วิธีใช้งานแบบไร้กระดาษ: 5 ขั้นตอนง่าย ๆ

การทำแบบไร้กระดาษไม่ใช่เรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสม หากคุณกำลังพยายามที่จะเลิกใช้กระดาษโดยสิ้นเชิง มีแอปหรือบริการห้ารายการที่สามารถช่วยคุณทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย มีประสิทธิภาพ และถาวร

ขั้นแรกให้เก็บ ในชีวิตของคุณคุณยังใช้กระดาษอยู่ตรงไหน? บางทีคุณอาจเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ในสมุดบันทึกหรือบางทีคุณอาจมีกองเอกสารที่คุณเซ็นชื่อด้วยหมึกและตอนนี้ไม่มีที่ไป แทนที่จะรู้สึกท่วมท้นกับความคิดที่ว่าคุณควรยกเลิกกระดาษ ทั้งหมด ในชีวิตของคุณ ให้คิดให้เล็กลงโดยระบุประเด็นสำคัญที่กระดาษยังคงอุดมสมบูรณ์เพื่อที่คุณจะได้มุ่งความสนใจไปที่สถานที่เหล่านั้นก่อน

เมื่อคุณมีความคิดแล้วว่ากำลังเผชิญกับอะไร คุณจะต้องใช้เครื่องมือห้าอย่างต่อไปนี้:

1. แอพรายการสิ่งที่ต้องทำ

2. แอพสแกน

3. เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

4. บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์และแชร์ไฟล์ และ

5. แอพจดบันทึก

มาดูเครื่องมือเหล่านี้กันและสิ่งที่พวกเขาทำกันดีกว่า ด้านล่างนี้ คุณจะพบคำแนะนำสำหรับแอปเฉพาะเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น

1. แอปรายการสิ่งที่ต้องทำ

หากคุณกำลังพยายามที่จะไม่ใช้กระดาษ คุณต้องหาแอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะกับคุณและใช้เวลาสองสามสัปดาห์

แอพรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีที่สุดนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่ารายการกระดาษมาก ด้วยแอปนี้ คุณจะไม่ต้องขีดเขียนและขีดเขียนทับเลย คุณสามารถแก้ไขและจัดเรียงงานใหม่ได้อย่างง่ายดายเมื่อลำดับความสำคัญหรือกำหนดเวลาเปลี่ยนแปลง คุณสามารถมอบหมายงานให้กับผู้อื่น รับการช่วยเตือนถึงวันครบกำหนดที่จะมาถึง เพิ่มลิงก์และหมายเลขโทรศัพท์แบบกดครั้งเดียวในงานของคุณ และอื่นๆ

แอพรายการสิ่งที่ต้องทำสองอันดับแรกของฉันคือ Todoist Premium และ Asana แอปอื่นๆ อีกสองสามแอปนั้นดีมากสำหรับคนบางประเภท ซึ่งรวมถึง OmniFocus (สำหรับผู้ใช้ Apple ที่ปฏิบัติตามวิธีการของ Getting Things Done), TickTick (สำหรับผู้ใช้เทคนิค Pomodoro) และ Workflowy (สำหรับผู้ที่ชอบประสบการณ์แอปที่เรียบง่ายและเรียบง่ายเป็นพิเศษ)

เมื่อคุณเลือกแอปรายการสิ่งที่ต้องทำ ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างรายการสามหมวดหมู่: งาน ส่วนตัว และครัวเรือน คุณสามารถเปลี่ยนได้ในภายหลังหากไม่ตรงกับความต้องการของคุณ

ในส่วนงาน ให้จดงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์นี้สำหรับงานของคุณ แล้วหยุด อย่าเพิ่งทะเยอทะยานหรือคิดไปไกลเกินไป ในรายการส่วนตัวของคุณ ให้จดสิ่งที่ต้องทำส่วนตัวสองสามอย่าง—อะไรก็ได้ที่นึกถึง เช่น ส่งการ์ดขอบคุณหรือกำหนดเวลาตัดผม ใช้ส่วนครัวเรือนของคุณเพื่อเริ่มต้นรายการซื้อของชำและจดงานอื่นๆ ที่อยู่ในใจ ไม่ว่าคุณจะต้องทำสิ่งนั้นเร็วแค่ไหน คุณอาจสร้างรายการชื่อ Someday สำหรับสิ่งของเบ็ดเตล็ด

นั่นก็เพียงพอแล้วที่จะเริ่มต้น เมื่อคุณใช้แอปสิ่งที่ต้องทำ คุณจะทราบได้ว่ากลยุทธ์ใดทำงานได้ดีที่สุดในการจัดระเบียบรายการ ตั้งค่าการเตือนความจำ และมอบหมายงานให้กับผู้อื่น

ในช่วงสองสามสัปดาห์แรก จดรายการของคุณให้สั้นและตรงไปตรงมา การใช้แอพรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นครั้งแรกก็เหมือนกับการรับนิสัยใหม่อื่นๆ ถ้ามันซับซ้อนเกินไป คุณก็อาจจะไม่ยึดติดกับมัน เมื่อคุณมีนิสัยเสียแล้ว คุณสามารถเริ่มปรับแต่งกลยุทธ์รายการสิ่งที่ต้องทำได้

2. แอปสแกน

แอปสแกนมีค่ามากสำหรับการเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษที่สำคัญให้เป็นไฟล์ดิจิทัล เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล คุณสามารถเก็บต้นฉบับไว้ ในกรณีของเอกสารสำคัญ หรือฉีกหรือรีไซเคิล

ตัวอย่างเอกสารที่คุณอาจแปลงเป็นดิจิทัล ได้แก่ การยื่นภาษี เอกสารแสดงตน ใบรับรอง (การเกิด การตาย การแต่งงาน ประกาศนียบัตร) การรับประกันและใบเสร็จรับเงิน สูตรอาหาร และแม้แต่เอกสารที่ไม่ใช่กระดาษ เช่น รายละเอียดและคำแนะนำที่พิมพ์ไว้ที่ด้านล่างของเราเตอร์ .

แอพสแกนมือถือที่ฉันชอบใช้ เปลี่ยนกล้องในโทรศัพท์ของคุณให้เป็นสแกนเนอร์ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้เครื่องพิมพ์เครื่องใดก็ได้ที่มีเครื่องสแกนเพื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล แอปสแกนมือถือจะสะดวกและพกพามากกว่า ถ่ายภาพอะไรก็ได้ทุกที่

แอพสแกนที่ดีที่สุดไม่เพียงแต่ตรวจจับขอบของรายการที่คุณกำลังสแกน แต่ยังรวมถึงประเภทของรายการด้วย ไม่ว่าจะเป็นหน้าจากหนังสือหรือนามบัตร แอปสแกนที่ดีควรสามารถคอมไพล์หลายหน้าเป็นไฟล์เดียวได้ แอปสแกนระดับแนวหน้ายังมีเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อให้คุณสามารถคัดลอกและวางข้อความจากการสแกนเอกสารได้ภายในหนึ่งนาทีหรือประมาณนั้น

แอพสแกนสองแอพที่ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดและพร้อมใช้งานสำหรับทั้งอุปกรณ์มือถือ Android และ Apple ได้แก่:

• แอพมือถือของ ABBYY ซึ่งมีชื่อแตกต่างกันเล็กน้อยในราคาต่างๆ และ

• SwiftScan (เดิมเรียกว่า Scanbot Pro ดาวน์โหลดฟรีและไม่กี่ดอลลาร์ต่อเดือนเพื่อรับเวอร์ชันที่มี OCR และเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์)

  ---

3. เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

หากคุณกำลังจะใช้แบบไร้กระดาษ คุณจะต้องสามารถเซ็นเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ คุณควรจะสามารถเซ็นเอกสารส่วนใหญ่แบบดิจิทัลได้ โดยมีข้อยกเว้นเพียงเล็กน้อย ในการทำสิ่งนี้ คุณต้องมีแอพที่ให้คุณสร้างลายเซ็นดิจิทัลและนำไปใช้กับไฟล์ได้

ตัวอย่างซอฟต์แวร์บางส่วนที่มีเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่

• โปรแกรม Adob ​​e Reader,

• อโดบี อะโครแบท,

• ดูตัวอย่างสำหรับ macOS (แสดงด้านบน)

• DocuSign,

• HelloSign และ

• SwiftScan (ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้)

ในการเริ่มต้น คุณต้องสร้างลายเซ็น ขั้นตอนนี้มักจะเป็นส่วนที่ยากที่สุดเนื่องจากลายเซ็นมักจะดูเลอะเทอะเมื่อทำด้วยเมาส์ นิ้วและหน้าจอสัมผัส หรือสไตลัส โดยทั่วไป ยังมีตัวเลือกให้เซ็นชื่อด้วยหมึกบนกระดาษแล้วสแกนชื่อนั้น ข่าวดีก็คือเมื่อคุณสร้างลายเซ็นที่ต้องการแล้ว คุณสามารถบันทึกและนำกลับมาใช้ใหม่ได้

หากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูวิธีลงชื่อใน PDF โดยใช้ Acrobat Reader และวิธีลงชื่อใน PDF ใน macOS Preview

4. บริการจัดเก็บและแบ่งปันบนคลาวด์

บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ทำให้เอกสารทั้งหมดของคุณพร้อมใช้งานไม่ว่าคุณจะมีอุปกรณ์อะไรอยู่ในมือ พวกเขายังรวมคุณสมบัติสำหรับการแชร์เอกสาร ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องส่งอีเมลไฟล์ขนาดใหญ่และกังวลว่าจะถูกปฏิเสธสำหรับขนาดของพวกเขา

บริการจัดเก็บไฟล์ที่รู้จักกันดี ได้แก่ Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box และ Apple iCloud Drive

โปรแกรมซิงค์ไฟล์จำนวนมากช่วยให้คุณบันทึกสำเนาเอกสารออฟไลน์ลงในอุปกรณ์ของคุณได้เช่นกัน ซึ่งสะดวกเป็นพิเศษสำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องการในยามฉุกเฉิน เช่น ใบรับรองการประกัน ID หรือชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ในแผนผังโทรศัพท์ .

บริการซิงค์ไฟล์ที่ดีที่สุดบางบริการก็มีเครื่องมือแบ่งปันเอกสารด้วยเช่นกัน โดยปกติ คุณใส่ไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ลงในโฟลเดอร์ในแอปซิงค์หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ แล้วคลิกขวาเพื่อรับลิงก์ที่คุณสามารถแชร์ได้ จากลิงค์นั้น ผู้รับสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ คุณอาจมีตัวเลือกเพื่อดูว่าบุคคลนั้นดาวน์โหลดไฟล์เมื่อใดหรือบ่อยเพียงใด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริการที่คุณมี บริการบางอย่างรวมถึง Dropbox (เวอร์ชันที่ต้องชำระเงินอยู่แล้ว) ให้คุณสร้างวันหมดอายุสำหรับการเข้าถึงได้

5. แอพจดบันทึก

แอพจดบันทึกมีประโยชน์สำหรับการจัดเก็บและจัดเรียงความคิด คำแนะนำ บันทึกย่อ สูตรอาหาร บทความข่าว และเนื้อหาอื่นๆ มากมายที่อาจเคยพบมาบนกระดาษ ด้วยแอปจดบันทึก คุณสามารถข้ามกระดาษและเข้าสู่การจับภาพแนวคิดเหล่านี้ได้โดยตรงด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

แอพจดบันทึกสามตัวที่ฉันแนะนำบ่อยที่สุดคือ Evernote, Microsoft OneNote และ Joplin

หากคุณมักจะพิมพ์หน้าเว็บ ไม่ว่าจะอ่านบทความหรือบันทึกสูตรอาหาร แอพจดบันทึกพร้อม Web Clipper จะช่วยให้คุณไม่ต้องใช้กระดาษ คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดของหน้าเว็บ ยกเว้นโฆษณาและขยะอื่นๆ ไปยังบันทึกย่อใหม่ในแอปจดบันทึกของคุณ ฉันใช้ Web Clipper ในแอปจดบันทึกเป็นการส่วนตัวเพื่อบันทึกและจัดระเบียบสูตรอาหาร

แอพจดบันทึกยังทำงานได้ดีสำหรับการจดคำแนะนำที่ผู้คนมอบให้คุณเกี่ยวกับร้านอาหาร ภาพยนตร์ รายการทีวี เพลง ธุรกิจ และอื่นๆ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับการคัดลอกข้อมูลเบ็ดเตล็ด เช่น เวลาเปิดทำการของธุรกิจ เพียงใช้แอปเพื่อถ่ายภาพและบันทึกเป็นโน้ต

มองไปข้างหน้า เริ่มตั้งแต่วันนี้

คำแนะนำสุดท้ายเกี่ยวกับการไม่ใช้กระดาษคือการเริ่มต้นวันนี้และมองไปข้างหน้าแทนที่จะถอยหลัง สิ่งที่ฉันหมายถึงคืออย่ายึดติดกับการทำเอกสารในมือเป็นดิจิทัล ให้ใช้แอพสองสามตัวที่จะช่วยให้คุณเริ่มใช้แบบไร้กระดาษแทน และคุณสามารถก้าวไปข้างหน้าด้วยนิสัยใหม่ ๆ ของคุณ คุณสามารถจัดการกับงานในมือได้ในภายหลัง... หรือใส่กระดาษเก่าของคุณลงในกล่อง ติดไว้ที่หลังตู้ และลืมมันไปได้เลย