วิธีสร้างคู่มือการฝึกอบรม: ขั้นตอนและเครื่องมือที่ทำให้ง่าย

ไม่ช้าก็เร็ว ทุกบริษัทหรือองค์กรจำเป็นต้องจัดทำคู่มือการฝึกอบรม บ่อยครั้ง พวกเขาจำเป็นต้องสร้างคู่มือหลายเล่มเพื่อให้ครอบคลุมความต้องการการฝึกอบรมทั้งภายในและภายนอก

คู่มือการฝึกอบรมภายในช่วยให้พนักงานทุกคนมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

ภายนอก คู่มือการฝึกอบรมเป็นส่วนเนื้อหาที่สำคัญสำหรับการศึกษาของลูกค้า การฝึกอบรม และที่สำคัญที่สุดคือความพึงพอใจ

แต่ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คำว่า "คู่มือการฝึก" จะสร้างภาพที่น่าเศร้า หนังสือเล่มหนาที่ดูเป็นองค์กรมีปกอ่อนๆ อาจมีภาพสต็อกอยู่บ้าง หรืออาจเป็นแค่ชื่อบนปกที่มั่นคง

ก่อนอื่น เรามาลบภาพนั้นออกจากใจของเราก่อน รูปแบบหนังสือเล่มเล็กแบบเก่ายังคงมีอยู่ในโลกนี้ (เช่น ช่องเก็บของหน้ารถของรถคุณ) แต่ตอนนี้มีตัวเลือกอื่นอีกมากมาย คู่มือการฝึกอบรมในปัจจุบันไม่ได้มีลักษณะหรือทำงานเหมือนคู่มือการฝึกอบรมที่เคยทำ นอกจากนี้ยังเป็นไปได้สำหรับทุกคนที่จะสร้างมันขึ้นมา

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีเขียนคู่มือการฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมและตัวเลือกบางส่วนที่คุณมีขณะสร้าง

วัตถุประสงค์ของคู่มือการฝึกอบรมคืออะไร?

แม้ว่าบรรจุภัณฑ์ของคู่มือการฝึกอบรมแบบดั้งเดิมจะเปลี่ยนไป แต่จุดประสงค์อันสูงส่งยังคงสอดคล้องกัน

คู่มือการฝึกอบรมคือชุดคำสั่งที่ช่วยปรับปรุงคุณภาพงาน กระบวนการ หรืองานที่ทำ บริษัทต่างๆ ใช้คู่มือการฝึกอบรมทั้งแบบตัวต่อตัว ทางไกล แบบออนดีมานด์ และแบบทันเวลา แอปพลิเคชันทั่วไปบางส่วน ได้แก่ :

• การรับพนักงานใหม่
• เปิดตัวซอฟต์แวร์และระบบใหม่
• โปรโตคอลใหม่หรือเอกสารกระบวนการ
• แบ่งปันขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน
• การฝึกอบรมลูกค้าและการศึกษา
• คำแนะนำและข้อมูลผลิตภัณฑ์

บริษัทต่างๆ จัดทำคู่มือการฝึกอบรมพนักงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร และทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีเครื่องมือและข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานที่ยอดเยี่ยม

ในทางกลับกัน บริษัทและองค์กรต่างๆ จะสร้างคู่มือการฝึกอบรมที่สนับสนุนลูกค้าด้วยเช่นกัน พวกเขาสอนวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ของตน เมื่อคุณลักษณะบางอย่างมีประโยชน์ และสาธิตเวิร์กโฟลว์หลัก

คู่มือการฝึกอบรมเพื่อการศึกษาของลูกค้าจะช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการซื้อ สิ่งเหล่านี้เป็นทรัพยากรที่สำคัญ และทุกบริษัทที่ประสบความสำเร็จจัดหาให้

คู่มือการฝึกอบรมที่ดีที่สุดนั้นง่ายต่อการติดตามและเป็นแนวทางให้ข้อมูล พวกเขาวางแนวความคิดในภาษาที่ชัดเจน โดยใช้ตัวอย่างและภาพที่เกี่ยวข้อง ถูกต้อง คู่มือการฝึกอบรมที่ดีจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับพนักงานและผู้จัดการ หรือลูกค้าและลูกค้า

วิธีเขียนคู่มือการฝึก

การสร้างคู่มือการฝึกอบรมที่ดีอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว แต่ก็ไม่จำเป็น ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง คุณสามารถเปลี่ยนจากโครงร่างไปสู่การผลิตได้อย่างรวดเร็ว และมอบแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์และใช้งานง่ายแก่เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าของคุณ ไม่ว่าผู้ชมของคุณจะเป็นใครก็ตาม

นี่คือวิธีการ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดผู้ชมของคุณ

สิ่งแรกที่เมื่อคุณเริ่มทำงานกับคู่มือการฝึกอบรมคือการรู้ว่าคุณกำลังเขียนให้ใคร ในการทำเช่นนี้ ให้สร้างภาพว่าผู้คนจะเข้าถึงเนื้อหาการฝึกอบรมของคุณเมื่อใด ที่ไหน และอย่างไร

เพื่อให้เข้าใจผู้ชมของคุณ คุณอาจถามและตอบคำถามเช่น:

• อะไรจะนำพวกเขามาสู่คู่มือการฝึกอบรมของคุณ?
• ระดับความเชี่ยวชาญของพวกเขาคืออะไร?
• พวกเขาทำงานในอุตสาหกรรมอะไร?
• พวกเขามีเวลาเท่าไหร่?
• พวกเขาต้องการเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือเป็นภาพหรือไม่?
• มีการอ้างอิงภาษาหรือวัฒนธรรมที่คุณต้องระวังหรือไม่?

การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณปรับขนาดเนื้อหาได้อย่างเหมาะสม ด้วยความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เช่น ระดับทักษะของผู้ชม บริบท และการตั้งค่าเนื้อหา คุณสามารถสร้างเนื้อหาของคุณเพื่อให้ตรงกับความคาดหวังและความต้องการของพวกเขา

ง่ายที่จะข้ามขั้นตอนนี้และบอกตัวเองว่าคุณมีความเข้าใจโดยปริยายเกี่ยวกับผู้ชมของคุณ และในขณะที่คุณอาจจะทำอยู่ การใช้เวลาบางส่วนเพื่อทำให้เนื้อหาสมบูรณ์และทำให้ภาพมีจุดโฟกัสที่ชัดเจน จะช่วยให้คุณสร้างเนื้อหาการฝึกอบรมที่แก้ปัญหาผู้ชมของคุณได้อย่างแท้จริง

ขั้นตอนที่ 2: วางแผนเนื้อหาของคุณ

คู่มือการฝึกอบรมที่ดีนั้นใช้งานง่าย คนที่พบเจอเป็นครั้งแรกรู้สึกสบายใจที่จะค้นพบข้อมูลที่ต้องการ และผู้ใช้ที่กลับมาสามารถค้นหาเนื้อหาและหัวข้อที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่านี่เป็นกรณีสำหรับคู่มือการฝึกอบรมของคุณโดยการวางแผนเนื้อหาของคุณอย่างมีกลยุทธ์ พูดง่ายๆ ก็คือการจัดวางสื่อการฝึกอบรมทั้งหมดของคุณและจัดระเบียบอย่างมีเหตุผล

มีธีมต่างๆ ที่คุณอาจใช้เพื่อจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่หัวข้อในคู่มือการฝึกอบรมของคุณ คุณสามารถจัดระเบียบได้โดย:

• ระดับเริ่มต้นถึงหัวข้อขั้นสูง
• งานที่ต้องทำ
• คุณสมบัติของสินค้า
• ความถี่ในการใช้งาน
• ความนิยมในหมู่ผู้ชม

นี่อาจเป็นกระบวนการที่รวดเร็วสำหรับเนื้อหาการฝึกอบรมสั้นๆ แบบครั้งเดียว หรืออาจใช้เวลามากกว่านี้หากคุณกำลังสร้างคู่มือที่ครอบคลุม

หากคุณมีหัวข้อจำนวนมาก ให้พิจารณาจัดกลุ่มและใช้หัวเรื่องและส่วนย่อยเพื่อสร้างโฟลว์เชิงตรรกะและการจัดองค์กรภายในคู่มือของคุณ ใช้โครงสร้างนี้เพื่อสร้างสารบัญในคู่มือขั้นสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดรูปแบบการนำเสนอเนื้อหา

คุณรู้จักผู้ฟังของคุณ และรู้ว่าคุณต้องการคัฟเวอร์อะไร ดังนั้นตอนนี้ก็ถึงเวลากำหนดว่าคุณจะนำเสนอเนื้อหาของคุณอย่างไร

ในหลายกรณี จะมีวิธีที่เหมาะสมในการนำเสนอเนื้อหาของคุณ การค้นหาว่าสิ่งใดต้องคำนึงถึงทั้งผู้ชมและเนื้อหาของคุณ คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดส่ง สื่อจัดส่งทั่วไปสำหรับคู่มือการฝึกอบรม ได้แก่ :

• บทความฐานความรู้
• วิดีโอสอน
• คอร์สออนไลน์
• คู่มือ PDF
• หนังสือคู่มือหรือแผ่นพับที่พิมพ์แล้ว

เมื่อพูดถึงผู้ชมของคุณ ให้พิจารณาบริบทของพวกเขา

• พวกเขาอยู่ที่ไหนในขณะที่พวกเขาใช้คู่มือการฝึกอบรมนี้?
• พวกเขามีเครื่องมือและทรัพยากรอะไรบ้างในการกำจัด?
• พวกเขาจะเข้าถึงอะไรไม่ได้?
• พวกเขามีเวลาเท่าไหร่?

คำถามเช่นนี้จะบอกคุณว่าสิ่งต่างๆ เช่น วิดีโอ การโต้ตอบ และกลยุทธ์การประเมินเฉพาะเป็นเทคนิคที่นำไปใช้ได้จริงหรือไม่ที่จะรวมไว้ในเอกสารการฝึกอบรมของคุณ

ในขณะเดียวกัน บางหัวข้อก็เหมาะกับวิดีโอมากกว่า ในขณะที่บางหัวข้อก็เหมาะกับข้อความและภาพมากกว่า หากคุณกำลังแสดงกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นต้องได้รับการพิจารณาจริง คุณอาจพิจารณาใช้วิดีโอ หากคุณกำลังทำงานกับลำดับที่ไม่ต่อเนื่องและเรียบง่ายจำนวนมาก การใช้รูปแบบการเขียนที่รองรับโดยรูปภาพอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด

สิ่งหนึ่งที่ดีคือคู่มือการฝึกอบรมในปัจจุบันมักจะจัดส่งทางออนไลน์ คุณสามารถรวมรูปแบบต่างๆ ไว้ในไฟล์เดียวและจัดเตรียมเนื้อหาที่สนับสนุนสื่อสมบูรณ์ได้

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนาเนื้อหาของคุณ

ณ จุดนี้ คุณพร้อมที่จะเริ่มพัฒนาเนื้อหาของคุณแล้ว

สำหรับคู่มือการฝึกอบรมตามวิดีโอ

หากคุณกำลังสร้างวิดีโอสำหรับคู่มือการฝึกอบรม นี่คือเวลาที่คุณสามารถเริ่มทำสตอรีบอร์ด การเขียนสคริปต์ การบันทึก และแก้ไขวิดีโอได้

หากคุณไม่เคยสร้างวิดีโอมาก่อน อย่าท้อแท้ที่จะใช้วิธีนี้ TechSmith Camtasia เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ใช้โดยผู้สร้างวิดีโอมืออาชีพ แต่ง่ายสำหรับผู้เริ่มต้นในการเริ่มต้น นอกจากนี้ยังมีบทช่วยสอนดีๆ มากมายที่จะช่วยให้คุณสร้างสรรค์ได้ในเวลาไม่นาน

นอกจากนี้ เราขอเสนอ TechSmith Academy ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลฟรีที่ทุกคนตั้งแต่ผู้ใฝ่ฝันไปจนถึงผู้สร้างขั้นสูงสามารถค้นหาแหล่งข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการเริ่มต้นและเพิ่มระดับทักษะ ค้นหาเนื้อหาเกี่ยวกับการฝึกอบรม การสร้างวิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมาย

สำหรับคู่มือการฝึกอบรมตามข้อความและรูปภาพ

คู่มือการฝึกอบรมที่สร้างขึ้นโดยใช้ข้อความและภาพที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจดูเหมือนล้าสมัย แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น ในหลายกรณี การทำเช่นนี้จะเหมาะกับผู้ชมและเนื้อหาของคุณมากที่สุด

หากคู่มือของคุณครอบคลุมกระบวนการที่ใช้คอมพิวเตอร์ ให้จับภาพหน้าจอของแต่ละขั้นตอน อีกทางหนึ่งสำหรับกระบวนการในโลกแห่งความเป็นจริง รูปภาพที่แสดงกระบวนการหรือภาพประกอบกราฟิกนั้นเหมาะสมที่สุด

ใส่คำอธิบายประกอบภาพเพื่อความชัดเจน

ภาพหน้าจอและภาพมักต้องการการปรับแต่งสองสามครั้งเพื่อให้เข้าใจประเด็นได้อย่างแท้จริง โดยปกติหมายถึงการเพิ่มคำอธิบายประกอบ เช่น ลูกศร รูปร่าง และข้อความเสริมอื่นๆ อีกประการหนึ่งที่ดีคือการลบหรือซ่อนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือไม่จำเป็น

ใช้เครื่องมือวาดภาพและแก้ไขใน Snagit เพื่อแก้ไขภาพของคุณ เพื่อให้สื่อข้อความที่ถูกต้อง และเบลอหรือลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือละเอียดอ่อนออก

แก้ไขภาพทั้งหมดของคุณเพื่อเตรียมรวมไว้ในคู่มือการฝึกอบรมของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: ประกอบและส่งมอบคู่มือของคุณ

ตอนนี้เมื่อการสร้างคู่มือการฝึกอบรมมักจะกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ กระบวนการเพิ่มรูปภาพในเทมเพลต เอกสาร หรือแหล่งข้อมูลอื่นเกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบที่ยุ่งยาก ปัญหาเรื่องขนาดรูปภาพ และความท้าทายอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันและไม่คาดฝัน

ในกรณีนี้ วิธีแก้ไขง่ายๆ คือการสร้างจากเทมเพลตใน Snagit ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกรูปภาพที่คุณต้องการรวมไว้ในคู่มือของคุณ เพิ่มข้อความ จัดเรียงลำดับ และทำการเลือกเกี่ยวกับลักษณะที่ปรากฏในขั้นตอนเดียวอย่างรวดเร็ว

Snagit มาพร้อมกับเทมเพลตระดับมืออาชีพจำนวนมากที่คุณสามารถเลือกได้ และคุณสามารถค้นหาเทมเพลตแบบพรีเมียมฟรีและทรัพยากรอื่นๆ ได้ใน TechSmith Assets สำหรับ Snagit

นี่เป็นวิธีการที่ยอดเยี่ยมในการใช้งาน เนื่องจากคุณสามารถดำเนินการแต่ละขั้นตอนหรืองานที่คุณต้องการครอบคลุม และสร้างส่วนแยกต่างหากของคู่มือนี้

จากนั้น คุณสามารถบันทึกแต่ละรายการเป็น PDF หรือรูปภาพเพื่อแชร์ รวบรวมเป็นคู่มือฉบับสมบูรณ์ หรือโพสต์ทีละรายการในอินทราเน็ตของบริษัท

แน่นอน การทำเอกสารแบบสแตนด์อโลนของแต่ละคนอาจไม่ใช่แนวทางที่ถูกต้อง ในกรณีนี้ คุณอาจลองใช้เครื่องมืออย่างเช่น Zendesk หรือ MadCap Flare เพื่อสร้างศูนย์สนับสนุนฐานความรู้หรือเอกสารไฟล์วิธีใช้

หากคุณกำลังสร้างฐานความรู้ออนไลน์ คุณควรจะสามารถใช้วิดีโอ รูปภาพ และเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้ทั้งหมดในเวลาเดียวกัน ดังนั้น ให้สร้างสรรค์และสร้างเนื้อหาที่ครอบคลุมทุกสิ่งที่ผู้ชมของคุณอาจต้องการ

ขั้นตอนที่ 6: ติดตามคำติชมและอัปเดตเนื้อหาของคุณอยู่เสมอ

ขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างคู่มือการฝึกอบรมคือการดึงความคิดเห็นและปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน

หากคุณโต้ตอบกับผู้ชมของคุณ รับฟังความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับความช่วยเหลือที่คุณมีให้ จากสิ่งที่พวกเขาพูด ดูว่ามีหัวข้อที่จำเป็นต้องขยายหรือหัวข้อที่ยังไม่ครอบคลุมเลยหรือไม่

เช่นเคย ระบบจะเปลี่ยนแปลง ผลิตภัณฑ์และคุณลักษณะต่างๆ จะได้รับการอัปเดต และเนื้อหาของคุณจะต้องอัปเดตเพื่อให้มีความเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์อยู่เสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้สำหรับงานทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถกลับไปทำการอัปเดตได้อย่างง่ายดาย

บทสรุป

คู่มือการฝึกอบรมไม่จำเป็นต้องเป็นหนังสือที่หนาและน่าเบื่ออีกต่อไป ผู้คนคุ้นเคยกับการเรียนรู้ออนไลน์ และพวกเขามักจะชอบมากกว่าแหล่งข้อมูลแอนะล็อก

คู่มือการฝึกอบรมออนไลน์ยังเข้าถึงและนำทางได้ง่ายกว่าบรรพบุรุษที่เป็นกระดาษ สามารถค้นหาได้และอนุญาตให้ผู้ใช้คั่นหน้าบางหน้าเพื่อให้เข้าถึงเนื้อหาที่ใช้บ่อยได้ง่ายและรวดเร็ว

ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและกระบวนการที่แบ่งปันที่นี่ คุณสามารถสร้างคู่มือการฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนกรกฎาคม 2019 และได้รับการอัปเดตในเดือนกันยายน 2020 เพื่อความถูกต้องและครอบคลุม