5 ตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อการทำงานทางไกลที่ดีขึ้น

การสื่อสารในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณหรือองค์กรของคุณเพิ่งเปลี่ยนจากการทำงานด้วยตนเองเป็นการทำงานระยะไกล

การปรับให้เข้ากับวันที่ยาวนานของการประชุมผ่านเว็บแคมเมื่อคุณเคยชินกับการสามารถโผล่หัวเข้าไปในสำนักงานของเพื่อนร่วมงานได้มักจะดูเหมือนเหนื่อยและรู้สึกเชื่อมต่อกันน้อยลง

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อช่วยชีวิต!

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร? เป็นวิธีพูดที่สวยงามในการสื่อสารที่ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในแบบเรียลไทม์

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้เราสามารถกำหนดตารางเวลาและตอบข้อความตามเวลาของเราเอง โดยไม่ต้องรอให้คนอื่นว่าง

การทำงานทางไกลทำให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ มากมาย แต่วิธีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะช่วยให้คุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานได้ และทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ เขตเวลา หรือการรบกวนที่บ้าน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างห้าตัวอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่จะทำให้สำนักงานระยะไกลของคุณประสบความสำเร็จ

1. วิดีโอให้ข้อมูลหรือคำแนะนำ

เคยอยู่ในการประชุมที่อาจได้รับอีเมลหรือไม่ แน่นอน. เราทุกคนมี. แต่อีเมลก็มีข้อจำกัดในตัวเอง! ผู้คนมักจะสแกนข้อความยาวๆ ดังนั้นจึงอาจพลาดข้อมูลสำคัญไป มักจะเป็นเรื่องยากที่จะได้รับน้ำเสียงและความตั้งใจจากข้อความธรรมดา และเป็นไปไม่ได้ที่จะมีการสนทนาแบบเห็นหน้ากันเมื่อคุณส่งอีเมล

แทนที่จะส่งอีเมลยาวๆ หรือกำหนดให้พนักงานต้องออนไลน์พร้อมๆ กันสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอเพื่อส่งต่อข้อมูลใหม่ ให้พิจารณารูปแบบการสื่อสารที่ต่างออกไป ฉันแนะนำให้ทำวิดีโอให้ข้อมูลและแนะนำและแบ่งปันให้เพื่อนร่วมทีมดูตามเวลาของพวกเขาเอง!

วิธีการนี้ไม่เพียงแต่ให้ความยืดหยุ่นมากขึ้น แต่ยังช่วยให้พนักงานดูเนื้อหาได้หลายครั้งตามต้องการเพื่อทำความเข้าใจเนื้อหา พวกเขายังสามารถย้อนกลับและอ้างอิงได้ในภายหลัง

นอกจากนี้ วิดีโอยังมีส่วนร่วมมากกว่าข้อความโดยเนื้อแท้ พนักงานของคุณน่าจะชอบ (และพวกเขาเก็บข้อมูลไว้ดีกว่า)

วิดีโอเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีการผลิตมาก แม้แต่การบันทึกหน้าจอด้วยเสียงพากย์ก็มีประสิทธิภาพมากกว่าการส่งอีเมลพร้อมคำแนะนำยาวๆ

เครื่องมืออย่าง Snagit นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการบันทึกหน้าจอพื้นฐาน ในขณะที่เครื่องมือขั้นสูงอย่าง Camtasia ยังมีเทมเพลตวิดีโอที่เป็นประโยชน์เพื่อให้การสร้างคำแนะนำง่ายขึ้นมาก

ตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณคิด คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านวิดีโอเพื่อสร้างวิดีโอที่ยอดเยี่ยมจริงๆ

ต้องการแรงบันดาลใจบ้างไหม? ต่อไปนี้คือวิดีโอ 11 ประเภทที่คุณสามารถสร้างได้ในตอนนี้

2. คู่มืออ้างอิงฉบับย่อ

เป็นไปได้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณต้องการให้คุณอธิบายงานมากกว่าหนึ่งครั้ง หากคุณไม่ได้ออนไลน์ในเวลาเดียวกัน งานต่างๆ อาจล่าช้าได้ การสร้างคู่มืออ้างอิงฉบับย่อเพื่ออธิบายงานและตอบคำถามพื้นฐานที่มีแนวโน้มว่าจะปรากฏขึ้นช่วยให้ผู้ชมของคุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะเข้าใจได้ง่าย

นอกจากนี้ เมื่อพวกเขาต้องการการทบทวน พวกเขาสามารถกลับไปที่คู่มือที่มีประโยชน์ของคุณเพื่อตรวจสอบได้เสมอ

ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการชี้แจงข้อความและขจัดข้อความไปมาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อไม่มีเพื่อนร่วมงานในสำนักงานทั่วทั้งห้องโถง

Snagit เสนอเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำคู่มืออ้างอิงและสื่อช่วยในการทำงาน

สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการทำคู่มืออ้างอิงฉบับย่อกับ Snagit โปรดดูวิดีโอด้านล่าง!

3. ภาพหน้าจอพร้อมมาร์กอัป

ต้องการวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการให้คำติชมเกี่ยวกับโครงการหรือเนื้อหาแบบอะซิงโครนัสใช่หรือไม่ จับภาพหน้าจอและเพิ่มคำอธิบายประกอบหรือมาร์กอัป

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเรียกดูเว็บไซต์ของบริษัทในวันหนึ่งและพบว่าหน้าผลิตภัณฑ์หน้าใดหน้าหนึ่งของคุณมีข้อมูลเก่าหรือล้าสมัย

แน่นอนว่า คุณสามารถส่งอีเมลถึงใครก็ได้และอธิบายว่าหน้าใด ตำแหน่งใดของหน้า และองค์ประกอบใดที่ต้องเปลี่ยน แต่ด้วยภาพหน้าจอเดียว คุณสามารถแสดงข้อมูลทั้งหมดได้อย่างชัดเจนและง่ายดาย

ไม่จำเป็นต้องมีการประชุม ส่งอีเมลข้อความ หรือแชทด้วยข้อความ

ดูว่าความคิดเห็นของเรามองเห็นได้ชัดเจนในภาพด้านบนอย่างไร

เพื่อนร่วมงานไม่เพียงแต่สามารถเห็นสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง แต่ภาพหน้าจอจะแสดงที่อยู่ของหน้าและตำแหน่งที่เนื้อหาที่ล้าสมัยอยู่ในหน้า

4. เครื่องมือการจัดการโครงการ

มีเครื่องมือออนไลน์มากมายที่จะช่วยให้งานในทีมของคุณเป็นระเบียบและมองเห็นได้ ผลิตภัณฑ์อย่าง Asana และ Trello ช่วยขจัดความสับสนด้วยการแสดงงานของคุณบนกระดาน ดังนั้นทุกคนจึงรู้ว่าอะไรค้าง อยู่ระหว่างดำเนินการ หรือเสร็จสิ้น โดยไม่ต้องส่งข้อความไปมาหลายสิบข้อความ

เครื่องมือเหล่านี้ยังมีคุณลักษณะต่างๆ เช่น แท็กและงานย่อยที่สามารถช่วยจัดกลุ่มงานที่มอบหมายเป็นโปรเจ็กต์เฉพาะได้

การทำงานแบบอะซิงโครนัสง่ายกว่ามากเมื่อเพื่อนร่วมทีมมีภาพที่ชัดเจนว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่

5. เว็บไซต์ Wiki หรือ Sharepoint ขององค์กรของคุณ

การมีวิกิหรือไซต์ Sharepoint ที่เป็นระเบียบและเป็นปัจจุบันทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีทีมหรือองค์กรที่ใหญ่ขึ้น ใช้เป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารสำคัญ แนวทางบริษัท ไดเรกทอรี และอื่นๆ

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการทำงานแบบอะซิงโครนัส เนื่องจากแม้ว่าเพื่อนร่วมทีมจะไม่ออนไลน์ แต่พนักงานสามารถค้นหาคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปส่วนใหญ่ และค้นหาเอกสารที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้นโดยไม่ต้องรออีเมลหรือข้อความของคนอื่น

ในทำนองเดียวกัน หากคุณเป็นผู้รักษาความรู้แบบเดิมๆ กล่องจดหมายของคุณจะไม่เต็มไปด้วยคำถามเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า

ที่นั่นคุณมีมัน!

คุณมีเครื่องมือและแนวคิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส และคุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อโต้ตอบกับสมาชิกในทีมระยะไกลของคุณ

บางตัวสามารถทำหน้าที่เป็นวิธีซิงโครนัสหรือไฮบริดได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น แม้ว่าข้อความส่วนตัวและข้อความตัวอักษรจะสามารถทำได้แบบเรียลไทม์ แต่คุณอาจไม่สามารถตอบคำถามของเพื่อนร่วมงานได้ในทันที

เช่นเดียวกับข้อความที่เหลืออยู่ในเครื่องมือเช่น Slack หรืออีเมล ผู้คนสามารถเลือกที่จะตอบได้ทันทีหรือรอจนกว่าจะว่าง

ด้วยคำแนะนำในการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเหล่านี้ คุณและองค์กรของคุณจะทำให้การทำงานระยะไกลง่ายขึ้นและยืดหยุ่นกว่าที่เคย

คำถามที่พบบ่อย