35 เคล็ดลับ Google Drive ที่คุณห้ามพลาด

เผยแพร่แล้ว: 2022-01-29

ยกมือขึ้นถ้าคุณจำ Writely ได้ บริษัทสี่คนชื่อ Upstartle ได้เปิดตัวโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์เท่านั้นในเดือนสิงหาคม 2548 โดยใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเบราว์เซอร์ใหม่ที่เรียกว่า AJAX อนุญาตให้ผู้ใช้บันทึกและดึงเนื้อหาที่สร้างในเบราว์เซอร์ได้ทันที แต่เก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ และมันใช้งานได้ดีจน Google ซื้อ Upstartle ในเวลาไม่ถึงหนึ่งปีต่อมา ในขณะนั้น ผลิตภัณฑ์อย่าง Writely นั้นมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว (ซอฟต์แวร์ไม่ได้มาในรูปแบบซีดี) และถือเป็นการพนัน

กรอไปข้างหน้าถึงวันนี้ ชุดเครื่องมือสำนักงานออนไลน์ของ Google ไม่ได้ช่วยอะไรนอกจากการเติบโตและปรับปรุง ภายใต้ Google ไดรฟ์ คุณจะพบบริการจัดการไฟล์และจัดเก็บไฟล์ รวมถึงแอปบนเว็บและมือถือต่างๆ ซึ่งรวมถึงโปรแกรมประมวลผลคำ (เอกสารหรือ Writely โตขึ้นทั้งหมด) สเปรดชีต (ชีต) งานนำเสนอ (สไลด์) ภาพวาด และแบบฟอร์ม

เป็นชุดเครื่องมือเต็มรูปแบบที่ใช้กับ Office ที่เป็นผู้ใหญ่มากขึ้นของ Microsoft; อันที่จริงแล้ว Google ไดรฟ์ที่โต้แย้งได้ผลักดันให้ Microsoft สร้างเวอร์ชันออนไลน์ของ Word, Excel และ PowerPoint เพื่อทำงานร่วมกับบริการจัดเก็บ/ซิงค์ OneDrive

ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ G Suite ซึ่งเป็นเวอร์ชันของ Google ไดรฟ์ที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลและเครื่องมือทั้งหมด รวมทั้งการผสานรวม Gmail, ปฏิทิน, Sites และอื่นๆ ภายใต้ชื่อโดเมนของตนเอง ราคาเริ่มต้นที่ $6 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ 30GB ต่อผู้ใช้; องค์กรไม่แสวงหากำไรและโรงเรียนสามารถรับได้ฟรี

ไดรฟ์—ตัวเลือกบรรณาธิการของเราสำหรับการทำงานในสำนักงาน—คือชุดเครื่องมือที่จริงจังสำหรับงานที่จริงจัง (หรือสนุกสนาน) ทั้งหมดนี้ฟรีทั้งหมด ผู้บริโภคจ่ายค่าพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมเท่านั้น แต่มันคุ้มค่าที่จะรู้มากกว่าแค่พื้นฐาน ต่อไปนี้คือวิธีใช้งาน Google ไดรฟ์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

พื้นที่จัดเก็บไฟล์ฟรี เรียงจาก

บัญชี Google ไดรฟ์ส่วนบุคคลทุกบัญชี ซึ่งคุณจะได้รับหากคุณมีบริการใดๆ ของ Google เช่น Gmail หรือ Google Photos มาพร้อมกับพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15 กิกะไบต์ คุณสามารถอัปเกรดได้เสมอผ่าน Google One แต่โปรดทราบว่า: เฉพาะไฟล์ที่ไม่ใช่ไฟล์เนทีฟ เช่น ไฟล์ Microsoft, PDF หรือรูปภาพเท่านั้นที่กินพื้นที่ 15GB ไฟล์ Google เอกสาร/ชีต/สไลด์ที่คุณสร้างจะ ไม่ นับรวมในการจัดสรรพื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์ของคุณ

ซิงค์ไฟล์ทั้งหมดของคุณ

Google ไดรฟ์จะซิงค์ระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ ดังนั้นคุณจึงสามารถเริ่มโครงการบนพีซีแล้วรับจากโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อปที่บ้านได้ และใช้ได้กับเอกสารทุกประเภท ไม่ใช่แค่เอกสาร ชีต และสไลด์ดั้งเดิม ติดตั้งโปรแกรมสำรองและซิงค์ข้อมูลของ Google บนเดสก์ท็อปเพื่อสำรองไฟล์โดยอัตโนมัติจากคอมพิวเตอร์ กล้อง หรือการ์ด SD ไปยัง Google ไดรฟ์

นี่คือลักษณะของ Google ไดรฟ์ที่น่าจะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15GB ของคุณ เนื่องจากเหมาะสำหรับไฟล์ประเภทอื่นๆ หากสินค้าหมด คุณอาจต้องชำระค่าพื้นที่เพิ่มเติมผ่าน Google One แต่ตัวเลือกเริ่มต้นที่ $1.99 ต่อเดือน (หรือ $19.99 ต่อปี) สำหรับ 100GB แม้แต่ 2TB ก็เพียง $10 ต่อเดือนหรือ $99.99 ต่อปี

ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี

ชื่อเกมกับ Google Docs คือ "collaboration" ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้แล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนทั้งหมดหรือไม่ หลายคนสามารถทำงานในเอกสารได้ครั้งละไม่เกิน 50 คนพร้อมกัน

หากต้องการติดตามดูว่าเพื่อน ครอบครัว และ/หรือเพื่อนร่วมงานของคุณทำอะไรไปบ้าง ให้ดูประวัติการแก้ไขผ่าน ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน (หรือคลิก การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์ ที่ด้านบน หากแสดงขึ้น) รายการทางด้านขวาจะแสดงให้คุณเห็นว่าใครอัปเดตเอกสารและเมื่อใด คลิกชื่อเพื่อดูว่าพวกเขาทำอะไร ตั้งชื่อที่แตกต่างกันให้กับเวอร์ชันต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม คลิกปุ่มที่ด้านบนขวาเพื่อดูเฉพาะเวอร์ชันที่มีชื่อ

แก้ไข Like ใน Microsoft Word

จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการให้การแก้ไขดูเหมือนเมื่อคุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Microsoft Word เอกสารสนับสนุนคุณลักษณะที่เรียกว่า Suggest Edits คลิกปุ่มแก้ไข (พร้อมไอคอนดินสอ) ขึ้นข้างปุ่มความคิดเห็นและแชร์ คุณจะได้รับเมนูที่ให้คุณแก้ไข เสนอแนะ (พร้อมเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามซึ่งคุณหรือผู้อื่นสามารถยอมรับได้ในภายหลัง) หรือดูเอกสารฉบับสุดท้าย

หาผู้ร่วมมือ

ถ้าคุณจำชื่อเอกสารที่ต้องการไม่ ได้ แต่จำได้ว่าใครแชร์กับคุณ ให้คลิก ที่แชร์กับฉัน ในเมนูด้านซ้ายของ Google ไดรฟ์ คุณจะได้รับรายการเอกสารทั้งหมดที่ผู้คนแชร์กับคุณ หากรายการยาวเกินไปที่จะแยกวิเคราะห์ ให้พิมพ์ชื่อผู้ทำงานร่วมกันในช่องค้นหาที่ด้านบน

ทำเอกสารให้เป็นสาธารณะ

ต้องแชร์เอกสารเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกัน จำกัดคนไว้ที่ 200 คน แต่ถ้ามีผู้ทำงานร่วมกันมากกว่า 50 คนพยายามแก้ไขเอกสาร ผู้มาสายสามารถดูการเปลี่ยนแปลงได้เท่านั้น

เจ้าของเอกสารสามารถกำหนดว่าใครมีสิทธิ์แก้ไข แต่เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยาก ให้เผยแพร่เอกสารต่อสาธารณะ คลิกปุ่ม "แชร์" ที่ด้านบนขวา ไปที่ ขั้นสูง จากนั้นคลิก "เปลี่ยน" ใต้ "ใครมีสิทธิ์เข้าถึง" เลือกสาธารณะทางเว็บหรือใครก็ตามที่มีลิงก์ ลูกค้า G Suite บางรายอาจแสดงเอกสารให้ทุกคนในองค์กรใช้ได้เท่านั้น

เอกสารสาธารณะมีให้สำหรับเครื่องมือค้นหา... และ Google ก็เป็นเจ้าของหนึ่งในนั้นด้วย

กำหนดระดับการเข้าถึง

เมื่อคุณแชร์เอกสารทั้งหมดนี้ คุณอาจคิดว่าทุกคนเท่าเทียมกัน ไม่อย่างนั้น การเข้าถึงเอกสารมีสี่ระดับ เจ้าของ สามารถทำอะไรกับไฟล์ได้ แม้กระทั่งลบออก และเชิญผู้ทำงานร่วมกันเพิ่ม แน่นอนว่า บรรณาธิการ สามารถแก้ไขได้ แต่เชิญผู้ทำงานร่วมกันเพิ่มได้ก็ต่อเมื่อเจ้าของอนุญาตเท่านั้น ผู้ชม จะได้เห็นสิ่งที่เกิดขึ้น ผู้ แสดงความคิดเห็น สามารถดูและแสดงความคิดเห็นได้ ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถทำสำเนาเอกสารได้ ดังนั้นอย่าคิดว่าเอกสารนั้น "ปลอดภัย"

สื่อสารขณะทำงานร่วมกัน

Google ไดรฟ์จะแสดงเพื่อนร่วมงานในเอกสารของคุณที่มุมบนขวา คุณสามารถแสดงความคิดเห็นหรือคำถามในบรรทัดสำหรับบางคนในขณะที่คุณทำงาน แต่คุณสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีให้พวกเขาได้ คลิกกรอบแชทที่อยู่ถัดจากหัวแชทของผู้ทำงานร่วมกันแล้วพิมพ์ข้อความของคุณ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่ข้อความส่วนตัว คนอื่นๆ ในเอกสารสามารถเห็นการสนทนาของคุณได้เช่นกัน

โอบกอดโปรแกรมเสริม

มีส่วนเสริมมากมายที่สามารถขยายฟังก์ชันการทำงานที่คุณได้รับฟรีในเอกสารและชีต ค้นหาหรือเปิดใช้งานโดยคลิกที่ส่วน เสริม > รับส่วนเสริม เมื่อแก้ไขเอกสาร

กอดมันด้วยแอพ

เพื่อไม่ให้สับสนกับส่วนเสริม นอกจากนี้ยังมีแอป Google ไดรฟ์จำนวนหนึ่ง ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันบนเว็บทั้งหมดที่คุณสามารถลิงก์ไปยัง Google ไดรฟ์ของคุณได้ มีบางส่วนที่ทับซ้อนกันกับส่วนเสริม คุณอาจไม่ต้องการแอพ HelloFax และ ส่วนเสริม แต่แอปที่พบใน Chrome เว็บสโตร์ช่วยให้แก้ไขเพิ่มเติมในที่อื่นได้ง่าย

อัปโหลดด้วยการลากและวาง

Google ไดรฟ์มีปุ่ม "ใหม่" ขนาดใหญ่บนอินเทอร์เฟซ สำหรับสร้างไฟล์ใหม่ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่คุณอัปโหลดไฟล์หรือโฟลเดอร์ ข้ามส่วนนั้นไป ลากไฟล์จาก Windows Explorer หรือ macOS Finder ไปที่รายการไฟล์ของ Google Drive ที่ด้านล่างของหน้าจอเบราว์เซอร์ คุณจะเห็นก้อนเมฆที่มีลูกศรขึ้นเพื่อระบุว่าคุณสามารถปล่อยไฟล์ที่คุณกำลังลากเพื่อวางลงในไดรฟ์ได้

ลิงค์สร้างด่วน

หากคุณต้องการสร้างเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ หรือภาพวาดใหม่อย่างรวดเร็ว ให้เพิ่มลิงก์ต่อไปนี้ในแถบบุ๊กมาร์กของเบราว์เซอร์:
http://doc.new—เอกสาร Google ใหม่
http://sheets.new—Google ชีตใหม่
http://deck.new—Google สไลด์ใหม่
http://site.new—เว็บไซต์ Google ใหม่
http://form.new—Google ฟอร์มใหม่

ใช้ Companion เพื่อเปิดใช้เดสก์ท็อป Windows

ส่วนขยาย Drive Companion สำหรับ Google Chrome เติมเต็มความต้องการเฉพาะ: แบ่งเอกสาร/สไลด์/ชีตของ Google Drive ที่เปิดอยู่ออกเป็นหน้าต่างป๊อปอัปของเบราว์เซอร์ที่ให้รูปลักษณ์ของโปรแกรมเฉพาะบนเดสก์ท็อป บน Windows ป๊อปอัปยังได้รับไอคอน Google ไดรฟ์ในแถบงาน คุณจึงสามารถย้อนกลับไปที่ไอคอนได้อย่างง่ายดาย หน้าต่างใหม่สามารถเปิดได้ด้วยเอกสารเปล่าหรือเปิดหน้าต่างที่มีอยู่

เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์แบบออฟไลน์: เดสก์ท็อป

โดยทั่วไป คุณจะเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Google Drive เมื่อเบราว์เซอร์ของคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต แต่สำหรับช่วงเวลาที่ไม่มี Wi-Fi Google ไดรฟ์รองรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์

ขั้นแรก ติดตั้งส่วนขยาย Google Docs Offline Chrome (ใช้งานได้เฉพาะในเบราว์เซอร์ของ Google) จากนั้นไปที่การตั้งค่า Google Drive ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "สร้าง เปิด และแก้ไขไฟล์ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ล่าสุดของคุณในอุปกรณ์นี้ขณะออฟไลน์" ที่เปิดใช้งานบริการ แต่คุณจะต้องเลือกไฟล์ที่คุณต้องการออฟไลน์ ไปที่ drive.google.com คลิกขวาที่เอกสารที่คุณต้องการ (กด Shift/Ctrl หรือ Command สำหรับหลายไฟล์) และสลับ "ใช้งานออฟไลน์ได้" เป็นเปิด

เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์แบบออฟไลน์: มือถือ

หากคุณต้องการทำงานกับไฟล์ Google ไดรฟ์บนสมาร์ทโฟนของคุณ แต่ไม่มีอินเทอร์เน็ต ให้ตั้งค่าไฟล์ให้พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ล่วงหน้า เปิดไฟล์เอกสาร สไลด์ หรือชีต แตะเมนู 3 จุด ( ) ที่มุมขวาบน แล้วสลับสวิตช์ข้าง " ใช้งานได้ออฟไลน์ " ครั้งต่อไปที่คุณออนไลน์ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะซิงค์กับ Google ไดรฟ์อีกครั้ง

เก็บไว้ดูภายหลังด้วย Google Drive

Evernote เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับเนื้อหาดิจิทัลทั้งหมดของคุณ คุณสามารถใช้ Google ไดรฟ์ในลักษณะเดียวกันได้ ส่วนขยายของ Google Chrome ที่เรียกว่า บันทึกไปยัง Google ไดรฟ์ ทำให้ง่ายต่อการบันทึกเกือบทุกอย่างที่คุณเห็นทางออนไลน์ไปยังโฟลเดอร์บน Google ไดรฟ์ มีข้อแม้บางประการแม้ว่า คุณไม่สามารถบันทึกเฉพาะส่วนข้อความที่ดีของหน้าเว็บได้ คุณสามารถบันทึกมุมมองนั้นเป็นไฟล์ PNG, ซอร์สโค้ด HTML ทั้งหมด หรือบันทึกเป็น Google Doc (ซึ่งจะทำให้การจัดรูปแบบหมดไป) คลิกขวาที่รูปภาพและคุณสามารถบันทึกได้ สำหรับการบันทึกข้อมูลอย่างจริงจัง ให้ใช้ Evernote, OneNote หรือ Pocket

แชร์เอกสารโดยตรงผ่าน Gmail

หากคุณใช้ Gmail และ Google ไดรฟ์ คุณจะโชคดี: คุณไม่จำเป็นต้องแนบเอกสารอีกเลย ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่มีไฟล์แนบขนาด 25MB ที่จำกัด แต่ให้ส่งไฟล์ได้มากถึง 10 กิกะไบต์ แทน

ต้องอัปโหลดไฟล์ไปยังพื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์ก่อน แทรกไฟล์ลงในข้อความ Gmail ด้วยการคลิกไอคอน Google ไดรฟ์ ( ) ที่ด้านล่างของหน้าจอเขียนอีเมล หากไฟล์อยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ ให้ลากและวางจากแท็บอัปโหลด

ใช้แอพมือถือแยกต่างหากสำหรับการแก้ไข

Google ได้เสนอแอปไดรฟ์สำหรับ iOS และ Android มาเป็นเวลานานแล้ว แต่การแก้ไขไฟล์เป็นการผสมผสานกัน ดังนั้น Google จึงย้ายฟังก์ชันดังกล่าวไปยังแอปแยกสำหรับเอกสาร (iOS, Android), ชีต (iOS, Android) และสไลด์ (iOS) , แอนดรอยด์). แอป Drive ใช้งานได้เพื่อให้เข้าถึงและดูไฟล์ที่เก็บไว้ได้ เมื่อคุณต้องการแก้ไข ระบบจะแบ่งคุณไปยังแอปอื่นหากมีการติดตั้งไว้

แปลงเป็นรูปแบบ Google เอกสาร

คุณสามารถเพิ่มไฟล์ใดก็ได้ใน Google ไดรฟ์เพื่อจัดเก็บ แต่คุณจะใช้งานไฟล์เหล่านี้อย่างไรหลังจากอัปโหลดแล้ว การแปลงไฟล์เป็นรูปแบบ Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์นั้นค่อนข้างง่าย อัปโหลดไฟล์แล้ว คลิกขวาเพื่อเลือก "เปิดด้วย" เมนูย่อยของตัวเลือกจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกที่ให้คุณเปลี่ยนได้ เช่น เอกสาร Word เป็น Google Doc มันจะสร้างสำเนาโดยปล่อยให้ไฟล์ต้นฉบับไม่เสียหาย

คุณยังสามารถใช้ส่วนขยาย Chrome สำหรับแก้ไขเอกสาร ชีต และสไลด์ของ Office เพื่อแก้ไขเอกสาร Office ที่คุณลากลงในเบราว์เซอร์ได้ จากนั้นคุณสามารถบันทึกกลับเป็นรูปแบบเดิมหรือเก็บไว้ในรูปแบบ Google ไดรฟ์เพื่อประหยัดพื้นที่

เปลี่ยนรูปภาพ/PDF ทั้งหมดเป็นข้อความ

หากคุณต้องการให้ทุกรายการที่คุณอัปโหลดบนเดสก์ท็อป แม้กระทั่ง PDF เพื่อแปลงเป็นข้อความที่คุณสามารถแก้ไขได้ใน Google เอกสาร ให้ไปที่ Google ไดรฟ์ (ไม่ใช่เอกสาร) บนเดสก์ท็อป คลิกไอคอนฟันเฟือง ( ) ด้านบนและเลือกการตั้งค่า ในกล่องป๊อปอัป ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก แปลงการอัปโหลด การอัปโหลดไฟล์อาจใช้เวลานานกว่าเล็กน้อย แต่ก็คุ้มค่า คุณจะลงเอยด้วย Google เอกสารที่แทรกรูปภาพ โดยมีข้อความที่แก้ไขได้ด้านล่าง

สแกนด้วยแอพมือถือ

คุณลักษณะเฉพาะอย่างหนึ่งของแอป Google ไดรฟ์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (ไม่ใช่ในแอปเอกสารและชีตแยกต่างหาก) คือความสามารถในการอัปโหลดรูปภาพ ทำไมคุณจะทำเช่นนั้น? คำในภาพจะถูกสแกนโดย Google และกลายเป็นข้อความที่ค้นหาได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการถ่ายภาพสูตรอาหาร เมนู เวลาทำการของร้าน ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องค้นหาในภายหลัง แต่ไม่ต้องการพิมพ์ซ้ำ (แอป iOS ไม่ได้ทำให้ข้อความ สามารถแก้ไขได้ ด้วย OCR แต่ใช้งานได้จากเดสก์ท็อปหรือจาก Android เท่านั้น)

รวบรวมข้อมูลจากผู้อื่น

แอปหนึ่งในกลุ่ม Google ไดรฟ์ที่ไม่ได้รับความสนใจมากนักคือฟอร์ม แต่ก็มีประโยชน์ คิดว่ามันเป็น SurveyMonkey ส่วนตัวของคุณเอง สร้างแบบสำรวจ แบบสำรวจ สิ่งที่คุณมี และแบ่งปัน ข้อมูลที่รวบรวมจะถูกแทรกลงในไฟล์สเปรดชีตชีต แบบฟอร์มมีการทำงานร่วมกันเพื่อสร้างเป็นเอกสารใดๆ แบบฟอร์มรองรับแถบความคืบหน้า (เพื่อแสดงให้ผู้ตอบเห็นว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสิ้น) รูปภาพ และวิดีโอ YouTube

วาดในเอกสาร

แอป Drawings ใน Google Drive ไม่ได้มีไว้สำหรับแก้ไขรูปภาพจริงๆ แต่สามารถใช้เพื่อสร้างกราฟิกบางอย่างได้ หากคุณต้องการความสร้างสรรค์ของรูปภาพในเอกสาร แสดงว่าคุณมี ในเอกสาร ชีต หรือสไลด์ ให้ไปที่ส่วน แทรก > การวาด > +ใหม่ คุณจะได้รับแอป Drawing ในเวอร์ชันย่อซึ่งทำให้การรวมงานศิลปะของคุณเป็นเรื่องง่าย หากคุณมีบันทึกงานศิลปะที่คุณสร้างในไดรฟ์แล้ว ให้เลือก การวาด > จากไดรฟ์ จากเมนูแทรก

เต็มหน้าจอ (สองครั้ง)

ต้องการเวลาในการเขียนที่ปราศจากความฟุ้งซ่านหรือไม่? เลือก มุมมอง > เต็มหน้าจอ เพื่อกำจัดเมนูแอปและแถบเครื่องมือที่ด้านบน (กดปุ่ม Esc เพื่อย้อนกลับ) กด F11 ในโหมดเต็มหน้าจอเพื่อซ่อนเมนูของเบราว์เซอร์และให้กลับมาอีกครั้ง

บานหน้าต่างการวิจัยพบเพิ่มเติม

เมื่อคุณมีหัวหน้าของโครงการและอสังหาริมทรัพย์ที่มีหน้าจอจำกัด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือออกจากเพจเพื่อทำการค้นหา แผงการวิจัย (เข้าถึงได้ในเอกสารเท่านั้น) เข้าถึงได้ คลิก เครื่องมือ > สำรวจ (หรือ Ctrl+Alt+Shift+I) เพื่อเข้าถึง ทำให้ง่ายต่อการแทรกการอ้างอิงเชิงอรรถในเอกสารของคุณที่เชื่อมโยงไปยังผลลัพธ์ ใช้ Ctrl+Shift+Y เมื่อเคอร์เซอร์ของคุณอยู่ที่คำบางคำ และบานหน้าต่างจะแสดงคำจำกัดความ คุณยังสามารถใช้บานหน้าต่างสำรวจเพื่อแทรกรูปภาพที่พบ

แทรกลิงก์ด้วยการค้นหา

การแทรกลิงก์ใน Google Doc เป็นเรื่องง่าย เลือกข้อความ คลิก ไอคอนลูกโซ่ หรือกด Ctrl-K และเมนูจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถวาง URL ได้ แต่ถ้าคุณยังไม่มี URL สำหรับลิงก์ Google จะค้นหา URL ให้คุณ เนื่องจากการค้นหาของ Google ถูกรวมเข้าด้วยกัน มันจะค้นหาก่อนในคำที่คุณเน้น หากไม่ได้ผล ให้พิมพ์คิวรีอื่น ซึ่งจะไม่เปลี่ยนข้อความของเอกสาร เมื่อคุณพบลิงก์ที่ต้องการแล้ว คลิกเพื่อแทรกทันที

ดูทุกทางลัดเดียว

ยอมรับแป้นพิมพ์ลัดแล้วคุณจะเป็นเทพเจ้า Google Drive ยกเว้นว่ามันคืออะไรและจะหาได้อย่างไร? ไม่ว่าคุณจะใช้แอป Drive อะไร แม้แต่หน้าหลักของ Google Drive ก็แค่พิมพ์ Ctrl+/ แล้วเมนูทางลัดจะแสดงตัวเลือกแป้นพิมพ์ทั้งหมดที่มี

แปลได้ทันที

มีเอกสารภาษาต่างประเทศหรือไม่? อัปโหลดไปที่ Google Drive เปิด (ในชื่อ Google Doc) คลิก Tools > Translate Document คุณจะได้รับเอกสารซ้ำในภาษาที่คุณต้องการ

ประเภทเสียงในเอกสาร

เปิดไฟล์ Google เอกสารเปล่าใหม่เอี่ยมสำหรับการประมวลผลคำบนเดสก์ท็อป และหากคอมพิวเตอร์ของคุณมีไมโครโฟน คุณจะมีตัวเลือกในการ พิมพ์ด้วยเสียง ค้นหาในเมนู เครื่องมือ หรือกด Ctrl+Shift+S โดยจะวางไอคอนไมโครโฟนไว้ข้างเอกสาร คลิกเพื่อพูด และสิ่งที่คุณพูดจะปรากฏในเอกสาร ไอคอนไมโครโฟนจะเปลี่ยนเป็นสีแดง และจะได้รับโครงร่างเป้าหมายเมื่อได้ยินคุณ

Google ได้ทำหลายอย่างในการจดจำเสียงและการเขียนตามคำบอกที่สมบูรณ์แบบในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และวิธีนี้ก็ใช้ได้ผลดีทีเดียว ไม่เพียงแต่สำหรับการเขียนสิ่งที่คุณพูด (รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนพื้นฐาน เช่น "จุด" เมื่อคุณจบประโยค เป็นต้น) แต่ยังใช้สำหรับการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงรูปแบบด้วยเสียง และการนำทางไปรอบๆ เอกสารโดยไม่ต้องแตะเมาส์ รายการภาษาที่รองรับมีมากกว่าภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกาด้วยเช่นกัน อย่างไรก็ตาม มันจะเซ็นเซอร์คำสาปของคุณด้วยเครื่องหมายดอกจัน—คุณจะต้องพิมพ์อึนั้นใหม่ในภายหลัง

ทำให้การค้นหาไฟล์ของคุณสมบูรณ์แบบ

กำลังมองหาไฟล์หรือเอกสารเฉพาะใน Google Drive? Google ทำให้การค้นหาลดลง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่าย หากคุณต้องการค้นหาขั้นสูง ให้เปิดตัวเลือกด้วยลูกศรลงในช่องค้นหา จากที่นั่น ให้ค้นหาประเภทไฟล์ เจ้าของ ติดดาวหรือทิ้งในถังขยะ เวลาที่แก้ไขล่าสุด แชร์กับใคร และอื่นๆ

ยังดีกว่า ใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเมื่อคุณค้นหาไดรฟ์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถข้ามโอเปอเรเตอร์การค้นหาที่ลึกลับและลองทำบางอย่างเช่น "ค้นหารายงานการประชุมการขายของฉันจากเดือนกรกฎาคมที่แล้ว"

ระบายสีโฟลเดอร์ของคุณ

ช่วยรักษาโฟลเดอร์ให้เป็นระเบียบ แต่บางครั้งคุณก็แค่ต้องการให้ตาไปที่โฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยที่สุดโดยเลือกสี Google ไดรฟ์มีตัวเลือกมากมาย คลิกขวาที่โฟลเดอร์ใดก็ได้แล้วเลือก เปลี่ยนสี เพื่อรับเมนู

รับ Outlook ใหม่

ถ้าคุณใช้ Outlook.com หรือแอป Outlook สำหรับ iOS หรือ Android คุณจะไม่จำกัดเพียงการใช้ Microsoft OneDrive เพื่อเข้าถึงไฟล์ในระบบคลาวด์ คุณสามารถรับได้จาก Dropbox, Box, Facebook และใช่ Google Drive เช่นกัน

ปกป้องเฉพาะเซลล์

คุณสามารถตั้งค่าการป้องกันทั้งเวิร์กชีตใน Google ชีตโดยใช้ เครื่องมือ > ป้องกัน ชีต แม้ว่าคุณจะแชร์ชีตอยู่ก็ตาม อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการปกป้องข้อมูลเพียงบางส่วนที่ละเอียดและมีประโยชน์ยิ่งขึ้นไปอีก ภายใต้ ข้อมูล > ป้องกันชีตและช่วง คุณสามารถกำหนดช่วงของเซลล์ที่ไม่มีใครแตะได้นอกจากคุณหรือเพียงไม่กี่คนที่คุณเลือก

ค้นหาแบบอักษรเพิ่มเติม

หากคุณรู้สึกว่าตัวเลือกแบบอักษรในเอกสาร Google ไดรฟ์จำกัดความคิดสร้างสรรค์ของคุณ ให้เพิ่มอีก ในเมนูแบบอักษร (บนแถบเครื่องมือ) ตัวเลือกยอดนิยมคือ แบบอักษรเพิ่มเติม กล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นช่วยให้คุณสามารถแสดงฟอนต์ตามประเภท เช่น ลายมือ, monospace, serif หรือ sans-serif; จากนั้นคุณสามารถจัดเรียงตามความนิยมหรือวันที่เพิ่มหรือแนวโน้ม ค้นหาชื่อแบบอักษรเฉพาะ จากนั้นทำเครื่องหมายข้างแบบอักษรที่คุณต้องการเข้าถึงอย่างรวดเร็วจากตัวเอกสารเอง แบบอักษรไม่เฉพาะเจาะจงในเอกสาร หากคุณเลือกแบบอักษรใหม่ แบบอักษรนั้นก็สามารถใช้ได้ใน Google เอกสาร ชีต และสไลด์ทั้งหมดของคุณ แบบอักษรของ Google ทั้งหมดสามารถดูได้ที่ fonts.google.com แต่ไม่สามารถใช้ได้กับ Google ไดรฟ์ทั้งหมด

จัดระเบียบไดรฟ์

หากคุณเป็นผู้ใช้ Google ไดรฟ์ที่จริงจัง คุณอาจใช้งานมันมานานพอที่จะเปลี่ยนเนื้อหาในไดรฟ์ของคุณให้กลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิง ถ้าใช่ ลองดู 7 ขั้นตอนง่ายๆ ในการทำความสะอาด Google Drive ของคุณ