ง แม้ว่าคุณจะไม่ได้หมายความอย่างนั้นก็ตาม

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีแทรก Emoji ในอีเมล Outlook

พยายามอย่าใช้อีโมจิมากเกินไปในอีเมลของคุณ แม้ว่าการยิ้มหรือชูนิ้วโป้งจะมีประโยชน์ในการแชทหรือข้อความ แต่ก็สามารถสื่อถึงน้ำเสียงที่ไม่เป็นมืออาชีพในอีเมลธุรกิจได้

เพิ่มไฟล์แนบที่จำเป็น

เราทุกคนทำมาแล้วอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เราบอกผู้รับว่าเราส่งไฟล์ให้แล้วลืมแนบ ใช้เวลาสักครู่ก่อนที่จะกดส่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวมไฟล์แนบที่จำเป็นแล้ว

นอกจากนี้ บริการอีเมลบางอย่าง เช่น Gmail และ Microsoft Outlook ยังเสนอคุณลักษณะเพื่อเตือนคุณเมื่อลืมไฟล์แนบ ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่เป็นประโยชน์เหล่านี้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องติดตามอีเมลของคุณด้วยข้อความอื่นที่มีไฟล์และคำขอโทษ

การสื่อสารอย่างสุภาพ

กฎมารยาททางอีเมลบางข้อไม่ได้กำหนดไว้เป็นหิน แต่สามารถแสดงได้อย่างสุภาพ มีน้ำใจ และเป็นประโยชน์

พิจารณาข้อความที่กระชับสำหรับมือถือ

เมื่อมีการดูอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่มากขึ้นเรื่อยๆ โปรดคำนึงถึงสิ่งนี้เมื่อเขียนอีเมลของคุณ ตัดคำที่ไม่จำเป็นออกและตรงประเด็น ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการเปิดอีเมลที่เต็มไปด้วยข้อความบนโทรศัพท์มือถือของคุณซึ่งต้องเลื่อนดูอย่างต่อเนื่อง

กำหนดการส่งในช่วงเวลาทำการ

หากคุณใช้คุณลักษณะการจัดกำหนดการอีเมลที่ใช้งานสะดวกซึ่งไคลเอนต์อีเมลจำนวนมากมีให้ โปรดคำนึงถึงเวลาที่คุณกำหนดเวลาจัดส่งนั้นด้วย การส่งอีเมลตอนสิ้นวันทำงานหรือแม้แต่ตอนเที่ยงคืนนั้นไม่ดีเลย

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีกำหนดเวลาอีเมลใน Outlook

พยายามกำหนดเวลาอีเมลสำหรับวันทำงานและในช่วงเวลาทำการ เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลที่น่าสนใจที่จะไม่ทำเช่นนั้น

ย่อ URL ที่ยาวให้สั้นลง

เคล็ดลับประการสุดท้ายสำหรับการมีมารยาทคือการเชื่อมโยงที่คุณรวมไว้ในอีเมลของคุณ เช่นเดียวกับการเขียนข้อความสั้นๆ สำหรับผู้ดูบนมือถือ คุณสามารถทำเช่นเดียวกันเมื่อใส่ลิงก์ พิจารณาใช้ตัวย่อ URL เช่น Bitly หรือลิงก์ไปยังข้อความ

แทนที่จะเป็นลิงก์ที่ใช้พื้นที่มากเกินไปในข้อความของคุณ คุณสามารถลดขนาดและยังคงรับลิงก์ไปยังผู้รับได้

หวังว่ากฎมารยาททางอีเมลเหล่านี้บางส่วนจะเป็นกฎที่คุณวางแผนจะใช้สำหรับข้อความทางธุรกิจของคุณเองในอนาคต และหากคุณส่งข้อความที่คุณต้องการนำกลับไป ลองดูวิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook หรือวิธียกเลิกการส่งข้อความใน Gmail