ประสบปัญหาเทคโอเวอร์? นี่คือเครื่องมือที่พนักงานขาดไม่ได้

การเปลี่ยนไปทำงานทางไกลแบบฉุกเฉินในปี 2563 เป็นเรื่องวุ่นวายสำหรับหลายธุรกิจ เมื่อไม่มีเวลาคิดอย่างถี่ถ้วนในการพัฒนากระบวนการและบรรทัดฐานใหม่ บริษัทจำนวนมากจึงอาศัยแอพและเครื่องมือใหม่เพื่อเชื่อมต่อกันในฐานะพนักงานที่กระจายกัน

จากการสำรวจของ Okta บริษัทต่างๆ ใช้งานแอป 89 แอปโดยเฉลี่ยในปี 2021 เพิ่มขึ้นจาก 58 แอปในปี 2015 และพนักงานต่างก็รู้สึกถึงผลที่ตามมา เนื่องจากแอปโอเวอร์โหลดทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและแม้แต่ความเหนื่อยหน่าย

แม้ว่าพนักงานจะมีแอพนับสิบรายการที่ปลายนิ้วในแต่ละวัน เมื่อเราถามลูกค้าของ Snagit ว่าเครื่องมือในที่ทำงาน “เกาะทะเลทราย” ของพวกเขาคืออะไร แอพบางตัวก็ขึ้นสู่อันดับต้น ๆ ในอุตสาหกรรมและบทบาทต่าง ๆ

ในโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้:

• ต้นทุนที่แท้จริงของความล้าทางเทคโนโลยีในองค์กรของคุณ
• วิธีง่ายๆ ในการป้องกันแอปโอเวอร์โหลด
• เครื่องมือและแอปใดที่พนักงานขาดไม่ได้

ค่าใช้จ่ายในการใช้แอพมากเกินไปสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน

แม้ว่าจะมีต้นทุนทางการเงินที่เห็นได้ชัดที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีในที่ทำงาน แต่การไม่หาสมดุลของเครื่องมือที่เหมาะสมอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณนอกเหนือจากงบประมาณ

ความเข้าใจผิดหรือความสับสน

มีแอปมากเกินไปอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือสร้างความสับสนภายในบริษัทของคุณ โดยหลักแล้วคือเมื่อพนักงานใช้เครื่องมือหลายอย่างที่ทำหน้าที่คล้ายกัน

เมื่อข้อมูลกระจัดกระจายไปตามแอปต่างๆ ผู้ใช้จะได้รับข้อมูลที่ขัดแย้งกันหรือแม้แต่พลาดข้อความสำคัญไปพร้อมกันได้ง่ายกว่า

อาจซับซ้อนยิ่งขึ้นไปอีกเมื่อทีมหรือแผนกภายในบริษัทใช้แอพต่างๆ เพื่อแบ่งปันข้อมูล

สมมติว่าคุณกำลังทำงานในโครงการออกแบบ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแบ่งปันการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกับข้อกำหนดในการแชทของ Teams อย่างไรก็ตาม นักออกแบบในทีมของคุณกำลังตรวจสอบอีเมลของพวกเขาเพื่อหาการอัปเดตและพลาดข้อความใน Teams

ครั้งต่อไปที่ทีมจัดกลุ่มใหม่ ผู้ออกแบบจะสับสนว่าเหตุใดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงไม่พอใจกับงานของพวกเขาและรู้สึกหงุดหงิดที่ไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง

ผลผลิตลดลงและเสียเวลา

คุณมีวันที่ต้องทำงานต่างๆ มากมายแต่ไม่ได้ทำสิ่งใดให้เสร็จในรายการสิ่งที่ต้องทำหรือไม่?

คุณสามารถตำหนิการสลับบริบทหรือแนวโน้มที่จะเปลี่ยนระหว่างงานหนึ่งไปยังงานที่ไม่เกี่ยวข้อง เนื่องจากขาดประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อเราใช้แอพมากเกินไปในที่ทำงาน เราจะพบว่าตัวเองใช้เวลาสลับไปมาระหว่างหน้าต่างมากกว่าที่จะทำงานให้เสร็จ

จากการสำรวจของ Ring Central พนักงานเสียเวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงในแต่ละวันในการสลับไปมาระหว่างแอพต่างๆ

นอกจากนี้ แต่ละแอปยังมาพร้อมกับชุดการแจ้งเตือนของตัวเอง ซึ่งทำให้ยากขึ้นที่จะมุ่งเน้นไปที่งานเดียว

การปลดพนักงานและความเหนื่อยหน่าย

จากข้อมูลของ The Anatomy of Work Index พนักงานมากกว่า 1 ใน 3 รู้สึกหนักใจกับการส่ง Ping แจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณพิจารณาด้วยว่าแอปโอเวอร์โหลดสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่แตกแยกและสับสนโดยไม่ได้ตั้งใจได้อย่างไร คุณจะเห็นได้ง่ายว่าพนักงานจะเครียดได้อย่างไร

จากการสำรวจของ FlexJobs มากกว่าสามในสี่ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าความเครียดในที่ทำงานส่งผลต่อสุขภาพจิตของพวกเขา ซึ่งอาจนำไปสู่ความหลุดพ้นหรือความเหนื่อยหน่าย

วิธีจัดการกับแอปโอเวอร์โหลด

ข่าวดีก็คือมีหลายวิธีที่จะช่วยป้องกันไม่ให้แอปโอเวอร์โหลดและผลที่ตามมา

ตรวจสอบเครื่องมือที่คุณมี

เริ่มต้นด้วยการเก็บข้อมูลแอปที่คุณใช้และผลลัพธ์ทางธุรกิจเฉพาะที่พวกเขาสนับสนุน การประเมินเครื่องมือปัจจุบันของบริษัทของคุณจะช่วยระบุความซ้ำซ้อนหรือช่องว่างในเวิร์กโฟลว์ที่ต้องแก้ไข

อย่าลืมนึกถึงเป้าหมายที่สำคัญที่สุดขององค์กรเมื่อตัดสินใจว่าแอปใดจำเป็นและแอปใดที่คุณควรเลิกใช้

หากบริษัทของคุณจัดการโครงการที่ซับซ้อนโดยมีชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมาก การกำจัดแอปการจัดการโครงการของคุณอาจไม่สมเหตุสมผล

ใช้เครื่องมือที่คุณมีให้เต็มที่

การศึกษาจาก WalkMe พบว่ามีองค์กรเพียงครึ่งเดียวที่ทำแบบสำรวจเชื่อว่าพวกเขาตระหนักถึงศักยภาพของแอพอย่างเต็มที่

ก่อนปรับใช้แอปใหม่ ให้ประเมินว่าหนึ่งในเครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้วตรงตามความต้องการนั้นก่อนหรือไม่

ตรวจสอบคุณลักษณะที่คุณไม่ได้ใช้หรือระดับราคาอื่นๆ เพื่อดูว่าการอัปเกรดแอปปัจจุบันเหมาะสมกว่าหรือไม่ คุณอาจพบว่าการลงทุนในแอปที่พนักงานของคุณใช้อยู่นั้นคุ้มค่ากว่าในระยะยาว

Snagit เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่

ช่วยให้ทีมของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและขจัดการประชุมที่ไม่จำเป็นออกไป

ลองใช้ Snagit ฟรี

ปรับปรุงกระบวนการ

โดยปกติแล้วเราจะไม่เพิ่มเครื่องมือหรือแอปลงในกลุ่มเทคโนโลยีในที่ทำงานของเราเพียงเพื่อความสนุกสนาน เป้าหมายคือเพื่อให้พนักงานมีเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้น การสร้างกระบวนการที่เหมือนกันระหว่างทีมและแผนกต่างๆ ยังสามารถช่วยลดการโอเวอร์โหลดของแอปและป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนหรือไซโลข้อมูล

สมมติว่าทีมทรัพยากรบุคคลที่บริษัทของคุณใช้ Asana เพื่อติดตามงานของพวกเขา แต่ทีมการเงินใช้ Trello เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน แน่นอนว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับความซ้ำซ้อน แต่ก็ทำให้เวิร์กโฟลว์ซับซ้อนโดยไม่จำเป็นได้เช่นกัน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมเหล่านั้นจำเป็นต้องทำงานร่วมกันในโครงการ อาจนำไปสู่ข้อมูลที่ขัดแย้งกันหรือขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ฟังพนักงานของคุณ

เมื่อเพิ่มหรือลบเครื่องมือออกจากกองเทคโนโลยีในที่ทำงาน อย่าลืมรวบรวมคำติชมจากผู้ที่ใช้งานทุกวัน

การขอความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับฟังก์ชันหรือประโยชน์ของแอปจะช่วยให้คุณเข้าใจประสิทธิภาพโดยรวมของแอปได้ดีขึ้น

คุณอาจค้นพบว่าฟีเจอร์ที่ทีมหนึ่งชอบเกี่ยวกับ OneDrive นั้นเป็นเหตุผลเดียวกับที่ทีมอื่นๆ ขาด Google เอกสารไม่ได้ ทำให้การเปลี่ยนผ่านราบรื่นขึ้นหากคุณเลือกแอปหนึ่งมากกว่าอีกแอปหนึ่ง

เครื่องมือในที่ทำงานอันดับต้น ๆ ตามที่พนักงานระบุ

เพื่อค้นหาว่าเครื่องมือใดที่มืออาชีพในอุตสาหกรรมต่างๆ ประสบความสำเร็จในวันนี้ เราได้ถามคำถามหนึ่งข้อกับลูกค้าของ Snagit ว่า "หากคุณต้องเลือกเครื่องมือซอฟต์แวร์ห้ารายการเพื่อใช้ในที่ทำงานต่อไปในวันนี้ คุณจะเลือกเครื่องมือใด"*

ในอุตสาหกรรมและบทบาทต่างๆ เครื่องมือ 5 อันดับแรกได้แก่:

1. สนากิต
2. ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ (Word, Excel, PowerPoint)
3. แนวโน้ม
4. ซูม
5. ทีม Microsoft

Snagit เป็นเครื่องมือจับภาพหน้าจออันทรงพลังที่ช่วยให้คุณสามารถใช้รูปภาพและวิดีโอเพื่อแบ่งปันแนวคิด แสดงความคิดเห็น และสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใช้งานง่ายอย่างเหลือเชื่อและติดอันดับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ยอดเยี่ยมประจำปี 2566 ของ G2

Snagit เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันที่คุณจำเป็นต้องมี "เปิดตลอดเวลา" พร้อมใช้งาน เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเรียนรู้ การพัฒนางานนำเสนอ และการสร้างแนวคิด

Derek T. ผ่าน G2

การสร้างกองเทคโนโลยีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานแบบผสมผสานและระยะไกลนั้นจำเป็นต้องมีการประเมินเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้ทุกวันอย่างรอบคอบ การใช้ประโยชน์จากแนวทางคุณภาพมากกว่าปริมาณในแอปสามารถช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้พนักงานมีส่วนร่วมอยู่เสมอ