Почему помощь в трудоустройстве может быть лучшей вещью, которая вам нужна с Дон Махони

Может ли пособие по работе стать обучающим решением, которое поможет вашему бизнесу?

Предоставление вашим сотрудникам информации, необходимой им для повышения уровня, является неотъемлемой частью управления персоналом и ведения успешного бизнеса. Когда вы определяете проблемные области или пробелы в знаниях, достаточно быстро поискать в Google, чтобы обнаружить множество вариантов, доступных для обучения ваших сотрудников.

Онлайн-курсы и электронное обучение — популярные способы обучения. Но являются ли они наиболее подходящими для обучения информации, которую необходимо знать вашим сотрудникам?

Учебные курсы и решения для электронного обучения не всегда являются панацеей. Часто это дорогостоящие и требующие много времени ответы на проблему, и в зависимости от того, что нужно знать вашим сотрудникам, это может быть пустой тратой времени и денег.

Прежде чем инвестировать в какое-либо решение для обучения, подумайте, что нужно знать вашим сотрудникам. Можно ли этому научить с помощью иллюстративного материала? Нужен ли пользователям частый доступ к легко читаемым материалам, а не к чему-то, что им нужно запоминать?

Если ответ на любой из этих вопросов да, вам может понадобиться помощь в трудоустройстве.

Рабочие пособия могут помочь людям научиться выполнять задачи. В этом посте Дон Махони делится своими советами по созданию рабочих руководств, которые лучше всего подходят для вашего бизнеса.

Вы можете посмотреть видео на эту тему в верхней части этого поста, послушать эпизод подкаста, нажать кнопку «Воспроизвести» ниже или узнать больше…

Дон является основателем Learning In The White Space и одним из ведущих авторитетов в области организации обучения и разработки учебных материалов. Она так много знает о пособиях по трудоустройству, что создала курс, который поможет вам использовать их в своем бизнесе, « Не все должно быть курсом: пособия по трудоустройству ».

Что такое помощь в работе?

Вспомогательное пособие, также известное как «шпаргалка», — это любой материал, который поможет вам выполнить задание.

Dawn считает, что рабочие пособия являются важными инструментами, позволяющими людям с полезной информацией выполнять задачи самостоятельно. Они не должны быть формальными или создаваться в каком-либо специальном программном обеспечении. Они просто должны помочь пользователю успешно и самым простым способом пройти через процесс.

Возможно, вы уже пользуетесь пособиями по работе и даже не подозреваете об этом. Помощь в работе может прийти в виде виртуальной заметки на экране вашего компьютера, напоминающей вам, какой у вас пароль для входа в систему. Это могут быть бумажные инструкции по сборке, в которых подробно описывается, как собрать новый стол для домашнего офиса. Это может быть контрольный список, инфографика, приложение, распечатка, заметка, нацарапанная на листе бумаги — все это может стать эффективным помощником в работе.

Вспомогательные материалы используются снова и снова и приносят пользу вернувшемуся пользователю. Разработан, чтобы быть преднамеренно простым для понимания и быстрым в использовании. Дон подчеркивает, что наиболее важно, чтобы рабочие пособия были удобными для доступа в случае необходимости.

Когда вам нужны рабочие пособия (не учебный курс)

Тип учебного материала, который вам нужен, полностью зависит от того, что вы хотите, чтобы ваши пользователи знали.

Рабочие пособия лучше подходят для:

• Процессы, которые трудно или не нужно запоминать
• Отдельные фрагменты информации
• Информация, которая вам не нужна очень часто

Люди часто думают, что курс заполнит пробелы в знаниях их сотрудников, но вы должны рассмотреть применение информации, прежде чем искать решение. Если вам нужно помочь пользователям следовать процессу входа в компьютерную программу, нужно ли проводить для них длительный учебный курс? Или будет достаточно инструкции с соответствующими помеченными снимками экрана?

Рабочие пособия не всегда должны быть независимыми от учебных курсов — они могут быть полезными дополнениями. Тем не менее, Доун советует, чтобы вспомогательные материалы были доступны и вне курса. Это должны быть загружаемые документы или листы на вынос, к которым пользователи могут вернуться, когда они им понадобятся.

Что делает помощь в работе эффективной?

Доун подчеркивает, что успешная рабочая помощь должна быть ясной, краткой и отдавать предпочтение качеству информации, а не количеству.

Хотя не обязательно иметь значение, каков объем вашей рабочей помощи (некоторые руководства, например, насчитывают более тысячи страниц), имеет значение, как она структурирована. Основное требование к рабочей помощи — быстрое предоставление информации, поэтому индексируйте более длинные материалы и разбивайте текст на легкодоступные фрагменты.

Текст должен быть представлен просто, например, в виде маркированных списков, нумерованных списков или коротких предложений, понятных с первого взгляда.

Эффективные вспомогательные материалы часто содержат соответствующие изображения, которые помогают сделать инструкции более понятными. Dawn рекомендует по возможности включать в свои рабочие инструкции фотографии или скриншоты хорошего качества.

Dawn также предлагает использовать визуальный формат, такой как PDF или PowerPoint, в качестве основы для вашей рабочей помощи, поскольку они могут отображать как текстовые, так и визуальные элементы. Она советует избегать таких форматов, как Excel, которые могут чрезмерно усложнить презентацию и затруднить усвоение информации.

Вы можете использовать видео в качестве вспомогательного средства, но имейте в виду, что его использование может занять много времени. Пользователям, возможно, придется смотреть больше видео, чем им нужно, чтобы найти нужную информацию, и в результате они могут не полагаться на помощь в работе в будущем.

Как создать успешное пособие по работе

Создание помощи не должно быть сложным, но требует тщательного подхода. Дон поделилась своим процессом создания эффективного пособия по работе в эти четыре шага.

1. Узнайте, что нужно знать пользователям

Дон советует начать процесс создания помощи с работы, поговорив с людьми, выполняющими соответствующие задачи. Какие процедуры они соблюдают? Какие вспомогательные средства для работы, если таковые имеются, они уже используют? В чем проблема и где пробелы в их знаниях?

Ознакомьтесь с проблемой, на которой будет сосредоточено руководство по трудоустройству, и у вас будет лучшее представление о том, какую информацию следует включить. С другой стороны, вы узнаете, что исключить, узнав, какие знания уже есть у пользователей.

Другие способы обнаружения пробелов в знаниях включают поиск устаревшей информации, которую необходимо обновить, или просмотр учебных материалов, чтобы увидеть, чего не хватает в существующих процессах.

2. Решите, какой тип помощи для работы создать

Как только вы узнаете, какую информацию вы хотите включить, вам нужно будет решить, какой тип рабочей помощи создать.

Существует множество различных типов, и вам нужно решить, какой из них наиболее подходит для пользователей. В качестве отправной точки Дон создала свой инструмент «Выбор рабочих мест», выделив некоторые типичные потребности бизнеса и рабочие места, которые могут быть подходящим решением.

Если этот список ошеломляет вас, почему бы не начать с рассмотрения типов вспомогательных средств, которые у вас уже есть в вашей организации, и которые лучше всего подходят для вашей команды.

Вы всегда можете поэкспериментировать с новыми типами, но придерживаясь того типа, который, как вы знаете, хорошо работает с вашими пользователями, вы поможете быстрее добиться успеха.

3. Подготовьте материалы и создайте памятку

После того, как вы выбрали тип вспомогательного средства, вы можете начать собирать материалы, необходимые для его создания. Это может включать в себя подготовку изображений, таких как скриншоты или фотосъемку.

При написании помните, что ваш текст должен быть четким и кратким, а если вы работаете со специализированным материалом, убедитесь, что у вас есть SME, определяющие этапы процесса или терминологию.

Существует множество цифровых инструментов, которые помогут вам создать выдающееся пособие по работе. Дон назвала бесплатный шаблон помощи от Snagit одним из своих любимых, но важно отметить, что вы можете использовать практически любое программное обеспечение для создания контента, от документа Word до чего-то более сложного.

4. Сделайте помощь легко найти

Наконец, вы должны убедиться, что готовая помощь легкодоступна. Доун считает, что затрудненный доступ к учебным материалам является одним из самых серьезных препятствий на пути к успеху.

Подумайте, когда и где вашим пользователям понадобится эта помощь, и разместите ее соответствующим образом. Если ваши пользователи — офисные работники, которым нужна информация, когда они сидят за компьютером, возможно, вы захотите дать им документ, который они смогут загрузить на свой рабочий стол. Но если ваш пользователь — продавец-консультант, которому нужна помощь с менее используемыми процессами на кассе, распечатка, прикрепленная к прилавку, может быть более подходящей.

Отличный способ сделать вспомогательные материалы доступными — создать для них единое пространство (цифровое или иное) и сообщить всем, где они находятся. Главный совет Dawn — иметь только одну ссылку, которая ведет пользователей на страницу вашей внутренней системы или документ Google, в котором размещены ссылки на все ваши вспомогательные материалы, чтобы они всегда были доступны.

После того, как ваши сотрудники воспользуются рабочими пособиями, потратьте некоторое время на анализ их эффективности. Используются ли они? Есть ли какая-либо информация или шаги, которые вы пропустили или которые нуждаются в доработке? Вы создали пособие по работе, чтобы помочь, поэтому убедитесь, что оно выполняет свою работу.

Дон считает, что лучший способ контролировать эффективность рабочих пособий — это определить, полезны ли они и используются ли они. Если это не так, выясните, почему, и адаптируйте их соответствующим образом. Однако, если это так, вы можете создать еще больше, чтобы помочь вашему бизнесу.

Если вы хотите узнать больше о том, как Дон создает эффективные рабочие пособия, посетите ее курс в Академии TechSmith « Не все должно быть курсом: рабочие пособия ».

Ознакомьтесь с другими полезными материалами на бесплатной онлайн-платформе обучения TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV.

Чтобы получить дополнительные советы и рекомендации экспертов, посетите Академию TechSmith на YouTube или прослушайте подкаст.