Почему вы должны использовать блокировку времени для управления своими задачами

Вы когда-нибудь чувствовали себя перегруженными тем, что находится в вашем ежедневном списке задач? Возможно, проблема не в количестве ваших задач, а в том, как вы с ними справляетесь. Если вы ищете новую технику тайм-менеджмента, попробуйте блокировку времени.

Это правда, что иногда просто не хватает часов в сутках, чтобы все успеть, и возможно, что независимо от того, что у вас просто слишком много на тарелке. Но если вы считаете, что вашими задачами можно управлять, и вам просто нужен надежный способ сделать это, блокировка времени может быть для вас.

Что такое блокировка времени?

Блокировка времени, также называемая блокировкой календаря, представляет собой метод тайм-менеджмента. Вы назначаете время в своем календаре для каждой задачи в вашем списке, включая перерывы. В течение этого времени вы работаете над этой задачей и только над этой задачей, устраняя отвлекающие факторы.

Вы можете установить блокировку всего на 15 минут или на несколько часов. Постарайтесь оценить время, которое потребуется вам для выполнения задачи, когда вы ее настроите.

Когда время истекло, вы перестаете работать над задачей и переходите к следующей в календаре.

В конце дня проведите инвентаризацию тех задач, которые вы закончили, и тех, которые вы еще не сделали. Затем создайте или настройте блоки календаря на следующий день для незавершенных дел.

Преимущества блокировки времени

Это может звучать как строгий способ управления вашими обязанностями. Однако у временной блокировки есть преимущества, которые следует учитывать.

• Вам не нужно ежедневно принимать решения о том, какие задачи решать. Поскольку ваш календарь заблокирован для определенных задач, вы уже на шаг впереди в течение дня. Подумайте о том, чтобы настроить блокировку времени для каждого дня в начале рабочей недели, чтобы сэкономить время.
• Блокировка времени способствует концентрации внимания и продуктивности. Когда вы ограничиваете себя поставленной задачей, вы можете погрузиться в нее с той концентрацией, которой она заслуживает. Вместо того, чтобы распределять себя по нескольким задачам одновременно, вы можете сосредоточиться на одной за раз.
• Вы можете выделить необходимое количество времени, исходя из важности задач. Такие вещи, как ответ на телефонные звонки и проверка почтового ящика, необходимы, но, вероятно, не так важны, как создание исполнительного отчета или программирование для нового проекта. Благодаря блокировке времени вы можете выделить минимальное время для задач более низкого уровня и больше для тех, которые глубоко вовлечены.
• Вы можете видеть, на что уходит ваше время. Много раз нас тянуло в разные стороны, и к концу дня мы задавались вопросом, куда ушли часы. Установив ограничения на то, как долго вы будете работать над задачами, и отобразив их в своем календаре, вы всегда будете видеть, на что ушло ваше время.

СВЯЗАННЫЕ: Получите представление о том, как вы проводите свое время в Календаре Google

Варианты блокировки времени

Мы не все работаем одинаково, справляемся с одинаковыми обязанностями или обладаем одинаковой гибкостью. Существуют варианты блокировки времени, которые могут вам подойти больше. Несмотря на то, что они схожи по концепции, они позволяют вам адаптироваться к типу выполняемой вами работы.

Пакетная обработка задач

Как и при использовании временных блоков в календаре для задач, вы можете сгруппировать связанные задачи в блок с помощью пакетной обработки задач.

Например, вы можете потратить 10 минут на просмотр входящих сообщений, 20 минут на составление электронных писем и еще 15 минут на ответы на электронные письма. Вместо того, чтобы создавать блок для каждой из этих задач, вы можете группировать их в своем календаре с заголовком, например, «Электронные письма» на 45 минут или час.

СВЯЗАННЫЕ С: Как использовать Календарь Google для задач и напоминаний

Тайм бокс

Тайм-боксинг — это своего рода противоположность пакетной обработке задач. Вы делите задачи на части, подзадачи и устанавливаете ограничения на время, которое вы потратите на каждую из них.

Например, вместо того, чтобы тратить три часа на написание статьи, разбейте ее на части. Выделите час на написание 1000 слов, еще час на создание скриншотов и еще час на редактирование статьи.

Установив ограничения для каждой подзадачи, вы не только лучше сосредоточитесь на этой конкретной части, но и будете работать более эффективно, чтобы выполнить эту задачу в установленные сроки.

СВЯЗАННЫЕ С: Как настроить фокус на iPhone и iPad

Тематика дня

Еще один вариант блокировки времени, который идеально подходит, если у вас разные зоны ответственности, — тематика дня. При таком подходе вы назначаете определенные дни рабочей недели для конкретных обязанностей или обязанностей.

Например, предположим, что вы руководитель проекта. Вы можете посвятить понедельник проекту А, вторник проекту Б и так далее. Если круг ваших обязанностей обширен, вы можете по понедельникам заниматься маркетингом, по вторникам — финансами, а по средам — операционными делами.

СВЯЗАННЫЕ С: Как создать временную шкалу проекта в Microsoft Excel

После того, как вы выберете тему для каждого дня, вы можете использовать блокировку времени или группировку задач, чтобы заблокировать свой календарь для всех обязанностей, связанных с каждой темой на каждый день, если хотите.

Воспользуйтесь преимуществами возможностей вашего календаря

Независимо от того, является ли ваш цифровой календарь Календарем Outlook, Календарем Google или приложением Календарь Apple, максимально используйте функции приложения, которые помогут вам настроить и использовать блокировку времени.

Создание оповещений или напоминаний

Большинство приложений-календарей предлагают полезные напоминания о событиях. Используя эти напоминания, вы будете знать, когда пора или даже почти пора переходить к следующей задаче.

Например, если вы используете Apple Calendar, вы можете настроить два оповещения. Используйте один за несколько минут до запланированного начала задачи. Это дает вам время, чтобы начать завершать текущую задачу. Затем установите второе оповещение на время события. Это гарантирует, что вы будете знать, когда вам нужно начать следующую задачу.

СВЯЗАННЫЕ С: Как управлять предупреждениями и уведомлениями на Apple Watch

Выберите блок времени (событие) и используйте раскрывающийся список Оповещение, чтобы выбрать время первого напоминания. Щелкните знак «плюс» справа и выберите «Во время события», чтобы установить второе напоминание.

Переключение между представлением «Неделя» и «День»

Чтобы настроить блокировку по времени, вы можете использовать представление «Неделя». Затем, когда пришло время сосредоточиться на текущем дне и только на этом дне, переключитесь на представление «День».

СВЯЗАННЫЕ С: Как использовать вид доски в календаре Microsoft Outlook

Если вы используете Календарь Google, вы можете легко менять представления. В верхней части главного экрана календаря выберите раскрывающийся список и выберите «Неделя», чтобы настроить временные блоки. Если вы используете пользовательское представление, например «5 дней», вы можете выбрать его.

Затем, когда вы просматриваете свой календарь на определенный день, используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать «День». Затем вы четко увидите свои временные блоки на сегодня.

Прикрепите цветные категории или ярлыки

Чтобы ваши временные блоки было легче различать, вы можете прикрепить категории, теги или ярлыки с цветовой кодировкой.

Для календаря Outlook перейдите на вкладку «Встреча», откройте раскрывающийся список «Категория» и выберите «Все категории». Затем вы можете настроить категории, которые вы видите, добавить новые и изменить их имена. Например, вы можете создать категории для электронных писем, отчетов и телефонных звонков, используя разные цвета.

СВЯЗАННЫЕ С: Как раскрасить события календаря Outlook с помощью категорий

Чтобы прикрепить категорию к временному блоку, вернитесь на вкладку «Встреча» и выберите категорию в раскрывающемся списке «Категория».

Блокировка времени не для всех, но если вы никогда не пробовали это и вам нужна небольшая помощь, чтобы что-то сделать, попробуйте. И помните, если основной вариант техники не работает, вы можете попробовать один из вариантов.