เคล็ดลับ 5 ข้อเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-29ทุกคนมีความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุม เช่น เหตุใดการประชุมบางคราวจึงไม่จำเป็นหรือสิ่งที่ทำให้การประชุมยาวนานโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงการประชุมไม่ใช่เรื่องยาก ด้วยการเตรียมตัวและไตร่ตรองเพียงเล็กน้อย การประชุมสามารถเป็นประสบการณ์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้นสำหรับทุกคน
สิ่งสำคัญประการหนึ่งในการจัดให้มีการประชุมที่ดีขึ้นคือต้องเข้าใจก่อนว่าคุณต้องการจัดการประชุมประเภทใด จากนั้นจึงเตรียมการประชุมตามนั้น มาดูการประชุมที่พบบ่อยที่สุดสี่ประเภทเพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรที่ทำให้การประชุมแตกต่างกัน
การประชุม 4 แบบ
การประชุมที่พบบ่อยที่สุดแบ่งออกเป็นสี่ประเภท: การให้ข้อมูล การอภิปรายและการทำงานร่วมกัน การเช็คอิน และการประชุมการทำงาน
1. การประชุมเชิงข้อมูล
การประชุมที่ให้ข้อมูลก็คือการประชุมที่ใช้ในการเผยแพร่ข้อมูล การประชุมศาลากลางครึ่งปีมักเป็นการให้ข้อมูล การบรรยายสรุปประชาสัมพันธ์มักเป็นการให้ข้อมูล โดยปกติมีเพียงฝ่ายเดียวเท่านั้นที่มีข้อมูลที่จะแบ่งปัน ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ที่นั่นเพื่อซึมซับ
2. การประชุมหารือและความร่วมมือ
การประชุมระดมความคิดเป็นตัวอย่างของการอภิปรายหรือการประชุมความร่วมมือ ข้อมูลมีขึ้นเพื่อมาจากหลาย ๆ คน การประชุมร่วมกันสามารถเป็นการประชุมเพื่อแก้ปัญหาได้ ในการประชุมประเภทนี้ ฝ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งฝ่ายอาจเป็นผู้กำหนดวาระการประชุม
3. เช็คอินประชุม
การเช็คอินเป็นการประชุมตามกำหนดการอย่างสม่ำเสมอ โดยปกติแล้วจะเป็นรอบโครงการหนึ่งๆ ซึ่งอาจดำเนินการอยู่หรือมีวันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จที่คาดการณ์ไว้ ตัวอย่างประจำวันของการประชุมเช็คอิน การเช็คอินเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการทำให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานหรือโครงการบางประเภทได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับปัญหา แนวทางแก้ไข การเปลี่ยนแปลง ความคืบหน้า และอื่นๆ การประชุมเช็คอินปกติอาจสั้นมาก (แต่ไม่จำเป็น) หากมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด การประชุมก็จะสิ้นสุดลงทันทีที่ทุกคนทราบ
4. การประชุมเชิงปฏิบัติการ
ในการประชุมการทำงาน ผู้คนมารวมตัวกันเพื่อทำงานที่จำเป็นให้เสร็จลุล่วง มันง่ายอย่างนั้น ตัวอย่างของการประชุมการทำงานคือการประชุมที่ผู้นำทีมหลายคนมารวมกันเพื่อกำหนดตารางเวลาของโครงการ พวกเขามารวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับกำหนดการในขณะที่บันทึกวันสำคัญทั้งหมดด้วย อีกตัวอย่างหนึ่งคือโปรแกรมเมอร์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรวมตัวกันเพื่อนำการเปลี่ยนแปลงโค้ดไปใช้ (เช่น กับเว็บไซต์หรือผลิตภัณฑ์เชิงโต้ตอบอื่นๆ) ซึ่งทั้งสองฝ่ายสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้อย่างแท้จริงเมื่ออยู่ต่อหน้ากันเท่านั้น ประชุมงาน งีบ ผัดวันประกันพรุ่ง พวกเขามักจะร่วมมือกัน
5 เคล็ดลับในการทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น
1. นัดหมายเวลาล่วงหน้าตามปฏิทิน
การประชุมบางรายการต้องอยู่ในสัปดาห์ตามปฏิทินก่อนจึงจะจัด ตัวอย่างเช่น การประชุมใดๆ ที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เช่น การประชุมของบริษัทแบบมือเปล่าหรือการประชุมผู้ถือหุ้นรายไตรมาส จำเป็นต้องจัดล่วงหน้าอย่างดีเพื่อช่วยให้ผู้คนจำนวนมากสามารถเคลียร์กำหนดการได้
การประชุมอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมภายในองค์กร ไม่ควรจัดกำหนดการไว้ล่วงหน้ามากเกินไป หนึ่งหรือสองสัปดาห์ก็เพียงพอแล้วสำหรับคนส่วนใหญ่ ถ้าวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อดำเนินการต่อหรือแก้ไขการสนทนาหรือโครงการที่เริ่มต้นไปแล้ว คุณไม่ต้องการให้เวลามากเกินไประหว่างการสนทนาล่าสุดกับการประชุม คนต้องมาประชุมด้วยความคิดที่ยังสดใหม่อยู่ในใจ
เมื่อต้องการค้นหาเวลาและวันที่สำหรับการประชุมที่เหมาะกับทุกคน ให้ใช้เครื่องมือจัดกำหนดการประชุม พวกเขาขจัดความเจ็บปวดจากการจัดตารางเวลาและเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น
2. ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน
ไม่ว่าคุณจะกำหนดเวลาการประชุมด้วยการเชิญในปฏิทินหรืออีเมลธรรมดาหรือข้อความ Slack ให้ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน เป็นกุญแจสำคัญในการผลิตของทุกคน บรรทัดหัวเรื่องควรระบุด้วยคำสองสามคำไม่ใช่แค่หัวข้อของการประชุม แต่รวมถึงจุดประสงค์ด้วย หัวเรื่องการประชุมที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนเข้าใจว่าทำไมพวกเขาจึงได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมตั้งแต่แรก นอกจากนี้ยังให้คำแนะนำแก่ผู้คนว่าควรเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างไร
3. มีทั้งวาระและวัตถุประสงค์
วาระการประชุมคือรายการของสิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในการประชุม โดยปกติแล้วจะเรียงตามลำดับ การประชุมอภิปรายได้ประโยชน์จากการมีวาระการประชุมจริงๆ มันคือตารางการประชุม
วาระการประชุมเพียงอย่างเดียวไม่ได้บอกผู้คนถึงสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นจากการประชุม ดังนั้นนอกจากการมีวาระการประชุมแล้ว คุณยังต้องบรรลุวัตถุประสงค์ด้วย
ควรตัดสินใจอย่างไรเมื่อสิ้นสุดการประชุม ผลลัพธ์จะเป็นอย่างไรเมื่อสิ้นสุดการประชุมนี้ หากคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมกับผู้ติดต่อรายใหม่ เป็นการสมเหตุสมผลอย่างยิ่งที่จะถามว่า "คุณหวังว่าจะได้อะไรจากการประชุมนี้"
คุณอาจไม่ต้องการระเบียบวาระและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการประชุม ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ของการประชุมเช็คอินจะเหมือนกันเสมอ นั่นคือ เพื่อเช็คอิน ตรวจสอบความคืบหน้า และแจ้งข้อกังวล คุณไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่ชัดเจนสำหรับการประชุมประเภทนั้น บางครั้ง วัตถุประสงค์ก็แฝงอยู่ในหัวเรื่อง ตัวอย่างคือ "กำหนดรายชื่อนิตยสารฉบับเดือนสิงหาคม" วัตถุประสงค์คือเพื่อให้งานนั้นสำเร็จในการประชุมการทำงาน
แนะนำโดยบรรณาธิการของเรา
4. กำหนดผู้นำการประชุม
การประชุมทุกครั้งจำเป็นต้องมีผู้นำหรือผู้นำร่วม ส่วนใหญ่จะเป็นคนเรียกประชุมเอง ชัดเจนในการตัดสินใจ
การประชุมที่แย่ที่สุดที่ฉันเคยเข้าร่วมไม่มีผู้นำ มันไม่มีทิศทางและไม่มีใครรู้ว่าจะพาเราไปในเส้นทางได้อย่างไร ประมาณครึ่งทาง ฉันรู้ว่าหลายฝ่ายคิดว่า ฉัน ควรจะเป็นผู้นำ ฉันรู้สึกอับอายและโกรธเคืองอย่างยิ่งกับบุคคลที่จัดกำหนดการโดยไม่ได้ระบุให้ชัดเจนว่าใครควรเป็นผู้ขับเคลื่อนการสนทนา ที่แย่ที่สุด การประชุมไม่ได้ผลอย่างสมบูรณ์สำหรับทุกคน ในฉากที่ประมาทอีกฉากหนึ่ง ครั้งหนึ่งฉันเคยเรียกประชุม กำหนดเวลา และตั้งใจที่จะจัดการประชุมอย่างเต็มที่ เพียงเพื่อให้เพื่อนร่วมงานอีกคนเข้ามาแทนที่ทั้งหมด คนนั้นก็ทำให้โกรธ
5. สูญเสียเทคโนโลยี แต่ทำการสาธิต
ก่อนที่คุณจะเสียเวลาสร้างชุดสไลด์โชว์ ให้ถามตัวเองว่า "ฉันจำเป็นต้องมีงานนำเสนอหรือไม่"
ถ้าคำตอบคือใช่ จำไว้ว่าควรใช้สไลด์เพื่อให้ผู้คนมีส่วนร่วมและเน้นย้ำประเด็นของคุณ ไม่ใช่ทำเพื่อคุณ ไม่มีใครประทับใจกับการเช็ดด้วยดาวและไม่มีใครอยากดูวิดีโอเมื่อพวกเขาได้ยินคุณพูดหรือพูดคุยกับคุณ
หากคุณมีผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะอวด สาธิตวิธีการทำงาน อย่าแสดงรูปภาพหรือวิดีโอของมัน ให้ผู้ชมของคุณได้รับของแท้
หากคุณต้องการแชร์ข้อมูลกับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ให้ส่งก่อนการประชุม ไม่ใช่หลังจาก ผู้คนจะตรวจสอบล่วงหน้าหรือไม่เป็นอีกเรื่องหนึ่ง แต่ให้ทางเลือกแก่พวกเขา จากนั้นคุณสามารถใช้เวลาไปกับประเด็นสำคัญ และอาจใช้เวลาน้อยลงด้วย
ทุกคนได้รับประโยชน์จากการประชุมที่ดีขึ้น
การประชุมมาในรูปแบบและขนาดต่างๆ จึงมีความต้องการเฉพาะตัว ถึงกระนั้น การเตรียมตัวเพียงเล็กน้อยยังช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพสำหรับทุกคนที่สละเวลาเข้าร่วม การรู้ว่าคุณตั้งใจจะจัดการประชุมประเภทใดจะช่วยให้คุณกำหนดและปรับแต่งความคาดหวังสำหรับการประชุมนั้นได้