จะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ใน Outlook ได้อย่างไร

Outlook คือส่วนต่อประสานการส่งอีเมลหลักสำหรับผู้ใช้ Microsoft Exchange Server มีการซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์เพื่อดึงและส่งอีเมลอย่างรวดเร็วและสะดวก ไม่สำคัญว่าโปรแกรมรับส่งเมลของคุณจะเป็น Outlook.com, Hotmail หรือแม้แต่บุคคลที่สามอย่าง Gmail คุณก็ตั้งค่าบัญชีและเริ่มส่งอีเมลที่ทำงานทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากเป็นอีเมลของคุณ คุณจึงต้องการเปิดได้ตลอดเวลา คุณสามารถพึ่งพา Outlook ในการแสดงอีเมลใดๆ ที่คุณต้องการได้ ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลนั้นกี่เดือนแล้วก็ตาม หรือคุณสามารถ? ปรากฏว่าสิ่งต่าง ๆ ไม่ได้ง่ายขนาดนั้น Outlook จะไม่แสดงทุกอย่างตามค่าเริ่มต้น: อีเมลส่วนใหญ่ของคุณยังคงอยู่ใน Microsoft Exchange Server ในขณะที่มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณใน Outlook

หากคุณกำลังใช้ Outlook 2019, 2016, 2013 หรือ Outlook for Office 365 คุณจะไม่สามารถเข้าถึงอีเมลเก่าของคุณได้ทันทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนการตั้งค่ากล่องขาเข้า แม้ว่าอีเมลของคุณจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ตลอดไปหากคุณต้องการ แต่คุณอาจคาดหวังความสะดวกจากการมีสำเนาในเครื่องด้วย อย่างไรก็ตาม วิธีการตั้งค่า Outlook จะดาวน์โหลดอีเมลของคุณไปยังดิสก์ภายในเครื่องได้นานถึง 12 เดือน หากคุณต้องการอ่านอีเมลที่เก่ากว่าวันที่นี้ คุณจะต้องดำเนินการตามความเหมาะสมเพื่อบังคับให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์

เหตุใด Outlook จึงมีขีดจำกัดการดาวน์โหลดอีเมล

คุณอาจสงสัยว่าทำไมสถานการณ์จึงเป็นเช่นนี้ เป็นเพราะ Microsoft Office ทำการตั้งค่าอัจฉริยะบางอย่างเมื่อติดตั้งบนระบบของคุณ จะตรวจสอบฮาร์ดแวร์ทั้งหมดของคุณ และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้โปรแกรมทำงานบนระบบได้อย่างเหมาะสมที่สุด ในส่วนที่เกี่ยวกับอีเมล Outlook และองค์กร การตรวจสอบที่ดำเนินการกับฮาร์ดแวร์ของคุณจะใช้เพื่อตั้งค่าพารามิเตอร์การดาวน์โหลด

เห็นได้ชัดว่ากำลังพยายามช่วย แต่โปรแกรมอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากได้ หลังจากตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ของคุณเพื่อตรวจสอบว่ามีพื้นที่ว่างเหลือเท่าใดแล้ว โปรแกรมจะปรับการจำกัดเวลาโดยอัตโนมัติซึ่งจะกำหนดจำนวนอีเมลของคุณที่จะเก็บไว้ในเครื่อง ยิ่งมีเนื้อที่ว่างบนดิสก์มากเท่าใด อีเมลก็จะยิ่งดาวน์โหลดมากขึ้นเท่านั้น การคำนวณทำตามสูตรต่อไปนี้:

• หากพื้นที่ว่างในดิสก์สูงสุด 64 กิกะไบต์ อีเมลสูงสุด 12 เดือนจะถูกดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ
• หากพื้นที่ว่างในดิสก์อยู่ระหว่าง 32 กิกะไบต์ถึง 64 กิกะไบต์ (ไม่รวมหมายเลขใดหมายเลขหนึ่ง) อีเมลสามเดือนจะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ
• หากพื้นที่ว่างบนดิสก์น้อยกว่า 32 กิกะไบต์ อีเมลที่มีมูลค่าหนึ่งเดือนเท่านั้นจะถูกเก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลในเครื่องของคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณอาจสงสัยว่าเอะอะนั้นเกี่ยวกับอะไร และเหตุใดการตั้งค่านี้จึงไม่สามารถตั้งค่าเป็น "ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด" หรืออะไรที่คล้ายกันได้ ที่จริงแล้ว อีเมลอาจใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมาก ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยม บรรดาผู้ที่ดำเนินชีวิตด้วยอีเมลที่วุ่นวายมักพบว่าทั้งอีเมลที่ส่งและรับใช้พื้นที่จำนวนมาก ถ้าคุณไม่ตรวจสอบการใช้ดิสก์ของคุณ คุณอาจตื่นขึ้นมาพบว่าพื้นที่ทั้งหมดของคุณถูกกลืนหายไปโดยการติดต่อทางธุรกิจของคุณ

Microsoft รู้เรื่องนี้เช่นกัน นั่นคือเหตุผลที่ Office ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับพารามิเตอร์การจัดเก็บโดยอัตโนมัติ เช่น ขีดจำกัดที่เก็บข้อมูลอีเมลในเครื่องเริ่มต้นสำหรับ Outlook โดยปกติแล้ว ไม่เป็นไร โอกาสที่คุณไม่ต้องการอีเมลเมื่อหลายปีก่อนมากนัก ยิ่งกว่านั้น โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่า คุณยังคงสามารถเข้าถึงงาน การนัดหมายในปฏิทิน และผู้ติดต่อของคุณ

โปรดทราบว่าประสิทธิภาพของการตั้งค่านี้ขึ้นอยู่กับประเภทของโปรแกรมรับส่งเมลที่คุณใช้ หากคุณใช้บริการอีเมลท้องถิ่นของ Microsoft เช่น Hotmail, Outlook หรือ 0365 การตั้งค่าจะมีผลกับจำนวนอีเมลที่มีอยู่ในเครื่อง หลักการเดียวกันนี้ใช้กับบริการอีเมลธุรกิจยอดนิยมส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม หากคุณบังเอิญใช้ผู้ให้บริการสาธารณะ เช่น Gmail, Yandex หรือ Yahoo คุณจะไม่ต้องกังวลเนื่องจากการตั้งค่าจะไม่มีผลใดๆ อีเมลทั้งหมดของคุณบน Microsoft Exchange Server จะมีสำเนาในเครื่องที่จัดเก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลภายในของคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์

เซิร์ฟเวอร์ที่นี่หมายถึง Microsoft Exchange Server ตามธรรมชาติ ในขณะที่บางธุรกิจซื้อใบอนุญาตเพื่อโฮสต์ Exchange Server ในสถานที่ ธุรกิจอื่นๆ หันไปหาผู้ให้บริการเซิร์ฟเวอร์ Exchange-as-a-Service บุคคลที่สาม ความนิยมของ Exchange Online ซึ่งเป็นบริการรุ่นคลาวด์ที่โฮสต์โดย Microsoft เองก็กำลังเพิ่มขึ้นเช่นกัน

โดยไม่คำนึงถึงโหมดของ Exchange ที่ใช้ หน้าที่หลักของมันยังคงเหมือนเดิม: ตัวแทนถ่ายโอนข้อความที่ส่งอีเมลระหว่างคอมพิวเตอร์ ข้อความจะถูกอ่านทั้งสองด้านโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมล ในกรณีนี้คือ Outlook

โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อใช้ Exchange อีเมลทั้งหมดที่คุณเคยส่งและรับจะถูกเก็บไว้ใน Exchange Server อย่างถาวร แน่นอน การเก็บรักษาอีเมลของคุณตลอดไปนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งต่าง ๆ เช่น ขีดจำกัดที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับแต่ละบัญชีและการใช้บัญชีอย่างต่อเนื่อง ประเด็นก็คือ ภายใต้สถานการณ์ปกติ คุณยังคงสามารถเห็นอีเมลของคุณ รวมทั้งอีเมลที่เก่าจริงๆ แม้ว่าจะไม่ได้จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณก็ตาม

ดังนั้น คุณจะทำอย่างไรเพื่อ ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ไปยัง Outlook? หากคุณต้องการดูอีเมลทั้งหมดใน Outlook มีสองวิธี

วิธีที่ 1: ใช้ลิงก์ "เพิ่มเติม" ใน Outlook

Outlook for Office นำเสนอวิธีง่ายๆ ในการขยายจำนวนอีเมลที่แสดงในโฟลเดอร์ สมมติว่าคุณดูแลบัญชีมาเป็นเวลานานหรือมีประวัติอีเมลที่ยาวนาน โดยทั่วไปแอปจะแสดงเฉพาะอีเมลล่าสุดเท่านั้น แต่คุณสามารถ บังคับให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมล IMAP ทั้งหมด หรือแสดงอีเมลเหล่านั้นเป็นอย่างน้อย

เมื่อคุณอยู่ในโฟลเดอร์เช่น Inbox หรือ Sent in Outlook และเลื่อนลงมา คุณจะไปถึงจุดสิ้นสุดของอีเมลที่แสดงในไม่ช้า ที่นั่น คุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าคุณสามารถคลิกลิงก์เพื่อดูข้อความเพิ่มเติมได้:

มีรายการเพิ่มเติมในโฟลเดอร์นี้บนเซิร์ฟเวอร์

คลิกที่นี่เพื่อดูอีเมลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Exchange

เมื่อคุณคลิกลิงก์ "คลิกที่นี่เพื่อดูอีเมลเพิ่มเติมใน Microsoft Exchange" Outlook จะดาวน์โหลดอีเมลที่เหลือสำหรับโฟลเดอร์นั้นลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ใช้งานได้เฉพาะเมื่อคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังดาวน์โหลดเฉพาะอีเมลสำหรับโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเท่านั้น ดังนั้น หากคุณอยู่ในโฟลเดอร์ส่งแล้ว คุณจะได้รับเฉพาะอีเมลทั้งหมดที่คุณเคยส่ง

หลักการนี้เป็นจริงหากคุณทำการค้นหาเมลบ็อกซ์ เมื่อคุณพิมพ์คำค้นหาและผลลัพธ์จะปรากฏขึ้น หากมีอีเมลจำนวนมากที่ตรงกับคำค้นหา คุณอาจเห็นสิ่งต่อไปนี้ที่ด้านล่างของหน้าผลลัพธ์:

กำลังแสดงผลล่าสุด …

มากกว่า

การคลิกลิงก์เพิ่มเติมจะดาวน์โหลดอีเมลที่เหลือที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ

หากคุณต้องการดูอีเมลทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งอย่างรวดเร็ว คุณสามารถเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณผ่านเว็บแอปสำหรับ Outlook ซึ่งจะนำคุณไปยังอินเทอร์เฟซ Microsoft Exchange Server สำหรับบัญชีของคุณ และคุณสามารถดูทุกอย่างที่จัดเก็บไว้ในนั้นได้

วิธีที่ 2: เปลี่ยนการตั้งค่า “Mail to Keep Offline” ใน Outlook

นี่คือการตั้งค่าที่กำหนดจำนวนอีเมลที่ Outlook จะเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ จำไว้ว่าวิธีนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อใช้ไคลเอ็นต์อีเมลของ Microsoft หรือผู้ให้บริการอีเมลธุรกิจที่เป็นที่รู้จักเท่านั้น คุณสามารถขยายจำนวนอีเมลที่เก็บไว้หรือลดจำนวนลงได้ คุณยังสามารถบอกให้ Outlook บันทึกอีเมลของคุณทุกฉบับในเครื่องได้

ตามที่ไมโครซอฟต์:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook for Office 365 มีตัวเลือก 1, 3, 6, 12 หรือ 24 เดือน หรือทั้งหมด Outlook 2019, Outlook 2016 และ Outlook for Office 365 มีตัวเลือกเพิ่มเติม 3 วัน 1 สัปดาห์และ 2 สัปดาห์

โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

• เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
• ไปที่แท็บไฟล์
• เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตั้งค่าบัญชี
• เมื่อขยายตัวเลือกแล้ว ให้เลือกการตั้งค่าบัญชี
• ในหน้าต่างการตั้งค่าบัญชี เลือกแท็บอีเมล
• หากคุณมีหลายบัญชีใน Outlook บัญชีเหล่านั้นจะแสดงที่นี่ เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการปรับแล้วคลิกปุ่มเปลี่ยน
• กล่องโต้ตอบเปลี่ยนบัญชีจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย Use Cached Exchange Mode
• ย้ายแถบเลื่อน "Mail to keep offline" ตามจำนวนปี เดือน วัน หรือสัปดาห์ที่ต้องการ (ถ้าตัวเลื่อนเป็นสีเทา แสดงว่าผู้ดูแลระบบของคุณอาจบล็อกคุณไม่ให้เปลี่ยนการตั้งค่า)
• คลิกปุ่มถัดไป
• ป๊อปอัปปรากฏขึ้นเพื่อขอให้คุณยืนยันการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า คลิกตกลง
• คลิกเสร็จสิ้นและเริ่ม Outlook ใหม่

ในไม่ช้า คุณควรเห็นข้อความแจ้งว่า “โฟลเดอร์ของคุณเป็นปัจจุบัน” ที่ด้านล่างของ Outlook สิ่งนี้จะปรากฏขึ้นหลังจากที่ Outlook ดาวน์โหลดข้อความทั้งหมดของคุณจาก Microsoft Exchange Server เสร็จแล้ว

เลือกตัวเลือกทั้งหมดเฉพาะเมื่อมีที่เก็บข้อมูลเพียงพอ การตั้งค่าของคุณควรตรงกับจำนวนเนื้อที่บนดิสก์ของคุณ หากคุณเลือกตัวเลือกในการดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดไปยังดิสก์ที่มีพื้นที่จำกัด ปัญหาจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ เราขอแนะนำให้คุณลบรายการที่ไม่ต้องการทั้งหมดออกจากที่เก็บข้อมูลของคุณก่อน เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง

โดยปกติ คุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะตัดสินใจว่าจะลบสิ่งใดออกจากที่จัดเก็บข้อมูลของคุณ ดังนั้นเราจึงพร้อมช่วยเหลือคุณ คุณรู้หรือไม่ว่านอกจากไฟล์ที่ชัดเจนในระบบของคุณแล้ว ยังมีไฟล์ขยะที่ไม่มีจุดประสงค์อื่นนอกเหนือจากการเพิ่มการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณอีกด้วย? แน่นอน คุณต้องการจะกำจัดมัน แต่การค้นหาว่าพวกมันอยู่ที่ไหนอาจเป็นปัญหา

เพื่อแก้ปัญหานี้ เราขอแนะนำให้คุณดาวน์โหลด Auslogics BoostSpeed ซอฟต์แวร์นี้ออกแบบมาเพื่อกำจัดขยะพีซีทุกประเภท เช่น ระบบที่ไม่จำเป็นและไฟล์ชั่วคราวของผู้ใช้ แคชของเว็บเบราว์เซอร์ บันทึกข้อผิดพลาดที่ไม่ได้ใช้ ไฟล์ Windows Update ที่เหลือ แคช Microsoft Office ที่ไม่จำเป็น และอื่นๆ อีกมากมาย หลังจากการสแกน คุณจะสังเกตเห็นว่ามีการเรียกคืนพื้นที่ดิสก์พิเศษกิกะไบต์ เป็นโบนัสพิเศษ BoostSpeed ​​จะค้นหาและลบสาเหตุทั้งหมดของการชะลอตัวของระบบ เพื่อให้แน่ใจว่าพีซีของคุณทำงานได้ดีและเสถียรกว่าเมื่อก่อน