7 เคล็ดลับง่ายๆ ในการเลิกใช้กระดาษในที่สุด

(รูปภาพ: seb_ra ผ่าน Getty Images)

มีกระดาษอยู่กี่แผ่นบนเคาน์เตอร์ครัว โต๊ะอาหาร หรือที่อื่นที่ไม่ใช่ของพวกเขา คุณยึดติดกับใบเสร็จรับเงินในกรณีที่คุณต้องการอีกครั้งหรือไม่? มีกองเอกสารจากสัตวแพทย์ที่คุณเก็บไว้หรือไม่ ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องจำว่ายาที่สัตว์เลี้ยงของคุณกินไปเมื่อสามปีก่อนมีอะไรบ้าง? กระดาษทั้งหมดนั้นนั่งรอเวลาที่คุณจะสามารถจัดการกับมันได้ ไม่ว่าจะหมายความว่าอย่างไร (หมายถึงการเหลือบมองแต่ละหน้าแล้วโยนทั้งหมดลงในถังขยะรีไซเคิล) ถึงเวลากำจัดกระดาษและความรู้สึกผิดทั้งหมดที่เกิดขึ้นตามมา ได้เวลาเลิกใช้กระดาษแล้ว

ฉันปลอดกระดาษมาเกือบทศวรรษแล้ว โดยไร้กระดาษ ฉันไม่ได้หมายความว่าไม่มีกระดาษในชีวิตของฉัน แน่นอนว่าฉันยังต้องการสูติบัตรที่เป็นกระดาษ และฉันใช้สมุดโน้ตเล่มเล็กสำหรับชั้นเรียนภาษาที่ฉันเรียน อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่ฉันไม่ยึดติดกับกระดาษ แต่ฉันสแกนเอกสารสำคัญไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลและเก็บบันทึกดิจิทัลไว้ในแอพจดบันทึก ฉันยังเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำและรายการช็อปปิ้งในโทรศัพท์ และปักหมุดคำแนะนำร้านอาหารลงในแผนที่ออนไลน์ มีหลายวิธีง่ายๆ ในการนำกระดาษออกจากชีวิตของคุณ

การเป็นดิจิทัลเป็นเรื่องง่าย ส่วนที่ยากคือไม่ปล่อยให้กระดาษเริ่มคืบคลานกลับเข้าไป หากคุณพร้อมที่จะกำจัดกระดาษส่วนใหญ่ในชีวิต นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อเริ่มต้นและรักษาไว้

1) ลืม Backlog

อาจฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่ขั้นตอนแรกในการเลิกใช้กระดาษคือการลืมงานที่ยังค้างอยู่ของกระดาษที่คุณสะสมไว้แล้วและมุ่งเน้นไปที่นิสัยใหม่ที่คุณต้องปรับใช้เพื่อเริ่มใช้แบบไร้กระดาษแทน อย่าหันหลังกลับ: ใช้แนวทางที่ก้าวหน้า

สักวันหนึ่งคุณจะไปถึงกองกระดาษที่มีอยู่—หรือไม่ สำหรับตอนนี้ อย่าปล่อยให้เอกสารเหล่านั้นรั้งคุณไว้ การต้องรับมือกับงานในมืออาจทำให้รู้สึกท่วมท้น และเมื่อผู้คนรู้สึกหนักใจ พวกเขาก็ผัดวันประกันพรุ่ง ดังนั้นลืมเกี่ยวกับมันตอนนี้ ให้พยายามทำให้แน่ใจว่างานในมือจะไม่ใหญ่ไปกว่านี้

2) รับห้าแอพเหล่านี้

มีห้าแอพหรือบริการที่คุณต้องใช้แบบไร้กระดาษ พวกเขาคือ:

• แอพรายการสิ่งที่ต้องทำ
• แอพสแกน
• บริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ซึ่งเป็นที่ที่คุณจะใส่ไฟล์ดิจิทัลของคุณ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในอีกสักครู่)
• เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Adobe Acrobat เป็นตัวอย่างที่ดี) สำหรับการเซ็นเอกสารดิจิทัลโดยไม่ต้องพิมพ์และ
• บริการจัดส่งเอกสารสำหรับส่งเอกสารราชการโดยไม่ต้องพิมพ์

ดูคำแนะนำของฉันสำหรับแอปแต่ละประเภทที่นี่

3) เลือกบริการจัดเก็บ

มาเจาะลึกกันอีกหน่อยเกี่ยวกับแอปที่สาม ซึ่งเป็นบริการพื้นที่เก็บข้อมูล เพราะมันซับซ้อนกว่าแอปอื่นๆ บริการพื้นที่จัดเก็บเป็นที่ที่คุณจะเก็บเอกสารกระดาษของคุณในรูปแบบดิจิทัล

ตามหลักการแล้ว คุณต้องการบริการพื้นที่เก็บข้อมูลที่ทำให้ไฟล์ของคุณสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนและสำรองข้อมูลไว้ ทางเลือกหนึ่งคือการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บออนไลน์และแชร์ไฟล์ เช่น Dropbox หรือ Microsoft OneDrive

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้บริการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานแบบไร้กระดาษ Neat และ FileThis เป็นสองตัวอย่าง พวกเขามีเครื่องมือพิเศษสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการใช้กระดาษ เช่น ความสามารถในการติดป้ายกำกับและแท็กประเภทเอกสารที่รู้จักโดยอัตโนมัติ เช่น ภาษี FileThis ยังมีบริการ "ดึงข้อมูล" ที่จะคัดลอกเอกสารสำคัญที่พบในบัญชีอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าคุณจะเลือกบริการใด เลือกหนึ่งรายการและยึดติดกับมัน เพื่อให้คุณสามารถรวมเอกสารดิจิทัลทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

4) ลงทะเบียนเพื่อรับใบแจ้งยอดอีเมลและการชำระเงินดิจิทัล

หากคุณยังคงได้รับบิลกระดาษและใบแจ้งยอด ให้ลงชื่อสมัครรับทางอีเมลแทนทุกที่ที่ทำได้ หากคุณยังคงส่งเช็คเป็นประจำ ให้ดูว่าคุณสามารถเปลี่ยนไปใช้การชำระเงินออนไลน์แทนได้หรือไม่

ในขณะที่บริษัทสาธารณูปโภคและธนาคารต่างให้เกียรติการชำระเงินทางดิจิทัลมาหลายปีแล้ว การพักเงินครั้งสุดท้ายที่ไม่ยอมรับการชำระเงินเหล่านี้คือเจ้าของบ้านและบริษัทจัดการ หากคุณติดอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้ ลองอธิบายว่าพวกเขาจะได้รับเงินเร็วขึ้นและน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อพวกเขายอมรับการชำระเงินทางดิจิทัล แม้แต่ธุรกิจที่เล็กที่สุดก็สามารถยอมรับการโอนเงินผ่านธนาคารโดยตรงโดยมีค่าธรรมเนียมเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย เมื่อคุณสามารถชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณแบบดิจิทัลแทนที่จะจ่ายด้วยเช็คและซองจดหมาย คุณจะเข้าใกล้การไร้กระดาษมากขึ้นอีกขั้น

5) สแกนและทำลาย

ถึงเวลาที่จะเริ่มพัฒนานิสัยใหม่ การสแกนและทำลายเอกสารหรือรีไซเคิลเป็นสิ่งที่คุณน่าจะทำได้มากที่สุด ฉันชอบสแกนโดยใช้แอพมือถือมากกว่า แต่คุณสามารถใช้เครื่องสแกนเดสก์ท็อปหรือฟังก์ชันการสแกนบนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นได้

ตั้งกฎสำหรับตัวคุณเองที่มีลักษณะดังนี้: เมื่อฉันได้กระดาษแผ่นใหม่ที่ต้องแปลงเป็นดิจิทัล ฉันจะใช้โทรศัพท์สแกนทันที แล้ววางกระดาษลงในกองรีไซเคิลหรือกองทำลายเอกสาร ยังดีกว่าทิ้งโดยตรงในเครื่องทำลายเอกสาร รอทำไม?

การบังคับตัวเองให้ทำตามนิสัยนั้นอาจเป็นเรื่องยาก "ฉันไม่มีเวลาสแกนตอนนี้" คุณอาจพูด ฝึกนิสัยใหม่ของคุณโดยการสแกนเอกสารจาก Backlog ของคุณ 1-2 ฉบับเพื่อลองทำดู ใช้เวลานานแค่ไหน? คุณใช้แอพใด คุณอาจพบว่าการสแกนเอกสารในแสงธรรมชาติทำได้ราบรื่นกว่าการสแกนด้วยแสงในอาคาร เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำและระยะเวลาที่ใช้แล้ว คุณอาจมีเวลาติดตามได้ง่ายขึ้น

6) พัฒนาเวิร์กโฟลว์อื่นๆ

การสแกนและการทำลายเป็นขั้นตอนเดียว เมื่อคุณคุ้นเคยกับการใช้ชีวิตแบบไร้กระดาษ คุณจะพบว่าคุณต้องการขั้นตอนการทำงานเพิ่มเติมสำหรับสถานการณ์อื่นๆ

นี่คือตัวอย่าง: เมื่อคุณซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณสามารถถ่ายภาพคู่มือการใช้งาน ใบเสร็จ การรับประกัน และหมายเลขซีเรียล หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ อัปโหลดรูปภาพเหล่านั้นไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลของคุณ จากนั้นจึงกำจัดเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้อง

เวิร์กโฟลว์อื่นที่คุณอาจสร้างขึ้นคือการบันทึกกองเอกสารที่คุณคิดว่าควรทำลายแต่ยังไม่แน่ใจในตอนนี้ จากนั้นค่อยดำเนินการในวันที่กำหนด เลือกเวลาและวันที่ ไม่ว่าจะเป็นทุกวันเสาร์หรือวันอาทิตย์แรกของเดือน และใช้เวลานั้นเพื่อล้างสแต็คของคุณ

บางครั้งคุณอาจต้องการสแกนเอกสารในขณะที่เก็บต้นฉบับไว้ ในกรณีของใบรับรองการประกัน เอกสารของเจ้าของบ้าน และอื่นๆ การแปลงเป็นดิจิทัล คุณจะสร้างสำเนาสำรองและให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่ได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถรับมือกับต้นฉบับได้ก็ตาม

7) อย่าคิดมาก

มีเอกสารบางอย่างที่คุณจะสงสัยว่าจะเก็บต้นฉบับหรือแปลงเป็นดิจิทัลแล้วฉีกทิ้ง เมื่อคุณต้องเผชิญกับปัญหาหนักใจ อย่าคิดมาก การไร้กระดาษควรทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและง่ายขึ้น—ไม่เครียดมากขึ้น เก็บต้นฉบับไว้ในแฟ้ม แฟ้ม หีบเพลง หรือตู้เก็บเอกสาร จะไม่มีใครมาเอาบัตร Paperless Club ของคุณออกไป หากคุณใช้เอกสารสองสามฉบับ

เวชระเบียนมีความยุ่งยาก เนื่องจากคุณควรแปลงเป็นดิจิทัลและจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์หากคุณมีระบบที่สอดคล้องกับ HIPAA คุณอาจตัดสินใจที่จะใส่มันลงในโฟลเดอร์หรือเครื่องผูกหีบเพลงแล้วกรองผ่านปีละครั้งเพื่อหาสิ่งที่พร้อมที่จะโยน

ที่กล่าวว่าอย่ายึดติดกับเอกสารดิจิทัลที่ไม่มีจุดประสงค์ หากคุณเป็นคนประเภทที่ขยันจดจ่อกับกระดาษโดยเชื่อว่าคุณกำลังทำสิ่งที่รับผิดชอบอยู่ คุณอาจรู้สึกกลัวที่จะทำลายและรีไซเคิล อะไรก็ได้ แต่คุณต้องการใบเสร็จรับเงินสำหรับแซนวิชหรือคำอธิบายเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์เมื่อสองปีที่แล้วหรือไม่? ฉีกพวกเขาและปล่อยมันไป