เอกสารประกอบซอฟต์แวร์: 5 วิธีง่ายๆ ในการทำให้ดีขึ้น

เมื่อคนส่วนใหญ่นึกถึงเอกสารสำหรับผู้ใช้ซอฟต์แวร์ พวกเขาคงไม่ได้จินตนาการถึงสิ่งที่น่าตื่นเต้น มีส่วนร่วม หรือสนุกสนาน นั่นเป็นเพราะว่าคู่มือผู้ใช้ซอฟต์แวร์จำนวนมากเกินไป คู่มือการเริ่มต้นใช้งานฉบับย่อ บทช่วยสอน และอื่นๆ ที่คล้ายกัน ถูกครอบงำด้วยกลุ่มข้อความขนาดใหญ่โดยแทบไม่คิดว่าผู้ใช้จะได้รับประโยชน์อะไรจากพวกเขา

มีวิธีที่ดีกว่า

เอกสารสำหรับผู้ใช้ที่ดีที่สุดไม่ได้บอกลูกค้าของคุณถึงวิธีใช้ซอฟต์แวร์ของคุณในส่วนที่ใหญ่และย่อยยาก มันแสดงให้พวกเขาเห็นว่าภาพและวิดีโอเป็นชิ้นขนาดพอดีคำที่ร่างด้วยคำง่ายๆ อย่างชัดเจนว่าจะทำอย่างไรให้งานสำเร็จซึ่งจะช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จ

และเหนือสิ่งอื่นใด มันง่ายกว่าที่คุณคิด ผมจะแสดงให้คุณเห็นห้าวิธีง่ายๆ ในการปรับปรุงเอกสารซอฟต์แวร์ของคุณด้วยภาพและวิดีโอ ที่จะทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจในขณะที่ช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จมากขึ้นกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้:

• เหตุใดภาพและวิดีโอจึงเป็นวิธีที่ดีกว่าในการสอนและเรียนรู้
• คุณสามารถใช้ภาพหน้าจอเพื่อปรับปรุงเนื้อหาวิธีใช้ของคุณได้อย่างไร
• เหตุใดกราฟิกที่เรียบง่ายจึงเพิ่มความชัดเจนให้กับลูกค้าของคุณและปรับปรุงอายุการใช้งานของเอกสารสำหรับผู้ใช้ของคุณ
• การเปลี่ยนภาพหน้าจอของคุณเป็นวิดีโอสอนช่วยเพิ่มมิติใหม่ให้กับเนื้อหาของคุณได้อย่างไร
• เหตุใด PDF จึงอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ของคุณ

ทำไมเอกสารซอฟต์แวร์ภาพจึงดีกว่า

เมื่อเราทำการวิจัยเรื่อง The Value of Visuals เราคาดว่าจะพบว่าผู้คนเรียนรู้ได้ดีขึ้นเมื่อนำเสนอด้วยเนื้อหาที่เป็นภาพเทียบกับข้อความเพียงอย่างเดียว แต่สิ่งที่เราไม่คาดคิดก็คือเนื้อหาภาพที่สร้างความแตกต่างได้มากน้อยเพียงใด

ผู้คนเกือบ 70% ไม่เพียงแค่ชอบคำแนะนำแบบเห็นภาพมากกว่าแบบข้อความเท่านั้น พวกเขายังเรียนรู้ได้เร็วขึ้น ทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น และเก็บข้อมูลไว้ได้นานขึ้น มันค่อนข้างเหลือเชื่อที่จะพูดตามตรง

และการวิเคราะห์การศึกษาโปรแกรมดูวิดีโอล่าสุดของเราพบว่าผู้คนกำลังมองหาความช่วยเหลือหรือเนื้อหาเกี่ยวกับวิธีใช้งานผ่านวิดีโอมากขึ้นเรื่อยๆ แทนที่จะเป็น PDF เก่าๆ หรือหน้าเว็บที่มีข้อความจำนวนมาก

สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้คนไม่เพียงแค่ชอบภาพและวิดีโอเท่านั้น (พวกเขาชอบด้วย!) พวกเขายังได้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านั้นมากกว่าด้วย

นั่นหมายความว่า คุณจะมีลูกค้าที่มีความสุข ประสบความสำเร็จมากขึ้น และลดการโทร อีเมล และการสอบถามอื่นๆ ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของคุณ

วิธีปรับปรุงเอกสารซอฟต์แวร์ด้วยภาพและวิดีโอ

ภาพและวิดีโอจึงเป็นองค์ประกอบสำคัญของกลยุทธ์การจัดทำเอกสารซอฟต์แวร์ที่ดี แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะนึกถึงการสร้างเนื้อหาประเภทนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีประสบการณ์เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

มันไม่จำเป็นต้องเป็น การสร้างภาพและวิดีโอคุณภาพสูงทำได้ง่ายมาก แม้ว่าคุณจะไม่เคยสร้างมาก่อนก็ตาม

ต่อไปนี้คือห้าวิธีง่ายๆ ในการปรับปรุงเอกสารซอฟต์แวร์ของคุณด้วยภาพ

1. ใช้ภาพหน้าจอ

ภาพหน้าจอเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มรูปภาพของอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของซอฟต์แวร์ลงในเอกสารประกอบของคุณ

แม้แต่ภาพหน้าจอธรรมดาก็สามารถช่วยเหลือผู้ใช้ของคุณได้มากในขณะที่พวกเขาพยายามไปยังส่วนต่างๆ ของซอฟต์แวร์หรือเว็บไซต์ของคุณ แต่เมื่อได้รับการปรับปรุงด้วยคำอธิบายประกอบและข้อความเสริม พวกเขาจะกลายเป็นเครื่องมือที่จำเป็นและเข้าใจง่าย

ถ้าภาพหนึ่งภาพมีค่า 1,000 คำ ภาพหน้าจอที่ดีต้องมีค่า 10,000

แม้ว่าจะมีเครื่องมือจับภาพหน้าจอฟรี แต่ตัวเลือกที่ทรงพลังและหลากหลายเช่น TechSmith Snagit ทำให้การสร้างภาพคุณภาพสูงง่ายยิ่งขึ้น คุณสามารถแสดงหน้าจอมากหรือน้อยได้ตามต้องการ และคำบรรยายและคำอธิบายประกอบที่เข้าใจง่ายของ Snagit หมายความว่าคุณสามารถเน้นองค์ประกอบที่สำคัญหรือเรียกความสนใจของผู้ใช้ไปยังสิ่งที่สำคัญที่สุด

ชุดภาพหน้าจอสามารถแสดงขั้นตอนในการทำงานให้เสร็จสิ้น หรือเครื่องมือขั้นตอนของ Snagit สามารถแสดงทั้งหมดได้ในภาพเดียว

เรียนรู้วิธีสร้างภาพหน้าจอที่มีประสิทธิภาพ

2. ใช้กราฟิกแบบง่าย

อินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์จำนวนมากอาจซับซ้อน โดยมีตัวเลือกมากมาย และโดยส่วนใหญ่แล้วเมื่อคุณต้องการแสดงกระบวนการหรือวิธีการ คุณไม่จำเป็นต้องแสดงทั้งหมด อันที่จริง บางครั้งการแสดงอินเทอร์เฟซทั้งหมดอาจทำให้สับสนได้

กราฟิกที่เรียบง่ายช่วยลดการเน้นย้ำส่วนที่ไม่สำคัญของภาพหน้าจอและเน้นสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการดู

ด้วย Snagit การสร้างกราฟิกที่เรียบง่ายไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน เพียงเลือกเครื่องมือ Simplify และเมื่อเลือก Auto-Simplify แล้ว Snagit จะจัดการส่วนที่เหลือเอง คุณสามารถเลือกรายละเอียดที่ต้องการให้ Snagit แสดงและลบการทำให้เข้าใจง่ายที่ไม่ต้องการออก

เพื่อการควบคุมที่แม่นยำยิ่งขึ้น คุณยังสามารถเลือกใช้การลดความซับซ้อนด้วยตนเองได้อีกด้วย

ไม่ว่าคุณจะทำเช่นไร กราฟิกที่เรียบง่ายจะช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเข้าใจว่าพวกเขาควรมุ่งความสนใจไปที่ใด

3. เปลี่ยนภาพหน้าจอของคุณให้เป็นวิดีโอ

แม้ว่ารูปภาพจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์ในการปรับปรุงเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ของคุณ วิดีโอก็สามารถทำได้ดียิ่งขึ้นไปอีกโดยการเพิ่มคำสั่งการเคลื่อนไหวและเสียงลงในมิกซ์

หากคุณไม่เคยสร้างวิดีโอมาก่อน ความคิดในการเริ่มต้นอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวมาก แต่คุณสามารถสร้างวิดีโอที่มีประสิทธิภาพสูงโดยมีประสบการณ์วิดีโอเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยก็ได้ อันที่จริง หากคุณสามารถจับภาพหน้าจอได้ คุณก็พร้อมแล้ว!

อีกครั้งที่ Snagit ช่วยชีวิต Snagit ช่วยให้คุณถ่ายภาพหน้าจอเป็นชุดและเปลี่ยนเป็นวิดีโอสั้นๆ ที่คุณสามารถแชร์เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ เนื้อหาความช่วยเหลือ และอื่นๆ อันที่จริง มันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมสนับสนุนด้านเทคนิคของคุณในการแสดงให้ผู้ใช้เห็นถึงวิธีการแก้ไขปัญหาด้วย

คุณสามารถจับภาพหน้าจอแล้วสร้างวิดีโอหรือรับภาพหน้าจอโดยใช้ฟังก์ชันวิดีโอของ Snagit จากรูปภาพ คุณสามารถเพิ่มเสียงและคำอธิบายประกอบได้ตามต้องการ

4. บันทึกวิดีโอ

ภาพหน้าจอนั้นยอดเยี่ยมและมีประโยชน์มากกว่าที่ฉันจะนับได้ แต่บางครั้งไม่มีอะไรนอกจากวิดีโอจะทำ

ไม่เหมือนวิดีโอจากภาพ การบันทึกหน้าจอจะใช้วิดีโอของหน้าจอและการเคลื่อนเมาส์ การคลิก ฯลฯ ที่คุณทำ

เครื่องบันทึกหน้าจอในตัวของ Snagit ช่วยให้คุณสามารถจับภาพหน้าจอทั้งหมดหรือบางส่วน รวมถึงการพากย์เสียงที่คุณต้องการรวมไว้ด้วย สำหรับบุคลิกที่พิเศษ คุณสามารถเพิ่มกล้องได้เช่นกัน

บางครั้งการสัมผัสส่วนบุคคลนั้นช่วยผู้ใช้ของคุณรู้สึกเครียดน้อยลงเกี่ยวกับการเรียนรู้ซอฟต์แวร์ของคุณ

อย่างไรก็ตาม จำไว้ว่าวิดีโอที่ดีที่สุดนั้นสั้นที่สุดเพื่อแสดงสิ่งที่คุณต้องการสอน อย่าพยายามแสดงวิธีใช้ทุกฟีเจอร์ในวิดีโอเดียว

5. คิดให้ไกลกว่า PDFs

Portable Document Format (PDF) ของ Adobe ได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่เราแบ่งปันข้อมูล เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการให้ผู้อื่นสามารถดาวน์โหลดและพิมพ์สำเนาเอกสารที่มีรูปแบบสมบูรณ์ได้

แต่เดี๋ยวก่อน ครั้งสุดท้ายที่คุณดาวน์โหลดและพิมพ์เอกสารซอฟต์แวร์คือเมื่อใด

สิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งเกี่ยวกับเว็บก็คือ เราสามารถแบ่งปันข้อมูลโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา เก็บเอกสารประกอบซอฟต์แวร์ของคุณไว้ในหน้าต่างๆ ในเว็บไซต์ของคุณ แทนที่จะบังคับให้ผู้ใช้เข้าถึง PDF คุณจะมีตัวเลือกมากขึ้น (รวมถึงความสามารถในการใส่วิดีโอ) และโดยส่วนใหญ่ หน้าเว็บจะอัปเดตได้ง่ายกว่าเอกสาร PDF มาก ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้ของคุณจะมีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

และแตกต่างจาก PDF ตรงที่หน้าเว็บของคุณสามารถค้นหาได้สูง หมายความว่าเมื่อผู้ใช้รายหนึ่งต้องการข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ พวกเขามักจะพบเนื้อหาของคุณ

คุณสามารถเสนอ PDF นอกเหนือจากเนื้อหาเว็บได้เสมอ แต่อย่าสร้าง PDF เป็นวิธีเดียวที่ผู้ใช้จะได้รับเอกสารซอฟต์แวร์ของคุณ

และอย่าลืมว่าคุณสามารถวางวิดีโอของคุณบนเว็บไซต์เช่น YouTube ได้เช่นกัน!

เอกสารประกอบซอฟต์แวร์ที่ดีกว่า = ผู้ใช้ที่มีความสุขมากขึ้น

คุณสามารถสร้างเอกสารซอฟต์แวร์ที่มีข้อความจำนวนมาก และบังคับให้ลูกค้าของคุณดำเนินการ หรือคุณสามารถให้สิ่งที่พวกเขาต้องการและสิ่งที่ช่วยให้พวกเขาใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เพิ่มภาพและวิดีโอในเอกสารประกอบของคุณ และคุณจะให้บริการแก่ลูกค้าของคุณได้ดียิ่งขึ้น

และด้วย Snagit ทุกคนสามารถสร้างภาพและวิดีโอที่ดูเป็นมืออาชีพอย่างไม่น่าเชื่อซึ่งจะทำให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจ ลดการโทรและอีเมลไปยังฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค และช่วยสร้างผู้ใช้ไปตลอดชีวิต