วิธีสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงาน: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

พวกเราส่วนใหญ่ต้องฝึกอบรมเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมงาน หรือพนักงานของเราว่าต้องทำอย่างไรในคราวเดียวหรืออย่างอื่น

ผู้ฝึกสอนมืออาชีพมักจะรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับการทำวิดีโอการฝึกอบรมพนักงาน แต่ถ้าคุณไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรมล่ะ

แม้ว่าคุณอาจไม่ได้คิดว่าตัวเองเป็นผู้ฝึกสอน แต่การรู้วิธีสร้างวิดีโอแนะนำสามารถช่วยสอน ฝึกอบรม และอธิบายสิ่งที่คุณต้องการแชร์ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงานที่มีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมอย่างเหลือเชื่อ แม้ว่าคุณจะไม่เคยสร้างวิดีโอมาก่อนก็ตาม

ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่า

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• เหตุใดวิดีโอการฝึกอบรมพนักงานจึงอาจดีกว่าสำหรับธุรกิจของคุณมากกว่าการฝึกอบรมแบบเดิม
• ความแตกต่างระหว่างวิดีโอการฝึกอบรมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
• ซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ที่จำเป็นในการสร้างวิดีโอ
• วิธีสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงาน — ทีละขั้นตอน
• สี่วิธีในการทำให้วิดีโอการฝึกอบรมพนักงานของคุณดียิ่งขึ้น

ทำไมคุณควรสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงาน

หากคุณไม่เคยสร้างวิดีโอมาก่อน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะจินตนาการว่าจะเริ่มตั้งแต่ตอนนี้

ฉันเคยไปที่นั่น. ฉันเข้าใจแล้ว

บางครั้ง ความคิดที่จะเรียนรู้วิธีใหม่ๆ ในการทำบางสิ่งดูน่ากลัวกว่าการทำแบบเดิมต่อไป แม้ว่าวิธีการใหม่จะดีกว่าอย่างมากก็ตาม

หรือบางทีเราคิดว่าเราไม่มีเวลาในขณะนี้

เราอาจบอกว่าเราจะเรียนรู้วิธีใหม่เมื่อเรามีเวลาหยุดทำงาน แต่ตามจริงแล้ว ครั้งสุดท้ายที่คุณมีการหยุดทำงานที่สำคัญในที่ทำงานคือเมื่อไหร่?

ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างวิดีโอสั้น ๆ เพื่อช่วยในการเตรียมความพร้อมของพนักงานหรือคุณต้องการวิดีโอแบบโต้ตอบสำหรับการฝึกอบรมขององค์กร การเรียนรู้การสร้างวิดีโอสำหรับการฝึกอบรมพนักงานจะช่วยคุณประหยัดเวลา

และพนักงานของคุณจะเรียนรู้ได้ดีขึ้นในกระบวนการนี้

แต่อย่าใช้คำพูดของฉันมัน ลองดูข้อมูลบางอย่าง

วิดีโอการฝึกอบรมพนักงานทำงานได้ดีขึ้น

ในการศึกษาเรื่อง "พฤติกรรมของผู้ดูวิดีโอ แนวโน้ม และสถิติที่คุณต้องรู้" เราพบว่าผู้คนค้นหาวิดีโอแนะนำและให้ความรู้มากขึ้นตามเวลาของตนเองมากขึ้น

อันที่จริง 55% ของผู้ตอบแบบสำรวจในปี 2018 (ข้อมูลล่าสุดของเรา) กล่าวว่าพวกเขาดูวิดีโอแนะนำหรือให้ข้อมูล 2 ครั้งขึ้นไปต่อสัปดาห์

ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 28% ในปี 2559

คำตัดสิน? ผู้คนต้องการเรียนรู้ด้วยวิดีโอ และพวกเขากำลังค้นหาการเรียนรู้ผ่านวิดีโอในเวลาของตนเองมากขึ้น

แต่มันนอกเหนือไปจากการตั้งค่าธรรมดาๆ ผู้คนเรียนรู้และทำงานได้ดีขึ้นเมื่อการเรียนรู้เป็นภาพ

การศึกษาเรื่อง "คุณค่าของภาพ" ของเราพบว่าเนื้อหาวิดีโอและภาพช่วยประสิทธิภาพของพนักงาน อันที่จริง 67% ของพนักงานทำงานเสร็จได้ดีขึ้นและซึมซับข้อมูลเร็วขึ้น 7% ด้วยเนื้อหาการฝึกอบรมวิดีโอและภาพ เทียบกับข้อความธรรมดา

แต่ไม่ใช่แค่ประสิทธิภาพของพนักงานเท่านั้น

การสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงานจะช่วยคุณประหยัดเวลาและเงิน

คิดแบบนี้: มีหลายสิ่งที่คุณน่าจะต้องฝึกอบรมพนักงานให้ทำ ไม่ว่าคุณจะกำลังสอนพนักงานใหม่เกี่ยวกับวิธีการสำรวจซอฟต์แวร์ HR ของคุณหรือให้การศึกษาต่อเนื่องสำหรับพนักงานที่มีอยู่ มีแนวโน้มว่าทุกคนในบริษัทหรือองค์กรของคุณจำเป็นต้องรู้

นั่นคือการฝึกอบรมที่คุณต้องให้ซ้ำแล้วซ้ำอีกกับผู้คนต่าง ๆ ในเวลาที่ต่างกัน

คุณสามารถฝึกฝนตัวเองในแต่ละครั้งหรือให้คนอื่นทำเพื่อคุณ

แต่นั่นจะทำให้คุณหรือคนอื่นต้องใช้เวลาในแต่ละวันหรือสัปดาห์ของคุณในการฝึกทุกครั้งที่ต้องทำ และมักต้องการให้ทุกคนอยู่ในที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน

แล้วข้อจำกัดด้านพื้นที่ล่ะ? ลองนึกภาพว่าคุณต้องฝึกอบรมพนักงาน 1,000 คนในบริษัทของคุณ หรือสำหรับบริษัทขนาดเล็ก 100 คน คุณมีที่ว่างในอาคารที่จะรองรับคนจำนวนมากได้อย่างสบายหรือไม่

ในทางกลับกัน วิดีโอจะพร้อมเสมอเมื่อจำเป็น เพียงระบุลิงก์ พนักงานของคุณ (หรือพนักงาน) ก็สามารถรับชมได้เมื่อต้องการ พวกเขายังสามารถกลับไปทบทวนได้เมื่อต้องการทบทวน

และเท่าที่มีพื้นที่ว่าง คุณไม่จำเป็นต้องมีเลย พนักงานได้รับการฝึกอบรมผ่านคอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานหรืออุปกรณ์อัจฉริยะ

นอกจากนี้ ด้วยการฝึกอบรมวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า ภูมิศาสตร์ก็ไม่สำคัญ พนักงานของคุณในซิดนีย์ ออสเตรเลียไม่ต้องอยู่หลังเที่ยงคืนเพื่อรับการฝึกอบรมที่บอสตัน, พนักงาน MA ของคุณได้รับเวลา 8.00 น.

วิดีโอการฝึกอบรมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

เมื่อหลายคนนึกถึงวิดีโอฝึกอบรมพนักงาน พวกเขาจะนึกถึงวิดีโอระดับมืออาชีพ และในขณะที่วิดีโอประเภทดังกล่าวมีอยู่ในคลังแสงการฝึกซ้อมของคุณ แต่วิดีโอฝึกอบรมบางรายการของคุณไม่จำเป็นต้องได้รับการขัดเกลา

วิดีโอฝึกอบรมพนักงานบางรายการอาจทำได้ง่ายเพียงแค่บันทึกหน้าจอ 30 วินาทีเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าการตอบกลับอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานหรือคำแนะนำในการขอลาหยุด

ไม่ได้หมายความว่าวิดีโอฝึกอบรมที่เป็นทางการกว่านี้ไม่มีประโยชน์หรือจำเป็น แต่การฝึกอบรมอย่างไม่เป็นทางการอาจเป็นวิธีที่ดีในการทำให้เท้าเปียกในการสร้างและแบ่งปันวิดีโอการฝึกอบรมพนักงาน

วิดีโอการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการอาจต้องมีการเตรียมการและการวางแผนเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่ก็มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อเช่นกัน

ประเภทของวิดีโอการฝึกอบรมที่ไม่เป็นทางการทั่วไป

• วิธีการเข้าสู่ระบบจ่ายเงินนอกเวลา
• วิธีใช้ซอฟต์แวร์ด่วน
• วิดีโอสนับสนุนด้านเทคนิค
• คำแนะนำข้อมูลการเข้าสู่ระบบใหม่
• แนะนำวัฒนธรรมหรือกิจกรรมของบริษัท

วิดีโอการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการประเภททั่วไป

• อบรมการขาย.
• การฝึกอบรมซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุม
• การอบรมวัฒนธรรมองค์กร
• การฝึกอบรมการปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับ
• การฝึกอบรมความหลากหลาย
• อบรมความปลอดภัยในการทำงาน

คุณต้องการอะไรในการสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงาน?

ฉันได้กล่าวถึงข้างต้นแล้ว แต่ยังต้องทำซ้ำ: คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์แฟนซีหรือทักษะด้านวิดีโอระดับมืออาชีพเพื่อสร้างวิดีโอการฝึกอบรมที่มีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ

อันที่จริง คุณอาจมีสิ่งที่คุณต้องการมากที่สุดแล้ว (ถ้าไม่ใช่ทั้งหมด) เพื่อเริ่มต้นสร้างวิดีโอในวันนี้ สิ่งเดียวที่คุณอาจต้องเพิ่มคือซอฟต์แวร์จับภาพหน้าจอหรือตัดต่อวิดีโอ ขึ้นอยู่กับประเภทของเนื้อหาวิดีโอที่คุณสร้าง

นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ:

• ไมโครโฟนที่ดี ลองอ่านโพสต์นี้เพื่อดูว่าไมโครโฟนชนิดใดที่เราแนะนำ
• ซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอ ไม่แปลกใจเลย แต่เราขอแนะนำ TechSmith Camtasia
• คอมพิวเตอร์ที่สามารถตัดต่อวิดีโอได้
• กล้องเว็บแคมหรือสมาร์ทโฟน
• ไฟวงแหวนหรือแหล่งกำเนิดแสงธรรมดาอื่นๆ
• ฉากหลังที่สะอาดและ/หรือสถานที่เงียบสงบและสะอาดสำหรับถ่ายวิดีโอจากกล้อง

พูดตรงๆ นั่นแหละ คุณสามารถสร้างวิดีโอฝึกอบรมพนักงานได้หลายประเภทโดยใช้อะไรมากกว่าที่ระบุไว้ข้างต้น อันที่จริง คุณสามารถข้ามสามสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสุดท้ายทั้งหมดเพื่อเริ่มต้นได้

ด้วยไมโครโฟนที่ดีและเครื่องบันทึกหน้าจอ คุณสามารถฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับทุกสิ่งที่อาจจำเป็นต้องทำด้วยคอมพิวเตอร์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำเข้าสไลด์ PowerPoint ลงใน Camtasia ได้โดยตรง ทำให้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างวิดีโอจากการฝึกอบรมที่ใช้การนำเสนอ

ขณะที่คุณพิจารณาสร้างวิดีโอฝึกอบรมอย่างมืออาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งวิดีโอที่ต้องการวิดีโอจากกล้องจำนวนมาก คุณอาจต้องพิจารณาระบบไฟส่องสว่างแบบมืออาชีพและ DSLR หรือกล้องระดับไฮเอนด์อื่นๆ

วิธีสร้างวิดีโอฝึกอบรมพนักงาน

การสร้างวิดีโอฝึกอบรมพนักงานไม่จำเป็นต้องเป็นการผลิตจำนวนมาก (โดยไม่ได้ตั้งใจ) แต่มีขั้นตอนพื้นฐานบางอย่างที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อช่วยให้ประสบความสำเร็จได้

1. เริ่มต้นด้วยแผน

แม้แต่หน้าจอ 30 วินาทีที่ไม่เป็นทางการที่สุดก็บันทึกวิธีการควรมีแผนและวัตถุประสงค์ คุณต้องการสอนอะไร ความต้องการของผู้ชมของคุณคืออะไร? กระบวนการที่คุณต้องแสดงคืออะไร?

หากไม่มีสิ่งใดเลย ให้ดำเนินการอย่างรวดเร็วหรือสองสิ่งที่คุณตั้งใจจะบันทึกเพื่อให้แน่ใจว่าการฝึกของคุณมีความชัดเจนและรัดกุมที่สุด

ต่อไปนี้เป็นสิ่งอื่น ๆ ที่ควรพิจารณาก่อนที่คุณจะกดปุ่มบันทึก

รวบรวมข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการ

หากคุณไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่คุณต้องการฝึกอบรม คุณจะต้องปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณชัดเจนและครบถ้วน

หยิบแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการ เช่น รูปภาพที่คุณต้องการรวมไว้ เป็นต้น

เขียนสคริปต์

หากวิดีโอของคุณมีเสียงบรรยาย ฉันขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยสคริปต์

ไม่มีอะไรจะทำลายวิดีโอการฝึกที่ดีได้เร็วไปกว่าการเย็บชายกางเกงและชายกระโปรงยาวหรือ 23 อืมติดต่อกันเมื่อคุณพยายามจำสิ่งที่คุณต้องการจะพูดต่อไป

การมีสคริปต์ยังช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

สคริปต์ที่ดีที่สุดจะมี — แบบคำต่อคำ — ทุกสิ่งที่คุณตั้งใจจะพูด การสละเวลาเขียนสิ่งนี้ก่อนทำการบันทึกช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่ต้องเสี่ยงกับการคดเคี้ยวในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง

ร่างประเด็นที่คุณต้องการสร้างแล้วเขียนสคริปต์ฉบับเต็มตามโครงร่างนั้น

สคริปต์ยังช่วยให้คุณมีโอกาสฝึกฝนก่อนที่จะบันทึก

แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการหรือต้องการสร้างสคริปต์แบบเต็ม อย่างน้อยที่สุด ให้สร้างรายการสิ่งที่คุณต้องการครอบคลุม

พิจารณาสร้างกระดานเรื่องราว

หากวิดีโอฝึกอบรมพนักงานของคุณมีฟุตเทจจากกล้อง กระดานเรื่องราวจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าช็อตทั้งหมดจะเป็นอย่างไรก่อนที่คุณจะถ่ายทำ จะช่วยคุณประหยัดเวลาในระยะยาว

อย่ากลัวเลย คุณไม่จำเป็นต้องเป็นศิลปินที่น่าทึ่งเพื่อสร้างสตอรี่บอร์ดที่ใช้งานได้

การสเก็ตช์และฟิกเกอร์แบบรวดเร็วนั้นสมบูรณ์แบบสำหรับวิดีโอสด สำหรับ screencast หรือการบันทึกหน้าจอ คุณสามารถใช้ชุดภาพหน้าจอง่ายๆ เพื่อแสดงสิ่งที่คุณวางแผนจะแสดงพร้อมกับคำบรรยายคร่าวๆ ได้

ฉันเป็นศิลปินที่แย่มาก แต่สตอรี่บอร์ดสั้นๆ ของผู้หญิงคนหนึ่งนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานก็ใช้ได้ดี เพื่อช่วยให้ฉันเห็นภาพว่าฉันต้องการจะใส่อะไรลงไปในแต่ละช็อต

หากวิดีโอของคุณไม่ใช้วิดีโอจากกล้อง หรือหากวิดีโอจากกล้องได้รับการบันทึกแล้วและคุณเพียงแค่ประกอบเข้ากับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้กระดานเรื่องราว

แต่อย่าลืมสำหรับโครงการวิดีโอในอนาคต

2. บันทึกวิดีโอการฝึกของคุณ

สมมติว่าวิดีโอฝึกอบรมพนักงานสองสามรายการแรกของคุณจะไม่มีวิดีโอจากกล้อง ดังนั้น เราจะอธิบายขั้นตอนที่จำเป็นในการทำวิดีโอที่มีการบันทึกหน้าจอ

เริ่มต้นด้วยการล้างเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณจากความยุ่งเหยิง พนักงานของคุณไม่จำเป็นต้องเห็น cat meme และ PDF ต่างๆ ที่คุณบันทึกไว้ในเดสก์ท็อป

จากนั้นเปิดแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการแสดง

เปิด Camtasia คลิกปุ่มบันทึกใหม่

จากนั้นเลือกจอภาพและ/หรือหน้าต่างที่คุณต้องการบันทึก คุณยังสามารถบันทึกทั้งหน้าจอได้หากจำเป็น

เลือกไมโครโฟนของคุณและคุณต้องการให้มีการบันทึกเพื่อรวมเสียงของระบบหรือไม่ จากนั้น คุณสามารถเลือกเว็บแคมของคุณได้หากต้องการรวมใบหน้าของคุณในการบันทึก

เมื่อคุณเลือกได้แล้ว ให้คลิกเริ่มการบันทึก รอการนับถอยหลังสามวินาทีและคุณก็ไปได้เลย

จำไว้ว่า หากคุณทำพลาดหรือทำผิดพลาดในขณะบันทึก ก็แค่ทำต่อไป เพียงหยุดชั่วครู่และเริ่มต้นใหม่จากที่ที่คุณทำผิดพลาด คุณสามารถแก้ไขได้ทั้งหมดในกระบวนการแก้ไข

เมื่อคุณบันทึกเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่มหยุด จากนั้น Camtasia จะเพิ่มการบันทึกของคุณไปยังไทม์ไลน์ในโปรเจ็กต์ Camtasia ใหม่โดยอัตโนมัติ

3. นำเข้าทรัพย์สินที่จำเป็นอื่น ๆ

หากวิดีโอของคุณจะมีภาพหรือเนื้อหาอื่นๆ เช่น เพลง ให้นำเข้าโดยคลิกนำเข้าสื่อและไปที่โฟลเดอร์ที่มีเนื้อหาของคุณอยู่

หากวิดีโอสุดท้ายของคุณมีฟุตเทจของกล้องนอกเหนือจากเว็บแคมที่คุณบันทึกไว้แล้ว คุณจะต้องนำเข้าวิดีโอนี้

จากนั้นลากเนื้อหาของคุณไปยังไทม์ไลน์ที่คุณต้องการให้เป็น คุณสามารถย้ายไปมาได้ตลอดเวลาตามความจำเป็นในภายหลัง

4. แก้ไขวิดีโอของคุณ

นี่อาจฟังดูน่ากลัว แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่ Camtasia ทำให้การตัดต่อวิดีโอทำได้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ หากคุณสามารถลากและวางได้ คุณก็ทำได้

การตัดต่อวิดีโออาจมีความหมายหลายอย่างขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการ สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสียงและภาพของคุณซิงโครไนซ์กับชุดการตัดและการดำเนินการอื่นๆ ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น เพื่อรวมเนื้อหาต่างๆ ของคุณเข้าด้วยกันเป็นข้อความที่สอดคล้องกัน

5. แชร์วิดีโอของคุณ

เมื่อคุณแก้ไขวิดีโอเสร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะแชร์ Camtasia ช่วยให้คุณบันทึกไฟล์ในเครื่องหรือในไดรฟ์เครือข่าย หรือคุณสามารถแชร์ไปยังปลายทางยอดนิยมหลายแห่ง เช่น YouTube, Vimeo, Dropbox, Google Drive, Screencast และอื่นๆ

เพียงคลิกส่งออกและเลือกปลายทางของคุณ

สี่วิธีในการทำให้วิดีโอการฝึกอบรมพนักงานของคุณดียิ่งขึ้น

แม้แต่วิดีโอพื้นฐานก็มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อและมีประสิทธิภาพสำหรับการฝึกอบรมพนักงานของคุณ แต่เมื่อคุณพร้อมที่จะก้าวไปไกลกว่าพื้นฐาน Camtasia มีหลายวิธีในการเพิ่มเครื่องเทศ

• เพิ่มอินโทรและเอาท์โทร
• เพิ่มช่วงการเปลี่ยนภาพ
• ใช้ภาพเคลื่อนไหว
• กำหนดอารมณ์ด้วยดนตรี

ดูบทแนะนำที่ยอดเยี่ยมนี้เกี่ยวกับวิธีปรับปรุงวิดีโอของคุณ

เริ่มต้นการฝึกอบรมพนักงานของคุณด้วยวิดีโอ

แม้ว่าคุณอาจไม่มี "ผู้ฝึกอบรม" ในชื่อของคุณ แต่การรู้วิธีสร้างและแชร์วิดีโอการฝึกอบรมพนักงานจะช่วยให้คุณฝึกอบรมพนักงานหนึ่งคน 10 หรือ 10,000 คนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

และด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและเคล็ดลับบางประการ คุณสามารถสร้างวิดีโอการฝึกอบรมพนักงานที่มีส่วนร่วมได้ แม้ว่าคุณจะไม่เคยสร้างวิดีโอมาก่อนก็ตาม

คำถามที่พบบ่อย