วิธีการสื่อสารที่ดีขึ้นในทีมงานระยะไกลกับ Jesse Lahey

คุณสื่อสารกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด?

การสื่อสารทางไกลเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา ในปัจจุบัน หลายคนต้องสื่อสารออนไลน์เกือบทั้งหมด โดยใช้เครื่องมือเสมือน เช่น อีเมล และการสื่อสารด้วยเสียงและภาพ เช่น การสนทนาทางวิดีโอ

แต่การสื่อสารทางไกลสามารถนำมาซึ่งความท้าทายใหม่ๆ แนวคิดอาจสูญหายไปกับการแปลเสมือนจริง หรือผู้คนอาจไม่สนใจลงมือทำ ดังนั้น คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าการสื่อสารของคุณชัดเจน กระตุ้นให้ผู้ฟังดำเนินการ และช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ

Jesse Lahey เป็นวิทยากรและนักเขียนที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์มากกว่า 25 ปีในด้านความเป็นผู้นำและการสื่อสารในพนักงาน ในปี พ.ศ. 2547 เขาได้ร่วมก่อตั้ง Workforce Communication ซึ่งเป็นทีมที่ปรึกษาที่ช่วยองค์กรต่างๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพชีวิตของผู้คน นอกจากนี้ เขายังเป็นเจ้าภาพจัดพอดคาสต์ Engaging Leader ซึ่งดาวน์โหลดโดยผู้นำทั่วโลกนับล้านครั้ง

เจสซี่มุ่งเน้นที่การช่วยเหลือบริษัทต่างๆ ปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจ การเติบโตและความสุขของผู้คน เขาเป็นผู้สนับสนุนที่แข็งแกร่งในการใช้การสื่อสารเพื่อทำความดีในโลก

คุณสามารถชมวิดีโอในหัวข้อนี้ที่ด้านบนของโพสต์นี้ เพื่อฟังตอนพอดแคสต์ กดเล่นด้านล่าง หรืออ่านต่อเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม...

ผู้คนจะเป็นนักสื่อสารที่ดีขึ้นได้อย่างไรในทีมงานทางไกล

การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นด้วยความตั้งใจ จากข้อมูลของ Jesse การสื่อสารทั้งหมดควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ในการบรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง พูดง่ายๆ ก็คือ คุณควรวางแผนการสื่อสารของคุณตามลำดับโดยเฉพาะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

เจสซีแบ่งปันคำพูดของเฟร็ด การ์เซีย ศาสตราจารย์ด้านการสื่อสารที่ NYU ซึ่งทำให้กระบวนการเชิงกลยุทธ์นี้ง่ายขึ้น:

“คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เป้าหมายที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ และวิธีการที่คุณจะบรรลุเป้าหมายนั้น”

ความท้าทายหลักประการหนึ่งของการสื่อสารคือเรามักจะคิดว่าเราทำได้ดีกว่าที่เป็นอยู่ เจสซี่บอกว่าเรามักจะข้ามขั้นตอนการวางแผนและเข้าสู่กลยุทธ์โดยตรง มักทำให้เกิดความสับสน

“พวกเราเป็นเหมือนมือปืนชาวตะวันตกเก่า เราแค่ต้องการยิงจากสะโพก คุณต้องใช้เวลาในการเล็ง รู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร วางแผนล่วงหน้านิดหน่อย”

การมองข้ามกลยุทธ์การสื่อสารในวงกว้างหมายความว่าคุณมีโอกาสน้อยที่จะมีส่วนร่วมกับผู้ชมของคุณอย่างเหมาะสม และอาจทำให้เกิดปัญหาในภายหลังได้ พิจารณาว่าคุณได้รับอีเมลกี่ครั้ง และคุณไม่แน่ใจว่าอีเมลนั้นขอให้คุณทำอะไร กลวิธี “การยิงจากสะโพก” นี้สามารถสร้างความเข้าใจผิด ความไม่ไว้วางใจ และการต่อต้านอย่างแข็งขัน

5M Framework เพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น

เจสซีใช้เฟรมเวิร์ก 5M ซึ่งช่วยให้ผู้คนบรรลุวัตถุประสงค์ในการสื่อสารโดยทำตามขั้นตอนที่เป็นระบบ แต่ละขั้นตอนกำหนดให้คุณต้องคิดถึงสิ่งที่อยู่เบื้องหลังการสื่อสารของคุณก่อนดำเนินการ ไม่ว่าคุณจะกำลังวางแผนโครงการที่ซับซ้อนหรืองานง่ายๆ

5Ms ได้แก่ ภารกิจ สมาชิก ข้อความ สื่อ และผู้จัดการ เจสซี่แยกย่อยแต่ละขั้นตอนของกรอบงานและแบ่งปันสิ่งที่คุณต้องพิจารณา

1. ภารกิจ

คุณกำลังพยายามทำอะไร เมื่อคุณสื่อสารภายในทีมงาน ภารกิจของคุณควรสอดคล้องโดยตรงกับผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณ

ขั้นแรก คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณตระหนักถึงวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กรและเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ ต่อไป ให้พิจารณาว่าเป้าหมายของคุณคืออะไรและผลลัพธ์ทางธุรกิจเฉพาะที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุ นี่คือภารกิจของการสื่อสารของคุณ

2. สมาชิก

ใครคือกลุ่มเป้าหมายหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ? ยิ่งคุณรู้จักพวกเขามากเท่าไหร่ คุณก็จะสื่อสารกับพวกเขาได้ง่ายขึ้นเท่านั้น คุณควรพิจารณาสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับพวกเขาในฐานะปัจเจกบุคคลและในฐานะองค์กร วัฒนธรรม ประวัติศาสตร์ พลวัตในปัจจุบัน และอื่นๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับปัญหาในมือ

3. ข้อความ

จากนั้นเริ่มวางแผนสิ่งสำคัญที่คุณต้องการให้ผู้ฟังรู้ เชื่อ หรือทำ คุณอาจต้องการโน้มน้าวผู้คนเพื่อให้พวกเขาดำเนินการหรือเชื่อสิ่งที่แตกต่างไปจากเดิม คุณต้องใส่ข้อความใดบ้างเพื่อเปลี่ยนพฤติกรรมของพวกเขา และที่สำคัญ คุณสามารถเปลี่ยนพฤติกรรมของพวกเขาได้หรือไม่? อาจมีมากกว่าหนึ่งข้อความที่จะช่วยหรือเป็นเรื่องเล่าที่ทรงพลังที่คุณสามารถใช้เพื่อกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

4. สื่อ

เมื่อคุณทราบข้อความของคุณแล้ว ให้พิจารณาวิธีการส่ง ใครควรนำเสนอข้อความของคุณต่อผู้ชมของคุณ? คุณสามารถสร้างตัวละคร ใช้ตัวอย่างลูกค้า หรือขอความช่วยเหลือจากบุคคลในชีวิตจริงจากบริษัทของคุณ จากนั้น ให้นึกถึงสื่อหรือสื่อเฉพาะที่คุณจะใช้

การสื่อสารของคุณมีได้หลายรูปแบบ อาจเป็นโปสเตอร์ อีเมล วิดีโอ หรือคุณอาจนำข้อความของคุณไปใช้ในรูปแบบต่างๆ เพื่อเผยแพร่ผ่านหลายแพลตฟอร์ม วิธีนี้จะทำให้ข้อความของคุณเข้าถึงผู้คนได้มากที่สุด

เจสซีตั้งข้อสังเกตว่าผู้ชมของคุณอาจอยู่ในที่ต่างๆ ทางออนไลน์ ดังนั้นคุณควรเพิ่มการเข้าถึงให้ได้สูงสุด นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือหากผู้ชมของคุณได้ยินข้อความเดียวกันหลายครั้ง

เจสซี่บอกว่านี่เป็นเวทีที่คนส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วย การสื่อสารมักล้มเหลวเพราะผู้คนต่างกระโดดไปที่เวที แทนที่จะวางแผนว่าทำไมพวกเขาถึงทำอะไร และอะไรเป็นอย่างแรก

5. ผู้จัดการ

ผู้จัดการของคุณหรือผู้มีอิทธิพลหลักอื่น ๆ ในองค์กรของคุณสามารถเป็นผู้สมรู้ร่วมที่ทรงพลังในการสื่อสารข้อความของคุณให้ประสบความสำเร็จ การมีส่วนร่วมกับสิ่งที่เจสซีเรียกว่า "การสนับสนุนแชมป์" ในกระบวนการสื่อสารช่วยให้พวกเขาช่วยคุณได้

เจสซี่เชื่อว่ากระบวนการ 5M นั้นใช้เวลาไม่นาน การสละเวลาสักครู่เพื่อคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จสามารถส่งผลในเชิงบวกต่อผลลัพธ์การสื่อสารของคุณ คำแนะนำของเขาคือเขียนแนวคิดของคุณเพื่อจัดทีมของคุณในทุกขั้นตอน

“หากคุณสามารถจดบันทึก 5M ของคุณได้ มันจะเพิ่มความชัดเจนและความเรียบง่ายขึ้นอย่างมาก และหลีกเลี่ยงความสับสน จากนั้นคุณสามารถแบ่งปันกับคนอื่นในทีมของคุณและพูดว่า 'เฮ้ เรามีเป้าหมายเดียวกันที่นี่หรือไม่' เพราะมันน่าประหลาดใจจริงๆ ที่ผู้คนมักจะไม่อยู่ในหน้าเดียวกัน”

วิธีดำเนินการสื่อสารที่ดีขึ้น

กรอบงาน 5M เป็นเครื่องมือการวางแผนที่ครอบคลุมสำหรับการสื่อสาร แต่คุณจะดำเนินการอย่างไร

เจสซีสนับสนุนโมเดล Simple Visual Stories (SVS) เพื่อการสื่อสารทางไกลที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เขาใช้สิ่งนี้ทั้งภายในและภายนอกเนื่องจากวัสดุ SVS เชื่อมต่อกับผู้คนและขับเคลื่อนการดำเนินการได้ดีเพียงใด SVS สามารถอยู่ในรูปแบบใดก็ได้ที่ใช้ภาพและองค์ประกอบของการเล่าเรื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างวิดีโอ กราฟิก หรือสื่อ SVS ที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้

แต่ละขั้นตอนของแบบจำลอง SVS มีสามองค์ประกอบ สำหรับเวที "ง่าย" สิ่งเหล่านี้คือ: สั้น เด็ดเดี่ยว และประดิษฐ์ขึ้น เจสซี่เชื่อว่าการสื่อสารที่ดีนั้นกระชับแต่ยังคงบรรลุเป้าหมาย

“ยิ่งสั้นยิ่งดี หากเท่าเทียมกันหมด วิดีโอความยาว 90 วินาทีจะได้รับการดูและจดจำได้ดีกว่าวิดีโอความยาว 3 นาที และเหมือนกันสำหรับอีเมลที่มีสามย่อหน้ากับ 20 ย่อหน้า ฉันคิดว่าไอน์สไตน์เป็นคนพูดว่า 'คุณต้องการทำให้สิ่งต่าง ๆ เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้และไม่ง่ายไปกว่านี้'”

เจสซียังตั้งข้อสังเกตด้วยว่าจุดประสงค์ควรขับเคลื่อนการสื่อสาร รักษาผลลัพธ์ที่คุณต้องการไว้เป็นแนวหน้าเมื่อออกแบบวัสดุของคุณ การเป็นผู้นำอย่างมีจุดมุ่งหมายจะกำหนดมุมมองของเขาในการสร้างการสื่อสารของคุณ เจสซี่เชื่อว่าองค์ประกอบแต่ละส่วนในการสื่อสารของคุณควรได้รับการคัดเลือกอย่างรอบคอบ เพราะวิธีการนำเสนอข้อความของคุณมีความสำคัญ

สามแง่มุมของขั้นตอน "ภาพ" ของแบบจำลอง SVS ได้แก่ อุปมา ภาพ และตัวละคร

คำอุปมามีความสำคัญต่อภาพเพราะช่วยให้ผู้ชมของคุณเชื่อมต่อกับสิ่งที่พวกเขาคุ้นเคยอยู่แล้ว มันเชื่อมช่องว่างระหว่างสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้วและข้อมูลใหม่เพื่อกระบวนการเรียนรู้ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

คุณสามารถใช้ภาพและตัวละครเพื่อดึงดูดผู้ชมของคุณ บางทีคุณอาจสร้างตัวละครที่สัมพันธ์กันเพื่อกระตุ้นการตอบสนองทางอารมณ์ หรือใช้ภาพบางภาพเป็นสัญลักษณ์เพื่อส่งเสริมแนวคิด

ขั้นตอนสุดท้าย “เรื่อง” ประกอบด้วยการเชื่อมต่อความบันเทิงและการกระทำ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่คุณแนะนำการเล่าเรื่องที่น่าสนใจให้กับข้อความของคุณ การสื่อสารของคุณต้องเชื่อมต่อกับหัวและหัวใจของผู้ชม

การเล่าเรื่องเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังเพราะให้ทั้งความบันเทิงและการมีส่วนร่วม แต่ยังแสดงให้เห็นว่าข้อความของคุณมีความหมายในชีวิตจริง การเล่าเรื่องจะบังคับให้ผู้ชมของคุณดำเนินการ

“ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องราวที่ยอดเยี่ยมด้วยซ้ำ แต่เรื่องราวสร้างความผูกพันทางอารมณ์อย่างแท้จริง ดังนั้นผู้คนจึงมีแนวโน้มที่จะเต็มใจ เปิดกว้าง และมีแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง”

ความคิดสุดท้ายของเจสซี่

เจสซีตั้งข้อสังเกตว่าในการเปลี่ยนแปลงและมีอิทธิพลต่อโลก ทักษะการสื่อสารของคุณควรมีส่วนร่วมและเป็นผู้นำผู้อื่น สุดท้าย เจสซีเชื่อว่าเราทุกคนควรให้เกียรติพลังของการสื่อสาร

“เราสื่อสารกันอยู่เสมอ คำถามคือ เราทำโดยตั้งใจหรือไม่? […] คุณต้องกลับไปว่า 'ภารกิจคืออะไร? ฉันใช้โอกาสนั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดหรือไม่' และจงตั้งใจกับช่วงเวลาแห่งอิทธิพลของการสื่อสารเหล่านั้น”

หากคุณพร้อมที่จะพัฒนาทักษะการสื่อสารด้วยภาพ ให้ค้นหาว่า TechSmith Academy สามารถช่วยคุณได้อย่างไร เรามีหลักสูตรระยะสั้นและข้อมูลทุกอย่างตั้งแต่การเขียนสคริปต์และการเขียนที่ดีขึ้นไปจนถึงคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการทำวิดีโอเรื่องแรกของคุณ

สำหรับคำแนะนำและเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติม โปรดไปที่ TechSmith Academy บน YouTube หรือฟัง Podcast