วิธีสร้างคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยใช้ภาพ

มีบทช่วยสอนบางอย่างที่ต้องใช้มากกว่าข้อความเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจ ด้วยการสร้างคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยใช้ภาพ คุณสามารถคีย์ผู้อ่านลงในรายละเอียดที่อาจไม่ได้รับการสื่อสาร ภาพเหล่านั้นอาจเป็นภาพนิ่งหรือภาพหน้าจอ GIF แบบเคลื่อนไหว แผนภูมิเปรียบเทียบ หรือวิดีโอ นอกเหนือจากการช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของคุณแล้ว ภาพยังช่วยขจัดความซ้ำซากจำเจของข้อความจำนวนมากอีกด้วย

ในปีที่แล้ว ฉันได้ทำงานเป็นนักเขียนด้านเทคนิคสำหรับคำแนะนำในการเขียน Joyent และสร้างวิดีโอสำหรับผู้ใช้ทุกระดับทักษะ สิ่งนี้ต้องการความแม่นยำ — ผู้คนพึ่งพาฉันในการสร้างคำแนะนำทีละขั้นตอนและคำแนะนำสำหรับงานด้านเทคนิค ถ้าฉันพลาดไปหนึ่งก้าวหรือคิดว่าผู้อ่านรู้ข้อมูลอยู่แล้ว พวกเขาอาจจะเดินจากไปอย่างหงุดหงิดและไม่เคยกลับมาที่เนื้อหาของเราอีก ในทางกลับกัน หากฉันให้รายละเอียด มากเกินไป เนื้อหาอาจรู้สึกว่ามากเกินไปและเดินเตร่ รวมทั้งต้องมีการอัปเดตบ่อยขึ้น ไม่มีแรงกดดัน

การค้นหาสถานที่ที่ภาพสามารถแทนที่รายละเอียดที่แม่นยำเกินไปบางส่วนนั้น ช่วยประหยัดเวลาและพลังงานให้ฉัน นอกจากนี้ ผู้อ่านต่างจากไปโดยรู้ว่าพวกเขากำลังคาดหวังอะไรอยู่ ซึ่งหวังว่าจะช่วยให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ทำตามคำแนะนำในการเขียนคีย์: แสดง ไม่ต้องบอก (จำเป็นมากที่ต้องมีหน้า Wikipedia ของตัวเอง)

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักเขียนด้านเทคนิคเพื่อรับประโยชน์จากการใช้สำนวนกระบวนการที่แม่นยำ อ่านกลยุทธ์ต่อไปเพื่อเตรียมคำแนะนำและเพิ่มภาพลงในเอกสาร

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างภาพ ให้พิจารณาผู้ฟังของคุณ

ก่อนผลิตเนื้อหาใดๆ คุณควรรู้ว่าคุณผลิตเนื้อหานี้เพื่อใครและคาดหวังอะไรจากพวกเขา แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะคาดการณ์ความต้องการส่วนบุคคลของผู้อ่านแต่ละราย แต่กฎที่คุณกำหนดจะมีอิทธิพลต่อโทนของเนื้อหาของคุณ และสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ในภายหลังเมื่อสร้างโครงร่างกระบวนการของคุณ

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• ผู้อ่านของฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญอยู่แล้วหรือไม่? พวกเขาเคยทำกระบวนการนี้มาก่อนหรือไม่ หากไม่ใช่ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน
• ผู้อ่านของฉันเป็นผู้อ่านภายในหรือภายนอก? หากผู้อ่านของฉันอยู่ในบริษัทเดียวกัน เราจะแชร์ภาษาใดบ้างที่จะช่วยอธิบายกระบวนการได้ดียิ่งขึ้น
• พวกเขาจะมาเนื้อหาของฉันด้วยอารมณ์แบบไหน? ฉันกำลังสร้างเนื้อหานี้สำหรับคนที่รีบเร่งที่จะทำบางอย่างให้เสร็จหรือนี่สำหรับผู้เรียนที่เป็นกันเองและหวังว่าจะได้ศึกษาต่อในหัวข้อนี้
• อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับผู้อ่านของฉัน? อะไรสำคัญน้อยที่สุด?
• ผู้อ่านของฉันชอบที่จะเรียนรู้อย่างไร ฉันรู้หรือไม่ว่าการโพสต์บนบล็อกประสบความสำเร็จมากกว่าวิดีโอหรือไม่ มีข้อมูลวิเคราะห์สนับสนุนการเรียกร้องเหล่านี้หรือไม่?
• ผู้อ่านของฉันใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่หรือไม่? ถ้าฉันใช้สำนวน จะเป็นอุปสรรคต่อความสามารถในการเรียนรู้การทำกระบวนการให้สำเร็จหรือไม่?

ไม่ว่าคุณจะสร้างอะไร คุณก็จะสร้างมันขึ้นมาพร้อมกับผู้อ่านในอีกด้านหนึ่ง ยิ่งคุณรู้จักผู้อ่านและผลิตเนื้อหาโดยคำนึงถึงผู้อ่านมากขึ้นเท่าใด โอกาสที่ผู้อ่านจะกลับมาอ่านเนื้อหาเพิ่มเติมก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ร่างกระบวนการด้วยรายละเอียดเท่าที่จำเป็นเท่านั้น

วิธีหนึ่งในการเตรียมกระบวนการหรือบทช่วยสอนสำหรับสื่อใดๆ คือการเริ่มต้นด้วยตารางสองคอลัมน์ คอลัมน์แรกจะมีแต่ละขั้นตอนที่ผู้อ่านต้องทำเพื่อทำงานให้เสร็จ ขั้นตอนเหล่านั้นอาจเล็กและแม่นยำพอๆ กับ “ส่งใบสมัครของคุณ” หรือใหญ่และไม่เจาะจงเท่า “กรอกส่วนที่เหลือของแบบฟอร์ม”

คอลัมน์ที่สองจะเป็นคอลัมน์กระบวนการที่มองเห็นได้ของคุณ ในตอนแรก นี้อาจไม่รวมภาพจริงใด ๆ เลย แต่คำอธิบายว่าภาพจะเป็นอะไร หากคุณกำลังสร้างเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร คุณไม่จำเป็นต้องมีภาพที่ตรงกันสำหรับทุกขั้นตอนในคอลัมน์แรก หากคุณกำลังจะสร้าง screencast ทุกกล่องควรมีหมายเหตุเกี่ยวกับประเภทของภาพที่จะรวมไว้ วิดีโอควรมีเวลาหน้าจอว่างเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

ตัวอย่างของตารางนี้อยู่ที่ด้านล่าง "ตัวอย่างโครงร่าง" แต่ก่อนอื่น คุณต้องทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทของอุปกรณ์ช่วยการมองเห็น

ประเภทของภาพและเวลาที่ควรใช้

ทุกกระบวนการสามารถใช้ประโยชน์จากภาพประเภทต่างๆ ได้ สื่อจะเปลี่ยนไปตามวัตถุประสงค์

• ภาพนิ่ง – เป็นสื่อกลางที่สมบูรณ์แบบเมื่อพยายามนึกภาพผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ ไม่ว่าจะเป็นบุคคลหรือวัตถุเฉพาะ เช่น กระทะ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นภาพถ่ายสต็อกหรือภาพถ่ายที่คุณถ่าย
• ภาพหน้าจอ – ภาพนิ่งของหน้าจอของคุณเหมาะมากเมื่อพูดถึงผลิตภัณฑ์ที่เห็นบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เช่น เว็บไซต์หรือซอฟต์แวร์อื่น ง่ายต่อการถ่ายและแก้ไข โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องขอบคุณ Snagit
• GIF – ภาพเคลื่อนไหวเหมาะสำหรับการอธิบายกระบวนการสั้น ๆ (น้อยกว่า 8 วินาที) ซึ่งอาจอธิบายได้ไม่ง่ายนัก
• แผนภูมิ – แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม แผนภูมิเส้น แผนภูมิหลายประเภท! แผนภูมิเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อพูดถึงและเปรียบเทียบชุดตัวเลข
• วิดีโอ – ภาพที่ดีที่สุด วิดีโอเหมาะสำหรับการอธิบายกระบวนการ วิธีสร้างวิดีโอทางเทคนิคที่ยอดเยี่ยมคือรูปแบบศิลปะที่กระบวนการนี้ช่วยได้ แต่ต้องมีการวางแผนมากกว่านี้ (โชคดีสำหรับคุณ ฉันได้เรียนรู้มากมายจาก TechSmith และพวกเขามีอีกมากที่จะพูดในหัวข้อนี้)

อย่าลังเลที่จะใช้สื่อผสมกับงานเขียนของคุณ แต่ละคนจะตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันสำหรับขั้นตอนต่างๆ

ตัวอย่างเค้าร่าง

สูตรอาหารเป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุดของกระบวนการที่มักต้องการความแม่นยำ ซึ่งภาพสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก สมมติว่าฉันต้องการสรุปคำแนะนำในการทำเค้ก:

ตาราง {

border-collapse: ยุบ;

}

ตาราง td th {

เส้นขอบ: 1px ทึบ #404040;

ช่องว่างภายใน:4px;

}

หากทุกย่างก้าวมีภาพลักษณ์ มันคง… เปล่าๆ

เลือกภาพของคุณ

รูปภาพที่ฉันเลือกมีประโยชน์ในการอธิบายกระบวนการขนาดเล็กภายในกระบวนการที่ใหญ่ขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รูปภาพในขั้นตอนที่ 7 ของส่วนผสมที่กวนจนถึงตอนนี้เป็นหลักฐานทางภาพที่สำคัญอย่างยิ่ง หลังจากอบเค้กหลายชิ้นตามคำแนะนำนี้ ความแตกต่างระหว่างพอดีและผสมมากเกินไป… ฉันหวังว่าฉันจะมีภาพเสมอ อาจมีคู่มือการใช้งานที่เขียนขึ้นเกี่ยวกับความซับซ้อนของระยะเวลาในการผสม — หน้าอื่น ๆ ทุกหน้าจะต้องเป็นรูปภาพ

หลังจากร่างภาพที่คุณต้องการแล้ว คุณต้องรวบรวมสินค้า สำหรับตัวอย่างนี้ จะเป็นการดีที่สุดที่จะถ่ายภาพกระบวนการอบเค้กของคุณ สำหรับกระบวนการอื่นๆ คุณอาจไม่จำเป็นต้องถ่ายภาพแบบกำหนดเอง มีเว็บไซต์ถ่ายภาพสต็อกระดับพรีเมียมฟรีมากมายซึ่งมีวิดีโอ GIF และภาพนิ่งให้ใช้ตามดุลยพินิจของคุณ

ทดสอบกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ไม่มีงานเขียนใดที่เสร็จสมบูรณ์จนกว่าจะได้รับการอ่านโดยบุคคลในกลุ่มผู้ชมเป้าหมายของคุณและได้รับตราประทับการอนุมัติ ข้อมูลที่พวกเขาป้อนจะแสดงให้เห็นว่าคุณพลาดขั้นตอนใดในกระบวนการหรือจุดใดที่จำเป็นต้องใช้ภาพมากขึ้น

วิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการนี้ (โดยไม่มีทรัพยากรจำนวนมากของทีมความสามารถในการใช้งาน) คือการขอให้คนสองสามคนจากกลุ่มประชากรหลักของคุณอ่านเนื้อหาของคุณ และพยายามปฏิบัติตามกระบวนการตามที่เขียนไว้ทุกประการ ยาคอบ นีลเส็นมักถูกยกมาอ้างว่าห้าคนเป็นจำนวนที่ดีที่สุดในการจับประเด็นปัญหามากที่สุด

การทดสอบที่ไม่ผ่านการกลั่นกรอง

การทดสอบแบบไม่กลั่นกรองเหมาะสำหรับโครงการขนาดเล็กที่มีทรัพยากรจำกัด — หรือเมื่อคุณต้องการผลลัพธ์ที่รวดเร็ว มีเครื่องมือหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น แต่ถ้าคุณกำลังมองหาคำติชมเกี่ยวกับกระบวนการที่เล็กกว่า คุณอาจจะไม่ต้องเสียเวลาส่งเอกสารไปให้ผู้ทดสอบของคุณพร้อมชุดคำถามที่คุณต้องการ ตอบ

ขอให้ผู้ทดสอบจดบันทึกทุกครั้งที่มีคำถาม ดูสิ่งที่อาจขาดหายไป พบกับอุปสรรคในกระบวนการ หรือหวังว่าพวกเขาจะมีคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติม หวังว่าพวกเขาจะสามารถทำงานให้เสร็จก่อนที่จะให้คำติชมแก่คุณ

การทดสอบที่กลั่นกรอง

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของการทดสอบแบบมีการตรวจสอบคือ คุณสามารถดูผู้ทดสอบของคุณดำเนินการตามกระบวนการได้จริง และดูว่าพวกเขาสับสนที่ไหน แทนที่จะพึ่งพาพวกเขาเพื่อสังเกตความสับสนสำหรับคุณ จะดีกว่าถ้าคุณบันทึกเซสชันเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องพึ่งพาบันทึกที่คุณจดในเซสชั่นนี้โดยเฉพาะ

ถามคำถามตลอดทาง ตัวอย่างเช่น:

• คุณเข้าใจงานที่คุณถูกขอให้ทำหรือไม่? งานนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่?
• อะไรจะทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น?
• หากมีภาพที่มีขั้นตอน ภาพช่วยให้คุณเข้าใจว่าต้องทำอย่างไร?
• คุณต้องการให้มีภาพมากขึ้นหรือไม่?

ห่อ

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าทำไมคุณควรเพิ่มภาพให้กับคำแนะนำทีละขั้นตอนและมีคลังแสงเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณสร้างคำแนะนำทีละขั้นตอนได้สำเร็จด้วยความช่วยเหลือของอุปกรณ์ช่วยการมองเห็น ฝึกฝนบ่อยๆทำให้เก่ง. ความพยายามครั้งแรกของคุณในการเพิ่มรูปภาพลงในกระบวนการอาจไม่สมบูรณ์ แต่ด้วยการทดสอบโดยผู้ใช้บางส่วนเพื่อเป็นแนวทางในการแก้ไข คุณจะสามารถช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเข้าใจวิธีการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้

คุณมีวิธีอื่นในการค้นหาว่าเมื่อใดควรเพิ่มอุปกรณ์ช่วยการมองเห็นในคำแนะนำหรือไม่? แบ่งปันเคล็ดลับของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง!

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนพฤศจิกายน 2017 และได้รับการอัปเดตเพื่อความถูกต้องและครอบคลุม